Hvis brugere tillades sende aftaler fra mere end én gruppe, kan administratorer stærkt knytte biblioteksskabeloner, modtagergodkendelse og signaturkrav til én gruppe, så workflowet definerer gruppens type i stedet for brugerne i den.
Oversigt
Når der oprettes en aftale, er det gruppeindstillingerne, der primært dikterer de tilgængelige aktiver (skabeloner/workflows) og systemtilførte egenskaber for aftalen (branding, modtagerroller, godkendelsesmetoder, PDF-sikkerhed/-tilbageholdelse osv.).
At være låst i én gruppe betyder, at ethvert individuelt bruger-id er låst i ét sæt standardindstillinger, én række skabeloner og workflows og ét koncept for signaturoverholdelse.
Ved at give brugere adgang til flere grupper åbnes døren for administratorer til at tænke på grupper som mere end en samling af brugere. Grupper kan ses som et miljø for specifikke dokumentunderskrivelsesskrav, som du giver brugere adgang til.
For eksempel kan én gruppe designes omkring et sæt meget strenge overholdelsesrelaterede signatur- og distributionsregler, og en anden kan konfigureres til interne, lave godkendelsesworkflows og -skabeloner. En bruger, der er tildelt begge grupper, har adgang til alle ressourcerne for hver gruppe.
Administratorer på gruppeniveau har også mulighed for at administrere mere end én gruppe, hvilket forbedrer den praktiske anvendelighed af administratorrollen på gruppeniveau.
Dette dokument er designet til at fremhæve de ændringer, som UMG bringer til brugerfladen/funktionaliteten for brugere, og identificere de overvejelser, som migrering til UMG udløser for administratorer.
Forudsætninger
- Kun Enterprise- og Business-konti er kvalificeret til at aktivere brugere i flere grupper
- Sørg for, at din netværkssikkerhed udtrykkeligt giver adgang for at tillade Acrobat Sign-slutpunkterne
- Den mest aktuelle version af grænsefladen for Brugerdefinerede workflows, Hjem og Administrer skal være aktiveret for kontoen
- Hvis du skifter kontoen for at tillade brugere i flere grupper, aktiveres de nye sideversioner automatisk (hvis de ikke allerede er), og deaktiverer mulighederne for at vende tilbage til den ældre grænseflade. Dette inkluderer linksene "Skift"
- De ældre Workflow-/Hjem-/Administrer-sider er inkompatible med brugere i flere grupper
- Hvis UMG fravælges, nulstilles din Hjem/Administrer ikke
- Hvis du skifter kontoen for at tillade brugere i flere grupper, aktiveres de nye sideversioner automatisk (hvis de ikke allerede er), og deaktiverer mulighederne for at vende tilbage til den ældre grænseflade. Dette inkluderer linksene "Skift"
- Gennemgå eventuelle Acrobat Sign-understøttede integrationer, tilpasset API-udvikling og/eller tredjepartsintegrationer i en udviklerkonto for at sikre funktionalitet
Den primære gruppe
Alle brugere under UMG-regler tildeles en "primær gruppe". Den primære gruppe er:
- Standardgruppen, som brugeren indlæser, når brugeren åbner Send-siden
- Gruppen, der definerer signaturautoriteten/-parametrene for bruger-id'er, hvis der sendes en aftale til deres mailadresse
- Gruppen, der refereres til, hvis der kræves en indstilling på gruppeniveau, og den anmodende kilde ikke er opmærksom på UMG
- F.eks: Acrobat Sign-integrationer kan spænde over flere versioner. Ældre versioner, der ikke er UMG-følsomme, har brug for en standard at henvise til, og det vil være den primære gruppe
- F.eks: Acrobat Sign-integrationer kan spænde over flere versioner. Ældre versioner, der ikke er UMG-følsomme, har brug for en standard at henvise til, og det vil være den primære gruppe
Objekter og nedarvning (over- og underordnede objekter)
"Objekt" er et udtryk, der bruges til at beskrive en samling egenskaber, der repræsenterer én idé. Din Konto er en type objekt ligesom din Bruger.
I et program som Acrobat Sign kan objekter bruges som skabeloner til at bygge andre objekter, og når ét objekt er bygget fra et "skabelon"-objekt, siges det, at disse to objekter har en overordnet-underordnet relation.
Da et underordnet objekt er en direkte kopi af det overordnede, er indstillingerne identiske. Det underordnede objekt nedarver det overordnedes egenskabsværdier. Hvis en overordnet værdi ændres, arves denne ændring også af den underordnede.
Ét objekttræ i Acrobat Sign er Konto > Gruppe > Bruger-egenskabsgruppen.
- Hver gruppe nedarver naturligt egenskaberne for den konto, som de er i, eftersom grupper er underordnede objekter i kontoen
- Hver gruppe nedarver egenskaberne for den gruppe, som de er, eftersom de betragtes som underordnede objekter i gruppen
I kæden Konto > Gruppe > Bruger kan du nemt se, hvordan flytning af en bruger til en ny gruppe ændrer brugerens "standard"-funktionalitet på grund af de nye parametre, der er nedarvet fra gruppen.
Ændring af en egenskabsværdi af et underordnet objekt er tilladt, og denne eksplicitte ændring bryder generelt nedarvningen af den egenskabsværdi fra det overordnede objekt. Hvis det overordnede objekt ændrer værdien for en sådan egenskab, nedarver det underordnede objekt ikke den nye værdi, da den eksplicit indstillede værdi har forrang.
