Tildel brugere til flere grupper

Hvad er anderledes:

Brugerens profil viser fuldt ud alle grupper, som brugeren er inkluderet i, og markerer specifikt den primære gruppe.

Når UMG er aktiveret:

• Alle grupper, som brugeren er medlem af, vises
• Den første viste gruppe er altid Primær gruppe

Konfigurer din brugerprofil

Hvad er anderledes:

Eftersom brugeren har adgang til flere grupper, grupperes de skabeloner og workflows, der er tilgængelige for brugeren, efter den Gruppe, som skabelonen/workflowet er relateret til.

• Skabeloner og workflows kan kun relateres til én gruppe eller kontoen som en helhed
• Skabeloner/workflows på kontoniveau vises også i deres eget afsnit nederst på listen over grupper
• Når en skabelon/workflow startes fra denne menu, indlæses Send-siden med den tilknyttede Gruppe-værdi automatisk anvendt
  • Send fra-vælgeren er låst til værdien af den gruppe, som skabelonen/workflowet er tilknyttet

Hvis der anvendes en skabelon på gruppeniveau, indsættes gruppen på Send-siden, og muligheden for at redigere gruppen undertrykkes:

Hvis der bruges en skabelon på kontoniveau, kan gruppen vælges (blandt de grupper, som brugeren er medlem af):

Hvad er anderledes:

Send-siden introducerer en rullemenu øverst på siden: Send fra
Denne vælger giver afsenderen mulighed for at vælge den gruppe (og alle relaterede egenskaber på gruppeniveau), der styrer egenskaberne og indstillingerne for transaktionen. 

• I Send fra-rullefeltet kan brugeren kun vælge de grupper, som brugeren eksplicit er føjet til og tildelt sendetilladelser
• Den primære gruppe er altid standardværdien (indlæst) for gruppen, når brugeren kommer til Send-siden

Ting at overveje:

Indstil Send fra-vælgeren først.

• Ændring af vælgeren medfører indstillinger på gruppeniveau, herunder:
  • Branding
  • Tilladte godkendelsestyper
  • Underskrivelsesbegrænsninger
  • Delt biblioteksskabelon og workflow-indstillinger
  • Beskedskabeloner
• Eftersom ændring af Send fra-vælgeren tvinger websiden til at genindlæse med de nye gruppeindstillinger, går alt indhold på feltniveau, der er blevet tilføjet, tabt med opdateringen
• Når en aftale er sendt, kan den gruppe, som den blev sendt fra, muligvis ikke ændres

Hvad er anderledes:

Meget i stil med Send-siden introducerer Selvunderskrivelse en rullemenu øverst på siden: Vælg gruppe

Denne vælger giver afsenderen mulighed for at vælge den gruppe (og alle relaterede egenskaber på gruppeniveau), der styrer transaktionens egenskaber og indstillinger. 

• Brugeren har kun adgang til de grupper, som brugeren er eksplicit tilføjet
• Den primære gruppe er altid standardværdien (indlæst) for gruppen, når brugeren kommer til Send-siden

Ting at overveje:

Indstil Send ved hjælp af-vælgeren først.

• Ændring af vælgeren medfører indstillinger på gruppeniveau, herunder:
  • Branding
  • Tilladte godkendelsestyper
  • Underskrivelsesbegrænsninger
  • Delt biblioteksskabelon og workflow-indstillinger
• Eftersom ændring af Send ved hjælp af-vælger en tvinger websiden til at genindlæse med de nye gruppeindstillinger, går alt indhold på feltniveau, der er blevet tilføjet, tabt med opdateringen

Hvad er anderledes:

En identificerende etiket er blevet føjet til aftalens kontekstmenu for at angive, hvilken gruppe en aftale blev sendt fra.

Ting at overveje:

Nogle funktioner er stærkt knyttet til gruppen (f.eks. rapporteringsparametre og tilbageholdelsesregler).

Hvad er anderledes:

En kolonne er blevet tilføjet til tabellen over aftaler, der er produceret på Administrer-siden.

