Příručka uživatele Zrušit

Přiřazení uživatelů k více skupinám

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Odesílání, podepisování a správa dohod

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Uživatelé mají možnost odesílat dohody z více než jedné skupiny, správci mají možnost provázat s jednou skupinou šablony knihovny, ověření příjemců a podmínky podpisu, díky čemuž povahu skupiny určuje spíše pracovní postup než uživatelé.

Přehled

Při tvorbě dohody je dostupnost položek (šablon nebo pracovních postupů) a také vlastností dohody ze strany systému (branding, role příjemců, metody ověřování, zabezpečení a uchovávání souborů PDF apod.) založena především na nastavení na úrovni skupiny.

Pokud je uživatel napevno členem pouze jedné skupiny, vyplývá z toho, že má jednotlivé uživatelské ID přístup pouze k jedné sadě výchozích nastavení, šablon a pracovních postupů a jednomu souladu podpisu s předpisy.

Možnost přiřadit uživatele k více skupinám dává správcům prostor pohlížet na skupiny jako celek spíš než jako na soubor uživatelů. Na skupiny lze nahlížet jako na prostředí s účelem splnit určité požadavky podepisování dokumentů, ke kterým uživatele budou mít udělen přístup.

Jedna skupina například může být založena na velmi přísných pravidlech pro dodržování předpisů nebo distribuci, druhá zase může být vedena pro interní účely na základě pracovních postupů a šablon bez nutnosti robustního ověřování totožnosti. Uživatel, který je přiřazen do dvou skupin, má přístup ke všem zdrojům obou skupin.

Správci na úrovni skupiny mají také možnost spravovat více než jednu skupinu, díky čemuž teď role správce na úrovni skupiny má ještě širší využití.

Poznámka:

V tomto dokumentu jsou zdůrazněny změny rozhraní a funkcí, které funkce UMG přináší uživatelům, a výhody, které by přechod na funkci UMG přinesl správcům.

Předpoklady

  • Funkci Uživatelé ve více skupinách mají k dispozici pouze účty na firemní a podnikové úrovni
  • Ujistěte se, že máte v zabezpečení sítě výslovně povolený přístup ke koncovým bodům služby Acrobat Sign
  • V účtu musí být povoleny nejnovější rozhraní Vlastní pracovní postupy, Domovská stránkaSpráva
    • Přepnutím účtu na funkci uživatelé více skupinách dojde k automatickému povolení nových verzí stránky (pokud tak již nebylo učiněno dříve) a zakázání možnosti vrátit se ke staršímu rozhraní.  Včetně odkazů „Přepnout“
      • Starší stránky Pracovní postup a Domovská stránka a stránka Správa nejsou kompatibilní s funkcí Uživatelé ve více skupinách
      • I když funkci UMG vypnete, stránky Domovská stránka a Správa se k původnímu rozhraní nevrátí
  • Přes účet vývojáře ověřte, zda všechny dostupné integrace, vlastní vývoj rozhraní API nebo integrace třetích stran budou ve službě Acrobat Sign fungovat správně

Primární skupina

Všem uživatelům, kterých se týká funkce UMG, je přiřazena „primární skupina“.  Primární skupina je:

  • Výchozí skupina, která se uživateli načte při vstupu na stránku Odeslat
  • Skupina, která určuje oprávnění a parametry ID uživatele, pokud je dohoda odeslána na jejich e-mailovou adresu
  • Do skupiny se nahlíží, pokud je potřeba nastavení na úrovni skupiny a zdroj, který požadavek odeslal, nepodporuje funkci UMG
    • Např. integrace služby Acrobat Sign mohou zahrnovat více verzí. Starší verze, které nepodporují funkci UMG, potřebují výchozí nastavení, ke kterému se mají odkázat, a k tomu slouží primární skupina

Příslušnost položek ke skupině

Události dohod, webových formulářů a funkce Hromadné odeslání vytvořené před tím, než byla zapnuta funkce UMG, jsou propojeny pouze s ID uživatele tvůrce.

Události dohod, webových formulářů a funkce Hromadné odeslání vytvořené po tom, co byla funkce UMG zapnuta, jsou kromě ID uživatele propojeny také s ID skupiny, v rámci níž byly vytvořeny.

V praxi to znamená, že se položka vytvořená před tím, než byla funkce UMG zapnuta, při změně primární skupiny uživatele přesune s uživatelem. Uživatelé, kteří si skupinu prohlíží (přes sdílení účtů), ztratí po odchodu uživatele ze sdílené skupiny náhled na položky.

Položky vytvořené po tom, co byla funkce UMG zapnuta, zůstanou propojené se skupinou. Uživatelé, kteří si skupinu prohlíží, i nadále uvidí položky vytvořené v rámci skupiny i po tom, co se tvůrce přesune do jiné primární skupiny.

Jak povolit funkci Uživatelé ve více skupinách

Funkci UMG může zapnout nebo vypnout pouze správce na úrovni účtu. Pokyny k upgradu účtu najdete v tomto článku.

