Brugerhåndbog Annuller

Oversigt og konfiguration til brugerdefinerede afsendelsesarbejdsforløb

 

Adobe Acrobat Sign-håndbog

Nyheder

  1. Produktbemærkninger før udgivelse
  2. Produktbemærkninger
  3. Vigtige meddelelser

Kom godt i gang

  1. Vejledning til hurtig start for administratorer
  2. Vejledning til hurtig start for brugere
  3. For udviklere
  4. Bibliotek med videoselvstudier
  5. Ofte stillede spørgsmål

Administrer

  1. Oversigt over Admin Console
  2. Brugeradministration
    1. Tilføj en bruger
    2. Opret brugere i massevis
    3. Tilføj brugere fra dit katalog
    4. Tilføj brugere fra MS Azure Active-katalog
    5. Opret funktionsfokuserede brugere
      1. Tekniske konti - API-drevet
      2. Tjenestekonti - manuelt styret
    6. Søg efter brugere med klargøringsfejl
    7. Skift navn/e-mailadresse
    8. Rediger en brugers gruppemedlemskab
    9. Rediger en brugers gruppemedlemskab via gruppegrænsefladen
    10. Forfrem en bruger til en administratorrolle
    11. Brugeridentitetstyper og enkeltlogin
    12. Skift brugeridentitet
    13. Godkend brugere med MS Azure
    14. Godkend brugere med Google-føderation
    15. Produktprofiler
    16. Login-oplevelse 
  3. Konto-/gruppeindstillinger
    1. Oversigt over indstillinger
    2. Globale indstillinger
      1. Kontoniveau og ID
      2. Selvunderskrivelsesarbejdsforløb
      3. Send i massevis
      4. Webformularer
      5. Arbejdsforløb for brugerdefineret afsendelse
      6. Power Automate-arbejdsforløb
      7. Biblioteksdokumenter
      8. Indsaml formulardata med aftaler
      9. Begrænset synlighed af dokument
      10. Vedhæft en PDF-kopi af den underskrevne aftale 
      11. Inkluder et link i mailen
      12. Medtag et billede i e-mailen
      13. Filer, der vedhæftes i mail, navngives som
      14. Vedhæft redigeringsrapport til dokumenter
      15. Flet flere dokumenter sammen til ét
      16. Upload et underskrevet dokument
      17. Delegering til brugere af min konto
      18. Tillad eksterne modtagere at delegere
      19. Tilladelse til at underskrive
      20. Tilladelse til at sende
      21. Autoritet til at tilføje elektroniske segl
      22. Indstil en standardtidszone
      23. Indstil et standarddatoformat
      24. Brugere i flere grupper (UMG)
        1. Opgrader for at bruge UMG
      25. Tilladelser for gruppeadministratorer
      26. Udskift modtager
      27. Revisionsrapport
        1. Oversigt
        2. Tillad uautoriseret adgang på siden til transaktionsbekræftelse
        3. Medtag påmindelser
        4. Inkluder visningshændelser
        5. Inkluder optælling af aftaleside/vedhæftet fil
      28. Beskeder og vejledning i produktet
      29. Tilgængelige PDF'er
      30. Ny oprettelsesoplevelse
      31. Sundhedsplejekunde
    3. Kontoopsætning
      1. Tilføj logo
      2. Tilpas firmaets værtsnavn/URL
      3. Tilføj firmanavn
    4. Signaturindstillinger
      1. Velformaterede signaturer
      2. Tillad modtagere at underskrive ved
      3. Underskrivere kan ændre deres navn
      4. Tillad modtagere at bruge deres gemte signatur
      5. Brugerdefinerede vilkår for anvendelse og videregivelse af oplysninger
      6. Naviger modtagere gennem formularfelter
      7. Afvis at underskrive
      8. Tillad arbejdsforløb for stempler
      9. Kræv, at underskrivere angiver deres titel eller virksomhed
      10. Tillad underskrivere at udskrive og placere en håndskreven signatur
      11. Vis meddelelser ved e-signering
      12. Kræve, at underskrivere bruger en mobilenhed til at oprette deres underskrift
      13. Anmod om IP-adresse fra underskrivere
      14. Udelad firmanavn og titel fra deltagelsesstempler
    5. Digitale signaturer
      1. Oversigt
      2. Download og underskriv med Acrobat
      3. Underskriv med cloudsignaturer
      4. Medtag metadata for identitetsudbydere
      5. Begrænsede udbydere af cloud-signaturer
    6. Elektroniske segl
    7. Digital identitet
      1. Gateway for digital identitet
      2. Politik for identitetskontrol
    8. Rapportindstillinger
