Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Přehled
Ovládací prvky Pořadí podepisování určují výchozí pracovní postup podpisu použitý v dohodě a rozsah, ve kterém je mohou odesílatelé upravovat.
Musí být vybrána jedna ze dvou výchozích hodnot:
- Příjemci podepíší v pořadí, ve kterém jsou zadáni – Sekvenční podpisy, kde příjemci obdrží dohodu v pořadí, v jakém jsou uvedeni na stránce Odeslat. Prvnímu příjemci je udělen přístup k dohodě a po dokončení jeho části je informován další příjemce. Každý z příjemců získá přístup postupně, dokud nebude dohoda dokončena.
- Příjemci podepíší v libovolném pořadí – Paralelní podpisy, kde jsou všichni příjemci upozorněni najednou, a všichni mohou dokončit své aktivity spojené s dohodou, kdy chtějí. Dohoda bude dokončena po dokončení úkonů všemi příjemci.
Kromě toho existují dva volitelné ovládací prvky:
- Umožnit odesílatelům zvolit pořadí podepisování – Tato možnost zobrazí na stránce Odeslat přepínač, který odesílateli umožňuje přepínat mezi sekvenčním a paralelním pracovním postupem podepisování. Pokud je tato možnost zakázaná, použije se výchozí pracovní postup.
- Povolit odesílatelům zadat pořadí hybridního směrování – Pokud je tato možnost povolena, mohou odesílatelé vytvořit pro dohodu smíšený pracovní postup obsahující sekvenční i paralelní směrování. Průzkum se například odešle skupině zaměstnanců v rámci paralelního pracovního postupu a poté se odešle schvalujícímu manažerovi, jakmile všichni členové skupiny dokončí své akce (sekvenčně po vyřešení skupinového procesu).
Jak se používá
Výchozí pracovní postup se použije automaticky. Není-li zapnuto žádné z těchto volitelných nastavení, lze použít pouze výchozí pracovní postup. Odesílatelé nemají oprávnění přepsat výchozí pracovní postup při odesílání ze stránky Odeslat.
Pokud je odesílatelům povoleno změnit pořadí podepisování, zobrazí se na stránce Odeslat v horní části seznamu příjemců přepínač. Odesílatelé mohou mezi pracovními postupy volně přepínat.
Aby mohly být na stránce Odeslat nakonfigurovány hybridní pracovní postupy, musí být výchozí pracovní postup sekvenční. Pokud jsou povoleny hybridní pracovní postupy, může odesílatel volně vytvářet hybridní pracovní postupy. Není vyžadován žádný další přístup.
Osvědčené postupy
Účty, které obsahují pouze jednu skupinu nebo které nemají povolenou možnost Uživatelé ve více skupinách (UMG), mohou ocenit možnost přepínat mezi zobrazenými pracovními postupy, aby odesílatelé měli určitý prostor k nejlepšímu směrování toku podpisu dohody.
U účtů s povolenou funkcí UMG je vhodné zvážit vytvoření skupin, které silně definují výchozí pracovní postupy pro dohody odeslané ze skupiny a odebrat možnost změny pracovního postupu. Tím se eliminují možnosti uživatelského rozhraní na stránce Odeslat a zajistí se, že dohody budou vždy odesílány se správným pracovním postupem.
Hybridní pracovní postupy jsou užitečné v konkrétních případech použití, ale vyžadují, aby odesílatel tok dokumentu pokaždé správně nakonfiguroval. U podnikových zákazníků toho lze lépe dosáhnout použitím vlastních pracovních postupů odesílání, které odstraní nutnost provádět konfiguraci na straně odesílatele a vloží ji do šablony pracovního postupu.
U účtů, u kterých se nikdy neočekává použití paralelního pracovního postupu podpisu, je vhodné vybrat sekvenční pracovní postup a deaktivovat možnost přepnutí i hybridní možnosti.
Konfigurace
Dostupnost:
Ovládací prvky Pořadí podepisování jsou k dispozici pro podnikové licenční plány.
Týmové a individuální licenční plány mají:
- Výchozí pracovní postup nastavený na sekvenční podpisy
- Povolenou možnost přepnout pracovní postupy
- Zakázanou možnost pro hybridní pracovní postupy
Rozsah konfigurace:
Ovládací prvky Pořadí podepisování lze aktivovat na úrovni účtu a skupiny.
Ovládací prvky pro tuto funkci naleznete v části Nastavení odeslání > Pořadí podepisování
Pokud je výchozí pracovní postup sekvenční, je pořadí podpisu číselně reprezentováno na začátku záznamu příjemce.
Horní záznam je vždy indexován jako číslo jedna, druhý je vždy číslo dvě, atd. (Pokud není vytvořen hybridní pracovní postup, který může seskupit více příjemců pod stejným indexem, který označuje paralelní část pracovního postupu.)
Související nastavení
Skupina příjemců definuje seznam uživatelů, kteří mohou přistupovat k dohodě paralelním způsobem, ale pouze jeden člen skupiny může provést akce příjemce jménem celé skupiny. Koncepčně podobné použití distribučního seznamu jako e-mailové adresy pro jednoho příjemce.
Skupiny příjemců jsou k dispozici pouze pro účty s licencí pro podniky.
Přístup k ovládacím prvkům pro povolení skupin příjemců naleznete v části Nastavení odeslání > Skupiny příjemců.