Uživatelé mají možnost odesílat dohody z více než jedné skupiny, správci mají možnost provázat s jednou skupinou šablony knihovny, ověření příjemců a podmínky podpisu, díky čemuž povahu skupiny určuje spíše pracovní postup než uživatelé.
Přehled
Při vytváření dohody je dostupnost položek (šablon nebo pracovních postupů) a také vlastností dohody ze strany systému (branding, role příjemců, metody ověřování, zabezpečení a uchovávání souborů PDF apod.) založena především na nastavení na úrovni skupiny.
Pokud je uživatel napevno členem pouze jedné skupiny, vyplývá z toho, že má jednotlivé uživatelské ID přístup pouze k jedné sadě výchozích nastavení, šablon a pracovních postupů a jednomu souladu podpisu s předpisy.
Možnost přiřadit uživatele k více skupinám dává správcům prostor pohlížet na skupiny jako celek spíš než jako na soubor uživatelů. Na skupiny lze nahlížet jako na prostředí s účelem splnit určité požadavky podepisování dokumentů, ke kterým uživatele budou mít udělen přístup.
Jedna skupina například může být založena na velmi přísných pravidlech pro dodržování předpisů nebo distribuci, druhá zase může být vedena pro interní účely na základě pracovních postupů a šablon bez nutnosti robustního ověřování totožnosti. Uživatel, který je přiřazen do dvou skupin, má přístup ke všem zdrojům obou skupin.
Správci na úrovni skupiny mají také možnost spravovat více než jednu skupinu, díky čemuž teď role správce na úrovni skupiny má ještě širší využití.
V tomto dokumentu jsou zdůrazněny změny rozhraní a funkcí, které funkce UMG přináší uživatelům, a výhody, které by přechod na funkci UMG přinesl správcům.
Předpoklady
- Funkci Uživatelé ve více skupinách mají k dispozici pouze účty na firemní a podnikové úrovni
- Ujistěte se, že máte v zabezpečení sítě výslovně povolený přístup ke koncovým bodům služby Acrobat Sign
- V účtu musí být povoleny nejnovější rozhraní Vlastní pracovní postupy, Domovská stránka a Správa
- Přepnutím účtu na funkci uživatelé více skupinách dojde k automatickému povolení nových verzí stránky (pokud tak již nebylo učiněno dříve) a zakázání možnosti vrátit se ke staršímu rozhraní. Včetně odkazů „Přepnout“
- Starší stránky Pracovní postup a Domovská stránka a stránka Správa nejsou kompatibilní s funkcí Uživatelé ve více skupinách
- I když funkci UMG vypnete, stránky Domovská stránka a Správa se k původnímu rozhraní nevrátí
- Přepnutím účtu na funkci uživatelé více skupinách dojde k automatickému povolení nových verzí stránky (pokud tak již nebylo učiněno dříve) a zakázání možnosti vrátit se ke staršímu rozhraní. Včetně odkazů „Přepnout“
- Přes účet vývojáře ověřte, zda všechny dostupné integrace, vlastní vývoj rozhraní API nebo integrace třetích stran budou ve službě Acrobat Sign fungovat správně
Primární skupina
Všem uživatelům, kterých se týká funkce UMG, je přiřazena „primární skupina“. Primární skupina je:
- Výchozí skupina, která se uživateli načte při vstupu na stránku Odeslat
- Skupina, která určuje oprávnění a parametry ID uživatele, pokud je dohoda odeslána na jejich e-mailovou adresu
- Do skupiny se nahlíží, pokud je potřeba nastavení na úrovni skupiny a zdroj, který požadavek odeslal, nepodporuje funkci UMG
- Např. integrace služby Acrobat Sign mohou zahrnovat více verzí. Starší verze, které nepodporují funkci UMG, potřebují výchozí nastavení, ke kterému se mají odkázat, a k tomu slouží primární skupina
- Např. integrace služby Acrobat Sign mohou zahrnovat více verzí. Starší verze, které nepodporují funkci UMG, potřebují výchozí nastavení, ke kterému se mají odkázat, a k tomu slouží primární skupina
Objekty a dědičnost (nadřazené a podřízené objekty)
Pojmem „objekt“ se rozumí soubor vlastností, který se pojí s jednou představou. Mezi objekty se řadí Účet i Uživatel.
V aplikacích, jako je služba Acrobat Sign, lze objekty použít jako šablony k sestavení dalších objektů, a když je jeden objekt sestaven z „šablony“ druhého objektu, tyto dva objekty mají mezi sebou vztah nadřazeného a podřízeného objektu.
Podřízený objekt je přímou kopií nadřazeného, proto má i stejná nastavení. Podřízený objekt dědí hodnoty vlastností nadřízeného objektu. Pokud se změní hodnota nadřazeného objektu, změna se projeví i u podřízeného objektu.
Jedním ze stromů objektů ve službě Acrobat Sign je skupina vlastností Účet > Skupina > Uživatel.
- Každá skupina automaticky dědí vlastnosti účtu, ke kterému patří, protože skupiny jsou objekty podřízené účtu
- Každý uživatel automaticky dědí vlastnosti skupiny, ke které patří, protože se považují za podřízené objekty skupiny
Na řetězci objektů Účet > Skupina > Uživatel můžete snadno pozorovat, jak přesun jednoho uživatele do nové skupiny změní „výchozí“ funkce uživatele, protože zdědí parametry nové skupiny.
Hodnoty vlastností podřízeného objektu lze měnit, jedná se o výslovnou změnu, která naruší dědičnost této hodnoty ze strany nadřazeného objektu. Pokud dojde ke změně takovéto hodnoty u nadřazeného objektu, podřízený objekt novou hodnotu nezdědí, protože výslovně nastavená hodnota má přednost.
