Arbejdsforløbet for "håndskrevet" signatur er i øjeblikket tilgængelig på alle tjenesteniveauer.

Funktionsbeskrivelse

Indhentning af en fysisk signatur kræves nogle gange. Det kan være til juridiske krav eller overholdelseskrav, politikhensyn eller blot, fordi én eller begge parter har det bedre med signaturer i fysisk format.

Arbejdsforløbet for Adobe Signs "håndskrevet" signatur understøtter indhentning af fysiske signaturer og sikrer samtidig passende adgangskontrol og bevaring af det endelige dokuments kvalitet og tydelighed. Samtidig udnyttes fordelene ved elektronisk behandling og overvågning.

Den traditionelle faxløsning afhænger af hver af de enkelte faxmaskiner, der er involveret i signaturprocessen.  Hver ekstra signatur tilføjer en vis mængde analog "støj", og resultatdokumentet har ofte et betydeligt kvalitetstab i forhold til gengivelsen.

Det nye arbejdsforløb for "håndskrevet" signaturer giver modtageren mulighed for at udfylde ethvert feltindhold elektronisk, inkl. at tilføje flere filer og derefter udskrive det digitalt præcis dokument, der skal underskrives.  Underskriveren scanner derefter det underskrevne dokument tilbage til elektronisk form og uploader filen med det samme maillink, der oprindeligt gav adgang til dokumentet. Brug af en scanner eller et foto af det underskrevne dokumenter som uploadfilen forbedrer kvaliteten af den endelige aftale væsentligt.

Bemærk:

  • Arbejdsforløbet for den "håndskrevet" signatur er kun tilgængeligt i det nye Send-system.  Brugere i den klassiske version bruger fortsat "fax"-signaturforløbet.
  • Arbejdsforløbet for "fax"-forløbet er kun tilgængeligt i det nye Send-system.
  • Det "håndskrevet" (digital upload) arbejdsforløb erstatter efter planen faxforløbet fuldstændigt, når den klassiske Send-side helt og aldeles ophører i 4. kvartal af 2017.

Hvad er ændret

For afsendere

For afsendere er der ikke nogen ændringer af arbejdsforløbet eller dokumentskabelonen. Den eneste ændring er at skulle vælge "håndskrevet" i stedet for "faxsignatur".

På plussiden tillader arbejdsforløbet for "håndskrevet" signatur udvidede muligheder som:

  • Tilpassede beskeder til modtagere, hvis der ønskes at medsende instruktioner
  • Underskriverbekræftelse
  • Muligheden for at forudfylde felter, før dokumentet sendes til underskrivelse
  • Udskift nuværende underskriver
  • Rediger aftalen, efter den sendes (men før den underskrives)
  • Muligheden for at anmode den første underskriver om at vedhæfte supplerende dokumenter
  • Påmindelser er konsistente med e-signaturforløbet
  • Feltdatarapportering for indhold i formularfelter med forudfyldning og første underskriver
  • Muligheden for at kræve og validere felter for den første underskriver
  • Udvidet modtagerliste, der kan omfatte så mange underskrivere som det elektroniske arbejdsforløb
  • Fuld understøttelse af alle tilgængelige modtagertyper (godkendere, formularudfyldere, acceptorer osv.)
    • Som en bedste praksis foreslås det, at afsenderen placerer sig selv (eller en anvist part) som den sidste modtager med en godkenderrolle.  Dette gør det muligt at køre et validitetscheck af de dokumenter, der blev uploadet.

 

For underskrivere

For underskrivere minder arbejdsforløbet for den "håndskrevet" signatur mere om det elektroniske arbejdsforløb op til det punkt, hvor de skal udskrive dokumentet for at sætte deres signatur:

  • Modtageren får besked via mail med et link til dokumentet.
  • Modtageren åbner dokumentet elektronisk, og de præsenteres først med en 3-trins oversigt af deres proces:

 

  • Modtageren kan udfylde alle formularfelter, der er anmodede/obligatoriske
  • Når modtageren er klar, klikker denne på knappen Næste for at gå videre til downloadinstruktionerne:

 

  • Modtageren klikker på knappen Download for at downloade dokumentet med alt dets feltindhold.
  • Et vindue åbnes, der beder modtagere om enten at åbne eller gemme filen
  • Udskriv PDF-siderne med PDF'en åben
  • Underskriv dokumentet fysisk
  • Scan dokumentet tilbage til digital form
    • Adobe Sign accepterer filen tilbage i de typiske formater (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Adobe Sign accepterer kun én fil, så hvis du har flere billeder, skal du sammenkæde dem til én fil.
  • Hvis du klikker på linket i den oprindelige "Underskriv"-mail, åbnes grænsefladen, hvor du kan uploade filen (eller downloade den igen om nødvendigt)
 
  • Hvis du klikker på knappen Upload for at sende, åbnes et vindue, hvor underskriveren kan gennemse den fil, vedkommende vil uploade på det lokale system
  • Når filen er uploadet, er modtageren færdig, og aftalen går videre til den næste underskriver, eller processen gennemføres

 

For kunder med integration/API

For kunder, der har den nye Send-side integreret/aktiveret i deres app, bliver arbejdsforløbet for den "håndskrevet" signatur standard. 