Dette kan bedst ses, når administratorer på gruppeniveau tilsidesætter kontoindstillingerne for deres gruppe. Og eftersom brugerne i gruppen er underordnede objekter for den gruppe, de er i, ændres brugeroplevelsen tilsvarende.
Brugere, der har adgang til flere grupper, ændrer deres nedarvede egenskaber, når de ændrer den gruppe, som de handler fra. Du vil bemærke, at når en bruger ændrer sin gruppe på Send-siden, opdateres siden, da de nye gruppeegenskaber indlæses. Dette er tydeligst, hvis du har unik logobranding pr. gruppe.
Objekt Id'er
Hvert objekt har et unikt id-nummer i baggrunden. Dette unikke id er måden, hvorpå programmet differentierer objekter af samme type og relaterer objekterne til hinanden.
Implikationerne af bruger- og gruppe-id'er bliver mere tydelige under UMG-reglerne, især vedr. rapportering. Når en bruger opretter et aktiv i systemet (aftale, skabelon, webformular), kodes bruger-id'et for opretteren og det gruppe-id, som aktivet blev oprettet i, til aktivet.
Når en bruger kører en rapport for sine aftaler, returnerer programmet de data, der er relateret til dennes bruger-id. Gruppe-id er ikke relevant for søgningen (medmindre der anvendes et filter).
Men når en gruppeadministrator kører en rapport for en gruppe, returnerer programmet de data, der relaterer sig til gruppe-id'et (uanset hvilket bruger-id, der oprettede det)
Når brugere kun kunne eksistere i én gruppe, kunne der generelt ikke ses nogen forskel. Når brugere opretter aktiver i flere grupper, er det muligt, at én brugers indhold kan spænde over grupperne på mere end én gruppeadministrator.
Administratorer på gruppeniveau kan kun få adgang til det indhold, der genereres inden for de gruppe-id'er, som de har autoritet i (undtagen det indhold, de personligt opretter). Hvis en gruppeadministrator rapporterer om indholdet for ét bruger-id, inkluderer det returnerede datasæt kun indholdet (oprettet af bruger-id'et) i den eller de grupper, hvor denne er administrator.
Gruppetilknytning af aktiver
Aftaler, webformularer og Send i massevis-hændelser oprettet før aktivering af UMG er kun relateret til oprettelse af brugerID.
Aftaler, webformularer og Send i massevis-hændelser oprettet efter UMG er aktiveret er relateret til gruppe-id'et, de blev oprettet ud over det bruger-id, der oprettede dem.
I praksis betyder det, at de aktiver, der er oprettet før UMG aktiveres, flytter med brugeren, hvis du ændrer brugerens primære gruppe. Brugere, der ser gruppen (gennem kontodeling), mister synligheden af disse aktiver, når brugeren flyttes ud af den delte gruppe.
Aktiver oprettet efter UMG er aktiveret forbliver relateret til gruppen. Brugere, der ser gruppen, vil fortsat se de aktiver, der er oprettet i gruppen, efter at den oprettende bruger er flyttet til en ny primær gruppe.
Sådan aktiveres muligheden for at have brugere i flere grupper
Aktivering eller deaktivering af UMG kan kun ske via en administrator på kontoniveau. Se denne artikel for instruktioner til at opgradere din konto.
Det er muligt at vende tilbage fra UMG med nedenstående bemærkelsesværdige effekter:
- Alle administratorflag på Gruppe-niveau ryddes
- Administratorflag på kontoniveau påvirkes ikke
- Administratorer på gruppeniveau kan atter få ret til deres dedikerede grupper
- Alle brugere findes udelukkende inden for deres primære gruppe
En bruger kan maksimalt have et medlemskab på 100 grupper.
Forskelle på brugerniveau
Ændringer på brugerniveau er allestedsnærværende. Alle brugere, der kan logge på Acrobat Sign, vil opleve nedenstående ændringer:
Hvad er anderledes:
Brugerens profil viser fuldt ud alle grupper, som brugeren er inkluderet i, og markerer specifikt den primære gruppe.
Når UMG er aktiveret:
- Alle grupper, som brugeren er medlem af, vises
- Den første viste gruppe er altid Primær gruppe
Hvad er anderledes:
Eftersom brugeren har adgang til flere grupper, grupperes de skabeloner og workflows, der er tilgængelige for brugeren, efter den Gruppe, som skabelonen/workflowet er relateret til.
- Skabeloner og workflows kan kun relateres til én gruppe eller kontoen som en helhed
- Skabeloner/workflows på kontoniveau vises også i deres eget afsnit nederst på listen over grupper
- Når en skabelon/workflow startes fra denne menu, indlæses Send-siden med den tilknyttede Gruppe-værdi automatisk anvendt
- Send fra-vælgeren er låst til værdien af den gruppe, som skabelonen/workflowet er tilknyttet
Hvis der anvendes en skabelon på gruppeniveau, indsættes gruppen på Send-siden, og muligheden for at redigere gruppen undertrykkes:
Hvis der bruges en skabelon på kontoniveau, kan gruppen vælges (blandt de grupper, som brugeren er medlem af):
Hvad er anderledes:
Send-siden introducerer en rullemenu øverst på siden: Send fra
Denne vælger giver afsenderen mulighed for at vælge den gruppe (og alle relaterede egenskaber på gruppeniveau), der styrer egenskaberne og indstillingerne for transaktionen.