Tuto skutečnost lze nejjednodušeji pozorovat na případu, když správci na úrovni skupiny přepíšou nastavení na úrovni účtu své skupiny. A jelikož jsou uživatelé ve skupině podřízenými objekty skupiny, ke které patří, uživatelům se odpovídajícím způsobem změní prostředí.
Uživatelé, kteří mají přístup k více skupinám, své zděděné vlastnosti mění v závislosti na tom, v rámci které skupiny zrovna pracují. Můžete pozorovat, že když uživatel změní svou skupinu na stránce Odeslat, stránka se obnoví a načtou se nové vlastnosti na úrovni skupiny. Nejlépe si této skutečnosti všimnete, pokud v jednotlivých skupinách používáte různá loga.
ID objektů
Každý objekt má v systému přidělené jedinečné identifikační číslo. Jedinečné ID slouží k rozlišení různých objektů podobného typu a k učení jejich vzájemných souvislostí.
Důsledky využití ID uživatelů a skupin jsou patrné při využití pravidel funkce UMG, obzvláště pak v oblasti vytváření sestav. Když uživatel vytvoří v systému položku (dohodu, šablonu nebo webový formulář), do položky se zanese uživatelské ID tvůrce a ID skupiny, v rámci níž byla položka vytvořena.
Když uživatel vytvoří sestavu ke svým dohodám, aplikace vypíše údaje, které jsou propojeny s ID uživatele. ID skupiny nemá vliv na vyhledávání (ledaže je použit filtr).
Když však správce skupiny vytvoří sestavu pro skupinu, aplikace vypíše údaje, které jsou propojeny s ID skupiny (nezávisle na ID uživatele tvůrce položky)
Dokud mohli uživatelé patřit pouze k jedné skupině, nebyl mezi těmato dvěma údaji v podstatě rozdíl. Nyní však uživatelé mohou vytvářet položky v rámci několika skupin, proto obsah jednoho uživatele může přesahovat do skupin, které mají jiného správce na úrovni skupiny.
Správci na úrovni skupiny mají přístup pouze k obsahu vytvořenému pod ID skupiny, v níž zastávají roli správce (kromě obsahu, který sami vytvořili). Pokud správce skupiny vytváří zprávu k obsahu u jednoho ID uživatele, vyhledaná sada dat zahrnuje pouze obsah (vytvořeným pod tímto ID uživatele) ve skupině nebo skupinách, v nichž je uživatel správcem.
Příslušnost položek ke skupině
Události dohod, webových formulářů a funkce Hromadné odeslání vytvořené před tím, než byla zapnuta funkce UMG, jsou propojeny pouze s ID uživatele tvůrce.
Události dohod, webových formulářů a funkce Hromadné odeslání vytvořené po tom, co byla funkce UMG zapnuta, jsou kromě ID uživatele propojeny také s ID skupiny, v rámci níž byly vytvořeny.
V praxi to znamená, že se položka vytvořená před tím, než byla funkce UMG zapnuta, při změně primární skupiny uživatele přesune s uživatelem. Uživatelé, kteří si skupinu prohlíží (přes sdílení účtů), ztratí po odchodu uživatele ze sdílené skupiny náhled na položky.
Položky vytvořené po tom, co byla funkce UMG zapnuta, zůstanou propojené se skupinou. Uživatelé, kteří si skupinu prohlíží, i nadále uvidí položky vytvořené v rámci skupiny i po tom, co se tvůrce přesune do jiné primární skupiny.
Jak povolit funkci Uživatelé ve více skupinách
Funkci UMG může zapnout nebo vypnout pouze správce na úrovni účtu. Pokyny k upgradu účtu najdete v tomto článku.
Funkci UMG lze zpětně vypnout, ale dojde k těmto změnám:
- Dojde k odebrání všech označení správce na úrovni skupiny
- Označení správců na úrovni účtu tímto nejsou nijak dotčena
- Správci na úrovni skupiny mohou znovu získat pravomoci svých určených skupin
- Všichni uživatelé existují pouze v rámci své primární skupiny
Uživatel může být členem maximálně 100 skupin.
Rozdíly na úrovni uživatele
Změny na úrovni uživatele zaznamenáte všude. Všichni uživatelé, kteří se mohou přihlásit do služby Acrobat Sign, zaznamenají následující změny:
Co se liší:
V profilu uživatele se zobrazí všechny skupiny, do kterých uživatel patří, a zvláštním označením se vyznačí primární skupina.
Pokud je funkce UMG zapnutá:
- Na seznamu jsou uvedeny všechny skupiny, do níž uživatel patří
- Jako první skupina je uvedená vždy Primární skupina
Co se liší:
Jelikož má uživatel přístup k více skupinám, jsou všechny šablony a pracovní postupy rozděleny podle skupiny, s nimiž jsou tyto položky propojeny.
- Šablony a pracovní postupy mohou být propojeny pouze s jednou skupinou nebo s celým účtem
- Šablony a pracovní postupy na úrovni účtu se také zobrazují v části pro ně speciálně určené ve spodní části seznamu skupin
- Po spuštění šablony nebo pracovního postupu z této nabídky se automaticky načte příslušná stránka Odeslat (Vytvořit) podle hodnoty Skupina
- Výběr Odeslat z nelze změnit z hodnoty skupiny, s níž je šablona nebo pracovní postup propojen
Pokud je použita šablona na úrovni skupiny, skupina je vložena na stránku Odeslat a možnost upravit skupinu je potlačena:
Pokud dojde k použití šablony na úrovni účtu, skupinu lze vybrat (ze skupin, ke kterým uživatel patří):
Co se liší:
Na stránce Odeslat nyní najdete v horní části stránky rozbalovací nabídku: Odeslat z
Tento výběr umožňuje odesílateli vybrat skupinu (a všechny související vlastnosti na úrovni skupiny), která řídí vlastnosti a možnosti transakce.
