Adobe Sign テンプレートライブラリには、米国の 3 つの税務書類がフォームの作成方法の例として含まれています。これらは完全に有効で使用できるものですが、すべてのアカウントで共有されるので、ユーザーが編集することはできません。次の記事では、Adobe Sign テンプレートを個人ライブラリに保存する手順を説明します。ライブラリに保存すると、フィールドを自由に編集し、ローカルアカウントにその文書を配布することができます。

概要

ライブラリテンプレートのコピーは 2 ~ 3 分ほどで作成できます。作成した文書は自由に管理できます。

次の手順に入る前に、複製しようとしている IRS フォームの PDF 版を IRS.gov Web サイトから取得できます。政府はこれらのフォームを定期的に変更しています。必ず最新版を使用してください。

フォームの PDF 版を入手したら、次の 2 つの簡単な手順を実行します。

  • 契約書を送信することでテンプレートをコピーします
  • 他のユーザーが文書を使用できるようにするために、テンプレートのプロパティを更新します(オプション)

さらに、この記事の終わりには、ベースフォームの新しいバージョンをアップロードし、それにフィールドのオーバーレイを適用する手順も含まれています。

警告:

アカウントを使用する API では、documentID がテンプレートごとに異なることを覚えておく必要があります。そのため、使用するテンプレートを Adobe Sign ライブラリから複製する場合は、API の呼び出しで documentID を更新して、新しいコピーを使用する必要があります。


テンプレートのコピー

テンプレートをコピーするには、契約書を送信する必要があります。以下の手順で、オーサリング環境で既存の Adobe Sign テンプレートを使用し、コピーを保存します。

  1. Adobe Sign の送信ページに移動し、契約書の作成を開始します。

  2. 契約書を 2 人の受信者用に設定します。

    • この契約書は署名の必要がなく、コピーすればよいだけなので、有効な受信者でなくてもかまいません。
    • 契約書は送信されるので、既知の「ブラックホール」電子メールアドレスを使用するのがよいでしょう。
      • 例:noreply@myDomain.dom

    注意:

    今コピーしようとしているテンプレートでは 2 人の受信者用のフィールドを識別するので、2 人の受信者を定義します。契約書を 1 人の受信者用のみに設定する場合は、最初の受信者用のフィールドのみを読み込みます。

  3. コピーする Adobe Sign テンプレートを添付します。

    • 一度に 1 つのテンプレートのみを添付します。
    • 次の例では、I-9 を使用していますが、どのテンプレートを使用する場合も操作は同じです。
  4. プレビューおよび署名フィールドを追加」チェックボックスをオンにして、「次へ」をクリックします。

    • オーサリング環境が開いて、フォームが表示されます。
    Send page Configured
  5. オーサリング環境が開いた状態で、次の操作をおこないます。

    • 文書ライブラリに保存」オプションを選択します。
    • 送信」ボタンをクリックします。
    Authoring page
  6. 個人の文書ライブラリに保存する新しいテンプレートに名前を付けることを促すウィンドウが表示されます。

    • 同じ名前を維持するか、好みの名前に変更します。
    • テンプレート名を設定したら、「保存して送信」ボタンをクリックします。
    Rename
  7. 保存して送信」ボタンをクリックすると、テンプレートが文書として個人ライブラリに保存されます。

    • 契約書も署名のために送信されますが、「安全」な電子メールアドレスを定義してあれば影響はありません。
    Sent Agreement


テンプレートプロパティの更新

フォームのコピーが個人ライブラリにありますが、これを他のユーザーが使用しなければならない場合は、アクセス範囲を広げる必要があります。

  1. ウィンドウ上部の「 管理」リンクをクリックして、管理ページを開きます。

    管理ページには次の 2 つの新しいエントリがあります。

    • 署名用に送信」セクションにある、送信された架空の契約書
    • ライブラリテンプレート」セクションにある文書テンプレート

    注意:

    ここでは、テンプレートをコピーするのに使用した架空の契約書をキャンセルして削除することをお勧めします。

  2. 文書テンプレートの「編集」リンクをクリックします。

    • オーサリング環境が開きます。
    Manage page - edit
  3. オーサリング環境が開いたら、ウィンドウ右上にある「テンプレートのプロパティ」セクションを展開します。

    ここでは以下の操作をおこなえます。

    • テンプレート名を変更する
    • テンプレートタイプを変更する(「両方」を選択することを推奨)
    • アクセス範囲(使用可能なユーザー)を自分のグループや組織全体など、必要に応じて変更する
    Template Properties
  4. 保存」をクリックして、調整したテンプレートプロパティを保存します。

    • 成功ページが開いて、テンプレートが正しく保存されたことを示します。
    Success

これで、Adobe Sign テンプレートが個人アカウントにコピーされました。


既存フィールドのオーバーレイを使用した別の文書バージョンの作成

(フォームが定期的に変更される場合に)フォームの新しいバージョンをアップロードしたい顧客のために、新しい文書テンプレートをすばやく作成して、既存のテンプレートからフィールドオーバーレイを適用することができます。

次の 2 つの手順を実行します。

  • 新しいフォームをアップロードする
  • フィールドオーバーレイを適用する

それには、フィールドオーバーレイを適用する文書バージョンのコピーが必要になります。IRS 文書の場合は、IRS.gov Web サイトからこれらを取得することができます。

また、新しいフォームのフィールドオーバーレイとして使用するテンプレートの所有者になる必要があります。


フォームのアップロード

  1. Adobe Sign のダッシュボードページに移動します。

  2. ページ左下にある「テンプレートをライブラリに追加」リンクをクリックします。

    • ライブラリテンプレートを作成ページが開きます。
    Nav to Create Template
  3. ライブラリテンプレートを作成ページが開いた状態で以下の操作をおこないます。

    • 新しいテンプレートの「テンプレート名」を入力します。
      • テンプレートを一意に識別できる名前が理想的です。この名前は後で変更することができます。
    • 新しい文書テンプレートの基になる新しいファイルをアップロードします。
    • プレビューおよびフィールドを追加」ボタンをクリックします。
      • オーサリング環境が開きます。
    Create NEw TEmplate


フィールドオーバーレイの適用

  1. オーサリング環境が開いたら、以下の操作をおこないます。

    • 画面左上隅の「フィールドテンプレート」ドロップダウンリストをクリックします。
    • 適用するテンプレートを選択します。
    Select Field template
  2. そのテンプレートを選択した状態で、「適用」ボタンをクリックします。

    Apply Tempalte

     

    文書が短時間で処理されて、フィールドオーバーレイが適用されます。

    処理が完了すると、フォームが更新されて、適用したフィールドが表示されます。

    Applied Template
  3. ページの構成が非常に似ていた場合(IRS フォームは一般に類似している)、フィールドの配置は非常に似たものになります。 

    ただし、テンプレートをすばやくチェックし、フィールドが好ましい配置になっているかどうか確認することをお勧めします。

    フィールドやフィールドのプロパティを調整する場合は、ここでおこなうのが適しています。

    結果に満足したら、右下隅の「保存」ボタンをクリックして、文書テンプレートを保存します。

    Completed second form

     

    文書が保存されたら、管理ページの「ライブラリテンプレート」セクションに新しいテンプレートが表示されます。

    New Form on Manage
  4. 文書を内部的にテストして、すべてが期待どおりに動作することを確認します。

    フォームが正しいことを確認したら、次の操作をおこないます。

    • 管理ページで新しいテンプレートを編集します。
    • 表示されるテンプレート名を最終的に設定します。
    • テンプレートのプロパティを変更して、自分のグループや組織に対してアクセス権を付与します。

    注意:

    (オプション)従来のフォームのテンプレートのプロパティを「自分のみ」のアクセス範囲に変更すると、古いテンプレートに戻す必要がある場合にもテンプレートの安全性が保たれます。

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