- I Send fra-rullefeltet kan brugeren kun vælge de grupper, som brugeren eksplicit er føjet til og tildelt sendetilladelser
- Den primære gruppe er altid standardværdien (indlæst) for gruppen, når brugeren kommer til Send-siden
Ting at overveje:
Indstil Send fra-vælgeren først.
- Ændring af vælgeren medfører indstillinger på gruppeniveau, herunder:
- Branding
- Tilladte godkendelsestyper
- Underskrivelsesbegrænsninger
- Delt biblioteksskabelon og workflow-indstillinger
- Beskedskabeloner
- Eftersom ændring af Send fra-vælgeren tvinger websiden til at genindlæse med de nye gruppeindstillinger, går alt indhold på feltniveau, der er blevet tilføjet, tabt med opdateringen
- Når en aftale er sendt, kan den gruppe, som den blev sendt fra, muligvis ikke ændres
Hvad er anderledes:
Meget i stil med Send-siden introducerer Selvunderskrivelse en rullemenu øverst på siden: Vælg gruppe
Denne vælger giver afsenderen mulighed for at vælge den gruppe (og alle relaterede egenskaber på gruppeniveau), der styrer transaktionens egenskaber og indstillinger.
- Brugeren har kun adgang til de grupper, som brugeren er eksplicit tilføjet
- Den primære gruppe er altid standardværdien (indlæst) for gruppen, når brugeren kommer til Send-siden
Ting at overveje:
Indstil Send ved hjælp af-vælgeren først.
- Ændring af vælgeren medfører indstillinger på gruppeniveau, herunder:
- Branding
- Tilladte godkendelsestyper
- Underskrivelsesbegrænsninger
- Delt biblioteksskabelon og workflow-indstillinger
- Eftersom ændring af Send ved hjælp af-vælger en tvinger websiden til at genindlæse med de nye gruppeindstillinger, går alt indhold på feltniveau, der er blevet tilføjet, tabt med opdateringen
Hvad er anderledes:
En identificerende etiket er blevet føjet til aftalens kontekstmenu for at angive, hvilken gruppe en aftale blev sendt fra.
Ting at overveje:
Nogle funktioner er stærkt knyttet til gruppen (f.eks. rapporteringsparametre og tilbageholdelsesregler).
Hvad er anderledes:
En kolonne er blevet tilføjet til tabellen over aftaler, der er produceret på Administrer-siden.
- Gruppe-overskriften i tabellen er ikke klikbar. Brug et filter til at sortere datasættet
Hvad er anderledes:
Der er et nyt filter tilgængeligt til at filtrere Administrer-sidens datasæt efter Gruppe
- Kun én Gruppe-filter kan være aktiveret ad gangen
- Ligesom andre filtre udfyldes der et lille tag til venstre for knappen Filtre, når Gruppe-filtret er aktiveret
- Gruppe-filtret inkluderer skabeloner, der er blevet delt til gruppen
- Eksplicitte Gruppe-filtre inkluderer delte skabeloner på kontoniveau
- Brugere kan kun anvende filtrene for de grupper, de i øjeblikket er medlemmer af
- Muligheden Alle grupper er det eneste "filter", der inkluderer aftaler oprettet i grupper, som brugeren i øjeblikket ikke er medlem af
Hvad er anderledes:
Når der oprettes en biblioteksskabelon, har opretteren mulighed for at indstille skabelonadgangsegenskaberne og dele aftalen med enhver gruppe, som opretteren er medlem af.
- Skabeloner kan kun deles med én gruppe
- Når en skabelon deles med en gruppe på denne måde, etableres der en stærk relation mellem skabelonen og gruppen. Betydning:
- Administratorer med adgang til gruppen kan redigere skabelonen via fanen delte biblioteker
- Hvis brugeren fjernes fra gruppen, forbliver skabelonen som et aktiv i gruppen (medmindre den eksplicit tilknyttes en ny gruppe)
- Skabeloner, der deles med en gruppe, kan kun bruges af medlemmer af gruppen (og skabelonens opretter)
- Hvis opretteren af en skabelon forlader den gruppe, som skabelonen deles med:
- Skabelonens opretter har fortsat adgang til at sende aftalen (som ejer af skabelonen), selvom opretteren ikke længere er tilknyttet gruppen
- Skabelonens opretter bevarer autoritet/adgang til at redigere egenskaberne for aftalen på Administrer-siden
- Gruppen har fortsat adgang til skabelonen
- Skabelonens opretter har fortsat adgang til at sende aftalen (som ejer af skabelonen), selvom opretteren ikke længere er tilknyttet gruppen
- Hvis opretteren af en skabelon forlader den gruppe, som skabelonen deles med:
- Hvis den oprettende bruger slettes fra programmet (via GDPR-sletning), kan aftalerne bevares som et aktiv i gruppen
Ting at overveje:
Én bruger med adgang til alle grupper kan bruges som en central dokumentadministrator.
En bruger med autoritet til at oprette webformularer kan knytte deres formular til enhver gruppe, som brugeren er medlem af.
- En webformular kan kun relateres til én gruppe
- Den relaterede gruppe kan ikke ændres, når webformularen er oprettet
- Webformularer vises ikke på fanen Delte biblioteker
- Hvis opretteren mister medlemskab af gruppen, bevarer webformularen sin grupperelation.
Hvad er anderledes:
Et filter er blevet føjet til siden Rapporter, så rapporten kan indskrænkes til aftaler, der er relateret til én eller flere grupper.