Kunder, der bruger API'en til at hente data eller aftalefiler, behøver ikke at ændre noget ved deres eksisterende kode. Det arbejdsforløb, der bruges til at få et dokument underskrevet, påvirker ikke din adgang til den fuldførte aftale.

Eftersom felterne til forudfyldning og første underskriver registreres elektronisk, kan disse feltdata importeres, hvis du har datatilknytning defineret.

 

Bemærk:

Kunder, der fortsætter med at bruge den klassiske Send-side, kan stadig bruge fax indtil 4. kvartal af 2017, når den klassiske Send-siden (og dermed faxsignaturer) trækkes helt tilbage.

Hvorfor er det ændret

Selvom faxaftaler er gode til at indhente juridisk gyldige signaturer, er der flere problemer med dem pga. de enheder, der er involveret. Typiske problemer kan være:

  • Dårlig kvalitet af det endelige dokument – når et dokument faxes fire gange, resulterer det i en masse analog "støj" på dokumentet
  • Mislykkede transaktioner – der begås fejl, og folk faxer dokumenter på hovedet hver dag. Eftersom det modtagne dokument er tomt, kan Adobe Sign ikke videresende det, så det kan vedhæftes til dets relaterede aftale.
  • Dårlig sikkerhed – det er ikke sikkert at sende et dokument, der ender med at ligge i en faxmaskine, og der er ingen garanti for, at dokumentet blev leveret til den ønskede modtager.
  • Begrænsninger af antal underskrivere – mekanikkerne, der bruges til at sende de faxede sider til aftalen, er baseret på QR-koder i sidernes hjørner. Da der kun er fire hjørner på en side, er faxtransaktioner begrænset til fire underskrivere.
  • Forudfyldning af felter – det aktuelle faxsystem er designet til blot at sende et dokument til en bestemt part og tillader ikke forudfyldning af dokumentfelter.
  • Hentning af data – et faxet dokument har ingen felter, som systemet kan læse og returnere til dig i form af rapportering, hvilket gør dataindsamling til en meget mere manuel proces.

Afsendelse til faxnumre

Afsendelse til et faxnummer understøttes ikke med arbejdsforløbet for "håndskrevet" signatur. En af de primære fordele ved den nye løsning er den store afstand til de mekaniske problemer ifm. brug af en faxmaskine. Ved at fjerne faxmaskinen som en kilde kan vi:

  • Sikre dokumentkvalitet – ved ikke at inkludere den analoge støj fra selve faxmaskinen
  • Forbedre og logge fuldført levering – faxoverførselsrapporter fortæller dig ikke, at en læsbar kopi af dokumentet blev leveret, eller hvem det blev leveret til
  • Forbedre sikkerheden – mange faxmaskiner er placeret offentlige steder, hvor alle har adgang til det genererede indhold
  • Forbedre underskrivervalidering/-kommunikation – ved at udnytte e-signaturprocesserne kan underskrivervalidering og private beskeder inkluderes i aftaleforløbet, så du eksplicit kan undersøge og instruere underskrivere gennem signaturprocessen

Aktivér indstillingen "Håndskrevet" signatur

For at den nye "håndskrevet" signatur kan bruges, skal din konto først anvende det nye Send-system.

  1. Gå til Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger
  2. Rul ned til Tilladte underskriftstyper
  3. Vælg indstillingen Tillad afsendere at sende dokumenter til "håndskrevet" underskrivelse
  4. Klik på Gem for at aktivere ændringen

 

Når denne funktion er aktiveret, vil du se indstillingen være tilgængelig på Send-siden

Bemærk:

Hvis du bruger Begrænset dokumentsynlighed (Konto > Kontoindstillinger > Globale indstillinger), skal du manuelt aktivere "Håndskrevet" signatur i disse indstillinger, før den håndskrevne mulighed vises på Send-siden.  

Aftaler, der sendes med både Begrænset dokumentsynlighed og "Håndskrevet" signatur, vil ignorere indstillingerne for dokumentsynlighed og vise hele dokumentet for underskriveren.

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online