• Gruppe-overskriften i tabellen er ikke klikbar. Brug et filter til at sortere datasættet

Hvad er anderledes:

Der er et nyt filter tilgængeligt til at filtrere Administrer-sidens datasæt efter Gruppe

• Kun én Gruppe-filter kan være aktiveret ad gangen
  • Ligesom andre filtre udfyldes der et lille tag til venstre for knappen Filtre, når Gruppe-filtret er aktiveret
  • Gruppe-filtret inkluderer skabeloner, der er blevet delt til gruppen
  • Eksplicitte Gruppe-filtre inkluderer delte skabeloner på kontoniveau
• Brugere kan kun anvende filtrene for de grupper, de i øjeblikket er medlemmer af
  • Muligheden Alle grupper er det eneste "filter", der inkluderer aftaler oprettet i grupper, som brugeren i øjeblikket ikke er medlem af

Hvad er anderledes:

Når der oprettes en biblioteksskabelon, har opretteren mulighed for at indstille skabelonadgangsegenskaberne og dele aftalen med enhver gruppe, som opretteren er medlem af.

• Skabeloner kan kun deles med én gruppe
• Når en skabelon deles med en gruppe på denne måde, etableres der en stærk relation mellem skabelonen og gruppen. Betydning:
  • Administratorer med adgang til gruppen kan redigere skabelonen via fanen delte biblioteker
  • Hvis brugeren fjernes fra gruppen, forbliver skabelonen som et aktiv i gruppen (medmindre den eksplicit tilknyttes en ny gruppe)
  • Skabeloner, der deles med en gruppe, kan kun bruges af medlemmer af gruppen (og skabelonens opretter)
    • Hvis opretteren af en skabelon forlader den gruppe, som skabelonen deles med:
      • Skabelonens opretter har fortsat adgang til at sende aftalen (som ejer af skabelonen), selvom opretteren ikke længere er tilknyttet gruppen
        • Skabelonens opretter bevarer autoritet/adgang til at redigere egenskaberne for aftalen på Administrer-siden
      • Gruppen har fortsat adgang til skabelonen
  • Hvis den oprettende bruger slettes fra programmet (via GDPR-sletning), kan aftalerne bevares som et aktiv i gruppen

Ting at overveje:

Én bruger med adgang til alle grupper kan bruges som en central dokumentadministrator.

En bruger med autoritet til at oprette webformularer kan knytte deres formular til enhver gruppe, som brugeren er medlem af.

• En webformular kan kun relateres til én gruppe
  • Den relaterede gruppe kan ikke ændres, når webformularen er oprettet
• Webformularer vises ikke på fanen Delte biblioteker
• Hvis opretteren mister medlemskab af gruppen, bevarer webformularen sin grupperelation.

Hvad er anderledes:

Et filter er blevet føjet til siden Rapporter, så rapporten kan indskrænkes til aftaler, der er relateret til én eller flere grupper.

• Brugeren skal have adgang til gruppen for at anvende filtret

.csv-rapporten har fortsat den samme Afsendergruppe-kolonne, der sporer korrekt, når én afsender skifter mellem grupper:

Hvad er anderledes:

Hvis brugeren er administrator af mere end en gruppe, er Workflows og Delte biblioteker blevet flyttet fra det øverste niveau i gruppeadministratorens menupunkter for at være undermenuer for hver enkelt gruppe:

Når UMG er aktiveret, skal du først vælge gruppen og åbne gruppeindstillingerne for at få adgang til de gruppespecifikke menupunkter og indstillinger:

Hvad er anderledes:

Når en gruppeadministrator har administrative tilladelser til mere end en gruppe, skal administratoren først vælge hvilken gruppe, de vil konfigurere:

• Vælg Grupper fra menulisten på venstre skinne
• Enkeltklik på den gruppe, du vil redigere (for at vise linket Gruppeindstillinger)
• Klik på linket Gruppeindstillinger

Hvad er anderledes:

Gruppeadministratoren har ikke længere mulighed for at tvinge en visning af aftalerne for nyoprettede brugere.

