Konfigurer et arkiv for dine aftaler


Opret dit eksterne arkiv

Administratorer kan konfigurere funktionen Adobe Acrobat Sign Eksternt arkiv til automatisk at levere en kopi af den underskrevne og arkiverede e-mail for hver vellykket fuldført aftale til en ekstra e-mail-adresse. Denne automatiske kopi vil altid indeholde den underskrevne aftale-PDF, revisionsrapport-PDF og feltdata-CSV'en (hvis en sådan findes), uanset indstillingerne for konto/gruppe, der styrer, om disse dokumenter skal vedhæftes.

Det eksterne arkiv kan konfigureres på konto- og gruppeniveau, hvor indstillingerne på gruppeniveau tilsidesætter kontoindstillingerne. Konti, der udnytter Brugere i flere grupper, kan effektivt bruge konfiguration på gruppeniveau, når grupper bruges til at definere specifikke dokumentarbejdsgange. (For eksempel kan en juridisk gruppe inkludere deres juridiske afdeling i alle afsluttede aftaler og fjerne enhver generel arkivadresse, der kan være konfigureret på kontoniveau.)

Konfiguration af arkivet kræver kun, at der indtastes en gyldig mailadresse i feltet Send en ekstra kopi af hver underskrevet aftale på fanen Globale indstillinger i administratorens menu. Enhver gyldig mailadresse kan bruges, herunder tredjepartsprogrammer, der accepterer en indgående mail.

Fanen Eksternt arkiv indeholder oplysninger om, hvordan du finder den indgående mailadresse for Boks- og Evernote-programmer, der kan bruges til at skubbe aftalerne ind i disse programmer.

Bemærk:

Brugere med Individual-konti har ikke adgang til menufanen Globale indstillinger. For Individual-serviceniveauet findes feltet Send en ekstra kopi af hver aftale på siden Eksternt arkiv.

Tilføj en mail til den eksterne arkivgrænseflade

  1. Log ind som administrator, og gå til Kontoindstillinger > Globale indstillinger > Send en ekstra kopi af alle underskrevne aftaler til følgende e-mailadresser

  2. Vælg knappen Tilføj mailadresse.

    Naviger til de eksterne arkivkontroller

    Brugere med Individual-konti skal gå til fanen Eksternt arkiv:

    Naviger til de eksterne arkivkontroller for Individual-brugerkonti

  3. Et overlejring åbner for at acceptere e-mail-adressen for arkivet.

    Angiv mailadressen to gange (for at sikre, at værdien er korrekt).

    Gem mailadressen.

    Acceptér udfordringen

    Bemærk:

    Hvis domænet for arkivmailen er nyt for kontoen, bliver du bedt om at bekræfte, at arkivmailadressen er korrekt.

    Sørg for, at din arkiv-e-mail er korrekt. Du ønsker ikke automatisk at sende en kopi af hver aftale til den forkerte person.

    Indtast arkiv-e-mailen adresse

  4. Klik på Gem.

  5. E-mailadressen gemmes som et diskret objekt i e-mailfeltet.

    • Flere adresser kan gemmes op til maks. 15.
    • Vælger du X'et til højre for en e-mailadresse slettes e-mailadressen fra feltet.

    Tilføj alle e-mailadresser, som du ønsker automatisk modtager den underskrevne aftaledokumentation.

    Konfigureret arkiv-e-mail

  6. Vælg Gem i nederste højre hjørne af vinduet, når alle e-mails er blevet tilføjet for at gemme konfigurationen.

    Gem konfigurationen

Adobe-logo

Log ind på din konto