- V poli rozbalovací nabídky Odeslat z uživatel může vybrat pouze skupinu, k nimž byl výslovně přidán a v níž je oprávněn odesílat
- Při otevření stránky Odeslat se vždy jako výchozí (načtená) hodnota zobrazí primární skupina
K uvážení:
Nejprve nastavte výběr Odeslat z.
- Změnou výběru se uloží nastavení na úrovni skupiny, které zahrnuje:
- Značku
- Povolené metody ověření
- Omezení podpisu
- Sdílené šablony knihovny a možnosti pracovních postupů
- Šablony zpráv
- Jelikož změna výběru Odeslat z vynutí obnovení webové stránky s novým nastavením skupiny, veškerý obsah zadaný v polích se ztratí
- Po odeslání dohody již nelze skupinu, z níž byla odeslána, změnit
Co se liší:
Podobně jako stránka Odeslat i na stránce Podepsání sám sebou najdete v horní části stránky rozbalovací nabídku: Vybrat skupinu
Díky tomuto výběru může odesílatel vybrat skupinu (a všechny související vlastnosti na úrovni skupiny), která řídí vlastnosti a možnosti transakce.
- Uživatel má přístup pouze ke skupinám, k nimž byl výslovně přidán
- Při otevření stránky Odeslat se vždy jako výchozí (načtená) hodnota zobrazí primární skupina
K uvážení:
Nejprve nastavte výběr Odeslat pomocí.
- Změnou výběru se uloží nastavení na úrovni skupiny, které zahrnuje:
- Značku
- Povolené metody ověření
- Omezení podpisu
- Sdílené šablony knihovny a možnosti pracovních postupů
- Protože změna výběru Odeslat pomocí vynutí obnovení webové stránky již s novým nastavením skupiny, veškerý obsah v polích se při tomto obnovení ztratí
Co se liší:
Do kontextové nabídky dohody byl přidán štítek, který označuje, z které skupiny byla dohoda odeslána.
K uvážení:
Některé funkce jsou úzce provázány se skupinou (např. parametry sestav a pravidla uchovávání).
Co se liší:
Do tabulky dohod, která se vytváří na stránce Správa, byl přidán sloupec.
- Hlavička Skupina není aktivní odkaz. K seřazení souboru dat použijte filtr
Co se liší:
Na stránce Správa je dostupný nový filtr pro třídění souboru dat podle skupiny
- Vždy lze použít pouze jeden filtr hodnoty Skupina
- Podobně jako u ostatních filtrů se i při použití filtru Skupina na levé straně tlačítka Filtry vyplní malá značka
- Filtr Skupina zahrnuje šablony, které byly sdíleny se skupinou
- Výslovné filtry Skupina obsahují šablony sdílené na úrovni účtu
- Uživatelé mohou používat filtry pouze u skupin, jimiž jsou aktuálně členem
- Možnost Všechny skupiny představuje jediný filtr, který zahrnuje dohody vytvořené ve skupinách, k nímž uživatel momentálně nepatří
Co se liší:
Při vytváření šablony knihovny má tvůrce možnost nastavit přístup k šabloně a sdílet dohodu s jakoukoli skupinou, již je členem.
- Šablony je možné sdílet pouze s jednou skupinou
- Pokud je šablona sdílena se skupinou tímto způsobem, je mezi šablonou a skupinou vytvořeno silné propojení. Význam:
- Správci s přístupem ke skupině mohou šablonu upravit pomocí karty sdílené knihovny
- Pokud je uživatel ze skupiny odebrán, šablona zůstane položkou původní skupiny (pokud není výslovně znovu přiřazena k nové skupině)
- Šablony sdílené se skupinou mohou používat pouze členové skupiny (a tvůrce šablony)
- Pokud tvůrce šablony opustí skupinu, s níž je šablona sdílena:
- Tvůrce šablony bude i nadále oprávněn odeslat dohodu (coby vlastník šablony), i když již nebude součástí skupiny
- Tvůrce šablony bude i nadále mít oprávnění či přístup k úpravám vlastností dohody na stránce Správa
- Skupina o přístup k šabloně nepřijde
- Tvůrce šablony bude i nadále oprávněn odeslat dohodu (coby vlastník šablony), i když již nebude součástí skupiny
- Pokud tvůrce šablony opustí skupinu, s níž je šablona sdílena:
- Pokud je uživatel, který šablonu vytvořil, z aplikace odstraněn (nástrojem GDPR), lze dohody zachovat v podobě položek skupiny
K uvážení:
Vybraný uživatel s přístupem ke všem skupinám může sloužit jako ústřední správce dokumentů.
Uživatel s oprávněním vytvářet webové formuláře může propojit svůj formulář k libovolné skupině, které je členem.
- Webový formulář může být propojen pouze s jednou skupinou
- Po dokončení vytváření webového formuláře již nelze propojenou skupinu zvolit
- Webové formuláře se nezobrazují na kartě Sdílené knihovny
- Pokud tvůrce přijde o členství ve skupině, webový formulář bude se skupinou propojen i nadále.
Co se liší:
Na stránku Sestavy byl přidán filtr, který umožňuje sestavu přidružit k dohodám, které jsou propojeny s jednou nebo více skupinami.
- Uživatel musí mít přístup ke skupině, aby filtr mohl použít
Sestava ve formátu .csv obsahuje stejný sloupec Skupina odesílatele, který zaznamenává přepínání odesílatele mezi skupinami:
Pokud je uživatel odebrán ze skupiny, ze které dříve odesílal dohody, nebude mít přístup k transakcím.
Rozdíly u správců na úrovni skupiny
Tyto změny v rozhraní zaznamenají pouze správci účtu (v souladu s nastavením správce na úrovni účtu):
Role správce na úrovni skupiny doznala výrazného vylepšení, protože nyní jeden uživatel může zastávat roli správce několika skupin a zároveň nemusí zastávat roli správce ve všech skupinách, jejichž je členem.