      1. Ny rapportoplevelse
      2. Klassiske rapportindstillinger
    9. Sikkerhedsindstillinger
      1. Indstillinger for Single Sign-on
      2. Husk mig-indstillinger
      3. Politik for adgangskode til login
      4. Styrke af login-adgangskode
      5. Varighed af websession
      6. PDF-krypteringstype
      7. API
      8. Adgang for bruger- og gruppeoplysninger
      9. Tilladte IP-områder
      10. Kontodeling
      11. Tilladelser til kontodeling
      12. Kontroller til aftaledeling
      13. Bekræftelse af underskrivers identitet
      14. Adgangskode til underskrivelse af aftaler
      15. Dokumentadgangskodens styrke
      16. Bloker underskrivere efter geolokalitet
      17. Telefongodkendelse
      18. Videnbaseret godkendelse (KBA)
      19. Tillad sideudtrækning
      20. Udløb af dokumentlink
      21. Upload et klientcertifikat til webhooks/tilbagekald
      22. Tidsstempel
    10. Afsendelsesindstillinger
      1. Vis Send-siden efter login
      2. Kræv modtagernavn ved afsendelse
      3. Lås navneværdier for kendte brugere
      4. Tilladte modtagerroller
      5. Modtagergrupper
      6. Obligatoriske felter
      7. Vedhæftning af dokumenter
      8. Samkopiering af felter
      9. Rediger aftaler
      10. Aftalenavn
      11. Sprog
      12. Private beskeder
      13. Tilladte signaturtyper
      14. Påmindelser
      15. Beskyttelse af underskrevne dokumenter med adgangskode
      16. Muligheder for underskriveridentifikation
        1. Oversigt
        2. Adgangskode for underskriver
        3. Engangsadgangskode via e-mail
        4. Acrobat Sign-godkendelse
        5. Telefongodkendelse
        6. Cloudbaseret digital signatur
        7. Vidensbaseret godkendelse
        8. Id-kort
        9. Rapporter om underskriveridentitet
      17. Indholdsbeskyttelse
      18. Aktivér Notarize-transaktioner
      19. Dokumentudløb
      20. Forhåndsvisning, placer signaturer, og tilføj felter
      21. Rækkefølge for underskrivelse
      22. Liquid-tilstand
      23. Brugerdefinerede arbejdsforløbskontrolelementer
      24. Uploadindstillinger for e-underskrivelsessiden
      25. Omdirigering af bekræftelses-URL efter underskrivelse
    11. Beskedskabeloner
    12. Indstillinger for biomedicin
      1. Oversigt
      2. Gennemtving identitetsgodkendelse
      3. Årsager til underskrivelse
    13. Arbejdsforløbintegration
    14. Notariseringsindstillinger
    15. Integration af betalinger
    16. Underskrivermeddelelser
    17. SAML-indstillinger
      1. SAML-konfiguration
      2. Installer Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Installer Okta
      4. Installer OneLogin
      5. Installer Oracle Identity Federation
    18. Dataforvaltning
    19. Tidsstempelindstillinger
    20. Eksternt arkiv
    21. Kontosprog
    22. E-mailindstillinger
      1. E-mailoverskrift/-sidefod billeder
      2. Tillad individuelle brugeres e-mailsidefødder
      3. Tilpas mailen Signatur anmodet om
      4. Tilpas til- og cc-felter
      5. Brugerdefinerede mailskabeloner
      6. Aktivér notifikationer uden links
    23. Migrering fra echosign.com til adobesign.com
    24. Konfigurer indstillinger for modtagere
  4. Vejledning om forskriftsmæssige krav
    1. Hjælp til handicappede
      1. Overholdelse af tilgængelighed
      2. Opret tilgængelige formularer med Acrobat til computer
      3. Opret tilgængelige AcroForms
    2. HIPAA
    3. Persondataforordning
      1. GDPR-oversigt
      2. Bortrediger en bruger
      3. Bortrediger en brugers aftaler
    4. 21 CFR del 11 og EudraLex bilag 11
      1. 21 CRF del 11 valideringspakke
      2. 21 CFR og EudraLex bilag 11-håndbog
      3. Analyse af delt ansvar
    5. Kunder i sundhedssektoren
    6. IVES-understøttelse
    7. eOriginal opbevaringssted til forklaringspapir
    8. EU/UK-overvejelser
      1. Grænseoverskridende transaktioner EU/UK og eIDAS
      2. HMLR-krav for elektronisk underskrevne dokumenter
      3. Indvirkningen af Brexit på lovgivningen om e-signaturer i Storbritannien
  5. Download aftaler i massevis
  6. Gør krav på dit domæne 