• Administratorer på kontoniveau har stadig denne autoritet

Hvad er anderledes:

For at tilføje en bruger til din konto skal du først vælge en gruppe for at få adgang til menupunktet Brugere i gruppe

Processen med at oprette en bruger er den samme minus muligheden for at tvinge en vis deling til brugerens aftaler (se ovenfor).

Ting at overveje:

Oprettelse af brugere individuelt tillader ikke muligheden for at inkludere brugeren i flere grupper som del af oprettelsesprocessen.

Når brugeren er oprettet, kan gruppeadministratoren redigere brugerprofilen for at inkludere brugeren i flere grupper og redigere brugerens afsendelsesautoritet.

Hvad er anderledes:

Autoriteten til at afgøre, om et bruger-id kan underskrive aftaler, og muligheden for at installere en automatisk delegeringsregel for et bruger-id er fjernet fra gruppeadministratorens grænseflade.

• Denne autoritet findes kun hos kontoadministratorer under UMG-regler

Gruppeadministratorer har autoritet til at tillade eller afvise en brugers medlemskab af hver gruppe, som de administrerer, via brugerens profil.

• Brugeren skal vises for gruppeadministratoren (gennem oprettelse eller administratorrettighed), for at brugeren er synlig på listen over brugere

Sådan tilføjes gruppemedlemskab:

• Gå til siden [Gruppe] > Brugere i gruppe
• Dobbeltklik på brugeren for at åbne brugerprofilen
• Klik på plusikonet til højre for overskriften Gruppemedlemskab
  • Dialogboksen Tilføj gruppemedlemskab åbnes        
• Vælg den gruppe, du vil føje brugeren til
  • Kun de grupper, som administratoren er administrator for, kan vælges
• Klik på Tilføj
• Gentag processen for alle de grupper, der skal tilføjes
• Klik på Gem, når du er færdig.

Brugere, der for nyligt er placeret i en gruppe, vil bevare to autoritetsværdier:

• Gruppeadministrator – Har bruger-id'et administrativ gruppeautoritet?
  • Falsk som standard

• Kan sende – Har bruger-id'et autoriteten til at tilgå skabeloner/workflows og sende aftaler under gruppens egenskabsprofil?
  • Sand som standard

Vælg eller fravælg værdierne per gruppe efter behov

• Klik på Gem, når du er færdig

Sådan slettes et gruppemedlemskab

Sådan fjerner du en bruger fra gruppemedlemskab:

• Gå til siden [Gruppe] > Brugere i gruppe
• Dobbeltklik på brugeren for at åbne brugerprofilen
• Enkeltklik på den gruppe, du vil fjerne, for at vise handlingen Slet gruppemedlemskab
• Klik på linket Fjern
• Gentag for de medlemskaber, der skal fjernes
• Klik på Gem

Gruppeadministratorer, der opretter webhooks, kan vælge enhver gruppe, som de er administrator for, når de indstiller gruppefeltværdien:

Hvad er anderledes:

Formatet for den uploadede .csv-fil, der bruges til at oprette/opdatere flere brugere, er ændret for at imødekomme brugere med flere grupper og gruppespecifik autoritet.  Til dette formål er tre kolonner blevet fjernet i UMG-oplevelsen:

• Gruppenavn –  Fjernet; Erstattet med kolonnen Grupper
  
• Er gruppeadministrator – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper
• Kan sende – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper

Link til artiklen "Opret eller opdater flere brugere på én gang" med UMG

Link til artikel uden UMG

Der er tilføjet en kolonne: Grupper

Kolonnen Grupper indeholder én eller flere Gruppedefinitioner. Hver Gruppedefinition indeholder navnet på én gruppe efterfulgt af én eller flere statusværdier indeholdt i firkantede parenteser. f.eks: Gruppenavn[Status]

