Oversigt
Kunder i regulerede miljøer kan være nødt til at sikre, at den navneværdi, der er knyttet til deres modtagere, forbliver konsistent gennem aftalens livscyklus. Dette kan blive problematisk, når en navneværdi angives, og navnet ændres under underskrivelsen.
For eksempel kan en afsender inkludere en modtager, der også er en Acrobat Sign-bruger på deres konto. Hvis du inkluderer en intern modtager, får du en profil, der er kendt af Acrobat Sign-systemet, og på det tidspunkt, hvor aftalen sendes, importeres brugerens profilnavn til revisions- og Administrer-siden.
Når den interne modtager åbner aftalen, udfyldes deres profilnavn i underskriftsfeltet. Hvis underskriveren ikke gør noget, bruges deres navn som underskrift, og revisionsrapporten genereres med deres internt definerede navn. Underskriveren kan dog ændre deres navn i signaturblokken. Hvis de gør det, anvendes den nye navneværdi fra det tidspunkt i hele revisionsrapporten og på siden Administrer.
Hvis en kunde undersøger den foreløbige revisionsrapport for at fastslå systemoverensstemmelse, kan ændringen fra den foreløbige til den endelige revisionsrapport betragtes som manglende overensstemmelse.
For at løse dette kan administratorer konfigurere deres konto eller grupper til at bede afsenderen om at inkludere en navneværdi for hver modtager som en del af aftalekonfigurationsprocessen. Navneværdien kan defineres som obligatorisk eller ej, afhængigt af dokumentets krav.
Denne funktion gælder kun for aftaler og webformularer, der er oprettet via webapplikationen Acrobat Sign.
Afsendelse af nye aftaler
Når muligheden for at kræve en værd for modtagernavn er aktiveret, ændres siden Send til at indsætte et ekstra felt Indtast modtagernavn i afsnittet for konfiguration af modtager. Der tilføjes en asterisk til feltteksten, når navnet er obligatorisk:
Når det er aktiveret, har alle modtagere feltet modtagernavn til rådighed. Når navnet er obligatorisk, skal alle modtagere have angivet en navneværdi.
Hvis afsenderen angiver en navneværdi, vises navnet som et skrivebeskyttet felt under signaturprocessen, og modtageren må ikke ændre det.
Der er kun modtagere, der påvirkes. Cc-parter kræver ikke, at en navneværdi medregnes.
Understøttede funktioner
Opdatering af modtagerens navn
Den oprindelige afsender af en aftale kan ændre en modtagers navneværdi ved at åbne aftalen på sin Administrer-side, vælge modtageren og klikke på linket Rediger:
Revisionsrapporten angiver navneændringen, som en erstattet underskriver med samme mailværdi:
Muligheden for at redigere modtagerens navn er kun tilgængelig, indtil den første modtager anvender sin underskrift. Når den første modtager har afsluttet sine aktiviteter på aftalen, bliver alle navneværdier uforanderlige.
Ændring af modtageren
Udskiftning af den nuværende modtager følger samme proces, med en enkelt undtagelse, nemlig at der kræves en navneværdi, når den nye modtager tilføjes:
Revisionsrapporten angiver den udskiftede underskriver med nye værdier for navn og e-mail:
Modtageren af en aftale kan uddelegere sin aftalemyndighed ved enten at klikke på uddeleger-linket i mailen "Gennemgå og underskriv", eller ved hjælp af muligheden delegatunderskrivelsen til en anden på underskriftssiden:
Revisionsrapporten angiver den udskiftede underskriver med nye værdier for navn og e-mail:
Aktuelle begrænsninger
Brugerdefinerede workflows understøtter i øjeblikket ikke at kræve navnet, når en modtager er foruddefineret.
Tilføjelse af godkendelse, der kræver en navneværdi (f.eks. vidensbaseret godkendelse), kan stadig bruges:
Modtagergrupper
Modtagergrupper kræver ikke, at navneværdien medtages for hver modtager i gruppen:
Konfiguration af webformularer
Når Kræv modtagernavn ved afsendelse er aktiveret, tillader konfigurationen af webformularen også en navneværdi for definerede modunderskrivere:
Modtageroplevelsen
Modtageroplevelsen er ikke væsentligt anderledes, når den krævede navneværdi anvendes. De praktiske forskelle er:
- Indtastede signaturer udfylder automatisk navneværdien som defineret og kan ikke redigeres.
- Tegnede/billedsignaturer præsenterer navnefeltet i en skrivebeskyttet tilstand.
Den navneværdi, der er knyttet til revisionsrapporten (og andre overflader, hvor navnet er eksponeret), er adskilt fra signaturbilledet. Derfor kan tegnede (herunder mobile) og billedsignaturer vise et andet billede af navnestrengen end den navneværdi, der refereres til i hele dokumentet og revisionssporet.
Aktivering/deaktivering
Hvis du vil aktivere/deaktivere kravet om modtagernavne, skal du gå til Kontoindstillinger > Send-indstillinger > Kræv modtagernavn, når du sender fra Adobe Acrobat Sign-webapplikationen.
Funktionen kan konfigureres på konto- og gruppeniveau.
Indstillingen til at kræve modtagernavne er indlejret i transaktionen, når aftalen sendes. Ændring af indstillingen træder i kraft straks for nyoprettede aftaler, men påvirker ikke tidligere sendte aftaler.
Relaterede indstillinger
Underskrivere kan ændre deres navn eller initialer
Aktiveres Underskrivere kan ændre deres navn eller initialer får modtageren mulighed for at ændre sit navn på det tidspunkt, de anvender deres signatur.
Hvis denne indstilling er deaktiveret, er den navneværdi, som afsenderen har angivet, skrivebeskyttet for underskriveren.
Hvis en modtager ændrer sin navneværdi fra afsenderens angivne værdi, logføres en eksplicit post i revisionsrapporten for at afspejle ændringen:
Godkendelsesmetoder, der låser navneværdien
I menuen Send-indstillinger er der godkendelsesmetoder med underindstillinger, der kræver et underskrivers navn på Send-siden (f.eks. vidensbaseret godkendelse).
Når disse indstillinger er aktiveret i forbindelse med indstillingen Kræv modtagernavn i Send, importeres det navn, der er tilføjet i modtagerposten, automatisk til godkendelsesnavnefelterne.
Hvis navneværdien ændres i godkendelsesmetoden, opdateres navneværdierne i modtagerposten, så de stemmer overens. Der er ingen metode til at have forskellige værdier i disse to grænseflader.
Brugere, der er kendt af kontoen (eksisterende Acrobat Sign-brugere i en betroet konto) kan vise en navneværdi på siden Administrer, der er anderledes end det navn, afsenderen har indtastet.
Dette skyldes, at det navn, der bruges på siden Administrer, trækkes fra brugerens profilværdi, når aftaletabellen opbygges. Denne adfærd vil blive rettet for at sikre, at det anvendte navn afspejler det navn, som afsenderen har indtastet i en fremtidig programrettelse.
Angivet: Krævet modtagernavn er aktiveret for den afsendende konto.
Når en aftale sendes til en bruger-mailadresse, der er registreret til en bruger i Acrobat-systemet, anvendes modtagerens profilnavn i revisionsrapporten for Påmindelseshændelser (i stedet for det angivne modtagernavn).
