自分のみが署名機能が、デザイン性と機能性に優れた「入力と署名」インターフェイスに生まれ変わります。すべてのレベルのサービスで入力と署名ワークフローを利用できます。

機能の説明

入力と署名では、文書のアップロードや必要な内容の入力、署名(オプション)をより迅速かつ手軽におこなえるように設計されています。

テキストを「クリック&入力」タイプのインターフェイスで直接入力できるので、複雑なフィールドを配置する必要がありません。

チェックボックスやラジオボタン用に、チェックマークと塗りつぶし点を利用できます。

署名やイニシャルのフィールドは、どちらも必要に応じて使用できます。

必須項目をすべて入力したら、署名済みの文書の写しを 1 人以上の受信者に送信できます。

入力内容はすべてキャプチャされ、レポートを利用して抽出できるほか、他の契約書と同様にトランザクション全体が監査レポートに記録されます。

入力と署名のビデオについては、こちらを参照してください

使用方法

Adobe Sign のダッシュボードページで、左下のその他の機能セクションの「入力と署名」リンクをクリックします。入力と署名機能のアップロードページが開きます。

Nav to FaS

 

このアップロードページでは、次の 2 つのフィールドを利用できます。

ファイルセクションでは、署名するファイルをドラッグ&ドロップできます

◘ ファイルは送信ページでファイルを添付するのと同じように、ライブラリや統合したその他のソースから追加することもできます。

契約名フィールドでは、契約書に名前を付けることができます

◘ デフォルトでは、契約名フィールドにはファイルセクションに最初にドロップされたファイルの名前が使用されます。

◘ この名前は必要に応じて編集できます。

注意:

入力と署名プロセスでは、ファイルのソースや適用されているフィールドの種類(オーサリング、テキストタグ、Acroforms など)にかかわらず、フォームフィールドは利用できません。

Agreement Name adoption

 

複数のファイルを追加できます。

入力プロセス中は、ファイルはファイルセクションのリストの順番通りに表示されます。

並び順はドラッグ&ドロップで変更することもできます。

Move Files

 

ファイルリストの文書の順番を変えるだけでは、契約名フィールドの値は変わりません。

Reordered files

 

契約名の値の元になったファイルを削除すると、契約名フィールドの値は、ファイルリストの最上位のファイルのものに置き換えられます。

Renamed Agreement

注意:

契約名を編集すると固定化され、ファイルを操作しても変わらなくなります。

すべてのファイルを追加し、適切な契約名を付けたら、「次へ」をクリックします。

 

入力と署名インターフェイスが読み込まれ、アップロードした文書ファイルがリストに追加された順に表示されます。

入力と署名ページの上部には入力ツールがあります。

Tool Bar

入力情報のタイプは左から右の順に次のようになります。

A. テキスト入力 - このオプションをクリックしてから文書内の任意の場所をクリックすると、そこにテキストを追加できます。文書内の別のセクションに移動する場合は、新しいエリアを明示的にクリックしてから入力する必要があります。テキスト入力はキャリッジリターンに対応しているので、複数行のメモのフィールドに簡単に入力できます。

B. チェックマーク入力 - シンプルなチェックマークのグラフィックを配置できます。  チェックボックスに最適です。

C. 塗りつぶし点 - ラジオボタンに使用されることが多いシンプルなグラフィックですが、チェックボックスにも使用できます。

D. 署名フィールド - 署名フィールドには署名を入力できます。アカウントに保存された署名がある場合は、デフォルトではそれが使用されます。保存された署名がない場合は、アカウントの設定で許可されている通常の署名オプションが表示されます。

E. イニシャルフィールド - 署名フィールドと似ており、保存済みの画像を使用できます。保存済みの画像がない場合は、通常の入力オプションを使用できます。

 


フォントサイズの変更

すべての入力タイプで、サイズをデフォルトから拡大したり縮小したりできます。それぞれの入力タイプのサイズ設定は、他の入力タイプとは別個に維持されます。

1 つの契約書内で、入力タイプごとに別々のサイズを設定することも可能です。

 

テキスト、チェックマーク、塗りつぶし点は、フォントを事前定義された次のサイズに調整する「段階的」サイズ調整に対応しています。

これらの各フィールドの上部には、削除アイコン(右端のごみ箱マーク)と文字「A」の 2 つのサンプルを含むインターフェイスがあります。

左側の「A」は「レベル」を 1 つ落として小さくした文字です。

右側の「A」は「レベル」を 1 つ上げて大きくした文字です。

Stepped Size

注意:

特定の入力タイプのフォントサイズを変更すると、同じタイプに属する以降のフィールドでもそのサイズが使用されます。 

最初のフィールドにいくつかテキストを入力してから、サイズのレベルを上下させ、その下の文書のフォントに合わせるようにすると効果的です。適切なサイズに設定した後は、再度調整をおこなう必要はありません。

 

チェックマーク、塗りつぶし点、署名、イニシャルのフィールドでは、入力フィールドボックスの青い「ハンドル」をクリックしてドラッグすることで、サイズを動的に調整できます。

Drag Sizing

この方法でサイズを調整した場合でも、いずれかの方法で入力タイプのサイズが変更されない限り、そのサイズが維持されます。


入力フィールドの移動

すべての入力フィールドは配置した後に移動することもできます。フォームの作成方法によっては、文字をフォームの別のセクションに入力してから、適切な場所に移す方が簡単な場合があります。

フィールドの移動方法は次のとおりです。

    ○ フィールドを 1 回クリックして選択します。フィールドの境界ボックスが表示されます。

    ○ カーソルをフィールドに合わせると、4 方向の矢印に変わります。 そこでクリックし、マウスのボタンを押したままフィールドを目的の位置にドラッグします。

Move Input


文書の作成完了

文書に必要な情報を入力していきます。

署名フィールドは入力不要です。

Complete form

文書に情報を記入したら、ウィンドウの右上隅にある「完了」をクリックします。


完了

完了」ボタンをクリックしたら、ページの再読み込みがおこなわれ、署名完了を示すページが表示されます。

このページでは、署名した文書のサムネイルが左側に表示され、クリックできる「次の手順」も 4 つ表示されます。

○ コピーを送信 - 新しいワークフローを開始し、署名済み文書を 1 つ以上の電子メールアドレスに送信します。

○ コピーをダウンロード - クリックすると、ローカルシステム上で署名済み文書の PDF が開きます。

○ この文書を管理 - 「管理」タブを開きます。

○ 別の文書に署名 - クリックすると、入力と署名のアップロードページが再度表示され、別の文書に署名できます。

Pose Send page


コピーの送信

「コピーを送信」オプションをクリックすると、新しいウィンドウが開き、文書の送信先の電子メールアドレスを入力できます。

Send a Copy to another

電子メールアドレスは受信者フィールドに入力します。 複数のアドレスに送信する場合は、コンマで区切って入力します。

受信者フィールドの右上の「自分を追加」リンクをクリックすると、フィールドに自分の電子メールアドレスが追加されます。

メッセージフィールドには、文書と合わせて送信するテキストを入力できます。

 

受信者には、該当の文書へのリンクとメッセージテキストが記載された電子メールが届きます。

アクティブな Adobe Sign アカウントを保有している受信者の場合は、署名済みセクションの管理ページにも、その文書がリストされます。

 

「コピーを送信」プロセスを終えると、プロセスが正常に完了したことを示す新しいページが表示されます。

ここで利用できるオプションは次の 2 つです。

○ この文書を管理

○ 別の文書に署名

Post Share

注意:

送信者は「管理」タブから受信者の電子メールアドレスを指定し、文書のコピーをいつでも共有できます。

署名完了を示すページで「コピーを送信」を選択する場合と同じように、管理ページで共有ツールを使用し、受信者の電子メールアドレスを入力します。

管理ページの「入力と署名」対象の文書

文書の作成者は、他の契約書と同じように、管理ページでリストされた「入力と署名」対象の文書を確認できます。

署名が適用される前に「入力と署名」プロセスが中断されると、その文書はドラフトセクションに表示されます。

署名が適用された「入力と署名」対象の文書は、署名済みセクションに表示されます。

Sender - Manage page

 

フォームに署名が適用されなかった場合、その文書は入力済みセクションに表示されます。 

filled_form_on_themanagetab

 