Funkci UMG lze zpětně vypnout, ale dojde k těmto změnám:

  • Dojde k odebrání všech označení správce na úrovni skupiny
    • Označení správců na úrovni účtu tímto nejsou nijak dotčena
    • Správci na úrovni skupiny mohou znovu získat pravomoci svých určených skupin
  • Všichni uživatelé existují pouze v rámci své primární skupiny
Poznámka:

Uživatel může být členem maximálně 100 skupin.

Rozdíly na úrovni uživatele

Změny na úrovni uživatele zaznamenáte všude. Všichni uživatelé, kteří se mohou přihlásit do služby Acrobat Sign, zaznamenají následující změny:

Rozdíly u správců na úrovni skupiny

Tyto změny v rozhraní zaznamenají pouze správci účtu (v souladu s nastavením správce na úrovni účtu):

Role správce na úrovni skupiny doznala výrazného vylepšení, protože nyní jeden uživatel může zastávat roli správce několika skupin a zároveň nemusí zastávat roli správce ve všech skupinách, jejichž je členem.

Správci na úrovni skupiny ve více skupinách mohou lépe spravovat dokumenty a pracovní postupy u početnějších týmů a vytvářet zprávy o obsahu více skupin, aniž by jim byl poskytnut přístup ke všem datovým sadám v účtu.

Rozdíly u správce na úrovni účtu

K následujícím funkcím mají přístup pouze správci na úrovni účtu:

Rozdíly u správce na úrovni soukromí

U nástrojů správce na úrovni soukromí nedochází aktuálně ke změnám v důsledku zavedení funkce UMG.

Rozdíly v rozhraní API

Poznámka:

Rozhraní API typu REST verze 6 bude aktualizováno tak, aby podporovalo funkci UMG.

Starší rozhraní API typu SOAP aktualizováno tak, aby podporovalo funkci UMGm, nebude.

Rozhraní API typu SOAP nebo v5 REST (a starších) bude fungovat bez funkce UMG a bude pracovat s primární skupinou uživatele.

Koncové body rozhraní API typu REST v6, které fungují v rámci určité skupiny, byly rozšířeny tak, aby zahrnovaly volitelné označení ID skupiny, které lze předat do požadavku jako parametr dotazu, nadpis nebo jako součást požadavku.  

Tento parametr je volitelný, a pokud je vynechán, výchozím nastavením je primární skupina uživatele. 

Úkony na úrovni skupiny lze rozdělit do dvou kategorií:

  • Správa uživatelů
  • Operace typu CRUD u zdrojů

Změna správy uživatelů spočívá v možnosti spravovat členství ve více skupinách jedním voláním rozhraní API a v rozšíření modelu zabezpečení, který vymezuje působnost správce skupiny, aby např. správce skupiny nezavedl změnu skupiny, ke které nemá práva.

Operace měnící zdroje jsou dalším parametrem ID skupiny, který slouží k vytváření modelů požadavků nebo odpovědí a vytváří souvislosti mezi dohodami, webovými formuláři a událostmi Hromadné odeslání služby skupiny. 

Parametr ID skupiny byl přidán pouze do rozhraní API typu REST v6. Starší verze než verze 6 typu REST pracují s primární skupinou za účelem zpětné kompatibility.


INVALID_GROUP_ID

K vyvolání běžného chybového kódu odezvy „INVALID_GROUP_ID dojde, když:

  • Identifikovaná skupina nebyla nalezena
  • Identifikovaný uživatel není členem identifikované skupiny.
  • Funkce je deaktivována a ID skupiny neodpovídá primární skupině uživatele 

Pokud není funkce UMG povolena, všechny stávající koncové body se chovají jako ve starších verzích. Parametr Primární skupina uživatele se používá jako jediné platné členství ve skupině, a pokud je koncovému bodu předáno jiné ID skupiny, dojde k vyvolání chyby INVALID_GROUP_ID

Přidání více uživatelů do skupiny

Uživatele lze přidat do více skupin dvěma způsoby:

Tvorba dohod

Pravidla funkce UMG ovlivňují úplný začátek vytváření nové dohody.

Pokud uživatel zahájí vytváření dohody výběrem šablony nebo pracovního postupu v části Domovská stránka > Spustit z knihovny, musí nejprve rozšířit skupinu, ze které odesílá, a až poté z možností skupiny vybrat šablonu nebo pracovní postup.  

Po výběru šablony nebo pracovního postupu a kliknutí na položku Spustit se otevře stránka Odeslat, na níž uživatel může dokončit úpravy nastavení.

Poznámka:

Zahájením vytváření dohody ze šablony nebo pracovního postupu na úrovni skupiny se hodnota skupiny vloží na stránku Odeslat a skupinu již nebude možné upravit.

Pokud je vybrán pracovní postup nebo šablona na úrovni účtu, odesílatel má možnost vybrat hodnotu položky skupina.

