Skapa PDF-index

För att påskynda sökprocessen för en lång PDF-fil kan du inkludera ett index över orden i dokumentet. Acrobat kan söka igenom indexet mycket snabbare än dokumentet. Indexet är med i alla kopior av PDF-filen. Användare kan söka i PDF-filer med index på samma sätt som i PDF-filer som inte har något inbäddat index.

Lägga till ett index i ett PDF-dokument

Uppdatera eller ta bort ett index i ett PDF-dokument

Om katalogfunktionen (Acrobat Pro)

Du kan definiera en specifik grupp av PDF-filer som en katalog och skapa ett enhetligt index för hela dokumentsamlingen. När användarna söker igenom de katalogiserade PDF-filerna efter specifik information, går sökprocessen mycket snabbare tack vare indexet.

När du distribuerar samlingen på en cd kan du inkludera indexet med PDF-filerna.

Du kan katalogisera dokument skrivna med romerska, kinesiska, japanska eller koreanska tecken. Du kan katalogisera dokumenttext, kommentarer, bokmärken, formulärfält, koder, objekt- och dokumentmetadata, bifogade filer, dokumentinformation, digitala signaturer, bild-XIF-metadata (utökat bildfilformat) och egna dokumentegenskaper.

Förbereda PDF-filer för indexering (Acrobat Pro)

Om du vill indexera PDF-filer börjar du med att skapa en mapp som innehåller PDF-filer med elektroniska funktioner som länkar, bokmärken och sökbar text. Se till att texten är sökbar om du har skannade dokument. Det är bättre att dela upp längre dokument i mindre kapitelstora filer för att förbättra sökresultatet. Om du lägger till information i dokumentegenskaperna förbättras även sökbarheten.

Innan du indexerar en dokumentsamling ställer du in dokumentstrukturen på hårddisken eller nätverksservervolymen och kontrollerar filnamnen på olika plattformar. Filnamnen kan trunkeras (förkortas) och bli svåra att komma åt vid en sökning över flera plattformar. Följ dessa riktlinjer för att förhindra det här problemet:

• Använd MS-DOS® filnamnsregler när du byter namn på filer, mappar och index (högst åtta tecken följt av ett filnamnstillägg bestående av tre tecken), särskilt om du har för avsikt att leverera dokumentsamlingen och indexet på en ISO 9660-formaterad CD-ROM-skiva.
  
• Ta bort utökade tecken, t.ex. tecken med accent och tecken som inte finns i engelska, från fil- och mappnamn. (Teckensnittet som används i katalogfunktionen hanterar inte teckenkoderna 133 till 159.)
• Använd inte djupt inkapslade mappar eller sökvägar som överskrider 256 tecken för index som macOS-användare ska söka i.
• Om du använder macOS med en OS/2® LAN-server konfigurerar du IBM®LAN Server Macintosh (LSM) för att tillämpa MS-DOS® filnamnskonventioner eller endast indexera FAT-volymer (filallokeringstabell). (HPFS-volymer [high-performance File System] kan innehålla långa filnamn som inte kan hämtas.)
• Om dokumentstrukturen inkluderar undermappar som du inte vill indexera, kan du utesluta dem under indexeringsprocessen.

Lägg till metadata i dokumentegenskaper (Acrobat Pro)

PDF-filerna blir enklare att söka i om du lägger till filinformation, så kallade metadata, i dokumentegenskaperna. (Du kan se egenskaperna för den PDF-fil som är öppen genom att välja Arkiv > Egenskaper och sedan klicka på fliken Beskrivning.)

Tänk på följande Adobe-rekommendationer när du lägger till data för dokumentegenskaper:

• Använd en bra beskrivande titel i fältet Titel. Dokumentets filnamn bör visas i dialogrutan för sökresultat.
• Använd alltid samma alternativ (fält) för liknande information. Lägg till exempel inte till en viktig term under alternativet ämne för vissa dokument och under Nyckelord för andra.
• Använd en enda logisk term för samma information. Använd till exempel inte biologi för vissa dokument och biovetenskap för andra.
• Använd författaralternativet för att identifiera gruppen som är ansvarig för dokumentet. Författare till ett dokument om anställningspolicy kan till exempel vara personalavdelningen.
• Om du använder dokumentartikelnummer lägger du till dem som nyckelord. Om du t.ex. lägger till doc#=m234 som nyckelord kan det beteckna ett visst dokument i en serie om flera hundra dokument i ett speciellt ämne.
• Använd alternativet för ämne eller Nyckelord, antingen ensamt eller tillsammans, för att kategorisera dokument efter typ. Till exempel kan du använda en statusrapport som ämnespost och månatlig eller veckovis som post under nyckelord för ett enskilt dokument.
• Om du redan har en specialutbildning i Adobe PDF kan du definiera egna datafält, till exempel dokumenttyp, dokumentnummer och dokument-ID, när du skapar indexet. Detta rekommenderas enbart för avancerade användare och finns inte i den fullständiga hjälpen för Acrobat.

Skapa ett index för en samling (Acrobat Pro)

När du genererar ett nytt index skapar Acrobat en fil med filnamnstillägget . Pdx och en ny mapp som stöds, som innehåller en eller flera filer med filnamnstillägget .idx. IDX-filerna innehåller indexposterna. Alla dessa filer måste vara tillgängliga för användare som vill söka i indexet.