• Gruppenavn er et bogstaveligt match til et faktisk gruppenavn, inkl. mellemrum. f.eks: Standardgruppe
• Flere statusværdier kan inkluderes i én Gruppedefinition, f.eks.: Gruppenavn[Status1 Status2]
  • Statusværdier er indkapslet i firkantede parenteser
    • Gruppenavne kan også indeholde firkantede parenteser. Når dette er tilfældet, skal statusværdierne være indeholdt i den sidste parentesstreng, f.eks: Salg [Jylland] [Status1 Status2]
      
    • Der er ikke noget mellemrum mellem gruppenavnet og den firkantede startparentes, der indeholder statusværdierne
  • Statusværdier afgrænses af et enkelt mellemrum mellem værdierne
• Mange Gruppedefinitioner kan inkluderes via et semikolon som afgrænser (ingen mellemrum)
  
  • f.eks: Gruppenavn[Status];En anden gruppe[Status1 Status2 Status3];Sidste gruppe[StatusA StatusB]
• De tilgængelige statusværdier for en gruppedefinition er:
  • Primær – Definerer gruppen som primær gruppe for brugeren
  • Send – Tillader brugeren at sende aftaler fra gruppen
    
  • Send ikke – Forhindrer brugeren i at sende aftaler fra gruppen
  • Administrator – Definerer brugeren som gruppeadministrator for gruppen
  • Fjern – Fjerner brugeren fra gruppen
    • Hvis en bruger fjernes fra alle grupper, vil brugeren være i Standardgruppen

I ovenstående eksempel:

• John@here.com er konfigureret med to Gruppedefinitioner:
  • Standardgruppe er hans primære gruppe, han er en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
    
  • Ingeniør-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
• Fred@here.com er også konfigureret med to Gruppedefinitioner:
  • Indkøb-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, men deaktiverer hans evne til at sende aftaler
  • Fred fjernes også fra Salg-gruppen

Hvad er anderledes:

Handlingen med at deaktivere et bruger-id har været begrænset for administratorer på gruppeniveau for at sikre, at de ikke deaktiverer brugere i grupper, hvor de ikke har nogen autoritet.

Gruppeadministratorer kan kun deaktivere en bruger, der kun har medlemskab inden for administratorens grupper og/eller Standard-gruppen.

• Hvis brugeren har et medlemskab uden for autoriteten af den gruppeadministrator, der forsøger at deaktivere brugeren, vil muligheden for at Deaktivere bruger ikke være tilgængelig

Hvad er anderledes:

Når du opretter en individuel bruger, er feltet Brugergruppe blevet omdøbt til Primær gruppe

Hvad er anderledes:

Som det blev bemærket i afsnittet for gruppeadministratorer, er formatet for den uploadede .csv, der bruges til at oprette/opdatere flere brugere, blevet ændret for at imødekomme brugere med flere grupper og gruppespecifik autoritet.  Til dette formål er tre kolonner blevet fjernet i UMG-oplevelsen:

• Gruppenavn –  Fjernet; Erstattet med kolonnen Grupper
  
• Er gruppeadministrator – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper
• Kan sende – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper

Link til artiklen "Opret eller opdater flere brugere på én gang" med UMG

Link til artikel uden UMG

Der er tilføjet en kolonne: Grupper

Kolonnen Grupper indeholder én eller flere Gruppedefinitioner. Hver Gruppedefinition indeholder navnet på én gruppe efterfulgt af én eller flere statusværdier indeholdt i firkantede parenteser. f.eks: Gruppenavn[Status]

• Gruppenavn er et bogstaveligt match til et faktisk gruppenavn, inkl. mellemrum. f.eks: Standardgruppe
• Flere statusværdier kan inkluderes i én Gruppedefinition, f.eks.: Gruppenavn[Status1 Status2]
  • Statusværdier er indkapslet i firkantede parenteser
    • Der er ikke noget mellemrum mellem gruppenavnet og den firkantede startparentes
  • Statusværdier afgrænses af et enkelt mellemrum mellem værdierne
• Mange Gruppedefinitioner kan inkluderes via et semikolon som afgrænser (ingen mellemrum)
  