- Brugeren skal have adgang til gruppen for at anvende filtret
.csv-rapporten har fortsat den samme Afsendergruppe-kolonne, der sporer korrekt, når én afsender skifter mellem grupper:
Hvis en bruger fjernes fra en gruppe, som denne tidligere har sendt aftaler fra, kan brugeren ikke rapportere om disse transaktioner.
Forskelle for gruppeadministrator
Disse grænsefladeændringer kan kun ses af kontoens administratorer (som tilladt af administratorkontroller på kontoniveau):
Gruppeadministratorens rolle forbedres betydeligt, da én bruger kan være administrator for flere grupper og ikke behøver at være administrator for alle grupper, som brugeren er medlem af.
Gruppeadministratorer i flere grupper kan bedre administrere dokumenter og workflows for bredere teams og rapportere om indholdet af flere grupper uden at få adgang til kontoens fulde datasæt.
Hvad er anderledes:
Hvis brugeren er administrator af mere end en gruppe, er Workflows og Delte biblioteker blevet flyttet fra det øverste niveau i gruppeadministratorens menupunkter for at være undermenuer for hver enkelt gruppe:
Når UMG er aktiveret, skal du først vælge gruppen og åbne gruppeindstillingerne for at få adgang til de gruppespecifikke menupunkter og indstillinger:
Hvad er anderledes:
Når en gruppeadministrator har administrative tilladelser til mere end en gruppe, skal administratoren først vælge hvilken gruppe, de vil konfigurere:
- Vælg Grupper fra menulisten på venstre skinne
- Enkeltklik på den gruppe, du vil redigere (for at vise linket Gruppeindstillinger)
- Klik på linket Gruppeindstillinger
Hvad er anderledes:
Gruppeadministratoren har ikke længere mulighed for at tvinge en visning af aftalerne for nyoprettede brugere.
- Administratorer på kontoniveau har stadig denne autoritet
Hvad er anderledes:
For at tilføje en bruger til din konto skal du først vælge en gruppe for at få adgang til menupunktet Brugere i gruppe
Når der oprettes individuelle brugere, definerer den valgte gruppe den primære gruppe for brugeren.
Administratorer på gruppeniveau har ikke autoritet til at redigere den primære gruppe, efter at brugeren er oprettet.
Processen med at oprette en bruger er den samme minus muligheden for at tvinge en vis deling til brugerens aftaler (se ovenfor).
Ting at overveje:
Oprettelse af brugere individuelt tillader ikke muligheden for at inkludere brugeren i flere grupper som del af oprettelsesprocessen.
Når brugeren er oprettet, kan gruppeadministratoren redigere brugerprofilen for at inkludere brugeren i flere grupper og redigere brugerens afsendelsesautoritet.
Hvad er anderledes:
Autoriteten til at afgøre, om et bruger-id kan underskrive aftaler, og muligheden for at installere en automatisk delegeringsregel for et bruger-id er fjernet fra gruppeadministratorens grænseflade.
- Denne autoritet findes kun hos kontoadministratorer under UMG-regler
Gruppeadministratorer har autoritet til at tillade eller afvise en brugers medlemskab af hver gruppe, som de administrerer, via brugerens profil.
- Brugeren skal vises for gruppeadministratoren (gennem oprettelse eller administratorrettighed), for at brugeren er synlig på listen over brugere
Sådan tilføjes gruppemedlemskab:
- Gå til siden [Gruppe] > Brugere i gruppe
- Dobbeltklik på brugeren for at åbne brugerprofilen
- Klik på plusikonet til højre for overskriften Gruppemedlemskab
- Dialogboksen Tilføj gruppemedlemskab åbnes
- Vælg den gruppe, du vil føje brugeren til
- Kun de grupper, som administratoren er administrator for, kan vælges
- Klik på Tilføj
- Gentag processen for alle de grupper, der skal tilføjes
- Klik på Gem, når du er færdig.
Brugere, der for nyligt er placeret i en gruppe, vil bevare to autoritetsværdier:
- Gruppeadministrator – Har bruger-id'et administrativ gruppeautoritet?
- Falsk som standard
- Kan sende – Har bruger-id'et autoriteten til at tilgå skabeloner/workflows og sende aftaler under gruppens egenskabsprofil?
- Sand som standard
Vælg eller fravælg værdierne per gruppe efter behov
- Klik på Gem, når du er færdig
Administratorer på gruppeniveau har ikke beføjelse til at redigere den primære gruppe for et bruger-id, medmindre de har administrativ tilladelse i både den oprindelige primære gruppe og den nye gruppe.
Sådan slettes et gruppemedlemskab
Sådan fjerner du en bruger fra gruppemedlemskab:
- Gå til siden [Gruppe] > Brugere i gruppe
- Dobbeltklik på brugeren for at åbne brugerprofilen
- Enkeltklik på den gruppe, du vil fjerne, for at vise handlingen Slet gruppemedlemskab
- Klik på linket Fjern
- Gentag for de medlemskaber, der skal fjernes
- Klik på Gem
Hvis en bruger har sit gruppemedlemskab tilbagekaldt for alle grupper:
- Bruger-id'et er opbevares i Standard-gruppen
- Den primære gruppe for brugeren er indstillet til Standard-gruppen
Gruppeadministratorer, der opretter webhooks, kan vælge enhver gruppe, som de er administrator for, når de indstiller gruppefeltværdien:
Hvad er anderledes:
Formatet for den uploadede .csv-fil, der bruges til at oprette/opdatere flere brugere, er ændret for at imødekomme brugere med flere grupper og gruppespecifik autoritet. Til dette formål er tre kolonner blevet fjernet i UMG-oplevelsen:
- Gruppenavn – Fjernet; Erstattet med kolonnen Grupper
- Er gruppeadministrator – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper
- Kan sende – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper
Der er tilføjet en kolonne: Grupper
Gruppeadministratorer har ikke autoriteten til at manipulere brugere med kolonnen Grupper.