Správci na úrovni skupiny ve více skupinách mohou lépe spravovat dokumenty a pracovní postupy u početnějších týmů a vytvářet zprávy o obsahu více skupin, aniž by jim byl poskytnut přístup ke všem datovým sadám v účtu.
Co se liší:
Pokud je uživatel správcem více než jedné skupiny, pracovní postupy a Sdílené knihovny byly přesunuty z nejvyšší úrovně nastavení správce na úrovni skupiny do dílčích nabídek u každé skupiny zvlášť:
Pokud je funkce UMG povolena, musíte nejprve vybrat skupinu a otevřít nastavení skupiny, abyste získali přístup k položkám nabídky a nastavení:
Co se liší:
Pokud uživatel skupiny zastává roli správce ve více než jedné skupině, musí coby správce nejprve vybrat, kterou skupinu chce upravovat:
- V seznamu položek v nabídce na levém panelu vyberte možnost Skupiny
- Klikněte na skupinu, kterou chcete upravit (zobrazí se odkaz Nastavení skupiny)
- Klikněte na odkaz Nastavení skupiny
Co se liší:
Správce na úrovni skupiny již nemá možnost vynutit náhled dohod u nově vytvořených uživatelů.
- Správci na úrovni účtu o toto oprávnění nepřišli
Co se liší:
Chcete-li do svého účtu přidat uživatele, musíte nejprve vybrat skupinu, až potom získáte přístup k možnosti nabídky Uživatelé ve skupině
Při vytváření jednotlivých uživatelů výběr skupiny odpovídá budoucí primární skupině uživatele.
Správci na úrovni skupiny nemají oprávnění po dokončení vytváření uživatele primární skupinu upravovat.
Vytváření jednoho uživatele se neliší, kromě možnosti vynutit sdílení zobrazení dohod uživatele (viz výše).
K uvážení:
V rámci vytváření uživatelů po jednom není možné přiřadit uživatele k více skupinám.
Po dokončení vytváření uživatele může správce skupiny upravit profil uživatele tak, aby měl přístup k funkci Uživatelé ve více skupinách a upravil jeho oprávnění odesílat.
Co se liší:
Z rozhraní správců na úrovni skupiny bylo odebráno oprávnění rozhodovat o tom, zda subjekt s tímto ID uživatele může podepisovat dohody nebo zavést pravidlo automatického delegování.
- Pokud je funkce UMG zapnutá, oprávnění měnit tyto funkce mají pouze správci na úrovni účtu
Správci na úrovni skupiny mají v profilu uživatele možnost povolit nebo zakázat členství ve skupině, kterou spravují.
- Uživatel se musí zobrazovat v seznamu uživatelů správce skupiny (buďto proto, že jej vytvořil, nebo proto, že je jeho správcem)
Jak přidat členství ve skupině:
- Přejděte na stránku [Skupina] > Uživatelé ve skupině
- Dvojitým kliknutím na uživatele otevřete uživatelský profil
- Klikněte na ikonu se znaménkem plus, která se nachází vpravo vedle nadpisu Členství ve skupině
- Otevře se dialogové okno Přidat členství ve skupině
- Vyberte, ke které skupině chcete uživatele přiřadit
- Lze vybrat pouze ty skupiny, v nichž uživatel zastává roli správce
- Klikněte na tlačítko Přidat
- Postup opakujte u všech skupin, k nímž chcete uživatele přiřadit
- Po dokončení klikněte na možnost Uložit.
Uživatelé nově přiřazení ke skupině dostanou přiděleny dvě hodnoty oprávnění:
- Správce skupiny – Má toto ID uživatele oprávnění správce na úrovni skupiny?
- Ve výchozím nastavení má hodnotu False
- Může odesílat – Má toto ID uživatele mít přístup k šablonám, pracovním postupům a také oprávnění odesílat dohody v rámci vlastností profilu skupiny?
- Ve výchozím nastavení má hodnotu True
Podle potřeby zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí hodnot u každé skupiny
- Po dokončení klikněte na možnost Uložit
Správci na úrovni skupiny nemají oprávnění upravovat primární skupinu ID uživatele, pokud nezastávají roli správce v původní primární skupině i nové skupině.
Jak odstranit členství ve skupině
Odebrání člena ze skupiny:
- Přejděte na stránku [Skupina] > Uživatelé ve skupině
- Dvojitým kliknutím na uživatele otevřete uživatelský profil
- Kliknutím na skupinu, kterou chcete upravit, se zobrazí úkon Odstranit členství ve skupině
- Klikněte na odkaz Odebrat
- Opakujte postup u všech dalších členství, která chcete odebrat
- Klikněte na tlačítko Uložit
Pokud uživatel přijde o členství ve všech skupinách:
- ID uživatele je uloženo ve výchozí skupině
- Jako primární skupina uživatele je nastavena výchozí skupina
Správci na úrovni skupiny, kteří vytvářejí webhooky, mohou při zadávání hodnoty pole Skupina vybrat jakoukoli skupinu, v níž zastávají roli správce:
Co se liší:
Formát souboru .csv, který se nahrává za účelem tvorby nebo aktualizace údajů více uživatelů je nyní uzpůsoben uživatelům, kteří patří k více skupinám a mají různá oprávnění v závislosti na skupině. Za tímto účelem byly při zapnuté funkci UMG odstraněny tři sloupce:
- Název skupiny – Odebrán; nahrazen sloupcem Skupiny
- Je správce skupiny – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny
- Právo odesílat – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny
Byl přidán jeden sloupec: Skupiny
Správci na úrovni skupiny nemají oprávnění přesouvat uživatele ve sloupci Skupiny.