Send, underskriv og administrer aftaler

  1. Send aftaler  
    1. Send sideoversigt
    2. Send en aftale kun til dig selv
    3. Send en aftale til andre
    4. Håndskrevne underskrifter
    5. Modtageres underskrivelsesrækkefølge
    6. Send i massevis
      1. Oversigt over funktionen Send i massevis
      2. Send i massevis - manuelle modtagere
      3. Send i massevis - CSV-upload
      4. Annuller en Send i massevis-transaktion
      5. Tilføj påmindelser om at sende i massevis
      6. Rapportering for Send i massevis
  2. Oprettelse af felter i dokumenter
    1. Oprettelsesmiljø i appen
      1. Automatisk feltregistrering
      2. Træk og slip felter ved hjælp af oprettelsesmiljøet
      3. Tildel formularfelter til modtagere
      4. Rollen Forudfyld
      5. Anvend felter med en genanvendelig feltskabelon
      6. Overfør felter til en ny biblioteksskabelon
      7. Opdateret oprettelsesmiljø ved afsendelse af aftaler
    2. Opret formularer med teksttags
    3. Opret formularer med Acrobat (AcroForms)
      1. AcroForm-oprettelse
      2. Oprette tilgængelige PDF-dokumenter
    4. Felter
      1. Felttyper
        1. Almindelige felttyper
        2. Billeder i tekst
        3. Stempelbilleder
      2. Udseende af feltindhold
      3. Feltvalideringer
      4. Værdier for maskerede felter
      5. Indstilling af vis/skjul betingelser
      6. Beregnede felter 
  1. Ofte stillede spørgsmål om oprettelse
  2. Underskriv aftaler
    1. Underskriv aftaler, der er sendt til dig
    2. Udfyld og underskriv
    3. Selvunderskrivelse
  3. Administrer aftaler 
    1. Administrer sideoversigt
    2. Deleger aftaler
    3. Udskift modtagere
    4. Begræns dokumentsynlighed 
    5. Annuller en aftale 
    6. Opret nye påmindelser
    7. Gennemgå påmindelser
    8. Annuller en påmindelse
    9. Flere handlinger ...
      1. Sådan fungerer søgning
      2. Se en aftale
      3. Opret en skabelon fra en aftale
      4. Skjul/vis aftaler fra visning
      5. Upload en underskrevet aftale
      6. Rediger en sendt aftales filer og felter
      7. Rediger en modtagers godkendelsesmetode
      8. Tilføj eller rediger en udløbsdato
      9. Føj en note til aftalen
      10. Del en individuel aftale
      11. Annuller deling af en aftale
      12. Download en individuel aftale
      13. Download de enkelte filer i en aftale
      14. Download revisionsrapporten for en aftale
      15. Download feltindholdet af en aftale
  4. Revisionsrapport
  5. Rapportering og dataeksport
    1. Oversigt
    2. Giv brugere adgang til rapportering
    3. Rapportdiagrammer
      1. Opret en ny rapport
      2. Aftalerapporter
      3. Transaktionsrapporter
      4. Indstillinger for aktivitetsrapport
      5. Rediger en rapport
    4. Dataeksporter 
      1. Sådan oprettes en ny dataeksport
      2. Rediger en dataeksport
      3. Opdater dataeksportindholdet
      4. Download dataeksporten
    5. Omdøb en rapport/eksport
    6. Dubler en rapport/eksport
    7. Planlæg en rapport/eksport
    8. Slet en rapport/eksport
    9. Brug af kontroltransaktion

