Adobe Sign 履歴および監査レポート機能は、システムのすべてのユーザーが使用できます。ユーザーに関連付けられた各契約書には、履歴および関連する監査レポートがあります。

機能の説明

Adobe Sign の各契約書は、トランザクションの進行状況を定義する一連の「マイルストーン」イベントを経ます。

これらのマイルストーンには、次のようなイベントが含まれることがあります。

  • 文書作成
  • 送信したトランザクションに対する変更
  • 受信者に送信した電子メール
  • 受信者によって表示された電子メール
  • 受信者権限の委任
  • 契約書に適用された署名/承認
  • 完了/拒否済み/取り消し済みステータス

 

マイルストーンは、2 つの形式の類似の内容で記録されますが、目標がわずかに異なります。

履歴パネルは、エンドツーエンドプロセスにあるトランザクションの「ひと目でわかる」概要で、Adobe Sign アプリケーション内で表示されます。

  • 履歴パネルには、最小限の情報、公開するイベントのみ、イベントを登録したユーザー/受信者(電子メールアドレスで識別)、イベントの時間/日付スタンプ(ローカルシステム設定に基づいて表示者のタイムゾーンに調整)が含まれています。
  • 文書を変更する各イベント(変更、受信者アクション)には、そのイベントの直後に文書を表示するリンクが含まれています。
  • 履歴イベントのスコープは、トランザクション全体を網羅します。結果として、(文書のインタラクションに対してより制約の多い)監査レポートには含まれない情報が表示される可能性があります。
    • トランザクションがまだ「送信済み」の場合、履歴リストの下部に契約書ワークフローにとどまっている、予想される受信者のリストが表示されます。
    • 文書が完了した後に実行される保持および eVaulting イベント
  • 履歴パネルは、Web アプリケーションの「管理」タブに表示される契約書オブジェクトに埋め込まれています。契約書が何らかの理由でユーザーアカウントから削除されると、履歴コンテンツはその項目表示と共に失われ、復元できません。
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監査レポートには、履歴パネルと同じ契約書マイルストーンが含まれますが、次のように、より多くの情報が含まれます。
  • イベントを記録するシステムの IP アドレス
  • Adobe Sign サーバー上の権限のある文書のトランザクション ID
audit_report

監査レポートは、作成された瞬間から完全に解決するまで、文書がどのように操作されたかを説明する、権限のある文書であることを目的としています。必要に応じて、PDF ファイルとして保存したり、内部処理用に印刷したりできます。

  • 注目すべき主な違いは、監査レポートは、すべてのイベントが GMT タイムゾーンに標準化されて表示されることです(それに対して、「履歴」タブではローカル時間で表示されます)。  このため、複数のタイムゾーンのユーザーからのトランザクションを確認する監査担当者が混乱することがありません。
  • 日付スタンプの形式は YYYY-MM-DD に設定されます。
  • 監査レポートは、Web アプリケーションの「管理」タブに表示された契約書オブジェクトとは別に格納されます。管理ページからのオブジェクトを削除しても、監査レポートは削除されません

 

監査レポートには 2 つのステージがあります。

  • 「暫定」レポート – トランザクションが「送信済み」の間、リクエストがおこなわれる際に、監査レポートは契約書に対してログに記録されたイベントから生成されます。定義上、このレポートは不完全で、次の受信者がログに記録されたイベントにコミットした場合に変更されることがあります。

暫定レポートは、保存または印刷時に最終文書と誤解することのないように、レポートの上部にわかりやすくマークされます。

interim_report
  • 「最終」レポート – 契約書が最終状態(署名済み、取り消し済み、拒否済みまたは期限切れ)に達すると、最終監査レポートが生成され、格納されます。このトランザクションに関連して実行されるイベント(例:保持)がこのレポートに追加されることはありません。  これにより、文書に署名するために実行されたイベントのみの完全なレポートが作成されます。
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新機能

2018 年 12 月リリースで、監査レポートにいくつかの変更が加えられました。

  • 監査レポートでイベントをログに記録するために使用されるタイムゾーンが、送信者のタイムゾーン設定ではなく、GMT に標準化されました。
  • 日付スタンプの形式は YYYY-MM-DD です。
  • 文書のサムネール画像が削除されました。
  • 監査レポートは、契約書がまだ完了処理中である間、レポートの「暫定」ステータスを明示的に呼び出します。
    • 契約書が完全に解決すると、監査レポートは、「最終」バージョンであることを明確に示します。

注意:

新しい監査レポートは 12 月リリースの、グループ、個人、無償、開発者、および体験版アカウントでのみ利用できます。

ビジネスおよびエンタープライズアカウントへの適用は 2 月のリリース(2 月 12 日に予定)で行われます。

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使用方法

履歴」タブをクリックすると、管理ページの右下隅に履歴パネルが表示されます。

nav_to_history

 

監査レポートには、「履歴」タブからアクセスします。

履歴」タブに移動し、パネルの右上隅にある監査レポートリンクをクリックします。

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有効/無効にする方法

履歴パネルおよび監査レポートは、すべてのユーザーに対してデフォルトで有効になっており、無効にできません。

 


設定オプション

監査レポートには、レポートへのアクセスを制御する 3 つの UI コントロールと 1 つの API 設定があります。

  • 監査レポートを署名および保管済み電子メールに添付
  • 監査レポートを管理ページからダウンロードした文書に添付
  • トランザクション検証ページからの監査レポートへのアクセスを許可
  • getLatestDocument が呼び出された場合に API で監査レポートを添付


監査レポートを署名および保管済み電子メールに添付

コントロールは、グローバル設定ページ(グループレベル調整の場合グループ設定)にあります

このオプションは、デフォルトで「すべて」に設定されており、アカウントまたはグループレベルで設定できます。

尋ねるべき質問は、「署名および保管済み電子メールで監査レポートを取得する必要があるのは誰ですか?」です。

次のオプションがあります。

  • なし – 誰も監査レポートを取得しない
  • 送信者のみ – 契約書の送信者のみが添付された監査レポートを取得する
  • すべて(デフォルト) – すべての参加者が監査レポートを取得する

含まれる場合、監査レポートは、1 つの添付された PDF として契約書と連結されます。


監査レポートを管理ページからダウンロードした文書に添付

このオプションは、デフォルトで無効になっており、アカウントまたはグループレベルで有効/無効にできます。

コントロールは、グローバル設定ページ(グループレベル調整の場合グループ設定)にあります

有効にすると、契約書 PDF の一部として、管理ページからユーザーによってダウンロードされたすべての文書が監査レポートに含まれます。

download_pdf_icon


トランザクション検証ページからの監査レポートへのアクセスを許可

このオプションは、デフォルトで無効になっており、アカウントまたはグループレベルで有効/無効にできます。

コントロールは、グローバル設定ページ(グループレベル調整の場合グループ設定)にあります

有効にすると、監査レポートには、契約書トランザクション ID を持つユーザーが検証者ページからアクセスできます。

viewable_audit_reportenabled


getLatestDocument が呼び出された場合に API で監査レポートを添付

監査レポートを getLatestDocument 呼び出しを使用して取得した任意の文書に自動的に添付できます。

このオプションは、デフォルトで False になっています。

この設定は、サクセスマネージャーが有効にする必要があり、呼び出しのすべてのインスタンスに適用する必要があります。

処理中の文書は、暫定レポートを取得します。

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