- Pouze správci na úrovni účtu mají oprávnění využívat vlastnosti a přístup napříč skupinami prostřednictvím funkce Hromadné vytváření nebo nahrávání uživatelů.
Když správce na úrovni skupiny vytvoří nové uživatele prostřednictvím hromadného nahrávání:
- Každý uživatel je vytvořen ve skupině, v rámci níž správce vytváření zahájil
- Primární skupinou uživatele se ve výchozím nastavení stane skupina, ve které byl uživatel vytvořen
- Každý uživatel má oprávnění podepisovat bez ohledu na výchozí hodnotu nastavení na úrovni skupiny
Obsah uvedený níže slouží pro vaši informaci, protože šablona odesílání obsahuje sloupec Skupiny.
Sloupec Skupiny zahrnuje jednu nebo více Definic skupin. Každá Definice skupiny zahrnuje název jedné skupiny, za nímž následuje jedna nebo více hodnot stavu uvedených v hranatých závorkách. Např.: Název skupiny[stav]
- Název skupiny doslovně odpovídá skutečnému názvu skupiny, a to včetně mezer. Např. Výchozí skupina
- Do jedné definice skupiny lze zahrnout více hodnot stavu, např. název skupiny[stav1 stav2]
- Hodnoty stavu jsou uvedeny v hranatých závorkách
- V názvu skupiny se také mohou vyskytovat hranaté závorky. V takovém případě musí být hodnoty stavu obsaženy v posledním řetězci v závorkách např.: Prodej [východní pobřeží][stav1 stav2]
- Mezi názvem skupiny a hranatými závorkami, které obsahují hodnotu stavu, není mezera
- V názvu skupiny se také mohou vyskytovat hranaté závorky. V takovém případě musí být hodnoty stavu obsaženy v posledním řetězci v závorkách např.: Prodej [východní pobřeží][stav1 stav2]
- Jednotlivé hodnoty stavu jsou odděleny jednou mezerou
- Hodnoty stavu jsou uvedeny v hranatých závorkách
- Lze zahrnout více Definic skupiny, oddělují se středníkem (bez mezer)
- Např.: Název skupiny[stav];Nějaká další skupina[stav1 stav2 stav3];Poslední skupina[stavA stavB]
- Dostupné hodnoty stavu definice skupin:
- Primární – Nastaví skupinu jako primární skupinu uživatele
- Má právo odesílat – Opravňuje uživatele odesílat dohody ze skupiny
- Nemá právo odesílat – Zabraňuje uživateli odesílat dohody ze skupiny
- Správce – Jmenuje uživatele správcem na úrovni skupiny v této skupině
- Odebrat – Odebere uživatele ze skupiny
- Pokud je uživatel odebrán ze všech skupin, bude umístěn do výchozískupiny
U příkladu uvedeného výše:
- E-mailová adresa Honza@tady.cz má nastavené dvě definice skupin:
- Výchozí skupina je jeho primární skupinou, je správcem na úrovni skupiny a má právo odesílat dohody
- Ve skupině Inženýři zastává roli správce na úrovni skupinya má právo odesílat dohody
- Výchozí skupina je jeho primární skupinou, je správcem na úrovni skupiny a má právo odesílat dohody
- E-mailová adresa Franta@tady.cz má také nastavené dvě definice skupin:
- Ve skupině Nákupčí zastává roli správce na úrovni skupiny, ale nemá právo odesílat dohody
- Franta je také odebrán ze skupiny Prodej
Co se liší:
ID uživatele nyní může deaktivovat pouze správce na úrovni skupiny, aby se zajistilo, že nedojde k deaktivaci uživatelů ve skupinách, kde nemají žádné oprávnění.
Správci skupiny mohou deaktivovat pouze uživatele, kteří jsou členy ve skupinách správce nebo ve výchozí skupině.
- Pokud je uživatel členem mimo oprávnění správce skupiny, který se ho pokouší deaktivovat, možnost deaktivovat uživatele nebude dostupná
Rozdíly u správce na úrovni účtu
K následujícím funkcím mají přístup pouze správci na úrovni účtu:
Co se liší:
Při vytváření jednotlivého uživatele bylo pole Skupina uživatele přejmenováno na Primární skupina
Co se liší:
Jak již bylo zmíněno v části o správci na úrovni skupiny, formát souboru .csv, který se nahrává za účelem tvorby nebo aktualizace údajů více uživatelů je nyní uzpůsoben uživatelům, kteří patří k více skupinám a mají různá oprávnění v závislosti na skupině. Za tímto účelem byly při zapnuté funkci UMG odstraněny tři sloupce:
- Název skupiny – Odebrán; nahrazen sloupcem Skupiny
- Je správce skupiny – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny
- Právo odesílat – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny
Byl přidán jeden sloupec: Skupiny
Sloupec Skupiny zahrnuje jednu nebo více Definic skupin. Každá Definice skupiny zahrnuje název jedné skupiny, za nímž následuje jedna nebo více hodnot stavu uvedených v hranatých závorkách. Např.: Název skupiny[stav]
- Název skupiny doslovně odpovídá skutečnému názvu skupiny, a to včetně mezer. Např. Výchozí skupina
- Do jedné definice skupiny lze zahrnout více hodnot stavu, např. název skupiny[stav1 stav2]
- Hodnoty stavu jsou uvedeny v hranatých závorkách
- Mezi názvem skupiny a hranatými závorkami není mezera
- Jednotlivé hodnoty stavu jsou odděleny jednou mezerou
- Hodnoty stavu jsou uvedeny v hranatých závorkách
- Lze zahrnout více Definic skupiny, oddělují se středníkem (bez mezer)
- Např.: Název skupiny[stav];Nějaká další skupina[stav1 stav2 stav3];Poslední skupina[stavA stavB]
- Dostupné hodnoty stavu definice skupin:
- Primární – Nastaví skupinu jako primární skupinu uživatele
- Má právo odesílat – Opravňuje uživatele odesílat dohody ze skupiny
- Nemá právo odesílat – Zabraňuje uživateli odesílat dohody ze skupiny
- Správce – Jmenuje uživatele správcem na úrovni skupiny v této skupině
- Odebrat – Odebere uživatele ze skupiny
U příkladu uvedeného výše:
- E-mailová adresa Honza@tady.cz má nastavené dvě definice skupin:
- Výchozí skupina je jeho primární skupinou, je správcem na úrovni skupiny a má právo odesílat dohody
- Ve skupině Inženýři zastává roli správce na úrovni skupinya má právo odesílat dohody
- Výchozí skupina je jeho primární skupinou, je správcem na úrovni skupiny a má právo odesílat dohody
- E-mailová adresa Franta@tady.cz má také nastavené dvě definice skupin:
- Ve skupině Nákupčí zastává roli správce na úrovni skupiny, ale nemá právo odesílat dohody
- Franta je také odebrán ze skupiny Prodej
Co se liší:
Oprávnění udělená správcům na úrovni skupiny (ze strany správců na úrovni účtu) jsou nyní díky funkci UMG podrobněji rozčleněná.
