Brugerhåndbog Annuller

Opret tjenestekonti for at sende aftaler under en funktionel enhed

 

Adobe Acrobat Sign-håndbog

Nyheder

Kom godt i gang

Administrer

Send, underskriv og administrer aftaler

Avancerede aftalefunktioner og arbejdsforløb

Integrer med andre produkter

Acrobat Sign-udvikler

Support og fejlfinding

Tjenestekonti for Adobe Acrobat Sign

Tjenestekonti er et værktøj, der gør det muligt for brugere med en konto på enterprise-niveau at sende aftaler med autoritet af et bruger-id, der udtrykkeligt er genereret til dette formål (modsat ved hjælp af deres personlige bruger-id).

Man kan f.eks. oprettes en tjenestekonto til at sende juridiske dokumenter. Brugerens profil kan være designet til at give et funktionelt navn og mailadresse, der identificerer den juridiske afdeling og ikke en individuel afsender. Alle brugere, der har brug for at sende NDA-aftaler (for eksempel), kan skifte til den juridiske servicekonto og sende fra den profil, hvilket giver transaktionen et mere konsekvent og autoritativt udseende. Derudover kan aftaler af en bestemt art begrænses til tjenestekontoens gruppe, hvilket begrænser alle aftaler af en funktionel type til den pågældende bruger, i stedet for at de distribueres over hele brugerbasen.

Tjenestekonti er tilgængelige for enterprise-kunder, der har aktiveret avanceret deling og administration af deres konti via Adobe Admin Console.

Produktkort for Tech-konto

Bemærk:

Nedenstående proces beskriver brugen af Tjenestekonti, som brugerne har adgang til manuelt fra Acrobat Sign-miljøet. Organisationer, der ønsker at aktivere API'en til at sende aftaler på vegne af en centraliseret part, skal henvise til de tekniske konti for API-dokumentationen.

Forudsætninger

Hvis du vil aktivere en servicekonto, skal din Acrobat Sign-konto:

  • Have ETLA-tjeneste på enterprise-niveau
  • Administrer brugere på Adobe Admin Console*
  • Have avanceret kontodeling aktiveret med afsendelsestilladelser aktiveret.
    • Brugere i flere grupper (anbefales på det kraftigste).

* En bemærkning på Adobe Admin Console

Adobe Admin Console giver en ramme for brugeradministration og licensallokering. De fleste kunder har kun én Admin Console.

Nogle kunder med komplekse bruger-/licenskrav kan dog have mere end en Admin Console, hvilket kan blive forvirrende i processer som oprettelse af tjenestekonto, hvor én Admin Console kan styre den sammenkædede brugeradministration, og en anden administrerer Acrobat Sign-licenserne.

Hvis du ved, at du har flere konti, eller hvis du ikke er sikker, skal du læse nedenstående:

Oversigt

Oprettelse af en tjenestekonto er en flertrinsproces, der kræver adgang på administratorniveau til Adobe Acrobat Console og administratormyndighed på kontoniveau i Acrobat Sign.

Processen kræver, at administratoren:

  1. (Valgfrit) Opretter en ny gruppe i Acrobat Sign-systemet.
    • Oprettelse af en dedikeret gruppe til tjenestekontoen giver mulighed for en meget stram konfiguration af aftaleegenskaberne, der kan være for strenge eller være forskellige fra andre gruppekonfigurationer.
  2. Opret en ny servicekonto i Adobe Admin Console.
    • Dette opretter en Tjenestekonto, som andre brugere kan skifte til (via avanceret kontodeling) og sende aftaler.
  3. Del tjenestekontoens konto med de brugere og grupper, der skal have tilladelse til at bruge tjenestekontoen.
    • Deling af Tjenestekontoen med andre brugere og grupper giver disse brugere mulighed for at skifte til Tjenestekontoen og generere nye aftaler, der sendes under den pågældende bruger-ID-profil.

Overvej at oprette en unik gruppe i Acrobat Sign til programmet

Ved at føje en tjenestekonto til en unik gruppe kan tjenestekontoens funktion diktere gruppens afsendelses- og underskriftsparametre samt de tilgængelige arbejdsprocesser, skabeloner og rapporteringsfunktioner.

I eksemplet med en Tjenestekonto, der er beregnet til juridiske transaktioner, kan gruppen definere standardgodkendelseskrav, udløbsdato, automatiske CC-parter og regler for vedhæftning af PDF-filer, som sandsynligvis ikke ville være egnede til salgstransaktioner.

Hvis du begrænser bestemte biblioteksskabeloner til tjenestekontoens gruppe, sikres det desuden, at alle aftaler, der bruger denne skabelon, kun er knyttet til tjenestekontoen og ikke distribueres i hele din brugerbase.

Opret en adskilt gruppe:

  1. Log på Acrobat Sign som administrator på kontoniveau.

  2. Gå til fanen Grupper i administratormenuen.

  3. Klik på plusikonet for at oprette en ny gruppe.

  4. Angiv et intuitivt navn på gruppen (dvs. navnet på den funktion, som tjenestekontoen er oprettet for).

  5. Gem gruppen.

    Opret en gruppe

  6. (Valgfrit) Åbn den nye gruppe og konfigurer de standardindstillinger, der er nødvendige for den type af aftaler, der skal afsendes.