  • f.eks: Gruppenavn[Status];En anden gruppe[Status1 Status2 Status3];Sidste gruppe[StatusA StatusB]
• De tilgængelige statusværdier for en gruppedefinition er:
  • Primær – Definerer gruppen som primær gruppe for brugeren
  • Send – Tillader brugeren at sende aftaler fra gruppen
    
  • Send ikke – Forhindrer brugeren i at sende aftaler fra gruppen
  • Administrator – Definerer brugeren som gruppeadministrator for gruppen
  • Fjern – Fjerner brugeren fra gruppen

I ovenstående eksempel:

• John@here.com er konfigureret med to Gruppedefinitioner:
  • Standardgruppe er hans primære gruppe, han er en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
    
  • Ingeniør-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
• Fred@here.com er også konfigureret med to Gruppedefinitioner:
  • Indkøb-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, men deaktiverer hans evne til at sende aftaler
  • Fred fjernes også fra Salg-gruppen

Hvad er anderledes:

To indstillinger er tilgængelige under UMG-regler for at tillade brugere at blive fjernet fra standardgruppen, når de føjes til en anden gruppe:

•  Gruppetildeling fjerner en gruppe fra standardgruppen, hvis det er dens primære gruppe - Når det er aktiveret, vil en gruppe, der har dens primære gruppe indstillet til Standardgruppen , blive fjernet fra standardgruppen, når den føjes til en anden gruppe ved hjælp af de administrative sider Tildel brugere til denne gruppe. Den nye gruppe bliver automatisk brugerens primære gruppe.
  • Denne indstilling anvendes ikke, når brugeren føjes til en gruppe via brugerens profil
  • Denne indstilling anvendes ikke, når du bruger CSV-import eller API-metoder til at tilføje/ændre brugere.
• Gruppeadministratorer kan fjerne brugere fra kontoens standardgruppe – denne indstilling gør det muligt for en gruppeadministrator at fjerne en bruger fra standardgruppen via deres brugerprofil.
  

Redigering af en individuel bruger – Dette gøres via:

• Menuen Brugere – kun kontoadministratorer
• Menuen Brugere i gruppe – konto- eller gruppeadministratorer

Enkeltklik på brugeren for at vise muligheden Rediger bruger; Klik på Rediger bruger

Overlejringen for gruppeadministration åbnes, og administratoren kan frit føje brugeren til enhver gruppe, hvor brugeren har administratorautoritet, ved at klikke på plusikonet.

Når gruppemedlemskabet er føjet til brugeren, kan administratoren aktivere/deaktivere brugerens autoritet inden for gruppen ved at vælge/fravælge afkrydsningsfelterne under kolonneoverskrifterne Gruppeadministrator og Kan sende.

Ved at bruge funktionen Opret/opdater brugere på én gang kan kontoadministratorer hurtigt opdatere alle bruger-id'erne på deres konto.

Formatet for den uploadede .csv-fil, der bruges til at oprette/opdatere flere brugere, er ændret for at imødekomme brugere med flere grupper og gruppespecifik autoritet.  Til dette formål er tre kolonner blevet fjernet i UMG-oplevelsen:

• Gruppenavn –  Fjernet; Erstattet med kolonnen Grupper
  
• Er gruppeadministrator – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper
• Kan sende – Fjernet; Erstattet med en statusværdi i kolonnen Grupper

Den nye kolonne Grupper

Kolonnen Grupper indeholder én eller flere Gruppedefinitioner. Hver Gruppedefinition indeholder navnet på én gruppe efterfulgt af én eller flere statusværdier indeholdt i firkantede parenteser. f.eks: Gruppenavn[Status]

• Gruppenavn er et bogstaveligt match til et faktisk gruppenavn, inkl. mellemrum. f.eks: Standardgruppe
• Flere statusværdier kan inkluderes i én Gruppedefinition, f.eks.: Gruppenavn[Status1 Status2]
  • Statusværdier er indkapslet i firkantede parenteser
    • Der er ikke noget mellemrum mellem gruppenavnet og den firkantede startparentes
  • Statusværdier afgrænses af et enkelt mellemrum mellem værdierne
• Mange Gruppedefinitioner kan inkluderes via et semikolon som afgrænser (ingen mellemrum)
  