Dřívější možnost „přidat nové uživatele do skupin“ byla rozdělena do dvou:
- Správci skupin mohou přidat k účtu nové uživatele a přiřadit uživatele do svých skupin – Tato možnost dává správcům na úrovni skupiny možnost vytvářet nová ID uživatele v účtu (a přiřazovat je do skupin)
- Správci skupin mohou ke svým skupinám přidělovat stávající uživatele – Tato možnost pouze umožňuje správcům skupiny přidělovat uživatele v rámci svých skupin. Nemají oprávnění v účtu vytvářet nebo přidávat nové ID uživatele
- Toto oprávnění patří k nastavení Správci skupin mohou přidat k účtu nové uživatele zmíněném výše. Proto je při výběru možnosti tvorby uživatele tato možnost zobrazena šedě
Rozdíly u správce na úrovni soukromí
U nástrojů správce na úrovni soukromí nedochází aktuálně ke změnám v důsledku zavedení funkce UMG.
Rozdíly v rozhraní API
Rozhraní API typu REST verze 6 bude aktualizováno tak, aby podporovalo funkci UMG.
Starší rozhraní API typu SOAP aktualizováno tak, aby podporovalo funkci UMGm, nebude.
Rozhraní API typu SOAP nebo v5 REST (a starších) bude fungovat bez funkce UMG a bude pracovat s primární skupinou uživatele.
Koncové body rozhraní API typu REST v6, které fungují v rámci určité skupiny, byly rozšířeny tak, aby zahrnovaly volitelné označení ID skupiny, které lze předat do požadavku jako parametr dotazu, nadpis nebo jako součást požadavku.
Tento parametr je volitelný, a pokud je vynechán, výchozím nastavením je primární skupina uživatele.
Úkony na úrovni skupiny lze rozdělit do dvou kategorií:
- Správa uživatelů
- Operace typu CRUD u zdrojů
Změna správy uživatelů spočívá v možnosti spravovat členství ve více skupinách jedním voláním rozhraní API a v rozšíření modelu zabezpečení, který vymezuje působnost správce skupiny, aby např. správce skupiny nezavedl změnu skupiny, ke které nemá práva.
Operace měnící zdroje jsou dalším parametrem ID skupiny, který slouží k vytváření modelů požadavků nebo odpovědí a vytváří souvislosti mezi dohodami, webovými formuláři a událostmi Hromadné odeslání služby skupiny.
Parametr ID skupiny byl přidán pouze do rozhraní API typu REST v6. Starší verze než verze 6 typu REST pracují s primární skupinou za účelem zpětné kompatibility.
INVALID_GROUP_ID
K vyvolání běžného chybového kódu odezvy „INVALID_GROUP_ID dojde, když:
- Identifikovaná skupina nebyla nalezena
- Identifikovaný uživatel není členem identifikované skupiny.
- Funkce je deaktivována a ID skupiny neodpovídá primární skupině uživatele
Pokud není funkce UMG povolena, všechny stávající koncové body se chovají jako ve starších verzích. Parametr Primární skupina uživatele se používá jako jediné platné členství ve skupině, a pokud je koncovému bodu předáno jiné ID skupiny, dojde k vyvolání chyby INVALID_GROUP_ID.
Přidání více uživatelů do skupiny
Uživatele lze přidat do více skupin dvěma způsoby:
Úprava jednotlivého uživatele – Lze uskutečnit přes:
- Nabídku Uživatelé – Pouze u správců na úrovni účtu
- Nabídku Uživatelé ve skupině – U správců na úrovni účtu nebo skupiny
Jedním kliknutím na uživatele zobrazíte možnost Upravit uživatele; klikněte na možnost Upravit uživatele
Otevře se překryvné okno se správou skupiny, v němž správce může kliknutím na ikonu se znaménkem plus libovolně přiřazovat uživatele ke všem skupinám, v nichž zastává roli správce.
Jakmile je uživateli uděleno členství ve skupině, správce může povolit nebo zakázat oprávnění uživatele ve skupině zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí hlaviček sloupců v části Správce skupiny a Právo odesílat.
Správci na úrovni účtu mohou pomocí funkce Hromadná tvorba nebo úprava uživatelů rychle aktualizovat všechna ID uživatelů v účtu.
Funkci Hromadné vytváření a úprava uživatelů mají k dispozici správci na úrovni skupiny pro účely změny jména, společnosti, titulu nebo podobných údajů. Členství ve skupině nepatří mezi hodnoty, které mohou správci na úrovni měnit nahráním souboru csv.