- Kun administratorer på kontoniveau har autoritet til at udnytte egenskaber/adgang på tværs af grupper via funktionen Opret/upload flere brugere på én gang.
Når en administrator på gruppeniveau opretter nye brugere via masseupload:
- Hver bruger oprettes i den gruppe, hvorfra administratoren startede processen
- Den primære gruppe for brugeren er som standard den gruppe, som brugeren er oprettet i
- Hver bruger har tilladelse til at underskrive, uanset indstillingerne på gruppeniveau for standardværdien
Nedenstående indhold gives til orientering, da uploadskabelonen inkluderer kolonnen Grupper.
Kolonnen Grupper indeholder én eller flere Gruppedefinitioner. Hver Gruppedefinition indeholder navnet på én gruppe efterfulgt af én eller flere statusværdier indeholdt i firkantede parenteser. f.eks: Gruppenavn[Status]
- Gruppenavn er et bogstaveligt match til et faktisk gruppenavn, inkl. mellemrum. f.eks: Standardgruppe
- Flere statusværdier kan inkluderes i én Gruppedefinition, f.eks.: Gruppenavn[Status1 Status2]
- Statusværdier er indkapslet i firkantede parenteser
- Gruppenavne kan også indeholde firkantede parenteser. Når dette er tilfældet, skal statusværdierne være indeholdt i den sidste parentesstreng, f.eks: Salg [Jylland] [Status1 Status2]
- Der er ikke noget mellemrum mellem gruppenavnet og den firkantede startparentes, der indeholder statusværdierne
- Gruppenavne kan også indeholde firkantede parenteser. Når dette er tilfældet, skal statusværdierne være indeholdt i den sidste parentesstreng, f.eks: Salg [Jylland] [Status1 Status2]
- Statusværdier afgrænses af et enkelt mellemrum mellem værdierne
- Statusværdier er indkapslet i firkantede parenteser
- Mange Gruppedefinitioner kan inkluderes via et semikolon som afgrænser (ingen mellemrum)
- f.eks: Gruppenavn[Status];En anden gruppe[Status1 Status2 Status3];Sidste gruppe[StatusA StatusB]
- De tilgængelige statusværdier for en gruppedefinition er:
- Primær – Definerer gruppen som primær gruppe for brugeren
- Send – Tillader brugeren at sende aftaler fra gruppen
- Send ikke – Forhindrer brugeren i at sende aftaler fra gruppen
- Administrator – Definerer brugeren som gruppeadministrator for gruppen
- Fjern – Fjerner brugeren fra gruppen
- Hvis en bruger fjernes fra alle grupper, vil brugeren være i Standardgruppen
I ovenstående eksempel:
- John@here.com er konfigureret med to Gruppedefinitioner:
- Standardgruppe er hans primære gruppe, han er en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
- Ingeniør-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
- Standardgruppe er hans primære gruppe, han er en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
- Fred@here.com er også konfigureret med to Gruppedefinitioner:
- Indkøb-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, men deaktiverer hans evne til at sende aftaler
- Fred fjernes også fra Salg-gruppen
Hvad er anderledes:
Handlingen med at deaktivere et bruger-id har været begrænset for administratorer på gruppeniveau for at sikre, at de ikke deaktiverer brugere i grupper, hvor de ikke har nogen autoritet.
Gruppeadministratorer kan kun deaktivere en bruger, der kun har medlemskab inden for administratorens grupper og/eller Standard-gruppen.
- Hvis brugeren har et medlemskab uden for autoriteten af den gruppeadministrator, der forsøger at deaktivere brugeren, vil muligheden for at Deaktivere bruger ikke være tilgængelig
Administratorforskelle på kontoniveau
Kun administratorer på kontoniveau har adgang til nedenstående:
Hvad er anderledes:
Når du opretter en individuel bruger, er feltet Brugergruppe blevet omdøbt til Primær gruppe
Hvad er anderledes:
Som det blev bemærket i afsnittet for gruppeadministratorer, er formatet for den uploadede .csv, der bruges til at oprette/opdatere flere brugere, blevet ændret for at imødekomme brugere med flere grupper og gruppespecifik autoritet. Til dette formål er tre kolonner blevet fjernet i UMG-oplevelsen:
- Gruppenavn – Fjernet; Erstattet med kolonnen Grupper
- Er gruppeadministrator – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper
- Kan sende – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper
Der er tilføjet en kolonne: Grupper
Kolonnen Grupper indeholder én eller flere Gruppedefinitioner. Hver Gruppedefinition indeholder navnet på én gruppe efterfulgt af én eller flere statusværdier indeholdt i firkantede parenteser. f.eks: Gruppenavn[Status]
- Gruppenavn er et bogstaveligt match til et faktisk gruppenavn, inkl. mellemrum. f.eks: Standardgruppe
- Flere statusværdier kan inkluderes i én Gruppedefinition, f.eks.: Gruppenavn[Status1 Status2]
- Statusværdier er indkapslet i firkantede parenteser
- Der er ikke noget mellemrum mellem gruppenavnet og den firkantede startparentes
- Statusværdier afgrænses af et enkelt mellemrum mellem værdierne
- Statusværdier er indkapslet i firkantede parenteser
- Mange Gruppedefinitioner kan inkluderes via et semikolon som afgrænser (ingen mellemrum)
- f.eks: Gruppenavn[Status];En anden gruppe[Status1 Status2 Status3];Sidste gruppe[StatusA StatusB]
- De tilgængelige statusværdier for en gruppedefinition er:
- Primær – Definerer gruppen som primær gruppe for brugeren
- Send – Tillader brugeren at sende aftaler fra gruppen
- Send ikke – Forhindrer brugeren i at sende aftaler fra gruppen
- Administrator – Definerer brugeren som gruppeadministrator for gruppen
- Fjern – Fjerner brugeren fra gruppen
I ovenstående eksempel:
- John@here.com er konfigureret med to Gruppedefinitioner:
- Standardgruppe er hans primære gruppe, han er en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
- Ingeniør-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
- Standardgruppe er hans primære gruppe, han er en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
- Fred@here.com er også konfigureret med to Gruppedefinitioner:
- Indkøb-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, men deaktiverer hans evne til at sende aftaler
- Fred fjernes også fra Salg-gruppen
Hvad er anderledes:
Den autoritet, der gives til gruppeadministratorer (af kontoadministratorer) har tilføjet granularitet under UMG.
