Opgrader din konto for at tillade brugere i flere grupper (UMG)

Oversigt over UMG (brugere i flere grupper)

Brugere i flere grupper udvider den praktiske brug af gruppestrukturen, idet de har en liste over brugere og de aktiver, der er tilgængelige for dem.

En Gruppe er i reelt set et sæt tilladelser, der styrer de indstillinger og standarder, der præsenteres for brugeren, når denne opretter aftaler eller administrerer aktiver (rapporter, biblioteksskabeloner osv.)

Ved at tillade en bruger at have medlemskab i flere grupper har administratorer mulighed for at opbygge grupper med eksplicitte arbejdsstrømme i tankerne. Stærke standarder kan installeres, og konfigurationsindstillingerne kan begrænses, hvilket sikrer et mere forudsigeligt dokumentforløb og -løsning. For eksempel kan dedikerede grupper bygges til:

  • Interne dokumenter (skattedokumenter, automatiske depositumformularer, ferieanmodninger)
  • Juridiske dokumenter (NDA, aftalememorandum)
  • Overensstemmelsesbegrænsede signaturstrømme (CFR 21 del 11, PCI, HIPAA)
Send-side med UMG aktiveret

Bemærk:

Det anbefales, at du opretter en udviklerkonto, så du kan opleve de forskellige brugergrænseflader og interaktioner, som UMG introducerer i et sikkert miljø.

Kunder, der har brugerdefinerede API-integrationer, eller som benytter tredjepartsintegrationer anbefales kraftigt at teste deres kode/integrationer i en udviklerkonto inden opdatering.


Handlinger til gennemgang/udførsel inden opdatering

UMG er kun tilgængelig på serviceniveauerne Enterprise og Business.

  • Disse er de eneste serviceniveauer, der tillader flere grupper

Udvikler- og prøvekonti er baseret på serviceniveauet Enterprise.

UMG er ikke kompatibel med siderne HjemAdministrer og Brugerdefineret workflow.

Når du aktiverer UMG, aktiverer kontoen de seneste versioner af siderne HjemAdministrer og Brugerdefineret workflow (hvis de ikke allerede er), og linksene deaktiveres for at skifte tilbage til den klassiske grænseflade.

Administratorens grænseflade vender tilbage til klassiske sider og deaktiveres i administratormenuen.

Den eneste mulighed for at vende tilbage til klassisk visning er først at ændre brugere i de enkelte grupper til klassisk visning.

Bemærk:

Det anbefales, at du aktiverer den moderne version af siderne Hjem, Administrer og Brugerdefineret workflow, flere uger før UMG opdateres, så brugerne kan blive fortrolige med det grundlæggende sidelayout.

Hvis de moderne versioner af siderne Hjem og Administrer vises som tomme sider, skal du kontakte dit team for netværkssikkerhed for at tillade Adobe Acrobat Sign-slutpunkterne.

UMG er testet for kompatibilitet og forventes at fungere normalt med følgende Acrobat Sign-partnerintegrationer:

  • Acrobat Sign Mobile Apps (iOS og Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate/ Power Apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint OnPrem
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Bemærk, at disse integrationer endnu ikke er "UMG-opmærksomme", så de indstillinger, der bruges, når aftaler sendes, er dem, der er i brugerens "primære gruppe".

Evnen til at genkende og arbejde med nye gruppemedlemskaber er planlagt for fremtidige udgivelser af disse integrationer.

Har du opbygget brugerdefinerede integrationer ved hjælp af Acrobat Sign API'er, opfordrer vi meget kraftigt til, at du tester dem på en separat UMG-aktivret udviklerkonto, før du opdaterer din produktionskonto. 

  • Din succesadministrator (eller support) kan hjælpe dig med at oprette en UMG-aktiveret udviklerkonto

Alle eksisterende REST v6 API -kald fortsætter med at virke, uanset om UMG er aktiveret eller ej.

