手書き署名ワークフローは現在、すべてのレベルのサービスで利用できます。

機能の説明

手書きの署名が必要になる場合もあります。法律やコンプライアンスの要件、政策方針がその理由になる場合もあれば、一方または両方の関係者が手書き署名の方が適切だと考える場合もあります。

Adobe Sign の手書き署名ワークフローでは、適切なアクセス制御によって最終文書の品質と明瞭さを保ち、電子的な処理と監査のメリットを生かしながら、手書き署名を取得することができます。

従来の Fax ワークフローは、署名プロセスにかかわるユーザーの個々の Fax 機器に依存しています。 署名が増えるたびにアナログの「ノイズ」が増加し、最終文書では忠実度が大幅に下がることが多くなります。

新しい手書きワークフローでは、受信者がファイルの追加も含め、あらゆるフィールドに電子的に情報を入力してから、その正確なデジタル文書を印刷し、署名することができます。 署名者はその後、署名済み文書をスキャンしてデジタル形式に戻し、文書の送信元の電子メールリンクを使用してアップロードできます。署名済み文書のスキャン画像や写真をアップロードファイルに使用することで、最終的な契約書の品質が大幅に向上します。

注意:

  • 「手書き」署名ワークフローは、新しい送信ページでのみ利用できます。  従来の送信ページを使用する場合は、引き続き「Fax」署名ワークフローを利用してください。
  • Fax ワークフローは、新しい送信ページでは利用できません。
  • 従来の送信ページが 2017 年第 4 四半期に廃止されるのに伴い、「Fax」ワークフローも廃止され、「手書き」(デジタルアップロード)ワークフローに完全に移行する予定です。

変更点

送信者の場合

送信者の場合は、ワークフローや文書のテンプレートに変更はありません。唯一の変更点は、「Fax 署名」ではなく「手書き」オプションを選択するようになったことです。

手書き署名ワークフローには、以下のような拡張オプションを利用できるというメリットがあります。

  • 個別の指示に合わせて受信者に送信するメッセージをパーソナライズ
  • 署名者確認
  • 署名が必要な文書を送信する前にフィールドに事前入力
  • 現在の署名者の置き換え
  • 送信後の契約書を修正(ただし署名前に限る)
  • 最初の署名者に補足文書を添付するよう要請
  • 電子サインワークフローとの一貫性があるリマインダー
  • 事前入力フィールドや、最初の署名者のフォームフィールドの内容に関するフィールドデータレポート
  • 最初の署名者のフィールドを要求、検証
  • 受信者リストの拡張により、電子サインワークフローと同じ数の署名者を追加可能
  • 利用できるすべての受信者タイプ(承認者、フォームの入力者、同意者)に完全対応
    • 送信者は自分自身(または指定した関係者)を最後の受信者に設定し、承認者の役割を付与することをお勧めします。 これにより、アップロードされた文書のサニティチェックをおこなうことができます。

 

署名者の場合

署名者の場合、手書き署名ワークフローは、文書を印刷して署名を書く必要がある点など、電子サインワークフローとの類似性がより高いと言えます。

  • 受信者は文書へのリンクが記載された電子メールで通知を受け取ります。
  • 受信者は文書を電子的に開き、以下のように、プロセスを進めるための 3 つの手順が最初に提示されます。

 

  • 受信者は入力が求められているすべてのフォームフィールドに入力します。
  • 入力を終えたら、「次へ」ボタンをクリックしてダウンロード手順に進みます。

 

  • 受信者は「ダウンロード」ボタンをクリックし、フィールドの入力が完了している文書をダウンロードします。
  • ウィンドウが開き、ファイルを開くか保存するよう求められます。
  • PDF ファイルを開いてページを印刷します。
  • 文書に手書きで署名します。
  • その文書をスキャンしてデジタル形式に戻します。
    • Adobe Sign では、許可される通常のフォーマット(PDF、JPG、GIF、TIF、BMP)であれば、どのフォーマットのファイルでも利用できます。
    • Adobe Sign が受け付けるファイルは 1 つのみなので、複数の画像がある場合は、1 つのファイルに統合する必要があります。
  • 最初に届いた「署名してください」電子メール内のリンクをクリックすると、ファイルをアップロードするためのインターフェイスが開きます(または、必要に応じて再度ダウンロードします)。
 