Den tidligere mulighed for at "tilføje nye brugere til grupper" er opdelt i to muligheder:
- Gruppeadministratorer kan føje nye brugere til kontoen og tildele brugere til deres grupper – Denne mulighed giver en gruppeadministrator mulighed for at oprette nye bruger-id'er inden for kontoen (og tildele dem til grupper)
- Gruppeadministratorer kan tildele eksisterende brugere til deres grupper – Denne mulighed tillader kun gruppeadministratorer at tildele brugere inden for deres grupper. De har ikke autoritet til at oprette/føje nyt bruger-id til kontoen
- Denne autoritet er et undersæt af indstillingen Gruppeadministratorer kan tilføje nye brugere ovenfor. Derfor er denne mulighed nedtonet, hvis du vælger muligheden for at oprette brugere
Administratorforskelle på privatlivsniveau
Administratorværktøjer på privatlivsniveau ændres i øjeblikket ikke af UMG-indstillingerne.
API-forskelle
Kun v6 i REST API opdateres til at rumme UMG.
Den ældre SOAP API opdateres ikke til at rumme UMG.
Brug af SOAP API'er eller v5 REST (og ældre) virker ikke uden UMG-opmærksomhed, og brugerens primære gruppe vil være i kraft.
v6 REST API-slutpunkter, der udføres i forbindelse med en specifik gruppe, er blevet udvidet til at inkludere en valgfri groupId-identifikator, der kan sendes til en anmodning som forespørgselsparameter, overskrift eller som del af anmodningens brødtekst.
Denne parameter er valgfri, og hvis den udelades, er koden som standard brugerens primære gruppe.
Gruppespecifikke handlinger er i to kategorier:
- Brugeradministration
- CRUD-handlinger på ressourcer
Ændring i brugeradministration indeholdes i evnen til at administrere flere gruppemedlemskaber i ét API-kald og udvidelsen af den sikkerhedsmodel, som påvirker gruppeadministratorens evner, dvs. sørger for, at gruppeadministratoren ikke forårsager en ændring i en gruppe uden for deres rækkevidde.
Ændring i ressourcehandlinger er det ekstra gruppe-id-parameter til anmodnings-/svarmodeller, der giver en gruppekontekst for aftaler, webformularer og Send i massevis-hændelser.
gruppe-id-parameteren tilføjes kun i v6 REST API. Versioner under v6 REST bruger den primære gruppe til bagudkompatibilitet.
INVALID_GROUP_ID
En almindelig fejlsvarkode "INVALID_GROUP_ID"udløses, når:
- Den identificerede gruppe ikke kan findes
- Den identificerede bruger ikke er medlem af den identificerede gruppe.
- Funktionen er deaktiveret, og gruppe-id matcher ikke brugerens primære gruppe
Hvis UMG ikke er aktiveret, opfører alle eksisterende slutpunkter sig som før. Brugerens primære gruppe bruges som det eneste gyldige gruppemedlemskab, og hvis et andet gruppe-id sendes til et slutpunkt, returneres INVALID_GROUP_ID.
Føj brugere til flere grupper
Tilføjelse af en bruger til flere grupper sker på én af to måder:
Redigering af en individuel bruger – Dette gøres via:
- Menuen Brugere – kun kontoadministratorer
- Menuen Brugere i gruppe – konto- eller gruppeadministratorer
Enkeltklik på brugeren for at vise muligheden Rediger bruger; Klik på Rediger bruger
Overlejringen for gruppeadministration åbnes, og administratoren kan frit føje brugeren til enhver gruppe, hvor brugeren har administratorautoritet, ved at klikke på plusikonet.
Når gruppemedlemskabet er føjet til brugeren, kan administratoren aktivere/deaktivere brugerens autoritet inden for gruppen ved at vælge/fravælge afkrydsningsfelterne under kolonneoverskrifterne Gruppeadministrator og Kan sende.
Ved at bruge funktionen Opret/opdater brugere på én gang kan kontoadministratorer hurtigt opdatere alle bruger-id'erne på deres konto.
