概要
規制された環境にあるお客様は、契約書のライフサイクル全体を通じて、受信者に関連付けられた名前値の一貫性を維持する必要が生じる場合があります。名前値が指定され、その名前が署名プロセス中に変更されると、問題が生じることがあります。
例えば、送信者は、受信者も Acrobat Sign ユーザーである場合、その受信者をアカウントに含めることができます。内部受信者を含めると、Acrobat Sign システムで認識されるプロファイルが提供され、契約書の送信時にユーザーのプロファイル名が監査レコードと管理ページに読み込まれます。
内部受信者が契約書を開くと、そのプロファイル名が署名フィールドに事前入力されます。署名者が何もしない場合は、その名前が署名として使用され、内部で定義された名前で監査レポートが生成されます。ただし、署名者は署名ブロック内で名前を変更できます。その場合、監査レポート全体を通じて、および管理ページで、その時点から新しい名前値が使用されます。
顧客がシステムコンプライアンスを確立するために中間監査レポートを検査している場合、中間監査レポートから最終監査レポートへの変更はコンプライアンス違反とみなされることがあります。
この問題を解決するために、管理者は、契約書設定プロセスの一環として、アカウントまたはグループが各受信者の名前値を含めるように設定できます。名前値は、文書の要件に応じて、必須または任意として定義できます。
この機能は、Acrobat Sign web アプリケーションを使用して作成された契約書と Web フォームにのみ適用されます。
新規契約書の送信
受信者の名前値を要求するオプションが有効になっている場合、送信ページが変更され、「受信者の設定」セクションに追加の「受信者名を入力」フィールドが挿入されます。名前が必須の場合は、アスタリスクがフィールドテキストに追加されます。
有効にすると、すべての受信者が受信者名フィールドを使用できるようになります。名前が必須の場合、すべての受信者は名前値を指定する必要があります。
送信者から名前値が指定された場合、署名プロセス中に名前が読み取り専用フィールドとして表示され、受信者はその名前を変更できません。
影響を受けるのは受信者のみです。CC の関係者は名前値を含めるように要求しません。
サポートされている関数
受信者の名前の更新
契約書の元の送信者は、管理ページで契約書を開いて受信者を選択し、「編集」リンクをクリックすると、受信者の名前値を変更できます。
監査レポートには、同じメール値を持つ置き換えられた署名者として、名前の変更が示されます。
受信者の名前を編集するオプションは、最初の受信者が署名を適用するまでしか使用できません。最初の受信者が契約書のアクティビティを完了すると、すべての名前値が変更不可能になります。
受信者の置き換え
現在の受信者の置き換えは、同じプロセスに従います。ただし、唯一の例外として、新しい受信者が追加されたときに名前値が要求されます。
監査レポートには、置き換えられた署名者の新しい名前と電子メール値が示されます。
契約書の受信者は、「確認して署名」電子メールの「委任」リンクをクリックするか、署名ページの「別のユーザーに署名を委任」オプションを選択して、契約書の権限を委任することができます。
監査レポートには、置き換えられた署名者の新しい名前と電子メール値が示されます。
現在の制限
カスタムワークフローでは、現在、受信者が事前に定義されている場合の名前の要求はサポートされていません。
名前値を要求しない認証の追加（ナレッジベース認証など）は、引き続き使用できます。
受信者グループ
受信者グループは、グループ内の各受信者について名前値を含めるように要求しません。
Web フォームの設定
「送信時に受信者名を要求」を有効にすると、Web フォーム設定では、定義されている副署名者に対しても名前値が適用されます。
受信者エクスペリエンス
必須の名前値が適用されても、受信者エクスペリエンスが大きく異なることはありません。実際の違いは次のとおりです。
- 入力した署名は、定義された名前値に自動的に入力され、編集することはできません。
- 手書き／画像署名では、名前フィールドは読み取り専用の状態で表示されます。
監査レポート（および名前が公開されるその他の表面）に関連付けられた名前値は、署名画像とは別のものです。このため、手書き署名（モバイルを含む）と画像署名では、文書および監査証跡全体を通じて参照される名前値とは異なる名前文字列の画像が表示される場合があります。
有効化／無効化の方法
受信者名の要件を有効または無効にするには、アカウント設定／送信設定／Adobe Acrobat Sign web アプリケーションからの送信時に受信者名を要求するを選択します。
この機能は、アカウントレベルとグループレベルで設定できます。
受信者名を要求するための設定は、契約書の送信時にトランザクションに埋め込まれます。設定の変更は、新しく作成された契約書にすぐに反映されますが、以前に送信された契約書には影響しません。
関連設定
署名者は、名前またはイニシャルを変更できる
「署名者は、名前またはイニシャルを変更できる」を有効にすると、署名を適用したときに、受信者が自分の名前を変更できます。
この設定を無効にすると、送信者から提供された名前値は署名者に対して読み取り専用になります。
受信者が送信者から提供された値から名前値を変更すると、その変更を反映するために、明示的なレコードが監査レポートに記録されます。
名前値をロックする認証方法
送信設定メニューには、送信ページで署名者名を要求するサブ設定を使用した認証方法（ナレッジベース認証など）があります。
送信時に受信者名を要求設定と組み合わせて、これらの設定を有効にすると、受信者レコードに追加された名前が自動的に認証名フィールドに読み込まれます。
認証方法で名前値が変更されると、それと一致するように、受信者レコードの名前値が更新されます。これらの 2 つのインターフェイスに異なる値を設定する方法はありません。
アカウントで認識されているユーザー（信頼できるアカウントの既存の Acrobat Sign ユーザー）として、送信者が入力した名前とは異なる名前値が管理ページで表示される場合があります。
これは、管理ページで使用される名前が、契約書のテーブルを作成する際に、ユーザーのプロファイル値から取得されるためです。この動作は、使用される名前として送信者が入力した名前が反映されるように、今後のパッチで修正されます。
状況：必須の受信者名が送信アカウントで有効になっています。
Acrobat システムでユーザーに登録されているユーザーの電子メールアドレスに契約書が送信されると、（指定された受信者名の代わりに）受信者のプロファイル名がリマインダーイベントの監査レポートで使用されます。
