Brugerhåndbog Annuller

Tildel brugere til flere grupper

 

Adobe Acrobat Sign-håndbog

Nyheder

Kom godt i gang

Administrer

Send, underskriv og administrer aftaler

Avancerede aftalefunktioner og arbejdsforløb

Integrer med andre produkter

Acrobat Sign-udvikler

Support og fejlfinding

Hvis brugere tillades sende aftaler fra mere end én gruppe, kan administratorer stærkt knytte biblioteksskabeloner, modtagergodkendelse og signaturkrav til én gruppe, så workflowet definerer gruppens type i stedet for brugerne i den.

Oversigt

Når en aftale oprettes, er det indstillingerne på gruppeniveau, der i høj grad dikterer de tilgængelige aktiver (skabeloner/arbejdsforløb) og aftalens systemrelaterede egenskaber (branding, modtagerroller, godkendelsesmetoder, PDF-sikkerhed/opbevaring osv.)

At være låst i én gruppe betyder, at ethvert individuelt bruger-id er låst i ét sæt standardindstillinger, én række skabeloner og workflows og ét koncept for signaturoverholdelse.

Ved at give brugere adgang til flere grupper åbnes døren for administratorer til at tænke på grupper som mere end en samling af brugere. Grupper kan ses som et miljø for specifikke dokumentunderskrivelsesskrav, som du giver brugere adgang til.

Én gruppe kan f.eks. være designet omkring et sæt meget strenge overholdelsesrelaterede signatur- og distributionsregler, og en anden kan være konfigureret til interne arbejdsforløb og skabeloner med lav autentificering. En bruger, der er tildelt begge grupper, har adgang til alle ressourcerne for hver gruppe.

Administratorer på gruppeniveau har også mulighed for at administrere mere end én gruppe, hvilket forbedrer den praktiske anvendelighed af administratorrollen på gruppeniveau.

Bemærk:

Dette dokument er designet til at fremhæve de ændringer, som UMG bringer til brugerfladen/funktionaliteten for brugere, og identificere de overvejelser, som migrering til UMG udløser for administratorer.

Forudsætninger

  • Kun Enterprise- og Business-konti er kvalificeret til at aktivere brugere i flere grupper
  • Sørg for, at din netværkssikkerhed udtrykkeligt giver adgang for at tillade Acrobat Sign-slutpunkterne
  • Den mest aktuelle version af grænsefladen for Brugerdefinerede workflows, Hjem og Administrer skal være aktiveret for kontoen
    • Hvis du skifter kontoen for at tillade brugere i flere grupper, aktiveres de nye sideversioner automatisk (hvis de ikke allerede er), og deaktiverer mulighederne for at vende tilbage til den ældre grænseflade.  Dette inkluderer linksene "Skift"
      • De ældre Workflow-/Hjem-/Administrer-sider er inkompatible med brugere i flere grupper
      • Hvis UMG fravælges, nulstilles din Hjem/Administrer ikke
  • Gennemgå eventuelle Acrobat Sign-understøttede integrationer, tilpasset API-udvikling og/eller tredjepartsintegrationer i en udviklerkonto for at sikre funktionalitet

Den primære gruppe

Alle brugere under UMG-regler tildeles en "primær gruppe".  Den primære gruppe er:

  • Standardgruppen, som brugeren indlæser, når brugeren åbner Send-siden
  • Gruppen, der definerer signaturautoriteten/-parametrene for bruger-id'er, hvis der sendes en aftale til deres mailadresse
  • Gruppen, der refereres til, hvis der kræves en indstilling på gruppeniveau, og den anmodende kilde ikke er opmærksom på UMG
    • F.eks: Acrobat Sign-integrationer kan spænde over flere versioner. Ældre versioner, der ikke er UMG-følsomme, har brug for en standard at henvise til, og det vil være den primære gruppe

Gruppetilknytning af aktiver

Aftaler, webformularer og Send i massevis-hændelser oprettet før aktivering af UMG er kun relateret til oprettelse af brugerID.

Aftaler, webformularer og Send i massevis-hændelser oprettet efter UMG er aktiveret er relateret til gruppe-id'et, de blev oprettet ud over det bruger-id, der oprettede dem.

I praksis betyder det, at de aktiver, der er oprettet før UMG aktiveres, flytter med brugeren, hvis du ændrer brugerens primære gruppe. Brugere, der ser gruppen (gennem kontodeling), mister synligheden af disse aktiver, når brugeren flyttes ud af den delte gruppe.

Aktiver oprettet efter UMG er aktiveret forbliver relateret til gruppen. Brugere, der ser gruppen, vil fortsat se de aktiver, der er oprettet i gruppen, efter at den oprettende bruger er flyttet til en ny primær gruppe.