Avancerede aftalefunktioner og arbejdsforløb

  1. Webformularer 
    1. Opret en webformular
    2. Rediger en webformular
    3. Deaktiver/aktivér en webformular
    4. Skjul/vis en webformular
    5. Find URL'en eller scriptkoden 
    6. Forudfyld webformularfelter med URL-parametre
    7. Gem en webformular og færdiggør den senere
    8. Ændr størrelsen på en webformular
  2. Genanvendelige skabeloner (Biblioteksskabeloner) 
    1. Amerikanske regeringsformularer i Acrobat Sign-biblioteket
    2. Opret en biblioteksskabelon
    3. Skift en biblioteksskabelons navn
    4. Skift en biblioteksskabelons type
    5. Skift en biblioteksskabelons tilladelsesniveau
    6. Kopiér, rediger og gem en delt skabelon
    7. Download de aggregerede feltdata for en biblioteksskabelon
  3. Overfør ejerskab af webformularer og biblioteksskabeloner
  4. Power Automate-arbejdsforløb 
    1. Oversigt over Power Automate-integrationen og inkluderede rettigheder
    2. Aktivér Power Automate-integrationen
    3. Spor Power Automate-brug
    4. Opret et nyt forløb (eksempler)
    5. Udløsere, der bruges til forløb
    6. Import af forløb uden for Acrobat Sign
    7. Administrer forløb
    8. Rediger forløb
    9. Del forløb
    10. Deaktivere eller aktivere forløb
    11. Slet forløb
    12. Nyttige skabeloner
      1. Kun administrator
        1. Gem alle fuldførte dokumenter i SharePoint
        2. Gem alle fuldførte dokumenter i OneDrive for Business
        3. Gem alle fuldførte dokumenter i Google Drev
        4. Gem alle fuldførte dokumenter i Dropbox
        5. Gem alle fuldførte dokumenter i Box
      2. Aftalearkivering
        1. Gem dine afsluttede dokumenter i SharePoint
        2. Gem dine fuldførte dokumenter i OneDrive for Business
        3. Gem dine færdige dokumenter på Google Drev
        4. Gem alle fuldførte dokumenter i Dropbox
        5. Gem dine fuldførte dokumenter i Box
      3. Arkivering af webformularaftaler
        1. Gem udfyldte webformulardokumenter i SharePoint-bibliotek
        2. Gem udfyldte webformulardokumenter i OneDrive for Business
        3. Gem alle fuldførte dokumenter i Google Drive
        4. Arkiver udfyldte webformulardokumenter i Box
      4. Udtrækning af aftaledata
        1. Udtræk formularfeltdata fra dit underskrevne dokument, og opdater Excel-ark
      5. Aftalenotifikationer
        1. Send brugerdefinerede mailnotifikationer med dit aftaleindhold og din underskrevne aftale
        2. Få dine Adobe Acrobat Sign-notifikationer i en Teams-kanal
        3. Få dine Adobe Acrobat Sign-notifikationer i Slack
        4. Få dine Adobe Acrobat Sign-notifikationer på Webex
      6. Aftalegenerering
        1. Generer dokument fra Power App-formular og Word-skabelon, send til underskrivelse
        2. Generér aftale fra Word-skabelon i OneDrive, og få signatur
        3. Generér aftale for markeret Excel-række, send til gennemgang og underskrivelse
  5. Arbejdsforløb for brugerdefineret afsendelse
    1. Overblik over arbejdsforløb for brugerdefineret afsendelse
    2. Oprettelse af et nyt arbejdsforløb for afsendelse
    3. Rediger et Send-arbejdsforløb
    4. Aktivér eller deaktiver et arbejdsforløb for afsendelse
    5. Send en aftale med et arbejdsforløb for afsendelse
  6. Del brugere og aftaler
    1. Del en bruger
    2. Del aftaler

Integrer med andre produkter

  1.  Oversigt over Acrobat Sign-integrationer 
  2. Acrobat Sign til Salesforce
  3. Acrobat Sign til Microsoft
    1. Acrobat Sign til Microsoft 365
    2. Acrobat Sign til Outlook
    3. Acrobat Sign til Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign til Teams
    5. Acrobat Sign til Microsoft PowerApps og Power Automate
    6. Acrobat Sign Connector til Microsoft Search
    7. Acrobat Sign til Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign til Microsoft SharePoint 
  4. Andre integrationer
    1. Acrobat Sign til ServiceNow
    2. Acrobat Sign til HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign til SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign til Workday
    5. Acrobat Sign til NetSuite
    6. Acrobat Sign til VeevaVault
    7. Acrobat Sign til Coupa BSM Suite
  5. Partneradministrerede integrationer
  6. Sådan oprettes en integrationsnøgle

Acrobat Sign-udvikler

  1. REST API'er 
    1. Metodedokumentation
    2. SDK/Udviklervejledning
    3. API OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
  2. Webhooks 
    1. Oversigt over Webhook
    2. Konfigurer en ny webhook
    3. Vis eller rediger en webhook
    4. Deaktiver eller genaktiver en webhook
    5. Slet en webhook
    6. Tovejs SSL-certifikater
    7. Webhooks i API'en

Support og fejlfinding

  1. Ressourcer til kundesupport
  2. Ressourcer til kundesucces for virksomheder

Oversigt over tilpassede arbejdsforløb

Den brugerdefinerede arbejdsforløbsdesigner bruges til at oprette arbejdsforløbsskabeloner, der foruddefinerer aftalens sammensætning og underskrivelsesprocesser, så de passer til dine specifikke virksomhedskrav. Brugere kan designe arbejdsforløbsskabeloner ved hjælp af en intuitiv grænseflade, der gør det nemt at angive deltagernes karakteristika — herunder foruddefinerede navne, roller og dirigeringer; de dokumenter, der skal medtages i en aftale; formularfelter, der skal udfyldes af afsenderen; mail-distribution for deltagerne; aftaleudløb eller adgangskodeindstillinger og meget mere.

Afsendere, der bruger arbejdsforløbsskabelonen, bliver guidet gennem processen til oprettelse af aftalen med brugerdefinerede instruktioner og felter, hvilket gør afsendelsesprocessen lettere at bruge og mindre udsat for fejl.

Afhængigt af konto/gruppeindstillingerne kan alle brugere have adgang til at oprette arbejdsforløb til eget brug eller til at dele med deres grupper.

  • Administratorer kan oprette og dele skabeloner på gruppeniveau.
    • Administratorer på kontoniveau kan dele et arbejdsforløb på tværs af hele organisationen.
  • Ikke-administrative brugere kan bemyndiges til at udvikle deres egne arbejdsforløb og eventuelt dele dem med de grupper, de er medlemmer af.

Du kan få adgang til historik- og revisionsrapporten for den aftale, der er oprettet af arbejdsforløbet, fra siden Administrer.