Oprettelse og redigering af brugere på én gang er en mulighed, der er tilgængelig for gruppeadministratorer for funktioner som redigering af navn, firma, titel og lignende oplysninger. Gruppemedlemskab er ikke en værdi, som gruppeadministratorer kan manipulere via den uploadede csv-funktion.
Du kan klikke på linket download CSV-eksempelfil for at downloade en eksempel-CSV med de forskellige egenskaber inkluderet.
Formatet for den uploadede .csv-fil, der bruges til at oprette/opdatere flere brugere, er ændret for at imødekomme brugere med flere grupper og gruppespecifik autoritet. Til dette formål er tre kolonner blevet fjernet i UMG-oplevelsen:
- Gruppenavn – Fjernet; Erstattet med kolonnen Grupper
- Er gruppeadministrator – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper
- Kan sende – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper
Den nye kolonne Grupper
Kolonnen Grupper indeholder én eller flere Gruppedefinitioner. Hver Gruppedefinition indeholder navnet på én gruppe efterfulgt af én eller flere statusværdier indeholdt i firkantede parenteser. f.eks: Gruppenavn[Status]
- Gruppenavn er et bogstaveligt match til et faktisk gruppenavn, inkl. mellemrum. f.eks: Standardgruppe
- Flere statusværdier kan inkluderes i én Gruppedefinition, f.eks.: Gruppenavn[Status1 Status2]
- Statusværdier er indkapslet i firkantede parenteser
- Der er ikke noget mellemrum mellem gruppenavnet og den firkantede startparentes
- Statusværdier afgrænses af et enkelt mellemrum mellem værdierne
- Statusværdier er indkapslet i firkantede parenteser
- Mange Gruppedefinitioner kan inkluderes via et semikolon som afgrænser (ingen mellemrum)
- f.eks: Gruppenavn[Status];En anden gruppe[Status1 Status2 Status3];Sidste gruppe[StatusA StatusB]
- De tilgængelige statusværdier for en gruppedefinition er:
- Primær – Definerer gruppen som primær gruppe for brugeren
- Send – Tillader brugeren at sende aftaler fra gruppen
- Send ikke – Forhindrer brugeren i at sende aftaler fra gruppen
- Administrator – Definerer brugeren som gruppeadministrator for gruppen
- Fjern – Fjerner brugeren fra gruppen
I ovenstående eksempel:
- John@here.com er konfigureret med to Gruppedefinitioner:
- Standardgruppe er hans primære gruppe, han er en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
- Ingeniør-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
- Standardgruppe er hans primære gruppe, han er en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
- Fred@here.com er også konfigureret med to Gruppedefinitioner:
- Indkøb-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, men deaktiverer hans evne til at sende aftaler
- Fred fjernes også fra Salg-gruppen
Oprettelse af aftaler
UMG-regler kan ses helt i starten af processen med at oprette en ny aftale.
Hvis en bruger starter processen ved at vælge en skabelon eller et workflow fra Hjem-siden > Start fra bibliotek, skal brugeren først udvide den gruppe, som brugeren sender fra, og derefter vælge skabelonen/workflowet blandt de tilgængelige indstillinger i gruppen.
Ved at vælge skabelonen/workflowet og klikke på Start åbnes Send-siden, hvor brugeren kan fuldføre konfigurationen.
Ved at starte aftalen fra en skabelon eller et workflow på gruppeniveau indsættes gruppens værdi på Send-siden, og muligheden for at redigere gruppen undertrykkes.
Hvis der vælges et workflow eller en arbejdsgang på kontoniveau, har afsenderen mulighed for at vælge gruppeværdien.
Hvis brugeren starter processen fra Send-siden, definerer rullefeltet Send fra den gruppe, aftalen er tilknyttet.
Ved at vælge gruppen begrænses aftalen til de biblioteksskabeloner, der er tilgængelige for den valgte gruppe.
Ændring af gruppen ændrer de egenskaber, der er anvendt på aftalen. Dette tvinger siden til at opdateres, og alt feltindhold, der blev angivet, går tabt.
Brugerdefineret Workflow Designer
Oprettelse og administration af brugerdefinerede workflows er indtil videre ikke påvirket af UMG-regler:
- Workflows, der er tildelt en gruppe, kan kun redigeres af en administrator (gruppe- eller kontoniveau), der har sin primære gruppe indstillet som den samme gruppe, workflowet er dedikeret til
- Workflows, der er tildelt kontoniveauet, kan kun redigeres af en kontoadministrator (uanset den primære gruppe)
I fremtidige opdateringer får administratorer grænseflademulighederne til at knytte de workflows, de opretter, til individuelle grupper, som de har administratorautoritet i, uanset deres primære gruppe.
Oprettelse og administration af biblioteksskabeloner
Oprettelse af en genanvendelig biblioteksskabelon under UMG-regler har et ekstra trin, når der gives adgangstilladelse på gruppeniveau til skabelonen:
Definér den gruppe, som biblioteksskabelonen er tilknyttet.
- Dette gøres i en undermenu, når du vælger tilladelsen Hvem kan bruge denne skabelon:
Det oprindelige bruger-id, der opretter en skabelon, forstås som "ejeren" af den skabelon.
Skabelonejeren har altid adgang til skabelonen til at Sende eller Redigere. Det er underordnet, hvilken autoritetsgrad det ejende bruger-id har, eller om ejeren er tilknyttet den gruppe, skabelonen vises for.
Administration af eksisterende biblioteksskabeloner
Eksisterende biblioteksskabeloners egenskaber kan redigeres via siden Administrer.