  • Tidligere API-versioner (både SOAP og REST) fungerer fortsat, men genkender kun indstillingerne for brugerens "primære gruppe"
  • For fuldt ud at udnytte alle fordele ved UMG skal du migrere din kode til REST v6 API  

Hvis du arbejder med tredjeparts partnerintegrationer som:

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jaeger
  • Nintex
  • Zoho CRM

Vi anbefaler kraftigt at teste disse på en UMG-aktiveret udviklerkonto, inden du aktiverer UMG på din produktionskonto. 

Din succesadministrator (eller support) kan hjælpe dig med at oprette en UMG-aktiveret udviklerkonto. 

Bemærk:

Hvis du oplever et problem, skal du kontakte din integrationspartner for at rapportere problemet og anmode om en løsning.

Bemærk:

Alle konti anbefales kraftigt at opdatere så tidligt som muligt for at give tid til fejlfinding, hvis der opstår problemer.

Konti kan ændres tilbage, hvis der opstår problemer. 


Sådan opdateres kontoen til UMG

Når du er tilfreds, er din konto er klar til at opdatere:

  1. Log på Acrobat Sign som administrator på kontoniveau

  2. Gå til Konto > Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Brugere i flere grupper

  3. Klik på Aktivér nu

     

    Gå til indstillingen

  4. Gennemgå tjeklisten, og markér de enkelte felter for at bekræfte, at din konto er klar til aktivering.

    Klik på OK  

    UMG-tjekliste

  5. Klik på Gem


Hvad der sker, hvis du deaktiverer UMG

Hvis du skal vende tilbage til brugere, der er begrænset til en enkelt gruppe, er der nogle ting, du skal være opmærksom på:

  • Alle brugere vil være begrænset til deres primære gruppe

    • Brugeren kan kun få adgang til skabeloner/workflows, der er knyttet til deres primære gruppe
    • Brugere kan kun sende aftaler fra deres primære gruppe
  • Alle brugeres gruppemedlemskaber (bortset fra den primære gruppe) er deaktiverede

    • Hvis brugeren ikke er flyttet til en ny gruppe, mens UMG er deaktiveret, bliver brugerens grupper genaktiveret, når UMG genaktiveres
    • Hvis en bruger er knyttet til en ny gruppe, mens UMG er deaktiveret, bliver brugerens liste over gruppemedlemskaber overskrevet, så der kun er én (primær) gruppe (hvilket deaktiverer den inaktive gruppes poster). Brugeren beholder kun det primære gruppemedlemskab, når UMG er genaktiveret
  • Alle UMG-aktiverede sider vender tilbage til den enkelte gruppes grænseflade/funktionalitet

    • Afsendelses-/skabelonsider fjerner gruppevælgeren
    • Oprettelse af brugere i massevis vender tilbage til den forrige syntaks
  • Sideversionsindstillinger gendannes til deres forrige tilstand

    • Hvis du ikke konfigurerede din konto til den nyeste version af siderne Hjem, Administrer og Brugerdefineret workflow inden opdatering, bliver kontiene ændret tilbage til de sidekonfigurationer, som de havde inden opdateringen
  • Brugere bevarer adgang til ethvert aktiv, de har oprettet (aftaler, biblioteksskabeloner, webformularer)

    • Opretteren af et aktiv er altid knyttet til det som ejer uanset gruppetilknytning
  • Eksisterende aftaler er upåvirkede og afsluttes som normalt

    • Ændring af ejerens gruppestatus har ingen indflydelse på aftaler under afsendelse
    • Ejeren af aftalen ændres ikke, og aftalens parametre er låst på det tidspunkt, hvor aftalen sendes
  • Integrationer vil fungere, som de gjorde før opdateringen til UMG

    • Acrobat Sign-integrationer tager i øjeblikket ikke højde for brugere i flere grupper, så hvis Acrobat Sign skal vende tilbage til enkeltbrugere, sker det uden for integrationernes opmærksomhed.
    • Brugeraktivitet påvirkes ikke
    • Afsendelse af aftaler gennemføres normalt
Adobe-logo

Log ind på din konto