    1. Vælg den nye gruppe på listen over grupper for at vise handlingslinjen øverst på listen.
    2. Vælg handlingen gruppeindstillinger for at åbne konfiguration for gruppeniveau.
    Indstillinger for adgang til gruppeniveau

Bemærk:

Hvis din organisation

  • bruger User Sync Tool (ust) til automatisk at synkronisere brugere mellem Adobe og din Active Directory
  • ikke tillader, at brugere tilføjes eller oprettes manuelt i Acrobat Sign

du skal oprette en undtagelsesgruppe, der skal være primær gruppe for alle bruger-ID'er for tjenestekonti.

Navnet på gruppen føjes til din UST-konfiguration for at sikre, at synkroniseringsprocessen ikke påvirker bruger-ID'erne, hvilket kan få dem til at blive deaktiverede eller betyde at deres rettigheder bliver fjernet.

Opret den nye tjenestekonto

Bemærk:

Før du opretter den nye tjenestekonto, skal du identificere en e-mailadresse, der kan bruges til indgående svar/spørgsmål fra dine modtagere. (f.eks. legal_agreements@my_domain.dom)

Sådan oprettes den nye tjenestekonto:

  1. Log på din (Federated Sync) Admin Console som administrator.

  2. Gå til Indstillinger → identitet

    Vælg en mappe for at oprette den nye bruger.

    Aktivt domæne

  3. Vælg fanen Synkronisér.

  4. Vælg Gå til Indstillinger

    Mappeindstillinger – fanen synkronisér

  5. Vælg Aktiver redigering.

    Når redigering er aktiveret, tillader Adobe Admin Console kun redigeringer af brugerdata i Admin Console. Din IdP er ikke opdateret med redigeringerne.

    Teknisk konto

    Bemærk:

    Redigering forbliver kun aktiveret i en time, eller indtil den deaktiveres manuelt.

  6. Log på din Licensing Admin Console (hvis du arbejder med flere Admin Consoles).

  7. Gå til: Brugere → Tilføj bruger.

  8. Konfigurer din nye tjenestekonto med:

    • E-mail eller brugernavn: Brug den e-mailadresse, som du ønsker at bruge til at indhente svar fra dine modtagere.
    • Id-type: Fødereret ID
    • Fornavn/efternavn: Denne værdi bruges i Acrobat Sign-systemet og afspejles i revisionsrapporten. Brug en værdi, der giver kontekst. f.eks.: Juridisk afdeling
    • SSO-brugernavn: Brug den samme mailværdi.
    • Land/Område: Vælg det land eller område, der passer bedst til din virksomhed.
    • Vælg produktprofilen for Acrobat Sign.
    • Indstil brugerrollen til Bruger.

    Klik på Gem, når du er færdig.

    Teknisk konto

  9. Log igen ind på Federated Sync Admin Console for at aktivere synkroniseringen af dine IdP-data.

  10. Gå tilbage til Indstillinger → Identitet → {Directory} → Synkronisér → Gå til Indstillinger.

    Klik på Deaktiver redigering for at genaktivere synkronisering af data med din IdP.

  11. Din nye tjenestekonto oprettes automatisk i Acrobat Sign-systemet.

Del tjenestekontoen med de grupper eller brugere, der er autoriseret til at bruge tjenestekontoen

Oprettelse af en deling til en gruppe etablerer en delingsforbindelse med alle brugere i gruppen, hvilket giver gruppens brugere mulighed for at skifte til tjenestekonto-grænsefladen og oprette aftaler.

Deling direkte til en bruger etablerer en forbindelse udelukkende til denne bruger.

  1. Log på Acrobat Sign som administrator på kontoniveau.

  2. Gå til fanen Brugere i administratormenuen.

  3. Vælg tjenestekontoen på brugerlisten, og vælg derefter Rediger brugeroplysninger i handlingerne øverst på listen.

    Rediger brugerdetaljer

  4. Vælg Delingsstatus i menuen til venstre.

    • Sørg for, at fanen Brugerens konto er delt med er valgt.
    • Vælg plusikonet  for at oprette en ny delingsrelation.
    Brugerens konto delt med

  5. Vælg den gruppe eller bruger, som tjenestekontoen skal deles med:

    1. Klik på ikonet med tre linjer til højre for søgefeltet..
    2. Klik på plusikonet  ved siden af gruppen eller brugeren for at vælge det.
      • Individuelle brugere kan tilføjes ved at man udvider en gruppe og derefter vælger en individuel bruger for den pågældende gruppe.
    3. Aktivér Afsendelse under indstillingerne Ekstra tilladelse ud over visning.
    4. Klik på Gem.
    Teknisk konto

Test din nye tjenestekonto

Sådan testes det, om dine brugere har adgang til tjenestekontoen:

  1. Log på en hvilken som helst bruger, som tjenestekontoen har delt sin konto med.

  2. Vælg dit navn i øverste højre hjørne for at vise brugerens undermenu.

  3. Vælg Skift konto i menuen.

    En overlejring viser listen over delte brugerkonti.  Vælg Tjenestekonto, og klik på OK.

    Skift konto

  4. Brugervisningen opdateres for at vise tjenestekontoens brugergrænseflade.

    • Dette kan identificeres af det blå banner.

    Gå til siden Send og send en aftale til dig selv.

    • Bemærk, at alle skabeloner, der er tildelt direkte til gruppen, som tjenestekontoen er i, kan sendes.
    Delt brugerkonto

  5. Den e-mail, du modtager, vil være korrekt formateret til at vise tjenestekontoens navn og e-mail-adresse.

    Proxy-e-mail

Få hjælp hurtigere og nemmere

Ny bruger?