Založit dohodu ze šablony nebo pracovního postupu

 

Pokud uživatel vytváření zahájil ze stránky Odeslat, rozbalovací pole Odeslat z určuje skupinu, se kterou bude dohoda propojena.

Po výběru určité skupiny jsou u dohody dostupné pouze šablony knihovny této vybrané skupiny.

Při změně skupiny dojde také ke změně vlastností použitých na dohodu.  Dojde k obnovení stránky a veškerý vložený obsah polí se ztratí.

Založení dohody v části Odeslat

Návrhář vlastního pracovního postupu

Funkce vytváření a správy vlastních pracovních postupů není v současné době ovlivněna pravidly funkce UMG:

  • Pracovní postupy přiřazené ke skupině může upravovat pouze správce (na úrovni skupiny nebo účtu), který patří ke stejné primární skupině jako pracovní postup
  • Pracovní postupy přiřazené k úrovni účtu může upravovat pouze správce na úrovni účtu (bez ohledu na primární skupinu)

V nadcházejících aktualizacích budou mít správci v rozhraní možnost propojit pracovní postupy, které vytvořili, s jednotlivými skupinami, v nichž zastávají roli správce, bez ohledu na to, k jaké patří primární skupině.

Vytváření a správa šablon knihovny

Když vytváříte opakovaně použitelné šablony knihovny podle pravidel funkce UMG, je potřeba učinit jeden další krok při udělování oprávnění na úrovni skupiny, které zajistí přístup k ní:

Určete skupinu, s níž je šablona knihovny spojena. 

  • Spojení nastavíte v dílčí nabídce, když vyberete oprávnění Kdo má právo používat tuto šablonu:
Poznámka:

„Vlastnictví“ šablony je uděleno původnímu ID uživatele, který šablonu vytvořil. 

Vlastník šablony má vždy k funkcím Odeslat nebo Upravit šablonu. Nezáleží na tom, jakou úroveň oprávnění vlastnické ID uživatele má, nebo jestli je vlastník propojený se skupinou, pro niž se šablona zobrazuje.

Tvorba šablony knihovny

Správa stávajících šablon knihovny

Vlastnosti stávajících šablon lze upravovat na stránce Správa.

Otevřete šablonu v režimu úprav a pokud je šablona sdílena se Všemi uživateli v mé skupině, lze také upravit přiřazení ke skupině:

Upravit vlastnosti šablony

Poznámka:

Změnou přiřazení ke skupině není dotčeno propojení již vytvořených dohod.

Vytváření a správa webových formulářů

Při vytváření webového formuláře podle pravidel funkce UMG musíte učinit jeden krok navíc:

Určete skupinu, s níž je webový formulář spojen.  To učiňte v horní části stránky.

  • Nejprve nastavte hodnotu skupiny, protože změnou skupiny se stránka načte znovu a vymaže se obsah všech polí
Tvorba webového formuláře

Pozor:

Po dokončení vytváření webového formuláře již nelze spojenou skupinu upravit.

Správa stávajících webových formulářů

Pravidla funkce UMG nemají vliv na způsob správy stávajících webových formulářů (protože spojenou skupinu nelze upravovat).

K vytváření zpráv o webovém formuláři je potřeba, aby ji spustil buďto tvůrce nebo správce s oprávněním na vytváření zpráv.

Sdílení obsahu

Na sdílení jednotlivé dohody nebo šablony se pravidla funkce UMG nevztahují.

Na účty používající standardní sdílení účtů (pouze sdílení mezi uživatelemuživatelem) se pravidla UMG nevztahují.

Rozšířené sdílení účtů umožňuje sdílení mezi uživateli, mezi skupinami a mezi uživateli a skupinami:

 

Uchovávání dokumentů / GDPR

Funkce UMG by neměla nijak ovlivnit sadu nástrojů GDPR.

Integrace

Funkci UMG lze zapnout u všech firemních účtů, i když mají nastavenou jednu (nebo více) integrací.

Následující integrace v současné době podporují parametry UMG:

  • Salesforce
  • Power Automate
  • Microsoft 365 (Teams, Outlook, Word/PowerPoint)

Uživatelé odesílající dohody prostřednictvím integrace, která nepodporuje UMG, jsou považováni za uživatele pouze ve své primární skupině a parametry odesílání se odpovídajícím způsobem přizpůsobí nastavení primární skupiny.

 

Rozhraní API – typ REST v6

Mnoho koncových bodů rozhraní API typu REST v6 dříve zahrnovalo volitelný parametr ID skupiny, který byl k metodě přidán.

Očekáváme, že všechna stávající volání rozhraní API typu REST v6 budou i nadále pracovat správně nezávisle na tom, zda je funkce UMG povolena nebo ne.

Předchozí verze rozhraní API (typu SOAP i REST) budou i nadále fungovat očekávaným způsobem a budou u uživatel brát v úvahu pouze členství v primární skupině.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?