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契約書のアクティビティログと監査レポート

 

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概要

Acrobat Sign の各契約書は、トランザクションの進行状況を定義する一連の「マイルストーン」イベントを経ます。

これらのマイルストーンには、次のようなイベントが含まれることがあります。

  • 文書作成
  • 送信したトランザクションに対する変更
  • 受信者に送信した電子メール
  • 受信者によって表示された電子メール
  • 受信者権限の委任
  • 契約書に適用された署名/承認
  • 完了/辞退済み/取り消し済みステータス

 

マイルストーンは、2 つの形式の類似の内容で記録されますが、目標がわずかに異なります。

アクティビティリスト

アクティビティリストは、エンドツーエンドプロセスにあるトランザクションの「ひと目でわかる」概要で、Acrobat Sign アプリケーション内で表示されます。

  • アクティビティリストには、最小限の情報、公開するイベントのみ、イベントを登録したユーザー/受信者(電子メールアドレスで識別)、イベントの時間/日付スタンプ(ローカルシステム設定に基づいて表示者のタイムゾーンに調整)が含まれています。
  • 文書を変更する各イベント(変更、受信者アクション)には、そのイベントの直後に文書を表示するリンクが含まれています。
  • アクティビティリストのスコープは、トランザクション全体を網羅します。結果として、(文書のインタラクションに対してより制約の多い)監査レポートには含まれない情報が表示される可能性があります。
    • トランザクションがまだ「送信済み」の場合、アクティビティリストの下部に契約書ワークフローにとどまっている、予想される受信者のリストが表示されます。
    • 文書が完了した後に実行される保持および Vault サービスイベント
  • アクティビティリストは契約書の要素であり、契約を削除する明示的な行為(GDPR など)によって破棄されます。契約書が何らかの理由でユーザーアカウントから削除されると、履歴コンテンツはその項目表示と共に失われ、復元できません。

監査レポートには、履歴パネルと同じ契約書のマイルストーンが含まれますが、Acrobat Sign サーバー上の権限のある文書のトランザクション ID が記載されています。

管理者はオプションで、必要に応じて IP アドレスの収集を有効にすることができます。

監査レポート

監査レポートは、作成された瞬間から完全に解決するまで、文書がどのように操作されたかを説明する、権限のある文書であることを目的としています。必要に応じて、PDF ファイルとして保存して、内部処理用に印刷できます。

  • 重要な違いは、「監査レポート」には、すべてのイベントが GMT タイムゾーンに標準化されて表示される点です。これにより、監査担当者が複数のタイムゾーンに属するユーザーからのトランザクションをレビューする際の混乱を軽減できます.
    • アクティビティリスト」は、閲覧者に対して動的に生成され、閲覧者のローカルシステムのタイムゾーンですべてのイベントが表示されます。
    • 契約書に埋め込まれている「署名フィールド」のタイムスタンプは、署名が適用された時間の署名者のローカルシステムのタイムゾーンが表示されます。タイムゾーンコードは、PDF を表示する際のコンテキストを提供するために表示されます。
  • 日付スタンプの形式は YYYY-MM-DD に設定されます。
  • 監査レポートは、web アプリケーションの「管理」タブに表示された契約書オブジェクトとは別に格納されます。管理ページからのオブジェクトを削除しても、監査レポートは削除されません

 

監査レポートには 2 つのステージがあります。

  • 「暫定」レポート – トランザクションが「送信済み」の間、リクエストが行われる際に、監査レポートは契約書に対してログに記録されたイベントから生成されます。定義上、このレポートは不完全で、次の受信者がログに記録されたイベントにコミットした場合に変更されることがあります。

暫定レポートは、保存または印刷時に最終文書と誤解することのないように、レポートの上部にわかりやすくマークされます。

  • 「最終」レポート – 契約書が最終状態(署名済み、取り消し済み、辞退済みまたは期限切れ)に達すると、最終監査レポートが生成され、格納されます。このトランザクションに関連して実行されるイベント(例:保持)がこのレポートに追加されることはありません。  これにより、文書に署名するために実行されたイベントのみの完全なレポートが作成されます。

ログインしたら、管理/表示する契約書のステータス/契約書名の選択を選択し、右ペインで「監査レポートをダウンロード」を選択します。

使用方法

右側のレールオプションの下部にある「アクティビティ」リンクをクリックすると、「管理」ページにアクティビティリストが表示されます。

アクティビティ

 

監査レポートには、「管理」タブからアクセスします。

契約書を選択し、「監査レポートをダウンロード」をクリックします。

監査レポートをダウンロード

設定

利用対象:

アクティビティ」ログと「監査レポート」は、すべての Acrobat Sign アカウントで使用できます。

設定スコープ:

アクティビティ」ログと「監査レポート」はデフォルトで有効になっており、無効にすることはできません。

多くの設定は、監査レポートでレポートされるイベント(および使用される用語)に影響を与える可能性があります。監査レポートに含める必要があると思われるイベントがある場合は、グループまたはアカウント管理者に追加できるかどうかを確認してください。

監査レポート」にユーザーがアクセスできるようにする方法は次の 4 とおりです。

  • 監査レポートを「署名および保管済み」電子メールに添付。
  • 監査レポートを管理ページからダウンロードした文書に添付。
  • トランザクション検証ページからの監査レポートへのアクセスを許可。
  • getLatestDocument が呼び出された場合に API で監査レポートを添付。

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