Kliknutím na odkaz Stáhnout ukázkový soubor CSV si můžete stáhnout ukázkový soubor CSV, v němž najdete uvedené různé vlastnosti.
Formát souboru .csv, který se nahrává za účelem tvorby nebo aktualizace údajů více uživatelů je nyní uzpůsoben uživatelům, kteří patří k více skupinám a mají různá oprávnění v závislosti na skupině. Za tímto účelem byly při zapnuté funkci UMG odstraněny tři sloupce:
- Název skupiny – Odebrán; nahrazen sloupcem Skupiny
- Je správce skupiny – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny
- Právo odesílat – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny
Nový sloupec Skupiny
Sloupec Skupiny zahrnuje jednu nebo více Definic skupin. Každá Definice skupiny zahrnuje název jedné skupiny, za nímž následuje jedna nebo více hodnot stavu uvedených v hranatých závorkách. Např.: Název skupiny[stav]
- Název skupiny doslovně odpovídá skutečnému názvu skupiny, a to včetně mezer. Např. Výchozí skupina
- Do jedné definice skupiny lze zahrnout více stavových hodnot, např. název skupiny[stav1 stav2]
- Hodnoty stavu jsou uvedeny v hranatých závorkách
- Mezi názvem skupiny a hranatými závorkami není mezera
- Jednotlivé hodnoty stavu jsou odděleny jednou mezerou
- Hodnoty stavu jsou uvedeny v hranatých závorkách
- Lze zahrnout více Definic skupiny, oddělují se středníkem (bez mezer)
- Např.: Název skupiny[stav];Nějaká další skupina[stav1 stav2 stav3];Poslední skupina[stavA stavB]
- Dostupné hodnoty stavu definice skupin:
- Primární – Nastaví skupinu jako primární skupinu uživatele
- Má právo odesílat – Opravňuje uživatele odesílat dohody ze skupiny
- Nemá právo odesílat – Zabraňuje uživateli odesílat dohody ze skupiny
- Správce – Jmenuje uživatele správcem na úrovni skupiny v této skupině
- Odebrat – Odebere uživatele ze skupiny
U příkladu uvedeného výše:
- E-mailová adresa Honza@tady.cz má nastavené dvě definice skupin:
- Výchozí skupina je jeho primární skupinou, je správcem na úrovni skupiny a má právo odesílat dohody
- Ve skupině Inženýrství zastává roli správce na úrovni skupinya má právo odesílat dohody
- Výchozí skupina je jeho primární skupinou, je správcem na úrovni skupiny a má právo odesílat dohody
- E-mailová adresa Franta@tady.cz má také nastavené dvě definice skupin:
- Ve skupině Nákupčí zastává roli správce na úrovni skupiny, ale nemá právo odesílat dohody
- Franta je také odebrán ze skupiny Prodej
Tvorba dohod
Pravidla funkce UMG ovlivňují úplný začátek vytváření nové dohody.
Pokud uživatel zahájí vytváření dohody výběrem šablony nebo pracovního postupu v části Domovská stránka > Spustit z knihovny, musí nejprve rozšířit skupinu, ze které odesílá, a až poté z možností skupiny vybrat šablonu nebo pracovní postup.
Po výběru šablony nebo pracovního postupu a kliknutí na položku Spustit se otevře stránka Odeslat, na níž uživatel může dokončit úpravy nastavení.
Zahájením vytváření dohody ze šablony nebo pracovního postupu na úrovni skupiny se hodnota skupiny vloží na stránku Odeslat a skupinu již nebude možné upravit.
Pokud je vybrán pracovní postup nebo šablona na úrovni účtu, odesílatel má možnost vybrat hodnotu položky skupina.
Pokud uživatel vytváření zahájil ze stránky Odeslat, rozbalovací pole Odeslat z určuje skupinu, se kterou bude dohoda propojena.
Po výběru určité skupiny jsou u dohody dostupné pouze šablony knihovny této vybrané skupiny.
Při změně skupiny dojde také ke změně vlastností použitých na dohodu. Dojde k obnovení stránky a veškerý vložený obsah polí se ztratí.
Návrhář vlastního pracovního postupu
Funkce vytváření a správy vlastních pracovních postupů není v současné době ovlivněna pravidly funkce UMG:
- Pracovní postupy přiřazené ke skupině může upravovat pouze správce (na úrovni skupiny nebo účtu), který patří ke stejné primární skupině jako pracovní postup
- Pracovní postupy přiřazené k úrovni účtu může upravovat pouze správce na úrovni účtu (bez ohledu na primární skupinu)
V nadcházejících aktualizacích budou mít správci v rozhraní možnost propojit pracovní postupy, které vytvořili, s jednotlivými skupinami, v nichž zastávají roli správce, bez ohledu na to, k jaké patří primární skupině.
Vytváření a správa šablon knihovny
Když vytváříte opakovaně použitelné šablony knihovny podle pravidel funkce UMG, je potřeba učinit jeden další krok při udělování oprávnění na úrovni skupiny, které zajistí přístup k ní:
Určete skupinu, s níž je šablona knihovny spojena.
- Spojení nastavíte v dílčí nabídce, když vyberete oprávnění Kdo má právo používat tuto šablonu:
„Vlastnictví“ šablony je uděleno původnímu ID uživatele, který šablonu vytvořil.
Vlastník šablony má vždy k funkcím Odeslat nebo Upravit šablonu. Nezáleží na tom, jakou úroveň oprávnění vlastnické ID uživatele má, nebo jestli je vlastník propojený se skupinou, pro niž se šablona zobrazuje.
Správa stávajících šablon knihovny
Vlastnosti stávajících šablon lze upravovat na stránce Správa.
Otevřete šablonu v režimu úprav a pokud je šablona sdílena se Všemi uživateli v mé skupině, lze také upravit přiřazení ke skupině:
Změnou přiřazení ke skupině není dotčeno propojení již vytvořených dohod.