Åbn skabelonen til redigering, og hvis skabelonen deles med Enhver bruger i min gruppe, kan redaktøren ændre gruppetilknytningen:
Ændring af gruppetilknytningen påvirker ikke gruppetilknytningen for aftaler, der allerede er oprettet.
Oprettelse og administration af webformularer
Oprettelse af en webformular under UMG-regler har et ekstra trin:
Definér den gruppe, som webformularen er tilknyttet. Dette gøres øverst på siden.
- Indstil gruppeværdien først, da ændring af gruppen nulstiller siden og rydder alt feltindhold
Den tilknyttede gruppe kan ikke redigeres, efter webformularen er oprettet.
Administration af eksisterende webformularer
UMG-regler påvirker ikke, hvordan eksisterende webformularer administreres (da den tilknyttede gruppe ikke kan redigeres).
Rapportering mod webformularen kræver enten, at skaberen enten kører rapporten, eller kræver en administrator med autoritet til rapportdataene i gruppen.
Deling af indhold
Deling af en individuel aftale eller skabelon påvirkes ikke af UMG-regler.
Konti, der bruger standardkontodeling (kun Bruger til Bruger-deling), påvirkes ikke af UMG-regler.
Avanceret kontodeling tillader deling mellem Brugere, mellem Grupper og mellem Brugere og Grupper:
Bruger til bruger-deling ændres ikke under UMG-regler:
- Hvis BrugerA deler sin konti med BrugerB:
- BrugerB har adgang til alt det aftale-/skabelonindhold, som BrugerA har oprettet eller er part i
- Alle skabeloner, der ejes af BrugerA (tildelt selv/gruppe/konto), er synlige
- At have medlemskab til flere grupper eller at skifte BrugerA til en anden primær gruppe påvirker ikke relationen
- BrugerB har adgang til alt det aftale-/skabelonindhold, som BrugerA har oprettet eller er part i
Når en BrugerA deles med GruppeX:
- Alle medlemmer af GruppeX kan se alt det aftale-/skabelonindhold, som BrugerA har oprettet eller er part i
- Alle skabeloner, der ejes af BrugerA (tildelt selv/gruppe/konto), er synlige
- At have medlemskab til flere grupper eller at skifte BrugerA til en anden primær gruppe påvirker ikke relationen
- Brugere, der føjes til GruppeX, får adgang til BrugerA's aftale-/skabelonindhold
- Brugere fjernet fra GruppeX mister adgang til aftalen/skabelonindholdet, der deles af BrugerA
Når GruppeA er delt til BrugerX:
- BrugerX får adgang til alle aftaler, der er oprettet/sendt fra GruppeA
- Det afsendende bruger-id behøver ikke at være et nuværende medlem af GruppeA. At aftalen blev oprettet gennem GruppeA definerer relationen
- Det afsendende bruger-id behøver ikke at være et nuværende medlem af GruppeA. At aftalen blev oprettet gennem GruppeA definerer relationen
- BrugerX får adgang til alle aftaler/skabeloner for alle bruger-id'er, der har GruppeA defineret som deres primære gruppe
- f.eks.: Ændring af BrugerM's primære gruppe fra GruppeA til GruppeB fjerner BrugerX's visning af BrugerM's indhold (undtagen aftaler, der er sendt fra GruppeA iht. ovenstående regel)
Når GruppeA deler til GruppeB:
- Alle medlemmer af GruppeB har adgang til alle aftaler, der sendes via GruppeA
- Det afsendende bruger-id behøver ikke at være et nuværende medlem af GruppeA. At aftalen blev oprettet gennem GruppeA definerer relationen
- Alle medlemmer af GruppeB har adgang til alt aftale-/skabelonindhold for brugere, der har GruppeA defineret som deres primære gruppe
- Tilføjelse af et nyt bruger-id til GruppeB giver det bruger-id adgang til GruppeA's indhold
- Fjernelse af et brugerID fra GruppeB fjerner adgang til GruppeA's indhold
- Oprettelse/opdatering af et bruger-id, der har GruppeA som den primære gruppe, viser alt aftale-/skabelonindhold til GruppeB
- Fjernelse af et bruger-id fra GruppeA fjerner adgang til brugerens indhold for GruppeB (med undtagelse af aftaler, der er oprettet gennem GruppeA)
- Fjernelse af et bruger-id fra GruppeA fjerner adgang til brugerens indhold for GruppeB (med undtagelse af aftaler, der er oprettet gennem GruppeA)
Dokumenttilbageholdelse/GDPR
Forventes der ingen ændring af GDPR-værktøjssættet med hensyn til UMG-ændringerne?
Integrationer
Alle Enterprise-konti kan aktivere UMG, selv hvis én (eller flere) integrationer er konfigureret.
De nuværende Acrobat Sign-integrationspakker tager ikke højde for UMG på nogen måde. Derfor opfattes alle brugere, der sender aftaler gennem en integration, som værende kun i deres primære gruppe, og afsendelsesparametre tilpasses tilsvarende den primære gruppes indstillinger.
API - REST v6
Mange af REST v6 API-slutpunkterne har fået en valgfri parameter til ggruppe-id føjet til metoden.
Den nuværende forventning er, at ethvert eksisterende REST v6 API-kald fortsætter med at virke, uanset om UMG er aktiveret eller ej.
Tidligere API-versioner (både SOAP og REST) virker fortsat som forventet og forstår kun brugeren som medlem af deres primære gruppe.
Log ind på din konto