Sådan aktiveres muligheden for at have brugere i flere grupper

Aktivering eller deaktivering af UMG kan kun ske via en administrator på kontoniveau. Se denne artikel for instruktioner til at opgradere din konto.

Det er muligt at vende tilbage fra UMG med nedenstående bemærkelsesværdige effekter:

  • Alle administratorflag på Gruppe-niveau ryddes
    • Administratorflag på kontoniveau påvirkes ikke
    • Administratorer på gruppeniveau kan atter få ret til deres dedikerede grupper
  • Alle brugere findes udelukkende inden for deres primære gruppe
Bemærk:

En bruger kan maksimalt have et medlemskab på 100 grupper.

Forskelle på brugerniveau

Ændringer på brugerniveau er allestedsnærværende. Alle brugere, der kan logge på Acrobat Sign, vil opleve nedenstående ændringer:

Forskelle for gruppeadministrator

Disse grænsefladeændringer kan kun ses af kontoens administratorer (som tilladt af administratorkontroller på kontoniveau):

Gruppeadministratorens rolle forbedres betydeligt, da én bruger kan være administrator for flere grupper og ikke behøver at være administrator for alle grupper, som brugeren er medlem af.

Gruppeadministratorer i flere grupper kan bedre administrere dokumenter og workflows for bredere teams og rapportere om indholdet af flere grupper uden at få adgang til kontoens fulde datasæt.

Administratorforskelle på kontoniveau

Kun administratorer på kontoniveau har adgang til nedenstående:

Administratorforskelle på privatlivsniveau

Administratorværktøjer på privatlivsniveau ændres i øjeblikket ikke af UMG-indstillingerne.

API-forskelle

Bemærk:

Kun v6 i REST API opdateres til at rumme UMG.

Den ældre SOAP API opdateres ikke til at rumme UMG.

Brug af SOAP API'er eller v5 REST (og ældre) virker ikke uden UMG-opmærksomhed, og brugerens primære gruppe vil være i kraft.

v6 REST API-slutpunkter, der udføres i forbindelse med en specifik gruppe, er blevet udvidet til at inkludere en valgfri groupId-identifikator, der kan sendes til en anmodning som forespørgselsparameter, overskrift eller som del af anmodningens brødtekst.  

Denne parameter er valgfri, og hvis den udelades, er koden som standard brugerens primære gruppe

Gruppespecifikke handlinger er i to kategorier:

  • Brugeradministration
  • CRUD-handlinger på ressourcer

Ændring i brugeradministration indeholdes i evnen til at administrere flere gruppemedlemskaber i ét API-kald og udvidelsen af den sikkerhedsmodel, som påvirker gruppeadministratorens evner, dvs. sørger for, at gruppeadministratoren ikke forårsager en ændring i en gruppe uden for deres rækkevidde.

Ændring i ressourcehandlinger er det ekstra gruppe-id-parameter til anmodnings-/svarmodeller, der giver en gruppekontekst for aftaler, webformularer og Send i massevis-hændelser. 

gruppe-id-parameteren tilføjes kun i v6 REST API. Versioner under v6 REST bruger den primære gruppe til bagudkompatibilitet.


INVALID_GROUP_ID

En almindelig fejlsvarkode "INVALID_GROUP_ID"udløses, når:

  • Den identificerede gruppe ikke kan findes
  • Den identificerede bruger ikke er medlem af den identificerede gruppe.
  • Funktionen er deaktiveret, og gruppe-id matcher ikke brugerens primære gruppe 

Hvis UMG ikke er aktiveret, opfører alle eksisterende slutpunkter sig som før. Brugerens primære gruppe bruges som det eneste gyldige gruppemedlemskab, og hvis et andet gruppe-id sendes til et slutpunkt, returneres INVALID_GROUP_ID

Føj brugere til flere grupper

Tilføjelse af en bruger til flere grupper sker på én af to måder:

Oprettelse af aftaler

UMG-regler kan ses helt i starten af processen med at oprette en ny aftale.

Hvis en bruger starter processen ved at vælge en skabelon eller et workflow fra Hjem-siden > Start fra bibliotek, skal brugeren først udvide den gruppe, som brugeren sender fra, og derefter vælge skabelonen/workflowet blandt de tilgængelige indstillinger i gruppen.  

Ved at vælge skabelonen/workflowet og klikke på Start åbnes Send-siden, hvor brugeren kan fuldføre konfigurationen.

Bemærk:

Ved at starte aftalen fra en skabelon eller et workflow på gruppeniveau indsættes gruppens værdi på Send-siden, og muligheden for at redigere gruppen undertrykkes.