  • f.eks: Gruppenavn[Status];En anden gruppe[Status1 Status2 Status3];Sidste gruppe[StatusA StatusB]
• De tilgængelige statusværdier for en gruppedefinition er:
  • Primær – Definerer gruppen som primær gruppe for brugeren
  • Send – Tillader brugeren at sende aftaler fra gruppen
    
  • Send ikke – Forhindrer brugeren i at sende aftaler fra gruppen
  • Administrator – Definerer brugeren som gruppeadministrator for gruppen
  • Fjern – Fjerner brugeren fra gruppen

I ovenstående eksempel:

• John@here.com er konfigureret med to Gruppedefinitioner:
  • Standardgruppe er hans primære gruppe, han er en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
    
  • Ingeniør-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, og han kan sende aftaler
• Fred@here.com er også konfigureret med to Gruppedefinitioner:
  • Indkøb-gruppen definerer ham som en administrator på gruppeniveau, men deaktiverer hans evne til at sende aftaler
  • Fred fjernes også fra Salg-gruppen

Bruger til bruger-deling ændres ikke under UMG-regler:

• Hvis BrugerA deler sin konti med BrugerB:
  • BrugerB har adgang til alt det aftale-/skabelonindhold, som BrugerA har oprettet eller er part i
    • Alle skabeloner, der ejes af BrugerA (tildelt selv/gruppe/konto), er synlige
  • At have medlemskab til flere grupper eller at skifte BrugerA til en anden primær gruppe påvirker ikke relationen

Når en BrugerA deles med GruppeX:

• Alle medlemmer af GruppeX kan se alt det aftale-/skabelonindhold, som BrugerA har oprettet eller er part i
  • Alle skabeloner, der ejes af BrugerA (tildelt selv/gruppe/konto), er synlige
• At have medlemskab til flere grupper eller at skifte BrugerA til en anden primær gruppe påvirker ikke relationen
• Brugere, der føjes til GruppeX, får adgang til BrugerA's aftale-/skabelonindhold
• Brugere fjernet fra GruppeX mister adgang til aftalen/skabelonindholdet, der deles af BrugerA

Når GruppeA er delt til BrugerX:

• BrugerX får adgang til alle aftaler, der er oprettet/sendt fra GruppeA
  • Det afsendende bruger-id behøver ikke at være et nuværende medlem af GruppeA. At aftalen blev oprettet gennem GruppeA definerer relationen
    
• BrugerX får adgang til alle aftaler/skabeloner for alle bruger-id'er, der har GruppeA defineret som deres primære gruppe
  • f.eks.: Ændring af BrugerM's primære gruppe fra GruppeA til GruppeB fjerner BrugerX's visning af BrugerM's indhold (undtagen aftaler, der er sendt fra GruppeA iht. ovenstående regel)

Når GruppeA deler til GruppeB:

• Alle medlemmer af GruppeB har adgang til alle aftaler, der sendes via GruppeA
  • Det afsendende bruger-id behøver ikke at være et nuværende medlem af GruppeA. At aftalen blev oprettet gennem GruppeA definerer relationen
• Alle medlemmer af GruppeB har adgang til alt aftale-/skabelonindhold for brugere, der har GruppeA defineret som deres primære gruppe
• Tilføjelse af et nyt bruger-id til GruppeB giver det bruger-id adgang til GruppeA's indhold
  • Fjernelse af et brugerID fra GruppeB fjerner adgang til GruppeA's indhold
• Oprettelse/opdatering af et bruger-id, der har GruppeA som den primære gruppe, viser alt aftale-/skabelonindhold til GruppeB
  • Fjernelse af et bruger-id fra GruppeA fjerner adgang til brugerens indhold for GruppeB (med undtagelse af aftaler, der er oprettet gennem GruppeA)