Mens aftalen er i behandling, kan du tilføje påmindelser og udføre andre opgaver i forbindelse med aftalen.

 Når du er logget på, skal du vælge Workflows i den øverste menu på startskærmen.

Underskrivelse/godkendelse og administration af en arbejdsforløbsgenereret aftale

Aftalen, som genereres af arbejdsforløbet, er nøjagtig den samme som enhver anden aftale, som er blevet sendt gennem den samme gruppe.

Underskrivere og godkendere kan underskrive via linket i mailen underskriv/godkend eller via deres Administrer -sider, hvis de er registrerede Acrobat Sign-brugere.

Afsendere har alle de samme muligheder til rådighed for at administrere aftalen fra deres Administrer -side.

Rapporter og dataeksport behandler aftalen på samme måde som enhver anden manuelt oprettet aftale.

Konfiguration

Tilgængelighed:

Miljøet Brugerdefineret afsendelsesworkflow er kun tilgængeligt for enterprise-licensabonnementer

Konfigurationsomfang:

De kontrolelementer, der påvirker Arbejdsforløb for brugerdefineret afsendelse kan tilgås på konto- og gruppeniveau.

Aktivering af den nyeste workflowoplevelser bringer workflows tættere på funktionaliteten i den manuelle Send-proces.

Funktioner aktiveret med denne indstilling:

  • Sidelayout, der kan tilpasses dynamisk
  • Bruge digitale signaturer for én eller flere af dine modtagere
  • Indstil modtagere til at bruge premium identitetsbekræftelse
  • Konfigurere modtagergrupper under afsendelsesprocessen
  • Vedhæfte dokumenter fra alle aktiverede kilder under afsendelsesprocessen

For at aktivere den nyeste oplevelse skal du gå til: Kontoindstillinger > Send-indstillinger > Kontrol af brugerdefineret workflow

Konfigurer arbejdsforløb for at bruge den nye oplevelse

Bekræftelse af premiumidentitet

I arbejdsforløb-designer vises alle aktiverede bekræftelsesmetoder i modtagerobjektet.

Bekræftelsesmetoderne vises som afkrydsningsfelter, og dermed kan arbejdsforløb-designer tillade indstillinger for afsenderen.

Hvis flere muligheder er markeret i designeren, er de samme muligheder tilgængelige for afsenderen under afsendelsesprocessen.

Fanen Modtager med underskriveregenskaberne eksponeret og godkendelsesmulighederne fremhævet

Modtagergrupper

Modtagerobjekterne i Designer kan nu markeres som modtagergrupper.  Dette giver afsenderen mulighed for at bruge en genanvendelig modtagergruppe fra deres adressebog eller en ad hoc-modtagergruppe til at identificere en række e-mailadresser, der har tilladelse til at handle for det ene signaturtrin.

Hvis du f.eks. skal have én af tre ledere til at være medunderskriver, kan du tilføje en modtagergruppe, der indeholder alle tre mails. Når signaturcyklussen kommer til modtagergruppen, får alle tre ledere besked, men kun én behøver at fuldføre deres handling. 

Når du bruger en genanvendelig modtagergruppe i et arbejdsforløb, skal modtageren oprettes først og være tilgængelig for brugeren inden for arbejdsforløbets brugbare omfang. Det betyder, at hvis arbejdsforløbet er tilgængeligt for hele organisationen, skal modtagergruppen også være tilgængelig for hele organisationen.

For at tilføje en genanvendelig modtagergruppe skal du vælge Tilføj modtagergruppe for at åbne gruppevælgeren. 

  • Kun modtagergrupper, der har kompatible brugertilladelser, er tilgængelige:
    • Et brugerdefineret arbejdsforløb, der er tilgængeligt for en hel konto, kan kun bruge kontoadministrerede modtagergrupper
    • Et brugerdefineret arbejdsforløb, der er tilgængeligt for en hel gruppe, kan bruge gruppe- og kontoadministrerede modtagergrupper
    • Et brugerdefineret arbejdsforløb, der er tilgængeligt for en individuel bruger, kan bruge bruger-, gruppe- og kontoadministrerede modtagergrupper
  • Navnet på den genanvendelige modtagergruppe indsættes automatisk som gruppenavnet, når du bruger skabelonen til at sende en aftale.
  • Hvis modtageren er konfigureret som en modtagergruppe, kan modtageren ikke længere være Redigerbar når du bruger skabelonen til at sende en aftale.
  • Medlemmerne af den genanvendelige modtagergruppe kan ikke redigeres, slettes eller føjes til.
  • Modtageren kan ikke fjernes fra underskrivelsesforløbet, når en modtagergruppe er konfigureret, selvom modtageren ikke er markeret som påkrævet.
Panelet til modtagerkonfiguration med knappen Tilføj modtagergruppe fremhævet. Inkluderer modtagergruppevælgervinduet og den resulterende Send-side

Ad hoc-modtagergrupper oprettes i det brugerdefinerede arbejdsforløb-modtagerdefinition, der findes eksklusivt til at beskrive én modtager i ét arbejdsforløb. Der er ingen mulighed for at gemme eller genbruge dem i andre processer.