Hvis der vælges et workflow eller en arbejdsgang på kontoniveau, har afsenderen mulighed for at vælge gruppeværdien.

Start aftale fra skabelon eller workflow

 

Hvis brugeren starter processen fra Send-siden, definerer rullefeltet Send fra den gruppe, aftalen er tilknyttet.

Ved at vælge gruppen begrænses aftalen til de biblioteksskabeloner, der er tilgængelige for den valgte gruppe.

Ændring af gruppen ændrer de egenskaber, der er anvendt på aftalen.  Dette tvinger siden til at opdateres, og alt feltindhold, der blev angivet, går tabt.

Start af en aftale fra Send

Brugerdefineret Workflow Designer

Oprettelse og administration af brugerdefinerede workflows er indtil videre ikke påvirket af UMG-regler:

  • Workflows, der er tildelt en gruppe, kan kun redigeres af en administrator (gruppe- eller kontoniveau), der har sin primære gruppe indstillet som den samme gruppe, workflowet er dedikeret til
  • Workflows, der er tildelt kontoniveauet, kan kun redigeres af en kontoadministrator (uanset den primære gruppe)

I fremtidige opdateringer får administratorer grænseflademulighederne til at knytte de workflows, de opretter, til individuelle grupper, som de har administratorautoritet i, uanset deres primære gruppe.

Oprettelse og administration af biblioteksskabeloner

Oprettelse af en genanvendelig biblioteksskabelon under UMG-regler har et ekstra trin, når der gives adgangstilladelse på gruppeniveau til skabelonen:

Definér den gruppe, som biblioteksskabelonen er tilknyttet. 

  • Dette gøres i en undermenu, når du vælger tilladelsen Hvem kan bruge denne skabelon:
Bemærk:

Det oprindelige bruger-id, der opretter en skabelon, forstås som "ejeren" af den skabelon. 

Skabelonejeren har altid adgang til skabelonen til at Sende eller Redigere. Det er underordnet, hvilken autoritetsgrad det ejende bruger-id har, eller om ejeren er tilknyttet den gruppe, skabelonen vises for.

Opret en biblioteksskabelon

Administration af eksisterende biblioteksskabeloner

Eksisterende biblioteksskabeloners egenskaber kan redigeres via siden Administrer.

Åbn skabelonen til redigering, og hvis skabelonen deles med Enhver bruger i min gruppe, kan redaktøren ændre gruppetilknytningen:

Rediger en skabelons egenskaber

Bemærk:

Ændring af gruppetilknytningen påvirker ikke gruppetilknytningen for aftaler, der allerede er oprettet.

Oprettelse og administration af webformularer

Oprettelse af en webformular under UMG-regler har et ekstra trin:

Definér den gruppe, som webformularen er tilknyttet.  Dette gøres øverst på siden.

  • Indstil gruppeværdien først, da ændring af gruppen nulstiller siden og rydder alt feltindhold
Oprettelse af webformular

Forsigtig:

Den tilknyttede gruppe kan ikke redigeres, efter webformularen er oprettet.

Administration af eksisterende webformularer

UMG-regler påvirker ikke, hvordan eksisterende webformularer administreres (da den tilknyttede gruppe ikke kan redigeres).

Rapportering mod webformularen kræver enten, at skaberen enten kører rapporten, eller kræver en administrator med autoritet til rapportdataene i gruppen.

Deling af indhold

Deling af en individuel aftale eller skabelon påvirkes ikke af UMG-regler.

Konti, der bruger standardkontodeling (kun Bruger til Bruger-deling), påvirkes ikke af UMG-regler.

Avanceret kontodeling tillader deling mellem Brugere, mellem Grupper og mellem Brugere og Grupper:

 

Dokumenttilbageholdelse/GDPR

Forventes der ingen ændring af GDPR-værktøjssættet med hensyn til UMG-ændringerne?

Integrationer

Alle Enterprise-konti kan aktivere UMG, selv hvis én (eller flere) integrationer er konfigureret.

I øjeblikket understøtter følgende integrationer UMG-parametre:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Brugere, der sender aftaler gennem en integration, der ikke er UMG-opmærksomme, opfattes kun som værende i deres primære gruppe, og afsendelsesparametre justeres tilsvarende med de primære gruppeindstillinger.

 

API - REST v6

Mange af REST v6 API-slutpunkterne har fået en valgfri parameter til ggruppe-id føjet til metoden.

Den nuværende forventning er, at ethvert eksisterende REST v6 API-kald fortsætter med at virke, uanset om UMG er aktiveret eller ej.

Tidligere API-versioner (både SOAP og REST) virker fortsat som forventet og forstår kun brugeren som medlem af deres primære gruppe.

Få hjælp hurtigere og nemmere

Ny bruger?