eOriginal ヴォールトサービスによる Adobe Sign 文書のアーカイブ

文書のデジタルでの管理と保護

Adobe Sign と eOriginal は、企業が安全なデジタルヴォールトに重要な署名済み文書をアーカイブすることで、コンプライアンスおよび規制の要件を満たすことができるように業務提携をおこなっています。文書に署名がおこなわれると、eOriginal は完全にデジタル化された環境で文書を安全にヴォールトし、最高レベルの保護とコンプライアンスを提供します。企業は、特定のアカウントのすべての文書、特定のグループ(ユーザーのサブセット)によって開始されたすべての文書または個別の文書をアーカイブできます。

文書を作成する場合、Adobe Sign にアップロードされるオリジナルの文書は、契約書の正本とみなされます。正本は、署名サイクル全体を通してアドビのサーバーに保管されます。署名サイクルが完了すると、正本は eOriginal のヴォールトにアーカイブされ、文書は法的文書となります。文書の PDF コピーは Adobe Sign に引き続き保持されますが、eOriginal によってヴォールトされた文書のみが正本であることを示す「Copy of Original」という透かしが入れられます。

仕組み

署名サイクルが完了したら、ヴォールトが有効になっているトランザクションによって eOriginal ヴォールトサービスがトリガーされ、正本の転送が開始されます。これは非同期のコールアンドレスポンス型のプロセスであり、ヴォールトサービスが通知を受け取った後に Adobe Sign から情報を要求し、Adobe Sign が要求されたコンテンツを提供します。

このシーケンシャルな要求はほぼリアルタイムにおこなわれ、署名プロセスが完了した瞬間に正本がヴォールトサービスに保管されます。

最終的な署名が適用された後、以下の手順が表示された順序で実行されます。

  1. 監査レポートが「ヴォールト待ち文書」イベントで更新されます。
    • 監査レポートは、契約が最終状態に達したときに完了する必要があり、ヴォールトプロセスは署名プロセスが完了しないと実行されないため、ヴォールトプロセスが完了したことを示すように監査レポートを更新することはできません。トランザクションイベントの履歴(Adobe Sign サーバーに格納)には、ヴォールトプロセスの完了が示されます。
  2. 文書および関連するすべての画像に透かしが入れられます。 
    • 最終的に eVaulting プロバイダーにアップロードするために、透かしなしの最終文書のコピーが保持されます。
    • この時点で、検証済みアクセストークンを使用して透かしなしのバージョンを取得できるのは、eVaulting プロバイダーのみです
  3. ヴォールトサービスは ping を介して、文書がヴォールト待ちであることをヴォールトコールバックへ通知します。 
    • Adobe Sign は、ヴォールトサービスに対して、文書機能キーという文書の一意の識別子を送信します。
  4. ヴォールトサービスが文書のプロファイルを作成するために文書の監査証跡を要求します。
  5. Adobe Sign は監査証跡を提供します。
    • 監査証跡は、署名者のユーザー情報、各イベントの日時、IP アドレス、位置情報(利用可能な場合)を含む、署名プロセス中に発生した事象の完全な記録を含んでいます。
  6. ヴォールトサービスは、透かしなしの文書を要求します。
  7. Adobe Sign は、透かしなしの文書をヴォールトサービスに提供します。
  8. ヴォールトサービスは文書の受領を確認し、Adobe Sign に対してヴォールトプロセスが完了したことを通知します。
  9. 最終契約の透かしなしのコピーが Adobe Sign システムから消去されます。

注意:

ヴォールトサービスは、文書の最終的な正本コピーと関連する画像のみに関与します。

文書の暫定バージョン(最終署名の前)は、ヴォールトプロセスには含まれません。

これらの非公式バージョンは、他のプロセス(保持ポリシーや GDPR アクションなど)で削除されない限り、透かしなしの状態で Adobe Sign サーバーで保持されます。

電子ヴォールトプロセスの図

この時点で、Adobe Sign には最終文書の透かし入りコピーのみが保存されます。サムネール画像(Adobe Sign で表示した場合)も透かしが入っており、ヴォールトサービスでは透かしなしのバージョンが 1 部のみ所有されるように確保されます。

文書がヴォールトされると、Adobe はそれ以降、最終文書の透かしなしコピーを保持しません。

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