Konfigurer et eksternt arkiv


Opret dit eksterne arkiv

Administratorer kan konfigurere funktionen Adobe Acrobat Sign Eksternt arkiv til automatisk at levere en kopi af den underskrevne og arkiverede e-mail for hver vellykket fuldført aftale til en ekstra e-mail-adresse. Denne automatiske kopi vil altid indeholde den underskrevne aftale-PDF, revisionsrapport-PDF og feltdata-CSV'en (hvis en sådan findes), uanset indstillingerne for konto/gruppe, der styrer, om/hvornår disse dokumenter skal vedhæftes.

Det eksterne arkiv kan konfigureres på to steder både for indstillinger på konto- og gruppeniveau:

  • Fanen Eksternt arkiv i menuen for konto/gruppeadministrator.
  • Fanen Globale indstillinger på kontoniveau; fanen Gruppeindstillinger på gruppeniveau.

Begge grænseflader deler de samme ejendomsværdier, så redigering af den ene opdaterer automatisk den anden.

Indstillinger på gruppeniveau arver som udgangspunkt indstillingerne på kontoniveau og kan konfigureres, så man fjerner den arvede egenskab eller føjer til den. Konti, der udnytter Brugere i flere grupper, kan effektivt bruge konfiguration på gruppeniveau, når grupper bruges til at definere specifikke dokumentarbejdsgange. (For eksempel kan en juridisk gruppe inkludere deres juridiske afdeling i alle afsluttede aftaler og fjerne enhver generel arkivadresse, der kan være konfigureret på kontoniveau.)

Enhver gyldig e-mailadresse kan bruges, herunder tredjepartsprogrammer, der accepterer en indgående e-mail. 

Fanen Eksternt arkiv indeholder instruktioner om, hvordan du finder den indgående e-mail-adresse for applikationerne Box og Evernote. Enhver anden e-mailadresse virker på samme måde.

Tilføj en e-mail til den eksterne arkivgrænseflade

Bemærk:

Nedenstående proces viser grænsefladen for Globale/gruppeindstillinger.  Grænsefladen for Eksternt arkiv fungerer helt på samme måde.

  1. Log ind som administrator, og gå til Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Send en ekstra kopi af alle underskrevne aftaler til følgende e-mailadresser

  2. Vælg knappen Tilføj mailadresse.

    Naviger til de eksterne arkivkontroller

  3. Et overlejring åbner for at acceptere e-mail-adressen for arkivet.

    Angiv mailadressen to gange (for at sikre, at værdien er korrekt).

    Indtast arkiv-e-mailen

    Sørg for, at din arkiv-e-mail er korrekt. Du ønsker ikke automatisk at sende en kopi af hver aftale til den forkerte person.

  4. Klik på Gem.

  5. E-mailadressen gemmes som et diskret objekt i e-mailfeltet.

    • Flere adresser kan gemmes.
    • Vælger du X'et til højre for en e-mailadresse slettes e-mailadressen fra feltet.

    Tilføj alle e-mailadresser, som du ønsker automatisk modtager den underskrevne aftaledokumentation.

    Konfigureret arkiv-e-mail

  6. Vælg Gem i nederste højre hjørne af vinduet, når alle e-mails er blevet tilføjet for at gemme konfigurationen.

    Gem konfigurationen

Adobe-logo

Log ind på din konto