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最終更新日 : 2023年5月23日

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概要

署名可能な web フォームを作成して、web サイトに埋め込む（または web リンクとして送信する）ことができます。複数のユーザーがフォームや文書に簡単にアクセスして、契約書を作成することが可能になります。

Web フォームでは、1 人以上の参加者、複数の副署名者、複数の CC 参加者を web フォームに設定することができます。Web フォームの署名フローは次のとおりです。

最初の参加者が署名／アクションを完了して確認すると、契約書が作成されます。
- Web フォームで複数の参加者が許可されている場合は、リストされている順番に、すべての参加者がアクションを完了します。
すべての参加者がアクションを完了すると、リストされている順番に副署名者に通知されます。
契約書が完了すると、すべての参加者（CC を含む）に契約書完了の通知が送信されます。

ユーザーの複数グループ所属が有効なアカウントでは、直接送信される請求書のさまざまなオプションを維持しながら、web フォームの署名と電子メールのオプションを管理するために、1 つ以上の専用グループを定義することができます。

Web フォームへのユーザーアクセスを有効化／無効化する方法

ビジネスおよびエンタープライズサービスレベルでは、web フォームアクセスと署名者のオプションを設定することができます。

Web フォームのアクセスと署名者のオプションは、アカウント設定／グローバル設定／Web フォームに移動して、アカウントまたはグループレベルで有効化または無効化することができます。

設定

Web フォームは、特定のグループ内ですべての契約書に該当する一般的な設定の影響を受けます。ただし、web フォームの実際の使用方法は、既知の受信者に直接送信される契約書とは異なる場合があり、認証および電子メールオプションに関する関連する設定が競合する場合があります。

ユーザーの複数グループ所属が有効な場合は、web フォームエクスペリエンス（要求される認証があまり厳格でない内部 web フォームなど）用にカスタマイズされた設定の新しいグループを作成すると便利な場合があります。

利用対象：

Web フォームは、グループ版およびエンタープライズ版のライセンスプランで使用できます。

設定スコープ：

この機能は、アカウントレベルとグループレベルで有効にすることができます。

この機能のコントロールは、グローバル設定／Web フォーム
に移動して評価できます。

Web フォームに直接影響を与えるコントロールでは、いくつかの設定オプションがあります。

このオプションをオンにすると、ホームページに「Web フォームを公開」オプションが表示され、ユーザーは必要に応じてフォームを作成できます。

有効にすると、CC する関係者を web フォームに追加できます。それ以外の場合、CC する関係者を追加するオプションは作成プロセスから削除されます。

有効な場合は、「Web フォーム」オプションに「PDF をダウンロード」リンクが表示され、受信者は PDF として空白の Web フォームをダウンロードできます。

Web フォームでは、署名アクションの明示的な属性と検証のために、各参加者が電子メールアドレスを提示する必要があります。

この「Web フォームの署名ブロックで電子メールアドレスを要求」設定では、電子メールを収集するタイミング、Web フォーム自体のフィールド内で収集するか、署名プロセス後にオーバーレイで収集するかどうかを決定します。

有効にすると、署名者ごとに「電子メールアドレス」フィールドが必要になります。このフィールドは、「電子メール」フィールドまたは署名ブロック
を含む組み込み電子メールフィールドとして個別に配置することができます。

個別に配置された電子メールフィールドと共に署名ブロックで有効になっている必須の電子メールアドレス

このシステムは、文書に「電子メール」フィールドがないすべての受信者の最後のページの下部に「署名ブロック」フィールドを自動的に配置します。

署名ブロックで必須の電子メールが有効になっているが、電子メールフィールドが配置されていない

設定を無効にすると、Web フォームの境界内に電子メールフィールドを配置する必要がなくなります。署名後、受信者はオーバーレイインターフェイスを使用して電子メールアドレスを入力するように求められます。

注意：

いずれの場合も、各参加者の電子メールアドレスが収集される必要があります。

「署名者に電子メールアドレスの確認を要求する」が有効な場合、受信者は参加者の署名が完了したと見なされる前に署名を確認する必要があります。

参加者は、電子メールで送信されたリンクを介して署名を確認する必要があるという通知を受けます。

監査レポートには、電子メールが確認されたことが明確に示されます。

「署名者に電子メールアドレスの確認を要求する」が無効な場合、参加者は署名プロセスを完了するために電子メールを確認する必要はありません。契約書は、完了ステータスを想定するか、次の参加者に進みます。

未確認の電子メールアドレスに関する監査レポートには、確認が免除されたことが示されます。

警告：

未確認の署名は辞退の対象となります。

参加者の電子メール確認を無効にしている場合に、法的拘束力のある署名が必要な場合は、特定の個人を識別する何らかの認証方法を必ず使用してください（KBAなど）。

警告 :

最初の署名者が追加の参加者を含める場合、2 番目の参加者に通知が送信される前に（この設定に関係なく）、電子メール確認を完了する必要があります。

「参加者の追加を許可」を有効にすると、Web フォームインターフェイスに「参加者を追加」リンクが表示され、クリックごとに 1 つの参加者レコードが挿入されます（最大 25 人の参加者を追加可能）。

「参加者の追加を許可」を無効にすると、インターフェイスで参加者を追加できなくなり、Web フォームでは 1 人の外部署名者のみが許可されます。

「受信者が入力途中状態を保存し、後で続行することを許可」を有効にすると、web フォームの作成者から送信された契約書のように、すべての入力フィールドを含む web フォームを保存するオプションが受信者に表示されます。受信者は、「オプション」メニューを使用して、入力途中状態を明示的に保存できます。また、フォームから移動しようとすると、入力途中状態を保存することをユーザーに求める web フォームが自動的に表示されます。

契約書を保存後、電子メールが受信者に送信され、署名者が電子メールリンクを介してフォームへの入力を再開するための手順が表示されます。

下位コントロールを使用すると、ユースケースで許可されている場合に、受信者エクスペリエンスを調整することができます。

Web フォームを開くときに保存：有効にすると、受信者はフォームを開いた直後に web フォームを保存するように求められます。デフォルトでは、保存プロセスをキャンセルするオプションが署名者に表示されます。このオプションは、web フォームが長い場合や複雑な場合、セッションのタイムアウトの問題を回避するために、設定することをお勧めします。
- 開くときに強制的に保存：このオプションを有効にすると、web フォームを開くときに保存を求めるメッセージをキャンセルするオプションが削除されます。
電子メールリンクから Web フォームにアクセスするときに署名者の再認証を無効にする：有効にすると、受信者は、電子メールリンクから保存された契約書にアクセスする際に、認証する必要がなくなります。フォームへのすべてのアクセスで認証する必要がないプロセスの場合に、このオプションを有効にすることを検討してください。
契約書名の編集を許可：有効にすると、受信者は契約書名（管理ページに表示）とそれ以降の参照文書（レポート、監査レポートなど）を編集できます。通常、やむを得ないビジネスニーズがある場合を除き、受信者が自由に契約書名を編集することを許可しないことをお勧めします。

Web フォームを保存するオプションの詳細についてはこちら >