Sørg for, at dine underskrevne dokumenter forbliver læsbare, tilgængelige og kompatible årtier ind i fremtiden.
PDF/A er et specialiseret format, der er udviklet til langsigtet dokumentbevarelse. Det begrænser funktioner som kryptering, eksterne skrifttyper og ikke-understøttede multimedier for at holde filer selvstændige og tilgængelige over tid.
Brug af PDF/A hjælper med at overholde lovkrav, beskytter dokumentintegritet og undgår problemer med fremtidige filformater. Acrobat Sign gennemtvinger PDF/A-overholdelse gennem hele aftaleforløbet - fra upload til signatur til lager.
PDF/A-arbejdsforløb er især nyttige for organisationer med langsigtede arkiveringsbehov, f.eks. inden for finans, sundhedsvæsen og det offentlige.
Fordele ved at bruge PDF/A-arbejdsforløb
- Opfyld regler for overholdelse og opbevaring
- Bevar læsbar, stabil dokumentformatering
- Undgå omkostninger ved omformatering eller overførsel af arkiverede filer
- Øg tilliden til integriteten af underskrevne dokumenter
Acrobat Sign understøtter konvertering af filer til enten PDF/A-2B- eller PDF/A-3B-filtyper.
Konfiguration
Tilgængelighed:
- Acrobat Standard og Acrobat Pro: Deaktiveret, Ikke konfigurerbar
- Acrobat Sign Solutions: Understøttes
- Acrobat Sign for Government: Understøttet
Konfigurationsomfang:
Administratorer kan aktivere denne funktion på konto- og gruppeniveau.
Få adgang til denne funktion ved at gå til administratorens konfigurationsmenu Globale indstillinger > PDF/A-arbejdsforløb
Følgende indstillinger er tilgængelige:
Aktivering af PDF/A-arbejdsforløb giver administratorer adgang til PDF/A-kontrolelementer og instruerer Acrobat Sign om at validere og konvertere filer til PDF/A-formatet.
Administratorer skal vælge et af de to overensstemmelsesniveauer, som Acrobat Sign skal konvertere filer til, når normalisering er aktiveret. Dette er standardniveauet for enhver aftale, der oprettes, hvis normalisering er deaktiveret:
| Overensstemmelsesniveau | Beskrivelse | Bedst til |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Bevarer dokumentets visuelle udseende til langtidsarkivering. Sikrer, at tekst, skrifttyper, billeder og farver forbliver konsistente over tid. Dette er det mest almindeligt anvendte niveau for overholdelse. |
Generelle overholdelseskrav og standardarkiveringsbehov. |
| PDF/A-3b | Giver samme visuelle bevarelse som 2b, men giver dig også mulighed for at indlejre ikke-PDF/A-filer (såsom XML, CSV eller regneark) inde i PDF'en til yderligere arkiveringsbehov. | Organisationer, der har behov for at gemme kildedata eller supplerende filer sammen med den underskrevne PDF. |
Aktivér PDF/A-normalisering for aktivt at konvertere uploadede filer til det valgte overensstemmelsesniveau.
- PDF-filer vil blive valideret og konverteret til det valgte overensstemmelsesniveau. PDF'er, der uploades med det valgte overensstemmelsesniveau, vil blive evalueret og repareret om nødvendigt.
- Hvis PDF/A-arbejdsforløb er aktiveret, men normalisering ikke er aktiveret, evaluerer Acrobat Sign hver uploadet fil og anvender overensstemmelsesniveauet for den første PDF/A-fil, der uploades med en understøttet standard.
- Hvis ingen uploadet PDF-dokument er PDF/A, falder aftalen tilbage til det overensstemmelsesniveau, der er valgt i kontrolelementerne.
Når filer konverteres til den valgte filstandard og valideres, kan der opstå fejl. Disse fejl kan stamme fra flere kilder og vil stoppe aftaleprocessen.
Hvis muligheden for at ignorere valideringsfejl er aktiveret, vil Acrobat Sign se bort fra fejlene og fortsætte med aftalegenerering. Disse aftaler er muligvis ikke fuldt ud PDF/A-kompatible og bør ikke behandles som sådan af nogen grund.
I denne situation skal brugeren omformatere sin oprindelige fil, så den ikke længere producerer fejl.
De mest almindelige fejl er, at det oprindelige dokument:
- Indeholder skrifttyper, der ikke er på listen over understøttede skrifttyper.
- Bruger et farveskema, der ikke er sRGB.
