Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Funkce Ochrana obsahu aktivuje zabezpečení na základě ověření související se zobrazením obsahu dokončených dohod.
Přehled
Funkce Ochrana obsahu používá k zobrazení dohody po jejím dokončení vrstvu zabezpečení založenou na ověření. Tato ochrana se vztahuje na všechny dohody bez ohledu na to, jak byly vytvořeny (prostřednictvím uživatelského rozhraní, rozhraní REST API, rozhraní SOAP API, funkce Hromadné odeslání, vlastních pracovních postupů atd. Je zahrnuta každá dohoda.)
Ochranu lze aplikovat pasivně zapnutím zděděné metody ochrany. Pokud je tato funkce aktivována, musí všechny dohody odeslané z povolené skupiny projít před zobrazením výzvou k ověření.
Odesílatelé mohou být navíc oprávněni explicitně nakonfigurovat svou dohodu tak, aby byla nebo nebyla chráněna. Tato metoda vkládá konfiguraci do metadat dohody a po odeslání dohody ji nelze změnit.
Při pokusu o zobrazení dohody s aktivovanou ochranou je účastník vyzván k ověření, a to buď pomocí původní metody ověření, nebo volitelně pomocí jednorázového hesla zaslaného na e-mailovou adresu účastníka.
Podporované typy ověření:
- Ověření službou Adobe Acrobat Sign
- Heslo
- Telefonické ověření
- OTP prostřednictvím e-mailu (OTPvEM)
- Ověření na základě znalostí (KBA) (s povolenou možností vyžádání jména)
Nepodporované typy ověření:
- Žádné (e-mail)
- Ověření na základě znalostí (KBA) (bez povolené možnosti vyžádání jména)
- Průkaz totožnosti
- Digitální identita
Nepodporované způsoby ověření používají záložní metodu zaslání jednorázového kódu na e-mail, pokud je tato funkce povolena.
Jak se používá
Existují dvě metody, kterými lze na dohodu aplikovat ochranu obsahu:
- Zděděná ochrana umožňuje, aby nastavení na úrovni skupiny (ať už explicitně nastavené, nebo převzaté z účtu) určovalo hodnotu ochrany obsahu pro všechny dohody odeslané ze skupiny. Změna nastavení má okamžitý vliv na to, zda zobrazení dohody podléhá výzvě k ověření ochrany obsahu.
- Vložená ochrana vyžaduje, aby uživatel výslovně zvolil, zda má být do metadat transakce vložena ochrana obsahu. Hodnoty ochrany jsou po odeslání dohody neměnné. Hodnoty zděděné ochrany nemají vliv na dohody, které mají definovanou vloženou ochranu obsahu.
Oba způsoby použití mají ovládací prvky pro diskrétní povolení nebo zakázání interních a externích účastníků.
- Interní účastníci jsou definováni jako jakýkoli účastník (identifikovaný podle e-mailu), který má oprávnění k účtu služby Acrobat Sign. Pokud je e-mailová adresa uvedena v seznamu uživatelů, jedná se o interního účastníka.
- Mezi externí účastníky patří všichni účastníci, jejichž e-mailová adresa není uvedena v seznamu interních účastníků.
Metoda ověření použitá pro udělení přístupu k zobrazení dohody vychází z původní metody ověření použité během procesu podepisování.
K překonání problémů, jakými jsou účastníci bez metody ověření, nepodporované metody ověření a příjemci kopie, existuje možnost povolit jako alternativní prostředek k udělení přístupu metodu ověření Jednorázové heslo prostřednictvím e-mailu. Tato možnost vyžaduje, aby účastník získal přístup ke svému e-mailu, načetl heslo a zadal jej do pole výzvy.
Pokud je aktivována ochrana obsahu a není povolena alternativní metoda ověření Jednorázové heslo prostřednictvím e-mailu, účastníci, kteří používají metodu KBA, průkaz totožnosti nebo nemají k dispozici žádnou metodu ověření, obdrží zprávu, že k dohodě nemohou přistupovat.
To zahrnuje příjemce v kopii a kohokoli, s kým je dohoda sdílena.
U příjemců s definovanou metodou ověření podpisu se prostředí mění v závislosti na této metodě:
- Metody Heslo, Telefon a Ověření službou Acrobat Sign používají stejnou metodu (využívají stejné heslo a telefonní číslo).
- Metody OTP prostřednictvím e-mailu, Ověření na základě znalostí a Průkaz totožnosti využívají metodu OTP prostřednictvím e-mailu (pokud je povolena).
- Pokud není metoda OTP prostřednictvím e-mailu povolena, zobrazí se chyba a účastníkovi je odepřeno zobrazení dohody.
Konfigurace
Dostupnost:
Ochrana obsahu je k dispozici pouze pro podnikové licenční plány.
Rozsah konfigurace:
Funkci lze aktivovat na úrovních účtu a skupiny.
Přístup k ovládacím prvkům pro tuto funkci získáte přechodem do nabídky Nastavení účtu > Nastavení odesílání > Ochrana obsahu
Konfigurovatelné možnosti jsou:
Osvědčené postupy
Pokud máte v úmyslu používat ochranu obsahu, důrazně doporučujeme aktivovat ověření Jednorázové heslo prostřednictvím e-mailu. Existují účastníci dohody, kteří nemají k dispozici metody ověření. Tato bezplatná služba jim umožňuje zobrazit dohodu s minimálními nároky na jejich čas nebo pochopení procesu.
Většina podnikových zákazníků může pravděpodobně využít metodu zděděné ochrany obsahu.
- Obecně je vhodné prověřit přístup účastníka k dohodě, i když původně nebylo vyžadováno žádné ověření. Poskytuje účastníkovi nekomplikované řešení a také zabezpečení v případě, že je odkaz na zobrazení nedopatřením přeposlán e-mailem.
- Výhodou zděděné ochrany je také dynamické uplatňování, takže pokud něco naruší navazující proces, lze nastavení vypnout a nedojde k trvalému poškození.
- Zákazníci, kteří používají metody ověření, jako je ověření heslem nebo telefonem, se musí dlouhodobě potýkat s heslem a telefonním číslem. Možnost vypnout ochranu obsahu nabízí metodu přístupu v případě změny telefonního čísla nebo zapomenutí hesla.
Požadavek, aby odesílatel konfiguroval vloženou ochranu obsahu, je nutné pečlivě zvážit. Určitě existují procesy, které tuto podrobnou míru kontroly vyžadují, ale mějte na paměti, že:
- Každá dohoda odeslaná ze skupiny musí být explicitně nakonfigurována odesílatelem. Tím se zvyšuje náročnost procesu a také riziko případné lidské chyby.
- Neexistuje možnost definovat výchozí hodnoty. Odesílatelé musí explicitně nakonfigurovat aktivované rozevírací seznamy.
- Vložená ochrana obsahu nedisponuje žádnou metodou, kterou by bylo možné změnit po odeslání dohody.
- Metody ověření pomocí telefonu a hesla poskytují možnost zablokovat zobrazení dohody při ztrátě hesla nebo změně telefonního čísla.