フィールドの内容を新しいライブラリドキュメントに転送する機能を使用するには、Team レベル、Business レベル、Enterprise レベルのサービスで提供される高度なフォーム機能を使用できることが必要です。

新しいバージョンのドキュメントにフィールドを転送する

状況によっては、ドキュメントのテキストを変更する必要があるものの、現在のテンプレート上のフィールドは変更する必要がない場合があります。

Adobe Sign を利用して、既存のライブラリドキュメントをフォームフィールドオーバーレイテンプレートとして保存することができます。そのフィールドオーバーレイを、新しくアップロードしたドキュメントに適用できます。

ファイルのコンテンツ構造が同じである(または近い)場合には、目的に合わせてフィールドの配置を調整するだけで済むので、新しいフィールドを最初から手作業で作成する必要がなくなります。

この手順によって、既存のライブラリドキュメントが影響を受けることはありません。フィールドの配置が元のテンプレートとまったく同じ場合には、オーバーレイがほぼ同じ位置に配置されます。


元のテンプレートを編集してフィールドレイヤーを保存する

この手順をおこなえるのは、元のドキュメントの所有者だけです。所有者である場合、「管理」タブに表示されているライブラリドキュメントの横に「編集」リンクが表示されます。

編集」リンクをクリックすると、そのドキュメントがオーサリング環境で開かれます。

 

1. 右側の列にある「テンプレートのプロパティ」ドロップダウンリストをクリックします。

2. テンプレートタイプを「両方」に設定します(フォームフィールドレイヤーを設定することが目的です)。

◘ 古いバージョンだとはっきりわかるように、テンプレート名を変更しておくことをお勧めします。

◘ このドキュメントバージョンが重要であり、現在のテンプレートを今後使用しない場合には、「使用可能なユーザー」を「自分のみ」に設定することをお勧めします。

3. ページの下部にある「保存」をクリックして、変更を保存します(テンプレート名を忘れないようにしてください)。


新しいテンプレートの作成

1. 新しいファイルを新しいテンプレートとしてアップロードします。バージョンを間違えないように、テンプレートに一意の名前を付けておきます。

2. ドキュメントがオーサリング環境に読み込まれたら、ドキュメント上の既存フィールドを探して、すべて削除します。

◘ この手順では、既存フィールドに形式が指定されていて、インポートするフィールドには形式が指定されていないと仮定します。

3. ウィンドウ左上隅の「フィールドテンプレート」オプションを開きます。

4. 「フィールドテンプレート」ドロップダウンメニューでフォームフィールドレイヤーテンプレートを選択して、「適用」をクリックします。

フィールドレイヤーが新しいドキュメントに適用されます。

5. 必要に応じてフィールドの位置を調整します。

6. 「保存」をクリックして、新しいテンプレートを保存します。

注意:

ドキュメントが十分にテストされるまでの間、新しいテンプレートは「使用可能なユーザー」を「自分のみ」に設定して保存することをお勧めします。


テストとデプロイ

すぐに、ライブラリで新しいテンプレートを使用できるようになります。

ドキュメントを手近なメールアドレスに送信して、テストをおこなうことをお勧めします。これで、フォーム入力時のフィールドの動作を確認できます。

フィールドの配置、検証機能、動作を調整する必要がある場合は、「管理」ページの「編集」リンクをクリックして修正します。

新しいテンプレートのテストが完了したら、次の手順をおこないます。

1. 「管理」ページで、テンプレートの「編集」リンクをクリックします。

2. 「テンプレートのプロパティ」を開きます。

3. 「使用可能なユーザー」の設定を、次のどちらかに変更します。

○  グループ内の任意のユーザー - テンプレートの作成者と同じグループに属している Adobe Sign ユーザーにのみ、ライブラリ内のドキュメントが表示されます。

►Team アカウントの場合はグループが 1 つしかないため、このオプションは表示されません。

○ 組織内の任意のユーザー - アカウント全体のすべてのユーザーにライブラリ内のドキュメントが表示されます。

4. 「保存」をクリックして、テンプレートを保存します。

グループ内の任意のユーザー
グループ内の任意のユーザー

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