フィールドの割り当て

契約にフィールドを追加する場合、各フィールドを受信者に割り当てることが重要です。フィールドの割り当ては、どの受信者にそのフィールドでのやり取りを許可して、その他すべての受信者を除外するかを決定します。

「必須」とマークされたフィールドには、その受信者が契約書の自分の担当部分を完了する前に、コンテンツを入力する必要があります。

必須でないフィールドおよび受信者が空欄のままにしたフィールドは、トランザクションの関係者に明確に割り当てられているので、他の受信者によるアクセスがロックされたままになります。

フィールドを「任意の参加者」に割り当てることができます。これにより、誰かがフィールドにコンテンツを入力するまで、各受信者が順番にフィールドを使用できます。フィールドにコンテンツが入力され、受信者がプロセスの自分の担当を完了すると、フィールドコンテンツはロックされ、以降のすべての受信者よる編集ができなくなります。

また、フィールドを「事前入力」として割り当てることもできます。これは、契約書の送信者が、契約書送信時にフィールドを使用できることを意味します。これらのフィールドは、事前入力ステージの間のみ使用可能で、受信者は使用できません。


9 月リリースのアップデート

2017 年 9 月リリースでは、参加者およびその指名されたフィールドのオーサリング環境への反映方法が、リストされた各受信者のカラーブロックと一致するようにフィールドを色分けするように変更されます。

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フィールドの受信者への割り当て

特定の受信者用のフィールドを定義するには、文書を作成する際に、フィールドの「割り当て先」の値を設定する必要があります。

これを簡単におこなうには、フィールドを配置する前に、ウィンドウの右側の「受信者」セクションから受信者を選択します。

以降に配置されるフィールドには、「割り当て先」の値にその選択した受信者が設定されます。

フィールドの「所有権」を把握するのに役立つ 2 つの視覚的なインジケーターがあります。

  • 受信者を選択する場合、その受信者に割り当てられたすべてのフィールドは明るい黄色の網掛けでハイライト表示され、選択された受信者に割り当てられていないフィールドはグレーで表示されます。
  • 「受信者」リストの各受信者には、名前の隣に様々なカラーブロックが表示され、各フィールドの右上隅のカラータグに対応します。

1 人の受信者のすべてのフィールドを配置したら、コンテンツを入力するか署名する必要がある次の受信者を選択して、そのフィールドを配置します。契約書の各受信者について、これをおこないます。

オーサリング環境の役割

 

フィールドが文書上に配置されたら、フィールドのプロパティメニューを使用して、「割り当て先」の値を変更できます。

フィールドをダブルクリックして、プロパティメニューを開きます(選択したフィールドを右クリックすると、編集オプションを含む小さいメニューが開きます)。

プロパティメニューを開くと、上部のフィールド名のすぐ下に「割り当て先」フィールドがあります。

すべての受信者が、ドロップダウンメニューにリストされます。

フィールドのプロパティの役割セレクター


ライブラリテンプレートでのフィールドの所有者の割り当て

ライブラリテンプレートを作成または編集する場合、すべて同じオプションが適用されます。

唯一の違いは、「指名された」受信者の代わりに、汎用のプレースホルダーである「参加者 1」、「参加者 2」、などが表示されることです。

  • 参加者 1 は、アクセス権を得る最初の受信者で、参加者 2 は 2 番目です。
  • 「事前入力」フィールドは、契約書を送信する際の送信者専用です。
  • 「任意の参加者」フィールドは、コンテンツが追加されるまでは、すべての受信者に開かれています。追加されると、フィールドはロックされます。

追加の参加者は、受信者リストの上部の「新しい参加者を追加」オプションをクリックすることで追加できます。

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