Sådan konfigureres en ad hoc-modtagergruppe:

  • Angiv mailadresserne på modtagergruppemedlemmerne i Modtager med kommaer for at afgrænse dem.
  • Kontrollér Markér som modtagergruppe afkrydsningsfeltet.
    • Systemet indsætter automatisk et navn for gruppen, når en afsender starter en aftale ved hjælp af arbejdsforløbet. Gruppenavnet indeholder et præfiks, der identificerer navnet som automatisk genereret og derefter strengen "Modtagergruppe X", hvor X er et stigende tal, der starter med 1 og stiger afhængigt af antallet af tilføjede modtagergrupper. 
    • Hvis modtageren er konfigureret til at være Redigerbar, kan afsenderen redigere gruppenavnet, slette eventuelle forudfyldte medlemmer og tilføje nye medlemmer efter behov.
Workflowdesigneren med Markér som modtagergruppe valgt og den resulterende Send-side med modtagergruppemedlemmerne vist

Vedhæftede filer

I forbindelse med afsendelsesprocessen kan dokumenter vedhæftes fra alle de aktiverede Acrobat Sign-kilder.

Tilføj en fil

Bemærk:

Ved vedhæftning af Acrobat Sign Skabelon til et Arbejdsforløb, vil brugere kun se Skabeloner , der er tildelt samme gruppe som Arbejdsforløb og Skabeloner til Organisation (skabeloner på kontoniveau). Dette skyldes arbejdsforløbets (én-til-én) relation til grupper. (Og det faktum, at skabeloner på kontoniveau arves af alle grupper).

Dette er en anden oplevelse, end når en bruger, der har et medlemskab i flere grupper (én-til-mange), ser sit Skabelonsbibliotek . Eftersom brugeren har adgang til forskellige grupper, kan de se alle de skabeloner, der er relateret til alle grupperne.
Dette er ikke tilfældet for Arbejdsforløb , der er begrænset til en enkelt gruppe.

Brugeroplevelsen under "ny"-indstillingen er blevet opdateret til et moderne, dynamisk tilpasset design, som f.eks. Send-siden.

Instruktionerne, der tidligere var til højre for modtagerlisten, er blevet flyttet til toppen af siden i et vindue, der kan udvides.

Arbejdsforløb konfigureret aftale

Skabelondefineret felttildeling

Skabelondefinerede tildelinger relaterer sig stærkt til modtagerlisten, som den er defineret i Workflow Designer, til de relevante felttildelinger på dine oprettede formularer.

Eksempler på brug:

  • En (kunde) underskriver skal underskrive først
    • En medunderskriver kan valgfrit underskrive som nummer to
  • En intern medsignatur anvendes af en salgsrepræsentant

Dette ville traditionelt set kræve to formularer pga. måden, hvorpå modtagerne blev indekseret på siden Send:

  • Én for scenariet med én underskriver, hvor den interne medsignatur tildeles som det sekundære underskriverindeks
  • Én for scenariet med medunderskriver, hvor medunderskriveren er det sekundære underskriverindeks, og medsignaturen er det tredje

I henhold til regelstrukturen "skabelondefineret" opretter du én fuldt aktiveret formular med alle mulige modtagerfelter defineret.

Indekset for modtagerunderskriver (som defineret i Workflow Designer) håndhæves strengt, og tilsidesætter felter, der er tildelt udeladte (valgfrie) modtagere, når aftalen sendes.

Så i ovenstående tilfælde er medunderskriveren altid underskriverindeks 2, men hvis medunderskriveren ikke er inkluderet på det tidspunkt, hvor aftalen sende, ignoreres underskriver2-felterne, og medunderskriveren (underskriverindeks 3) vil stadig kun have adgang til underskriver3-felterne.

Aktivér denne nye funktionalitet ved at gå til: Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger > Brugerdefineret arbejdsforløb for afsendelse > Aktivér skabelondefineret signaturplacering

Indstil workflows til at bruge skabelondefineret signaturplacering

Bemærk:

Aktivering af funktionen for skabelondefineret signaturplacering vil deaktivere muligheden for at oprette aftalen under afsendelsesprocessen.

Forståelse af relationen mellem modtagere og felter

Hvor modtager, der er involveret i en aftale, er tildelt et underskriverindekstal. Dette indekstal kræves for at tilknytte modtageren til de felter, de har tilladelse til at føje indhold til (f.eks. et signaturfelt).

Modtagere henter deres indekstal baseret på stakkens rækkefølge på siden Send. Modtageren øverst på stakken er 1, den næste modtager er 2 osv. Dette indekstal kan ses, når aftalen er konfigureret til "Fuldfør i rækkefølge", men er stadig til stede, når workflowet er i "Fuldfør i en hvilken som helst rækkefølge."

