Brugerhåndbog Annuller

Oversigt over Send i massevis

 

Adobe Acrobat Sign-håndbog

Nyheder

Kom godt i gang

Administrer

Send, underskriv og administrer aftaler

Avancerede aftalefunktioner og arbejdsforløb

Integrer med andre produkter

Acrobat Sign-udvikler

Support og fejlfinding

Oversigt over Send i massevis 

Send i massevis (SiB) funktionen giver brugerne mulighed for at oprette en "overordnet" skabelon til engangsbrug af en aftale og angive en liste over modtagere. En "underordnet" aftale genereres for hver modtagerpost, når transaktionen Send i massevis er sendt. Der kan gennemføres op til 1000 underordnede transaktioner, og alle underordnede aftaler er adskilte aftaler og selvstændige i forhold til de andre genererede aftaler.

Men eftersom de underordnede aftaler alle er oprettet ud fra den samme overordnede skabelon, kan brugere gennemgå den overordnede transaktion for Send i massevis på siden Administrer og gennemgå statussen for de underordnede aftaler.

Der er to metoder til at føje listen over modtagerposter til skabelonen:

  • Manuelt – i dette tilfælde skriver (eller indsætter) afsenderen manuelt i brugerens mailadresser. 
    • Denne mulighed begrænser antallet af modtagere til én ekstern modtager.
    • Afsenderen kan inkluderes som en valgfri modtager, efter den eksterne modtager underskriver. 
  • Upload af CSV-fil (Comma-Separated Value) – CSV'en er et regneark, hvor hver række er en modtagerpost, og de forskellige kolonner definerer egenskaber for aftalen, som hver især kan tilpasses for aftalens modtagere. Dette giver afsenderen meget bredere kontrol over, hvordan aftalen kan tilpasses for modtagerne. Fordelene ved CSV-filmetoden er:
    • Du kan have flere modtagere. (op til 100 pr. aftale)
    • Pr. modtagertilpasning:
      • Navn på modtager
      • Rolle
      • Godkendelsesmetode
      • Meddelelse om privat modtager
    • Tilpasninger på aftaleniveau:
      • Aftalenavn
      • Lokalisering
      • Global aftalebesked
      • Udløbsfrist
      • Signaturforløb
    • Brugerdefinerede fletningsfelter, hvor CSV'en indsætter en værdi i et felt på aftalen, så modtagerspecifikke detaljer kan føjes til aftalen, f.eks. en adresse, liste over varer eller tjenester, priser og rabatter.

Tilgængelighed:

Send i massevis er tilgængelig for licensabonnementerne Acrobat Pro og Acrobat Sign Solutions.

Konfigurationsomfang:

Kontrolelementerne til Send i massevis kan aktiveres på konto- og gruppeniveau.

Rapportering for Send i massevis

Der er flere muligheder for at generere rapportdata for de aftaler, der er inkluderet i en Send i massevis. den valgmulighed, der bruges, afhænger af, hvilken type oplysninger du vil indsamle.

Al rapportering, der er eksplicit knyttet til det Send i massevis overordnede objekt kan tilgås på Administrer ved at vælge Masseafsendelser og derefter åbne den specifikke Send i massevis overordnede skabelon, du vil gennemgå.

Hvis du vil gennemgå den grundlæggende fuldførelsesprocent eller gå i detaljer og finde en individuel aftale, kan du benytte oversigtstabellen Aftaler på listen Handlinger.

En udskrivelig tabel over alle underordnede aftaler kan genereres ved hjælp af Vis aktivitetsrapport-handlingen.

En CSV-baseret definition af aftalen sammen med fuld input på feltniveau pr. modtager er tilgængelig ved hjælp af Download formularfeltdata -handlingen.

Standardrapporteringsmiljøet kan producere diagrammer og grafer, der kan udskrives, og levere data på feltniveau i CSV-format.

Download alle fuldførte underordnede aftaler på siden Administrer

Når en Send i massevis -transaktion er sendt, og modtagerne er begyndt at fuldføre de underordnede aftaler, kan afsenderen downloade de fuldførte aftaler, der er relateret til den overordnede transaktion, fra siden Administrer .

Når downloaden udløses, er det kun aftaler med statussen Fuldført , der downloades. Annullerede, afviste, udløbne, og igangværende aftaler er ikke.
Der kan downloades op til 1,5 GB data pr. anmodning.

Siden Administrer, der viser en Send i massevis -transaktion med handlingen "Download fuldførte aftaler" fremhævet.