  • アップロードして送信」ボタンをクリックするとウィンドウが開くので、このウィンドウで署名者はローカルシステム内のアップロードするファイルを指定します。
  • ファイルをアップロードすると、その受信者の作業は完了です。契約書が次の署名者に送信されるか、プロセスが終了します。

 

統合/API を利用しているお客様の場合

新しい送信ページを有効にしている、またはアプリに組み込んでいるお客様の場合は、手書き署名がデフォルトのワークフローとなります。 

API を利用してデータや契約書ファイルを取得しているお客様の場合は、既存のコードに変更を加える必要はありません。文書署名のワークフローによって、記入が完了した契約書へのアクセス方法に影響が出ることはありません。

事前入力フィールドと最初の署名者のフィールドは電子的にキャプチャされるので、データマッピングを定義している場合は、そのフィールドのデータを取り込むことができます。

 

注意:

従来の送信ページを引き続き使用するお客様の場合は、2017 年第 4 四半期までは Fax をこれまで同様に使用できますが、この時期を過ぎると、従来の送信ページ(および Fax による署名の返送)は廃止されます。

変更の理由

Fax による契約書の返送は、法的な署名を取得するうえでは非常に便利ですが、様々な問題を抱えており、それらは主に使用されるデバイスに起因しています。一般的な問題は次のとおりです。

  • 最終文書の品質の低さ:Fax による文書の送信を 4 回おこなうと、文書上にアナログの「ノイズ」が大量に発生します。
  • 処理の失敗:毎日のようにミスが発生し、裏返しに文書が Fax で送信されます。受信した文書は白紙なので、Adobe Sign が転送し、関連する契約書に添付することができません。
  • 安全性が低い:Fax による文書の送信は安全性が低く、指定した受信者に文書が届く保証もありません。
  • 署名者の数に限りがある:Fax で送信されたページを転送して契約書に関連付ける仕組みは、ページの角にある QR コードを基にしています。ページには角が 4 つしかないので、Fax によるトランザクションの送信対象は 4 人の署名者に限られます。
  • 事前入力フィールド:既存の Fax による返送システムは、指定した関係者に文書を送信するためのもので、文書内のフィールドの事前入力には対応していません。
  • データのキャプチャ:Fax で返送された文書には、システムが読み取ってレポートの形で返送できるフィールドがないので、データ収集で手作業に頼る面が非常に大きくなります。

Fax 番号への送信

手書き署名ワークフローは、Fax 番号への送信には対応していません。Fax 機器での印刷による機械的な問題がないことが、この新しいワークフローの主なメリットです。Fax 機器をソースに使用しないことには、次のようなメリットがあります。

  • 文書の品質の確保:Fax 機器で発生するアナログのノイズを回避できます。
  • 配信成功率の改善、記録:Fax の送信レポートでは、読み取れる文書のコピーが送信されたかどうかや、誰に送信されたかを確認することができません。
  • 安全性の向上:多くの Fax 機器はパブリックスペースに設置されており、送信されたコンテンツを誰でも参照できます。
  • 署名者の検証、コミュニケーションの向上:電子サインプロセスを活用することで、署名者の検証やプライベートメッセージを契約書のワークフローに追加することができます。これにより、署名プロセスを通じて署名者を入念に検査し、指示を与えることができます。

手書き署名オプションの有効化

新しい手書き署名ワークフローを利用するには、まずアカウントで新しい送信ページを有効にしておく必要があります。

  1. アカウント/アカウント設定/送信設定に移動します。
  2. 許可されている署名タイプ」までスクロールします。
  3. 送信者が手書き署名用に文書を送信することを許可」オプションをオンにします。
  4. 保存」をクリックして変更を確定します。

 

この機能を有効にすると、送信ページに該当のオプションが表示されるようになります。

注意:

文書の表示制限(アカウント/アカウント設定/グローバル設定)を使用している場合は、それらの設定で明示的に手書き署名を有効にする必要があります。有効にすると、「手書き」オプションが送信ページに表示されるようになります。

文書の表示制限手書き署名ワークフローの両方を使用して送信された契約書では、文書の表示制限設定は無視され、文書全体が署名者に表示されます。

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