Administratorkontrollerne Adgangskodebeskyttelse af underskrevne dokumenter er ændret for at undertrykke enhver mulighed, der gør det muligt at anvende en forseglingsadgangskode:
Både grænsefladen Anmod om signaturer og Arbejdsforløb-designer fjerner muligheden for at tilføje en adgangskode på brugerniveau:
Acrobat Sign understøtter ikke redigering eller digital underskrivelse af PDF/A-dokumenter.
Aktivering af PDF/A-arbejdsforløb deaktiverer muligheden Download og underskriv med Acrobat for arbejdsforløb med digitale signaturer. Aftaler skal underskrives med cloudbaserede signaturer.
Acrobat Sign understøtter ikke download og fysisk underskrivning af en aftale.
Aktivering af PDF/A-arbejdsforløb deaktiverer automatisk muligheden Download og underskriv med Acrobat for arbejdsforløb med digitale signaturer. Aftaler skal underskrives med cloudbaserede signaturer.
Sådan bruges det
Når det er aktiveret, inkluderer PDF/A-workflowet valideringstrin for at sikre fuld kompatibilitet:
- Konvertering af Word-dokumenter understøttes. Ikke-PDF-dokumenter konverteres først til PDF og derefter til det valgte PDF/A-overensstemmelsesniveau.
- PDF-dokumenter valideres mod det valgte overensstemmelsesniveau: PDF/A-2b eller PDF/A-3b.
- Filer, der opfylder PDF/A-kravene, accepteres og bevares under hele underskrivelsesprocessen.
- Hvis et dokument mislykkes med valideringen, blokeres aftalen, og der vises en fejlmeddelelse:
- {File Name}: Fil overholder ikke PDF/A-specifikationen - indikerer at den uploadede fil ikke opfylder kravene PDF/A-2b.
- {File Name}: Filen kan ikke uploades - angiver, at adgangskodebeskyttelse eller kryptering blokerer for upload af filen.
Det underskrevne dokument og dets revisionsrapport indeholder en overholdelsesmarkør, der identificerer PDF/A-status.
Revisionsrapport og aktivitetslogfiler
For PDF/A-arbejdsforløb genereres der en revisionshændelse, der angiver, at aftalen er PDF/A-kompatibel, og at PDF/A-overholdelsen er høj.
- Revisionsrapporten er også PDF/A-kompatibel.
- Aktivitetslogfilen indeholder også en bemærkning, der angiver PDF/A-overholdelsen.
Bemærk følgende
PDF/A-kompatibilitet indfører begrænsninger for visse Acrobat Sign-funktioner:
- Adgangskodebeskyttelse er deaktiveret for PDF/A-aftaler.
- Muligheden for at føje Beskyttelse af underskrevne dokumenter med adgangskode til en aftale (via aftaleindstillingerne eller Workflow Designer) undertrykkes for at forhindre anvendelse af en adgangskode.
- Kontrolelementerne i administratormenuen, der kræver en adgangskode til et underskrevet dokument, ændres for at fjerne alle indstillinger, der tillader adgangskoder.
- Kryptering er deaktiveret, selvom kryptering ikke kræver en adgangskode for at dekryptere dokumentet. Underskrevne PDF/A-dokumenter krypteres ikke efter download.
- Farveskemaet skal være sRGB. Konvertering kan mislykkes, hvis det originale dokument angiver et andet farveskema end sRGB, f.eks. CMYK.
- Indlejrede skrifttyper – dokumenter må kun indeholde indlejrede skrifttyper. Hvis en bruger leverer et ikke-PDF-dokument, som Acrobat Sign kan konvertere til PDF, må dette dokument kun bruge understøttede skrifttyper.
- Acrobat Sign kan kun indlejre en skrifttype fra det sæt skrifttyper, der bruges til at ændre dokumenterne.
- Acrobat Sign kan ikke indlejre ulicenserede skrifttyper.
Understøttede skrifttyper
Adobe Acrobat Sign understøtter disse skrifttypekategorier til PDF/A:
- Microsoft Office-skrifttyper - De skrifttyper, der typisk er inkluderet i en standard Microsoft Office-installation, understøttes.
Yderligere understøttede skrifttyper
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Script Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Script Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
- Orator Standard
- Ouch Standard
- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
- Prestige Elite Standard
- Quake Standard
- Rad Standard
- Rosewood Standard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standard
- Stencil Standard
- Strumpf Standard
- Symbol Standard
- Tekton Pro
- Toolbox Standard
- Trajan Pro
- Utopia Standard
- Viva Standard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standard
- Woodtype Ornaments Standard
- Zebrawood Standard
Japanske skrifttyper
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