Modtagerstak

 

Når der bygges et modtagerflow i Workflow Designer, tildeles underskriverindekset følgende regler:

  • Top til bund
    • Venstre til højre

I nedenstående eksempel er Underskriver og Medunderskriver øverst på stakken.

  • "Underskriver" er modtageren øverst til venstre og er tildelt indeks 1
  • "Medunderskriver" findes også øverst, men til højre for underskriveren, og er tildelt indeks 2

I dette brugseksempel betyder det ikke noget, hvem der fysisk underskriver først, så de indsættes i et parallelt signaturflow. Men signaturindekset håndhæves strengt for at sikre, at underskriveren giver sin samtykke til de korrekte "Underskriver"-felter, og medunderskriveren har kun adgang til sine tildelte "Medunderskriver"-felter.

"Salgsrepræsentanten" underskriver som nummer tre efter underskriveren og medunderskriveren.

"Chefens godkendelse" bliver anmodet som nummer fire, efter salgsrepræsentantens medsignatur er på plads.

Bemærk:

Modtagernavnene "Underskriver", "Medunderskriver", "Salgsrepræsentant" osv. har ingen betydning for felttildelingen. Disse er blot administratordefinerede navne, som bruges af klarhedshensyn for brugeren i workflowskabelonen. 

 

Ovenstående Designer-modtagerflow vil producere en Send-sideskabelon, der ligner nedenstående.

(På siden Send er stakrækkefølgen mere tydelig, selvom indekstallene ikke er vist.)

 

Ved oprettelse af en formular med felter tildeles hvert felt eksplicit til et underskrivelsesindeks (hvor "Alle"-felter ignoreres indtil videre).

I Acrobat Sign-oprettelsesmiljøet sker dette ved at vælge en Deltager og placere felter for den deltager.

Hver deltager er farvekodet for at lave en visuel adskillelse mellem hvilke felter, der er tildelt til hver enkelt deltager.

 

Hvis du bruger teksttags, leverer selve tagget et argument (f.eks. :signer1), som designerer feltet til underskriverindekset.

Vedhæft automatisk et tilpasset workflow til en uploadet PDF ved at bruge en entydig streng, der er integreret i en PDF, til et matchende workflow, som indeholder den matchende entydige streng.

Gå til Globale indstillinger > Tilpasse afsendelsesworkflows, og aktivér Aktivér automatisk valg af workflow.

Bemærk:

Når funktionen er aktiveret, er der en mulighed for at skjule listen over arbejdsforløb for brugere med den forventning, at enhver uploadet PDF, som bør udnytte et arbejdsforløb, vil indeholde en tekststreng, der automatisk finder og vedhæfter det tilsvarende arbejdsforløb. Dette er især nyttigt, når gruppen har en stor liste over arbejdsforløb, som afsendere skal gennemgå. Ved at fjerne listen over arbejdsforløb og stole på den automatiserede vedhæftede arbejdsforløbfil kan organisationer fjerne frustrationen hos afsendere og styre arbejdsforløbversionerne direkte via den PDF, der uploades.

Menuen Globale indstillinger, der fremhæver kontrolelementerne "Aktivér automatisk valg af arbejdsforløb".

  • Når automatisk registrering af arbejdsforløb er aktiveret, vises feltet Match-tekst i Brugerdefineret arbejdsforløbdesigner på fanen Oplysninger om arbejdsforløb.
  • Når registrering af arbejdsforløb er deaktiveret, skjules feltet Match-tekst.
Fanen Oplysninger om arbejdsforløb i arbejdsforløbdesigner, der viser feltet Match-tekst fremhævet

  • Når Deaktiver brugerdefineret arbejdsforløbsøgning er aktiveret, fjernes muligheden for at gennemgå og vælge arbejdsforløb fra brugerens grænseflade. Arbejdsforløb udløses kun, når Match-teksten i en uploadet PDF matcher et eksisterende arbejdsforløb, der indeholder den samme Match-tekst.
  • Hvis indstillingen til Deaktiver brugerdefineret arbejdsforløbsøgning er deaktiveret, vil afsendere have adgang til det arbejdsforløbsbibliotek, der er knyttet til alle grupper, som de har medlemskab i. Afsendere kan vælge et arbejdsforløb og vedhæfte dokumenter, som de ønsker.
To billeder af panelet "Start fra bibliotek", hvoraf det ene viser linket til arbejdsforløb, når funktionen er deaktiveret, og det andet viser et manglende link til arbejdsforløb.

For at kunne konfigurere workflows skal funktionen være aktiveret.

Gå til Globale indstillinger > Tilpassede afsendelsesworkflows, og aktivér Aktivér workflow-designer for administratorer.

Når det er aktiveret, vil alle konto- og gruppeadministratorer have adgang til workflow-designeren i deres administratormenu.

