Konfigurer et nyt afsendelsesarbejdsforløb

Workflow Designer åbnes, og panelet Workflow-oplysninger vises:

På siden Workflow-oplysninger skal du angive følgende oplysninger:

• Workflow-navn – skriv et navn til dit workflow. Navnet vises i Workflow Designer-banneret, på rullelisten Brug et workflow på siden Hjem og øverst på siden Send, når workflowet bruges til at sende en aftale. 
• Instruktioner til afsenderen – skriv instruktioner i brug af workflowet. Disse instruktioner vises oven over siden Send, når workflowet bruges til at sende en aftale. 

• Hvem kan bruge dette workflow – angiver, hvem der kan bruge workflowet. Mulighederne er:
  
  • Kun mig - Arbejdsforløbet er kun tilgængeligt for brug for opretteren af arbejdsforløbet.
    
    • "Kun mig" er kun tilgængelig, når adgang til brugerdefinerede arbejdsprocesser er givet til alle brugere.
    • Brugere, der har adgang til flere grupper, har mulighed for at vælge, hvilken gruppe arbejdsforløbet skal være tilgængelig for.
      
  • Valgt gruppe – en rulleliste, der viser alle grupper, som opretteren har adgang til.
    
    • Når Brugere i flere grupper er aktiveret for kontoen, kan brugerne oprette arbejdsforløb for alle grupper, de er medlem af.
    • Arbejdsforløb kan kun knyttes til én gruppe. Gruppevælgeren på siden Send er undertrykt.
      • Hvis flere grupper har behov for adgang til arbejdsforløbet, skal du fuldføre testen af arbejdsforløbet og derefter klone en kopi af arbejdsforløbet for hver gruppe, der har brug for adgang.
        
    • Når der kun er valgt en gruppe, har alle brugere, der er medlem af den gruppe, adgang til at bruge arbejdsforløbet.
      
      • Hvis brugerdefineret adgang til arbejdsforløb gives til alle brugere, vil andre brugere have mulighed for at klone aftalen og oprette deres egen version af arbejdsforløbet.
        
    • Administratorer på gruppeniveau har beføjelse til at redigere alle arbejdsforløb, der deles med en gruppe, hvor de har administrativ myndighed. (Kontoniveauadministratorer har også autoritet til at redigere gruppedelte arbejdsforløb, og de har autoritet over alle grupper.)
      
  • Alle brugere i min organisation – Alle brugere på Acrobat Sign-kontoen kan benytte arbejdsforløbet.
    • Arbejdsforløb på kontoniveau kan sendes fra enhver gruppe, som afsenderen er medlem af.
    • Administratorer på kontoniveau kan redigere alle arbejdsforløb, der deles på kontoniveau.
      

Nedenfor vises et eksempel på Workflow-oplysninger: 

Klik på Aftaleoplysninger i venstre side.

Definer de aftaleoplysninger, der skal udfyldes på siden Send:

• Aftalenavn – skriv et navn til aftalen. Navnet vises på siden Send, når arbejdsforløbet bruges til at sende en aftale samt i overskriften på mailen "Underskriv/godkend".
  
• Besked – skriv en besked til modtagerne. Denne besked vises på siden Send, når arbejdsforløbet bruges til at sende et dokument.
  
• Cc – angiv om nødvendigt mailadresserne til cc-parter. Mailadresser skal adskilles med enten komma eller semikolon
  • Minimum – angiv minimumantallet af mailadresser, der kan angives som cc.
  • Maksimum – angiv det maksimale antal mailadresser, der kan vælges som cc.
  • Redigerbar – aktivér denne indstilling, hvis afsendere skal kunne redigere workflowets cc-adresser på siden Send.
• Modtagers sprog – afsenderen kan bruge dette til at angive modtagerens sprog.  Denne indstilling definerer, hvorvidt sprogvalget skal vises på siden Send, og i så fald hvilket sprog der som standard skal vises.
  • Hvis Vis ikke sprog-vælger vælges, bruges det standardmodtagersprog, der er defineret på konto/gruppeniveau.
• Indstillinger for afsendelse
  • Angiv adgangskode for at åbne downloadede PDF-filer – aktivér denne mulighed for at give afsenderen mulighed for at angive en adgangskode til en downloadet PDF.
    
    • Obligatorisk – aktivér denne indstilling, hvis der altid skal angives en adgangskode for den downloadede PDF. Hvis denne indstilling er til, kan afsendere ikke deaktivere den på siden Send og skal derfor angive en adgangskode.
  • Deadline for udfyldelse – aktivér denne indstilling, hvis deadlinen for fuldførelse skal kunne angives på siden Send.
    • dage til at udfylde aftalen – vælg standardantallet af dage, som modtageren/modtagerne har til at fuldføre underskrivelsesprocessen. Antallet af dage, der er angivet, kan altid redigeres på siden Send.
  • Tillad dokumentoprettelse før afsendelse – Aktivér denne indstilling for at give afsendere mulighed for at redigere dokumenters formularfelter i oprettelsesmiljøet ved hjælp af muligheden Forhåndsvisning og Tilføj signaturfelter på siden Send.
    • Aktivér oprettelse som standard – Aktivér denne indstilling for automatisk at aktivere indstillingen Forhåndsvisning og Tilføj signaturfelter på siden Send.

Nedenfor vises et eksempel på Oplysninger om aftale:

Klik på Modtagere til venstre for at gå til sektionen Distribution af modtagere

I sektionen Distribution af modtagere kan du angive modtagerne og afsendelsesrækkefølgen som ønsket. Du kan oprette meget komplekse workflows med seriel, parallel, hybrid eller indlejret distribution.  Følgende instruktioner fremhæver den funktionalitet, der er tilgængelig for Distribution af modtagere.