Se indexeringsalternativ 

• Inkludera inte siffror: Välj det här alternativet för att utesluta alla siffror som visas i dokumenttexten från indexet. Att utelämna siffror kan minska indexets storlek betydligt och innebära att sökningen går fortare.
• Lägg till ID:n i Adobe PDF v1.0-filer: Markera det här alternativet om din samling innehåller PDF-filer som skapats före Acrobat 2.0, där identifieringsnummer inte lades till automatiskt. ID-nummer krävs när långa macOS-filnamn förkortas när de översätts till MS-DOS®-filnamn. I Acrobat 2.0 och senare versioner läggs ID-nummer till automatiskt.
• Varna inte för ändrade dokument vid sökning: När det här alternativet inte är valt visas ett meddelande när du söker i dokument som har ändrats sedan den senaste indexgenereringen.
• Anpassade egenskaper: Använd det här alternativet när du vill inkludera anpassade dokumentegenskaper i indexet. Endast anpassade dokumentegenskaper som redan finns i de PDF-filer du indexerar kommer att indexeras. Ange egenskapen, gör ett val på menyn Typ och klicka på Lägg till. Dessa egenskaper visas sedan som sökalternativ på snabbmenyerna för ytterligare kriterier i fönstret Sök efter PDF, när du söker i det färdiga indexet. Om du till exempel anger den anpassade egenskapen Dokumentnamn och väljer strängegenskapen från menyn Typ, kan en användare som söker i indexet sedan söka inom den anpassade egenskapen genom att välja Dokumentnamn från menyn Använd dessa ytterligare kriterier .

• XMP-fält: Använd det här alternativet om du vill inkludera anpassade XMP-fält. De anpassade XMP-fälten indexeras och visas i snabbmenyerna för ytterligare kriterier och kan genomsökas i valda index.
• Stoppord: Använd för att utesluta specifika ord (max 500) från indexets sökresultat. Ange ordet, klicka på Lägg till och upprepa enligt vad som behövs. Genom att utelämna ord kan du minska indexet med mellan 10 och 15 %. Ett stoppord kan innehålla upp till 128 tecken och är skiftlägeskänsligt.
• Strukturtaggar: Använd det här alternativet för att göra specifika lövnodstaggar sökbara i dokument som har en taggad logisk struktur.

Viktigt-filer för kataloger (Acrobat Pro)

Det är ofta en bra idé att skapa en separat ReadMe-fil och lägga den i mappen med indexet. I Viktigt-filen kan andra personer få information om ditt index, t ex:

• Vilken typ av dokument som indexerats.

• Vilka sökalternativ som kan användas.

• En kontaktperson eller ett telefonnummer dit användaren kan vända sig med frågor.

• En lista över nummer eller ord som har utelämnats från indexet.

• En lista över mappar med dokument som ingår i ett LAN-baserat index eller en lista över dokument som ingår i ett diskbaserat index. Du kan också ta med en kort beskrivning av innehållet i varje mapp eller dokument.

• En lista med värden för varje dokument om du tilldelar informationsfältsvärden för dokument.

  Om en katalog innehåller särskilt många dokument kan du ta med en tabell som visar värdena för varje dokument. Tabellen kan vara en del av Viktigt-filen eller ett separat dokument. Medan du skapar indexet kan du använda tabellen för att se till att konsekvensen bibehålls.

Ändra ett index  (Acrobat Pro)

Du kan uppdatera, återskapa eller tömma ett befintligt index.

Kataloginställningar (Acrobat Pro)

Du kan ange inställningar för indexering som passar alla efterföljande index du genererar. Du kan åsidosätta en del av inställningarna för ett enskilt index genom att välja nya alternativ när du genererar index.

Välj Katalog i dialogrutan Inställningar under Kategorier. Flera av alternativen är identiska med de som beskriver hur du genererar index.

Schemalagda uppdateringar av index  (Acrobat Pro)

Om du vill automatisera processen med att bygga, bygga om, uppdatera och rensa ett index kan du använda funktionen Katalog tillsammans med en kataloggrupp-PDX-fil (.Bpdx). Filen innehåller en lista med sökvägar och flaggor för katalogindexfiler. Du kan schemalägga när och hur ofta dessa uppgifter ska utföras automatiskt med hjälp av ett schemaläggningsprogram som Windows® Schemaläggare. Detta gör du genom att helt enkelt visa BPDX-filen i Acrobat, så återskapar Acrobat indexet enligt flaggorna i BPDX-filen.

Om du vill använda BPDX-filer går du till Inställningar > Katalog och markera sedan kryssrutan för Tillåt att gruppfiler för kataloger (. Bpdx) körs igen.

Flytta samlingar och deras index (Acrobat Pro)

Du kan skapa och testa en indexerad samling dokument på en lokal hårddisk och sedan flytta den färdiga dokumentsamlingen till en nätverksserver eller disk. En indexdefinition innehåller relativa sökvägar mellan indexdefinitionsfilen (PDX) och mapparna med de indexerade dokumenten. Om dessa relativa sökvägar inte ändras behöver du inte återskapa indexet när du flyttar den indexerade dokumentsamlingen. Om PDX-filen och mapparna med de indexerade dokumenten finns i samma mapp, kan du behålla den relativa sökvägen genom att helt enkelt flytta hela mappen.

Om den relativa sökvägen ändras måste du skapa ett nytt index när du har flyttat den indexerade dokumentsamlingen. Du kan dock fortfarande använda den ursprungliga PDX-filen. Om du vill använda den ursprungliga PDX-filen ska du först flytta de indexerade dokumenten. Kopiera sedan PDX-filen till en mapp där du vill skapa det nya indexet och redigera sedan inkludera- och exkludera -listorna över kataloger och underkataloger efter behov.

Om du flyttar en samling eller ett index när indexet finns på en annan enhet eller servervolym än någon del av den samling som det tillhör, blir indexet oanvändbart. Om du tänker flytta en dokumentsamling till en annan plats i nätverket eller till en cd ska du skapa och generera indexet på samma plats som samlingen.