文書は受信者の受信ボックスに届けられます。また、その文書は共有文書として Adobe Sign アカウントに関連付けられます。

アクティブな Adobe Sign アカウントを所有している受信者は、署名済みセクションで文書を確認できます。

名前の値の下にあるライトグレーのテキストは、文書が別のユーザーと共有されていることを表しています。

Sharee Manage


履歴/監査レポート

管理ページの「履歴」タブでは、実行された文書関連のアクションの概要を把握できます。

「...様と文書を共有しました」の項目には、文書が送信された相手が表示されます。

Hiostory tab

 

監査レポートには、通常の契約書と同じイベントが、同じ形式ですべて表示されます。

Audit Report


入力データの書き出し

テキスト入力を含む「入力と署名」対象の文書では、すべてのフィールドデータを含む CSV ファイルを作成できます。

 

ユーザー

「入力と署名」対象の文書を最初に作成したユーザーは、文書の詳細情報とフィールドレベルのコンテンツを「管理」タブから書き出すことができます。

対象の契約書を 1 回クリックして選択し、「フォームデータあり」アイコンをクリックします。

CSV Icon

CSV ファイルがお使いのシステムにダウンロードされます。このファイルは、CSV フォーマットを認識できるすべてのアプリケーション(Excel が最も一般的)で開くことができます。

この CSV ファイルには複数の列で入力データが表示され、ヘッダーは「MULTILINEDATA」となります。

CSV from Manage

 

管理者

管理者は、書き出したレポートで「入力と署名」対象の契約書を確認できます。

アカウントがフィールドレベルのデータを書き出すよう設定されている場合は、「MULTILINEDATA」というヘッダーと関連フィールドのコンテンツも表示されます。

Report Data

注意:

書き出したレポートにフィールドレベルのデータを表示したい場合は、アカウントでデータの書き出しを有効にする必要があります。 アカウントでデータの書き出しを有効にする場合は、Adobe Sign のサポートまでお問い合わせください。

有効化/無効化の方法

デフォルトでは、「入力と署名」/「自分のみが署名」機能は、どのレベルのサービスでもすべてのユーザーが利用できます。

管理者がダッシュボードページから「入力と署名」/「自分のみが署名」機能を削除したい場合は、Adobe Sign のサポートまでお問い合わせください。

この機能はユーザー、グループ、アカウントレベルで有効にしたり、削除したりできます。

 

Individual レベルと Team レベルのアカウント

Individual レベルと Team レベルのアカウントでは、「入力と署名」がデフォルトで有効になっています。


Business レベルと Enterprise レベルのアカウント

どちらも「入力と署名」と「自分のみが署名」ワークフローの両方が有効になっていますが、管理者はデフォルトではいずれかのワークフローのみを有効にしたり、ユーザーが両者を切り替えられるように設定したりできます。

この設定を編集する場合は、アカウント/アカウント設定/送信設定/新しい入力と署名機能に移動します。

Nav to Settings

表示させたいオプションとして、次の 2 つのどちらかを設定できます。

○ 新しい入力と署名機能のデフォルト

◘ このオプションをオンにすると、デフォルトのダッシュボードのワークフローが「署名と入力」に設定されます。

このオプションをオフにすると、デフォルトのダッシュボードのワークフローは「自分のみが署名」のままになります。

○ ユーザーが新しい入力と署名機能と、従来の自分のみが署名機能との間で切り替えられるようにする

◘ このオプションをオンにすると、ユーザーが 2 つのワークフローを自由に切り替えられるようになります。

 

設定オプション

Business および Enterprise アカウントの管理者は、次の方法で、署名オプションとして電子署名を加えることができます。

  • サクセスマネージャーに問い合わせて、オプションを有効にするようリクエストする。
  • アカウントで電子署名が有効になっているのを確認する。
    • アカウント/アカウント設定/署名の環境設定/電子署名ワークフローに移動します。
    • 少なくとも、次の項目を有効にします。
      • 電子署名ワークフローを許可
      • このアカウントの内部署名者に対してクラウドベースの電子署名を許可
      • クラウド署名プロバイダーを少なくとも 1 つ選択。
    • Save」をクリックします。
fill_and_sign_options

 

電子署名オプションは、署名メニューの 3 つ目のオプションにあります。

add_digital_signature

電子署名を追加すると、電子署名プロセスが開始され、署名プロバイダーを選択するオプションが署名者に直接表示されます。

署名が完了して、「完了」がクリックされると、文書が「管理」タブの「署名済み」セクションに格納されます。

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