Vytváření a správa webových formulářů
Při vytváření webového formuláře podle pravidel funkce UMG musíte učinit jeden krok navíc:
Určete skupinu, s níž je webový formulář spojen. To učiňte v horní části stránky.
- Nejprve nastavte hodnotu skupiny, protože změnou skupiny se stránka načte znovu a vymaže se obsah všech polí
Po dokončení vytváření webového formuláře již nelze spojenou skupinu upravit.
Správa stávajících webových formulářů
Pravidla funkce UMG nemají vliv na způsob správy stávajících webových formulářů (protože spojenou skupinu nelze upravovat).
K vytváření zpráv o webovém formuláři je potřeba, aby ji spustil buďto tvůrce nebo správce s oprávněním na vytváření zpráv.
Sdílení obsahu
Na sdílení jednotlivé dohody nebo šablony se pravidla funkce UMG nevztahují.
Na účty používající standardní sdílení účtů (pouze sdílení mezi uživatelem a uživatelem) se pravidla UMG nevztahují.
Rozšířené sdílení účtů umožňuje sdílení mezi uživateli, mezi skupinami a mezi uživateli a skupinami:
Sdílení mezi uživatelem a uživatelem se pravidly funkce UMG nemění:
- Pokud uživatel A sdílí svůj účet s uživatelem B:
- Uživatel B má přístup k veškerému obsahu dohod a šablon, které Uživatel A vytvořil nebo v kterých hraje roli
- Zobrazí se všechny šablony, které vlastní Uživatel A (spojené s uživatelem, skupinou, nebo účtem)
- Pokud je uživatel A členem více skupin nebo změní svou primární skupinu, nedojde k narušení propojení
- Uživatel B má přístup k veškerému obsahu dohod a šablon, které Uživatel A vytvořil nebo v kterých hraje roli
Když je uživatel A sdílen se skupinou X:
- Všichni členové skupiny X si mohou prohlížet veškerý obsah dohod a šablon, které Uživatel A vytvořil nebo v kterých hraje roli
- Zobrazí se všechny šablony, které vlastní Uživatel A (spojené s uživatelem, skupinou, nebo účtem)
- Pokud je uživatel A členem více skupin nebo změní svou primární skupinu, nedojde k narušení propojení
- Uživatelé, kteří byli přidáni do skupiny X, získají přístup k obsahu dohod a šablon uživatele A
- Uživatelé odebraní ze skupiny X ztratí přístup k obsahu dohody a šablon, které sdílel uživatel A
Když je skupina A sdílená s uživatelem X:
- Uživatel X získá přístup ke všem dohodám vytvořeným nebo odeslaným ze skupiny A
- ID uživatele, který dohodu odeslal, nemusí patřit aktuálnímu členu skupiny A. Pro propojení je určující, že dohoda byla vytvořena přes skupinu A
- ID uživatele, který dohodu odeslal, nemusí patřit aktuálnímu členu skupiny A. Pro propojení je určující, že dohoda byla vytvořena přes skupinu A
- Uživatel X získá přístup ke všem dohodám a šablonám všech ID uživatelů, jejichž primární skupinou je skupina A
- Např.: Pokud u uživatele M dojde ke změně primární skupiny ze skupiny A na skupinu B, uživatel X již nebude moci nahlížet do obsahu uživatele M (kromě dohod odeslaných ze skupiny A a podle výše uvedeného pravidla)
Když skupina A sdílí se skupinou B
- Všichni členové skupiny B mají přístup ke všem dohodám odeslaným prostřednictvím skupiny A
- ID uživatele, který dohodu odeslal, nemusí patřit aktuálnímu členu skupiny A. Pro propojení je určující, že dohoda byla vytvořena přes skupinu A
- Všichni členové skupiny B mají přístup k veškerému obsahu dohod a šablon uživatelů, jejichž primární skupina je skupina A
- Pokud do skupiny B přidáte nové ID uživatele, bude mít přístup k obsahu skupiny A
- Odebráním ID uživatele ze skupiny B odeberete přístup k obsahu skupiny A
- Tvorbou nebo aktualizací ID uživatele za účelem přiřazení skupiny A jako primární skupiny se zobrazí veškerý obsah dohod a šablon uživatelů pro skupinu B
- Odebráním ID uživatele ze skupiny A dojde k odebrání přístupu k obsahu uživatele skupiny B (kromě dohod, které byly vytvořeny v rámci skupiny A)
- Odebráním ID uživatele ze skupiny A dojde k odebrání přístupu k obsahu uživatele skupiny B (kromě dohod, které byly vytvořeny v rámci skupiny A)
Uchovávání dokumentů / GDPR
Funkce UMG by neměla nijak ovlivnit sadu nástrojů GDPR.
Integrace
Funkci UMG lze zapnout u všech firemních účtů, i když mají nastavenou jednu (nebo více) integrací.
Aktuální balíčky integrací služby Acrobat Sign funkci UMG nijak nezohledňují. V důsledku toho systém u uživatelů, kteří odesílají dohodu přes integraci, bere v úvahu pouze primární skupinu, a proto parametry odesílání také odpovídají nastavením primární skupiny.
Rozhraní API – typ REST v6
Mnoho koncových bodů rozhraní API typu REST v6 dříve zahrnovalo volitelný parametr ID skupiny, který byl k metodě přidán.
Očekáváme, že všechna stávající volání rozhraní API typu REST v6 budou i nadále pracovat správně nezávisle na tom, zda je funkce UMG povolena nebo ne.
Předchozí verze rozhraní API (typu SOAP i REST) budou i nadále fungovat očekávaným způsobem a budou u uživatel brát v úvahu pouze členství v primární skupině.
Přihlaste se ke svému účtu.