Overførslen leverer en zip-fil til det lokale system hos den bruger, der anmoder om den. Filnavnet er baseret på navnet på Send i massevis-transaktionen med et transaktionsnummer tilføjet til slutningen.

De fuldførte aftaler vil være i zip-filen. Hver fil navngives baseret på transaktions-id'et for den individuelle underordnede aftale. Revisionsrapporter vedhæftes ikke, når de downloades fra siden Administrer men kan anmodes, hvis downloaden igangsættes via API.

Et eksempel på zip-filen, der fremhæver navnet og en indsættelse af de faktiske PDF-filer i zip-filen.

Bemærk:
  • Du må ikke navigere væk fra skærmen eller udføre andre handlinger under filoverførslen, da dette vil annullere overførslen.
  • overførsler, der tager mere end seks minutter, annulleres automatisk. Prøv at starte overførslen igen mindst én gang, og hvis fejlen fortsætter, skal du downloade hvert element individuelt.
  • Der er i øjeblikket ingen rapportering for de downloadede aftaler. Hvis du opdager, at nogle aftaler ikke er blevet downloadet, skal du prøve at downloade igen.

Bedste praksis

Brug gennemtestede skabeloner til dine basisdokumenter. Dette er især vigtigt, hvis du har flere modtagere. Nogle få runder af test på feltniveau for at sikre, at felterne er korrekt tildelt, og indsamling af det korrekte indhold med nyttige valideringer tager betydeligt kortere tid end annullering af hundredvis af individuelle aftaler.

Når du opretter skabeloner, skal du bruge meningsfulde feltnavne, så din rapportering returnerer meningsfulde kolonneoverskrifter. 

Konfigurationshensyn med hensyn til Datastyring

Send i massevis har en egenskab kaldet "roll-up", der dikterer, hvor mange notifikationer afsenderen modtager med hensyn til antallet af underordnede aftaler oprettet af SiB-skabelonen. Standardværdien er tre, hvilket betyder, at afsenderen kun underrettes, når tre eller færre underordnede aftaler genereres. Opløsningsindstillingen vises ikke for kunder og kan kun ændres af Acrobat Sign-supportteamet.

Datastyring dikterer, hvor hurtigt en aftale slettes fra Acrobat Sign-systemet, efter den når en afsluttet status (fuldført, annulleret eller udløbet).

Kunder, der skal interagere med fuldførte aftaler, der sendes via en Send i massevis processen ønsker muligvis at forlænge roll-up-nummeret (muligvis til en "ubegrænset" værdi) for at sikre, at de modtager "Fuldførte" notifikationer om underordnede aftaler, før de slettes automatisk fra systemet af Datastyring.

Tip:

Det kan være værd at undersøge Power Automate-integrationen at automatisere eventuelle aktiviteter efter færdiggørelsen for at reducere både brugernes manuelle arbejde og for at beskytte mod huller, hvor en aftale kan gå tabt i forhold til datastyringsreglerne.

Ting, man bør vide

  • Den nye Send i massevis-grænseflade er stadig under udvikling, og der forventes flere indstillinger i fremtidige versioner (f.eks. yderligere godkendelsesmetoder, aftaledefinerede cc-parter og aftaledefinerede påmindelser).
  • Muligheden for Afsender underskriver først, der findes i den klassiske version af Send i massevis , er i øjeblikket ikke i den nye version, men forventes i en fremtidig version til den manuelle proces. Kunder, der bruger CSV-uploadmetoden, skal føje afsenderen til CSV-filen som en modtager i hver post, hvor afsenderen skal underskrive.
  • Ændring af gruppevælgeren ændrer ikke logoet på afsenderens side. Efterfølgende mails og underskrivelsesoplevelse bruger det korrekte logo for den gruppe, hvorfra aftalen sendes.
  • Annullering af alle underordnede aftaler i en Send i massevis -transaktion på (overordnet) skabelonniveau er kun mulig, hvis der ikke er underskrevet nogen underordnede aftaler. Hvis der underskrives underordnede aftaler, fjernes Annuller -aktivitet fra skabelonens grænseflade, og eksisterende aftaler skal annulleres på aftaleniveauet. 
  • CSV-filen har mange valgfrie felter, men der kræves kun en mail. Ved at blive fortrolig med CSV-processen bliver de mere avancerede feltindstillinger (f.eks. flettefelter) mindre skræmmende, og de mere værdifulde muligheder, som CSV-filen tilbyder, bliver tilgængelige.

Få hjælp hurtigere og nemmere

Ny bruger?