Fjern modtagere fra aftaler under behandling

Fjern modtagere fra aftaler, der allerede er i gang, uden at annullere eller genskabe aftalen, hvilket sparer tid og forhindrer dobbelte transaktioner.

Aftaler, der allerede er "i gang", kan få fjernet en eller flere af modtagerne helt fra signaturforløbet.

• Enhver modtager, der endnu ikke har deltaget i aftalen, kan fjernes.
• Enkelte modtagere i modtagergrupper kan fjernes, mens de andre medlemmer af gruppen forbliver intakte.
• Hvis modtageren er en af flere, der endnu ikke har gennemført deres handling, fjernes de stilfærdigt, og deres tildelte felter (hvis der er nogen) fjernes.
• Hvis den fjernede modtager er den sidste part, aftalen venter på, opdateres aftalen til statussen Fuldført, og eventuelle automatiseringsudløsere efter fuldførelse aktiveres normalt.

Indstillingen for at tillade afsendere at fjerne en bruger er en del af kontrolelementerne for Rediger aftaler og er aktiveret separat fra indstillingen for at ændre aftalens filer.

Fordele

• Undgå at annullere og genskabe aftaler for at foretage ændringer i modtagere.
• Bevar revisionsintegriteten, mens du fjerner modtagere, der ikke længere er nødvendige.
• Forbedrer afsendereffektiviteten og reducerer transaktionsforbruget.
• Bevar modtageroplysninger og formularfelttildelinger konsistente på tværs af revisioner.

Konfiguration

Tilgængelighed:

• Acrobat Standard og Acrobat Pro: Ikke understøttet
• Acrobat Sign Solutions: Understøttes
• Acrobat Sign for Government: Ikke understøttet

Konfigurationsomfang:

Funktionen kan konfigureres på gruppe- eller kontoniveau. Få mere at vide om kontrolelementer for administratoradgang.

Få adgang til denne funktion ved i administratorens konfigurationsmenu at gå til Afsendelsesindstillinger > Rediger aftaler

Sådan virker det

Når du vælger Rediger aftale på siden Administrer, går aftalen i tilstanden Under revision.
Mens aftalen er i denne tilstand:

• Afsenderen kan slette modtagere på siden Opret ved at vælge ikonet Slet.
  • Modtagere, der allerede har underskrevet, forbliver låste og kan ikke fjernes.
  • Modtagere, der ikke har underskrevet, kan slettes, så længe ændringen ikke ændrer det grundlæggende arbejdsforløb (sekventielt, parallelt eller hybridt).
• Fjernede modtagere mister øjeblikkeligt adgang til aftalen.
• Alle felter, der er tildelt den fjernede modtager, fjernes fra aftalen.
• Opdaterede modtagere ser aftalen genoptaget, når revisionen er fuldført.

Aftalen vender tilbage til tilstanden I gang, efter revisionen er gemt.

Aftaleadfærd

• Statussen Under revision: Angiver, at afsenderen aktivt ændrer en igangværende aftale.
• Begrænsninger i grundlæggende arbejdsforløb: Ændringer, der ændrer arbejdsforløbstypen (for eksempel fra sekventiel til parallel), er blokeret af juridiske og tekniske årsager.
• Meddelelser:
  • Modtagere, der allerede har underskrevet, modtager ikke nye meddelelser.
  • Modtagere, der har modtaget mailen "Du bedes underskrive" og efterfølgende fjernede en mailnotifikation om, at deres adgang til aftalen er ophørt.
  • Modtagere får notifikationer, hvis signeringsrækkefølgen ændres, og de er den "næste, der skal underskrive".
  • Hvis den sidste modtager fjernes, og aftalen overgår til en fuldført tilstand, sendes en fuldførelsesnotifikation til afsenderen.

Revisionsspor og notifikationer

For at sikre gennemsigtighed og overholdelse registreres hver modtagerstyringshandling i aftalens Revisionsrapport og er synlig på listen Aktivitet.

Revisionssporposter

Når modtagere fjernes, registrerer revisionsloggen, hvem der foretog ændringen, hvornår den skete, og hvilke modtagere der blev påvirket (f.eks. modtager Michael Rasmussen (michael.rasmussen@example.com) blev fjernet af Camilla Jensen.)

Revisionsloggen bevarer hele historikken for alle deltagere, inklusive dem der er fjernet, for at opretholde en komplet registrering af aftaleaktivitet.

Synlighed af listen Aktivitet

Sektionen Aktivitet i aftaleoplysningerne viser de samme modtagerstyringshændelser i realtid og giver både afsendere og administratorer øjeblikkelig bekræftelse på, at ændringer blev anvendt.

Begrænsninger

Modtagerstyring for aktive aftaler gælder kun for arbejdsforløb for Anmod om signatur. Følgende understøttes ikke:

• Aftaler med to eller færre modtagere
• Aftaler, der bruger notarunderskrivere.
• Aftaler, der er oprettet gennem Send i massevis og processer med et Brugerdefineret arbejdsforløb.
• Arbejdsforløb for Udfyld og underskriv, Struktureret selvunderskrivelse, Webformularer og Håndskrevet underskrift.
• Aftaler med Begrænset dokumentsynlighed.
• Følgende felttyper understøttes ikke: afkrydsningsfelter, afkrydsningsfeltgrupper, alternativknapper, rullelister og signaturblokke.
  •  Denne begrænsning gælder kun, når disse felter er tildelt en modtager, som endnu ikke har fuldført sin handling. Når modtageren har fuldført sin handling, bliver felterne flade og tæller ikke længere som ikke-understøttede feltobjekter.   
• Salesforce-klientversioner ældre end v25.5 er ikke kompatible. Integrationer, der bruger versioner af Salesforce ældre end 25.5, vil ikke bryde sammen, men de vil ikke kunne bruge funktionen.
  • Kunder opfordres til at opgradere til den nyeste version.

Kendte problemer og fejlfinding

Fejl ved ændring af kernearbejdsforløb
Når modtagere fjernes, kontrollerer Acrobat Sign, om ændringen ville ændre aftalens arbejdsforløb (for eksempel reducere et sekventielt forløb til en enkelt modtager). I så fald blokeres handlingen, og der vises en informationsmeddelelse. For at fortsætte skal du annullere aftalen og oprette en ny med det korrekte forløb.

Synlighed under revision
Mens en aftale er under revision:

• Afsendere og tidligere modtagere ser den under filteret I gang på siden Administrer med statussen Under revision.
• Modtagere, der venter på at underskrive, ser den under Venter på mig med samme status.
• Fjernede modtagere kan ikke længere få adgang til eller downloade aftalen.

Konflikter i dokumentsynlighed
Aftaler med Begrænset dokumentsynlighed (LDV) eller modtagerspecifikke begrænsninger kan mislykkes, når modtagere fjernes. Hvis fjernelsen mislykkes, skal du gennemgå indstillingerne for dokumentsynlighed eller deaktivere LDV, før du prøver igen.

Sidder fast i tilstanden Under revision
Hvis browseren lukkes under ændring, kan aftalen forblive i Under revision. For at fortsætte skal du finde aftalen under Kladder eller Under behandling og vælge Rediger aftale for at fortsætte redigeringen eller færdiggøre opdateringen.