  • Gruppeadministratorer kan oprette workflows for de grupper, som de har administrativ myndighed over.
  • Kontoadministratorer kan oprette et workflow for enhver gruppe samt organisationsomfattende workflows.

Der er en indstilling til at aktivere oprettelse af workflows på brugerniveau, hvilket giver ikke-administratorbrugere tilladelse til at oprette deres egne tilpassede workflows.

Menuen Globale indstillinger, der fremhæver kontrolelementerne "Aktivér workflow-designer for administratorer".

  • Når indstillingen er aktiveret, er indstillingen for brugerdefinerede arbejdsforløb tilgængelig, når du har valgt fanen Arbejdsforløb.
  • Når indstillingen er deaktiveret, er indstillingen Brugerdefinerede arbejdsforløb ikke tilgængelig.
Aktiveret adgang vs. deaktiveret

Som standard kan brugere, der ikke er administratorer, kun oprette workflows for sig selv – de har ikke tilladelse til at dele et workflow med deres gruppe.

Brugere kan dog have tilladelse til at dele deres workflows med deres grupper på konto- eller gruppeniveau.

Gå til Globale indstillinger > Tilpassede afsendelsesworkflows, og aktivér Tillad deling af brugeroprettede workflows til en af deres grupper.

Menuen Globale indstillinger, der fremhæver kontrolelementerne "Tillad deling af brugeroprettede workflows".

  • Når indstillingen er aktiveret, får brugerne vist gruppevælgerens rullemenu som en indstilling for, hvem der kan bruge workflowet.
  • Når indstillingen er deaktiveret, vises gruppevælgerens rullemenu ikke i grænsefladen.
Tillad deling

Konti, der ønsker at håndhæve specifikke workflows strengt for alle deres dokumenter og strømline processen med at sende til minimalt input fra brugeren kan fuldt ud definere alle deres dokument-workflows og begrænse brugere helt fra ad hoc-udsendelse.

Konti, der udnytter Brugere i flere grupper, kan udvide de konfigurerbare muligheder på indstillingerne på gruppeniveau og dermed sikre, at de korrekte underskriftsmuligheder og meddelelsesprocesser håndhæves strengt.

Hvis du vil begrænse brugere til kun at sende med godkendte workflows, skal du gå til Globale indstillinger > Tilpassede afsendelsesworkflows og markere Aktivér afsendelse af aftaler kun med workflows.   

Konfigurer arbejdsgange til at være den eneste metode til at sende aftaler

Fejlrapportering for almindelige problemer

Nogle elementer i den gamle workflowoplevelse vil give fejl under den nye grænseflade som et resultat af forbedret kontrol og sikkerhed i den nyeste oplevelse. Yderligere fejlhåndtering er implementeret for bedre at afsløre og forklare disse fejl, når de opstår.

Hvis kontoen er konfigureret til at bruge den moderne afsendelsesoplevelse, og der startes et problematisk workflow, får brugeren vist en rød banner med fejlen:

Hvis kontoen stadig er konfigureret til at bruge den klassiske oplevelse som standard, vil workflowet måske fortsætte med at virke under disse regler. 

Den moderne oplevelse viser fejl som registrerede. 

Hvis der findes mere end ét problem, vises alle fundne problemer.

For at gøre workflowet gyldigt under det nye grænsefladeregelsæt skal en administrator redigere workflowet og rette de fundne fejl:

Under det klassiske regelsæt kunne mailstrenge være misdannede eller forkert adskilt (f.eks. med mellemrum vs. kommaer).

Når denne fejl opstår, bør administratoren kontrollere:

  • Om cc-mailsene er korrekt adskilt

  • Enhver defineret mailstreng for at sikre, at den er korrekt defineret
    • (f.eks. name@domain.tld)
  •  
    • Den moderne oplevelse accepterer kommaer og semikolon

Den moderne oplevelse kræver unikke værdier for alle dokumenttitler på siden Dokumenter i Workflow Designer.

Flere detaljer for denne fejl kan findes her

Når der designes et workflow, kan en administrator vedhæfte en dokumentskabelon, der har et begrænset adgangsomfang.

Når en bruger, der er uden for dette omfang, forsøger at indlæse workflowet, kan dokumentet vedhæftes, og der udløses en sikkerhedsovertrædelse.

En administrator kan f.eks. oprette en ny dokumentskabelon med egenskaber, der begrænser adgang til kun at omfatte ejeren.  Administratoren kan vedhæfte dokumentet til workflowet, fordi denne er ejeren. 

Enhver anden bruger af systemet er ikke ejeren og er dermed uden for dokumentets omfang.

Når denne fejl udløses, vil administratoren skulle justere egenskaberne for den vedhæftede dokumentskabelon.

Trin til at gennemgå og justere skabelonegenskaber kan findes her

 Adobe

Få hjælp hurtigere og nemmere

Ny bruger?