• Sådan tilføjer du en anden modtager før eller efter en eksisterende modtager:
  • Klik på tilføjelsesikonet .
  • Vælg den rolle, du vil bruge (alle roller, der er aktiveret for kontoen, vil være tilgængelige).

• Du kan angive en parallel gren ved at klikke på tilføjelsesikonet over en modtager og vælge Parallelle grene. 

• Du kan slette en modtager ved at holde markøren over modtagerboblen og klikke på sletteikonet .

• Du kan tilpasse en modtager ved at holde markøren over boblen og klikke på redigerings-ikonet .

Når du redigerer en modtager, kan du konfigurere følgende:

• Modtageretiket – tilpas etiketten til modtageren. Skift eksempelvis modtagerens standardetiket til Køber. 
  • Modtagernes labels skal være entydige i et workflow.
• Modtager – angiv modtagerens standardmailadresse.
• Tilføj modtagergruppe - Vælg denne knap for at tilføje en genanvendelig modtagergruppe fra listen over modtagergrupper, der er tilgængelige for dig.
• Markér som modtagergruppe - Når dette er markeret, oprettes en modtagergruppe fra de mailadresser, der er angivet i feltet Modtager i stedet for en standard modtagerpost. Modtagergruppen kan efterlades tom eller udfyldes med én eller flere mailadresser fra feltet E-mail (kommaseparerede).
• Denne modtager er afsenderen– hvis markeret indsættes afsenderen som modtageren.
• Obligatorisk – aktivér denne indstilling, hvis der skal kræves en signatur fra modtageren.
  
• Redigerbar – aktivér denne indstilling for at give afsenderen mulighed for at opdatere denne modtagers mailadresse på siden Send.
• Tilføj Privat besked– vælg denne indstilling for at sende en privat besked til modtageren. Private beskeder indsættes i modtagerens mail (ud over den globale besked) og på e-underskrivelsessiden.
• Rolle– opdater modtagerens rolle (underskriver, godkender, formularudfylder osv.).
• Bekræftelse af identitet – vælg, hvilken type identitetsbekræftelse der skal gælde for underskriveren.  Kun de aktiverede indstillinger vil være synlige.
  
  • Enkeltfaktorgodkendelser: ingen (mail), Acrobat Sign, engangsadgangskode til mail.
  • Tofaktorgodkendelser: telefon, KBA, adgangskode og id-kort.

Husk at klikke på Gem for at gemme udførte modtagerkonfigurationer.

Nedenfor er et eksempel på oplysninger om Modtagere og en distribution, hvor etiketterne for begge underskrivere (køber og salgsdirektør) og for godkenderen (salgschef) er blevet tilpasset. 

Klik på Mails til venstre for at gå til sektionen Mails.

• I sektionen Mails kan du styre, hvilke mails der sendes under signatur- og godkendelsesprocessen, baseret på diverse hændelser. 
• Du kan f.eks. angive, at der sendes notifikationsmails til modtagere og cc-modtagere, når en aftale annulleres. 

Marker afkrydsningsfelterne for de begivenheder, du ønsker udløser e-mail-meddelelse og Gem konfigurationen.

Klik på Dokumenter til venstre for at gå til sektionen Dokumenter.

I sektionen Dokumenter kan du konfigurere følgende

• Dokumenttitel – skriv en titel til dokumentet. Denne titel vises i området for Dokumenter på Send-siden.
  
• Filer– klik på ikonet Tilføj filer for at vedhæfte et dokument fra dit Acrobat Sign-skabelonsbibliotek. Dokumentet vedhæftes automatisk, når du sender ved hjælp af dette workflow
  • Hvis der ikke er valgt nogen fil, kan afsenderen vedhæfte en fil, når aftalen sendes
  • Hvis et dokument er markeret som Krævet, vedhæftes det automatisk til aftalen, når workflowet igangsættes
  • Slet fil – hvis du vedhæfter den forkerte fil, kan du klikke på sletteikonet (X) ud for filnavnet for at fjerne den
• Dokumentnavn – skriv et meningsfuldt navn, der identificerer dokumenter for afsenderen. Navnet på det uploadede biblioteksdokument er standard, men kan overskrives
• Obligatorisk – angiver, om dokumentet kræves
• Tilføj dokument – klik på knappen Tilføj dokument for at tilføje rækker for flere dokumenter
  •  Dokumenttitler skal være unikke værdier
• Slet række – klik på ikonet Slet række (X) for at slette hele rækken

Nedenfor er et eksempel på en konfigureret sektion for Dokumenter:

Klik på Inputfelter for afsender til venstre for at gå til sektionen Inputfelter for afsender.

Disse inputfelter er tilknyttet formularfelter, der er defineret i de dokumenter, som vedhæftes (enten som del af workflowets design eller som fil uploadet af afsenderen).

Afsenderen kan bruge disse felter til at præudfylde indhold, før aftalen sendes til modtageren.

I panelet Inputfelter for afsender skal du klikke på Tilføj felt

Derefter kan du konfigurere følgende for hver tilføjet række:

• Felttitel – skriv en titel til feltet. Værdien vises på siden Send, hvor afsenderen kan se den
• Dokumentfeltets navn – skriv feltnavnet til et felt på det vedhæftede biblioteksdokument
  • Feltnavnet, der angives her, skal matche formularfeltnavnet i dokumentet
• Standardværdi – angiv en standardværdi (valgfrit).
• Obligatorisk – aktivér denne indstilling, hvis en værdi til dette felt skal angives, før aftalen sendes
• Redigerbar – aktivér denne indstilling, hvis aftalens afsender skal kunne redigere standardværdien
• Klik på ikonet Slet række (X) for at slette hele rækken

Nedenfor er et eksempel på Inputfelter for afsender: