Přiřazení uživatelů k více skupinám

Co se liší:

V profilu uživatele se zobrazí všechny skupiny, do kterých uživatel patří, a zvláštním označením se vyznačí primární skupina.

Pokud je funkce UMG zapnutá:

• Na seznamu jsou uvedeny všechny skupiny, do níž uživatel patří
• Jako první skupina je uvedená vždy Primární skupina

Nastavení uživatelského profilu

Co se liší:

Jelikož má uživatel přístup k více skupinám, jsou všechny šablony a pracovní postupy rozděleny podle skupiny, s nimiž jsou tyto položky propojeny.

• Šablony a pracovní postupy mohou být propojeny pouze s jednou skupinou nebo s celým účtem
• Šablony a pracovní postupy na úrovni účtu se také zobrazují v části pro ně speciálně určené ve spodní části seznamu skupin
• Po spuštění šablony nebo pracovního postupu z této nabídky se automaticky načte příslušná stránka Odeslat (Vytvořit) podle hodnoty Skupina
  • Výběr Odeslat z nelze změnit z hodnoty skupiny, s níž je šablona nebo pracovní postup propojen

Pokud je použita šablona na úrovni skupiny, skupina je vložena na stránku Odeslat a možnost upravit skupinu je potlačena:

Pokud dojde k použití šablony na úrovni účtu, skupinu lze vybrat (ze skupin, ke kterým uživatel patří):

Co se liší:

Na stránce Odeslat nyní najdete v horní části stránky rozbalovací nabídku: Odeslat z
Tento výběr umožňuje odesílateli vybrat skupinu (a všechny související vlastnosti na úrovni skupiny), která řídí vlastnosti a možnosti transakce. 

• V poli rozbalovací nabídky Odeslat z uživatel může vybrat pouze skupinu, k nimž byl výslovně přidán a v níž je oprávněn odesílat
• Při otevření stránky Odeslat se vždy jako výchozí (načtená) hodnota zobrazí primární skupina

K uvážení:

Nejprve nastavte výběr Odeslat z.

• Změnou výběru se uloží nastavení na úrovni skupiny, které zahrnuje:
  • Značku
  • Povolené metody ověření
  • Omezení podpisu
  • Sdílené šablony knihovny a možnosti pracovních postupů
  • Šablony zpráv
• Jelikož změna výběru Odeslat z vynutí obnovení webové stránky s novým nastavením skupiny, veškerý obsah zadaný v polích se ztratí
• Po odeslání dohody již nelze skupinu, z níž byla odeslána, změnit

Co se liší:

Podobně jako stránka Odeslat i na stránce Podepsání sám sebou najdete v horní části stránky rozbalovací nabídku: Vybrat skupinu

Díky tomuto výběru může odesílatel vybrat skupinu (a všechny související vlastnosti na úrovni skupiny), která řídí vlastnosti a možnosti transakce. 

• Uživatel má přístup pouze ke skupinám, k nimž byl výslovně přidán
• Při otevření stránky Odeslat se vždy jako výchozí (načtená) hodnota zobrazí primární skupina

K uvážení:

Nejprve nastavte výběr Odeslat pomocí.

• Změnou výběru se uloží nastavení na úrovni skupiny, které zahrnuje:
  • Značku
  • Povolené metody ověření
  • Omezení podpisu
  • Sdílené šablony knihovny a možnosti pracovních postupů
• Protože změna výběru Odeslat pomocí vynutí obnovení webové stránky již s novým nastavením skupiny, veškerý obsah v polích se při tomto obnovení ztratí

Co se liší:

Do kontextové nabídky dohody byl přidán štítek, který označuje, z které skupiny byla dohoda odeslána.

K uvážení:

Některé funkce jsou úzce provázány se skupinou (např. parametry sestav a pravidla uchovávání).

Co se liší:

Do tabulky dohod, která se vytváří na stránce Správa, byl přidán sloupec.

• Hlavička Skupina není aktivní odkaz. K seřazení souboru dat použijte filtr

Co se liší:

Na stránce Správa je dostupný nový filtr pro třídění souboru dat podle skupiny

• Vždy lze použít pouze jeden filtr hodnoty Skupina
  • Podobně jako u ostatních filtrů se i při použití filtru Skupina na levé straně tlačítka Filtry vyplní malá značka
  • Filtr Skupina zahrnuje šablony, které byly sdíleny se skupinou
  • Výslovné filtry Skupina obsahují šablony sdílené na úrovni účtu
• Uživatelé mohou používat filtry pouze u skupin, jimiž jsou aktuálně členem
  • Možnost Všechny skupiny představuje jediný filtr, který zahrnuje dohody vytvořené ve skupinách, k nímž uživatel momentálně nepatří

Co se liší:

Při vytváření šablony knihovny má tvůrce možnost nastavit přístup k šabloně a sdílet dohodu s jakoukoli skupinou, již je členem.

• Šablony je možné sdílet pouze s jednou skupinou
• Pokud je šablona sdílena se skupinou tímto způsobem, je mezi šablonou a skupinou vytvořeno silné propojení. Význam:
  • Správci s přístupem ke skupině mohou šablonu upravit pomocí karty sdílené knihovny
  • Pokud je uživatel ze skupiny odebrán, šablona zůstane položkou původní skupiny (pokud není výslovně znovu přiřazena k nové skupině)
  • Šablony sdílené se skupinou mohou používat pouze členové skupiny (a tvůrce šablony)
    • Pokud tvůrce šablony opustí skupinu, s níž je šablona sdílena:
      • Tvůrce šablony bude i nadále oprávněn odeslat dohodu (coby vlastník šablony), i když již nebude součástí skupiny
        • Tvůrce šablony bude i nadále mít oprávnění či přístup k úpravám vlastností dohody na stránce Správa
      • Skupina o přístup k šabloně nepřijde
  • Pokud je uživatel, který šablonu vytvořil, z aplikace odstraněn (nástrojem GDPR), lze dohody zachovat v podobě položek skupiny

K uvážení:

Vybraný uživatel s přístupem ke všem skupinám může sloužit jako ústřední správce dokumentů.

Uživatel s oprávněním vytvářet webové formuláře může propojit svůj formulář k libovolné skupině, které je členem.

• Webový formulář může být propojen pouze s jednou skupinou
  • Po dokončení vytváření webového formuláře již nelze propojenou skupinu zvolit
• Webové formuláře se nezobrazují na kartě Sdílené knihovny
• Pokud tvůrce přijde o členství ve skupině, webový formulář bude se skupinou propojen i nadále.

Co se liší:

Na stránku Sestavy byl přidán filtr, který umožňuje sestavu přidružit k dohodám, které jsou propojeny s jednou nebo více skupinami.

• Uživatel musí mít přístup ke skupině, aby filtr mohl použít

Sestava ve formátu .csv obsahuje stejný sloupec Skupina odesílatele, který zaznamenává přepínání odesílatele mezi skupinami:

Co se liší:

Pokud je uživatel správcem více než jedné skupiny, pracovní postupy a Sdílené knihovny byly přesunuty z nejvyšší úrovně nastavení správce na úrovni skupiny do dílčích nabídek u každé skupiny zvlášť:

Pokud je funkce UMG povolena, musíte nejprve vybrat skupinu a otevřít nastavení skupiny, abyste získali přístup k položkám nabídky a nastavení:

Co se liší:

Pokud uživatel skupiny zastává roli správce ve více než jedné skupině, musí coby správce nejprve vybrat, kterou skupinu chce upravovat:

• V seznamu položek v nabídce na levém panelu vyberte možnost Skupiny
• Klikněte na skupinu, kterou chcete upravit (zobrazí se odkaz Nastavení skupiny)
• Klikněte na odkaz Nastavení skupiny

Co se liší:

Správce na úrovni skupiny již nemá možnost vynutit náhled dohod u nově vytvořených uživatelů.

• Správci na úrovni účtu o toto oprávnění nepřišli

Co se liší:

Chcete-li do svého účtu přidat uživatele, musíte nejprve vybrat skupinu, až potom získáte přístup k možnosti nabídky Uživatelé ve skupině

Vytváření jednoho uživatele se neliší, kromě možnosti vynutit sdílení zobrazení dohod uživatele (viz výše).

K uvážení:

V rámci vytváření uživatelů po jednom není možné přiřadit uživatele k více skupinám.

Po dokončení vytváření uživatele může správce skupiny upravit profil uživatele tak, aby měl přístup k funkci Uživatelé ve více skupinách a upravil jeho oprávnění odesílat.

Co se liší:

Z rozhraní správců na úrovni skupiny bylo odebráno oprávnění rozhodovat o tom, zda subjekt s tímto ID uživatele může podepisovat dohody nebo zavést pravidlo automatického delegování.

• Pokud je funkce UMG zapnutá, oprávnění měnit tyto funkce mají pouze správci na úrovni účtu

Správci na úrovni skupiny mají v profilu uživatele možnost povolit nebo zakázat členství ve skupině, kterou spravují.

• Uživatel se musí zobrazovat v seznamu uživatelů správce skupiny (buďto proto, že jej vytvořil, nebo proto, že je jeho správcem)

Jak přidat členství ve skupině:

• Přejděte na stránku [Skupina] > Uživatelé ve skupině
• Dvojitým kliknutím na uživatele otevřete uživatelský profil
• Klikněte na ikonu se znaménkem plus, která se nachází vpravo vedle nadpisu Členství ve skupině
  • Otevře se dialogové okno Přidat členství ve skupině        
• Vyberte, ke které skupině chcete uživatele přiřadit
  • Lze vybrat pouze ty skupiny, v nichž uživatel zastává roli správce
• Klikněte na tlačítko Přidat
• Postup opakujte u všech skupin, k nímž chcete uživatele přiřadit
• Po dokončení klikněte na možnost Uložit.

Uživatelé nově přiřazení ke skupině dostanou přiděleny dvě hodnoty oprávnění:

• Správce skupiny – Má toto ID uživatele oprávnění správce na úrovni skupiny?
  • Ve výchozím nastavení má hodnotu False

• Může odesílat – Má toto ID uživatele mít přístup k šablonám, pracovním postupům a také oprávnění odesílat dohody v rámci vlastností profilu skupiny?
  • Ve výchozím nastavení má hodnotu True

Podle potřeby zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí hodnot u každé skupiny

• Po dokončení klikněte na možnost Uložit

Jak odstranit členství ve skupině

Odebrání člena ze skupiny:

• Přejděte na stránku [Skupina] > Uživatelé ve skupině
• Dvojitým kliknutím na uživatele otevřete uživatelský profil
• Kliknutím na skupinu, kterou chcete upravit, se zobrazí úkon Odstranit členství ve skupině
• Klikněte na odkaz Odebrat
• Opakujte postup u všech dalších členství, která chcete odebrat
• Klikněte na tlačítko Uložit

Správci na úrovni skupiny, kteří vytvářejí webhooky, mohou při zadávání hodnoty pole Skupina vybrat jakoukoli skupinu, v níž zastávají roli správce:

Co se liší:

Formát souboru .csv, který se nahrává za účelem tvorby nebo aktualizace údajů více uživatelů je nyní uzpůsoben uživatelům, kteří patří k více skupinám a mají různá oprávnění v závislosti na skupině.  Za tímto účelem byly při zapnuté funkci UMG odstraněny tři sloupce:

• Název skupiny – Odebrán; nahrazen sloupcem Skupiny
  
• Je správce skupiny – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny
• Právo odesílat – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny

Odkaz na článek o hromadném vytváření a aktualizaci uživatelů funkcí UMG

Odkaz na článek bez použití funkce UMG

Byl přidán jeden sloupec: Skupiny

Sloupec Skupiny zahrnuje jednu nebo více Definic skupin. Každá Definice skupiny zahrnuje název jedné skupiny, za nímž následuje jedna nebo více hodnot stavu uvedených v hranatých závorkách. Např.: Název skupiny[stav]

• Název skupiny doslovně odpovídá skutečnému názvu skupiny, a to včetně mezer. Např. Výchozí skupina
• Do jedné definice skupiny lze zahrnout více hodnot stavu, např. název skupiny[stav1 stav2]
  • Hodnoty stavu jsou uvedeny v hranatých závorkách
    • V názvu skupiny se také mohou vyskytovat hranaté závorky. V takovém případě musí být hodnoty stavu obsaženy v posledním řetězci v závorkách např.: Prodej [východní pobřeží][stav1 stav2]
      
    • Mezi názvem skupiny a hranatými závorkami, které obsahují hodnotu stavu, není mezera
  • Jednotlivé hodnoty stavu jsou odděleny jednou mezerou
• Lze zahrnout více Definic skupiny, oddělují se středníkem (bez mezer)
  
  • Např.: Název skupiny[stav];Nějaká další skupina[stav1 stav2 stav3];Poslední skupina[stavA stavB]
• Dostupné hodnoty stavu definice skupin:
  • Primární – Nastaví skupinu jako primární skupinu uživatele
  • Má právo odesílat – Opravňuje uživatele odesílat dohody ze skupiny
    
  • Nemá právo odesílat – Zabraňuje uživateli odesílat dohody ze skupiny
  • Správce – Jmenuje uživatele správcem na úrovni skupiny v této skupině
  • Odebrat – Odebere uživatele ze skupiny
    • Pokud je uživatel odebrán ze všech skupin, bude umístěn do výchozískupiny

U příkladu uvedeného výše:

• E-mailová adresa Honza@tady.cz má nastavené dvě definice skupin:
  • Výchozí skupina je jeho primární skupinou, je správcem na úrovni skupiny a má právo odesílat dohody
    
  • Ve skupině Inženýři zastává roli správce na úrovni skupinya má právo odesílat dohody
• E-mailová adresa Franta@tady.cz má také nastavené dvě definice skupin:
  • Ve skupině Nákupčí zastává roli správce na úrovni skupiny, ale nemá právo odesílat dohody
  • Franta je také odebrán ze skupiny Prodej

Co se liší:

ID uživatele nyní může deaktivovat pouze správce na úrovni skupiny, aby se zajistilo, že nedojde k deaktivaci uživatelů ve skupinách, kde nemají žádné oprávnění.

Správci skupiny mohou deaktivovat pouze uživatele, kteří jsou členy ve skupinách správce nebo ve výchozí skupině.

• Pokud je uživatel členem mimo oprávnění správce skupiny, který se ho pokouší deaktivovat, možnost deaktivovat uživatele nebude dostupná

Co se liší:

Při vytváření jednotlivého uživatele bylo pole Skupina uživatele přejmenováno na Primární skupina

Co se liší:

Jak již bylo zmíněno v části o správci na úrovni skupiny, formát souboru .csv, který se nahrává za účelem tvorby nebo aktualizace údajů více uživatelů je nyní uzpůsoben uživatelům, kteří patří k více skupinám a mají různá oprávnění v závislosti na skupině.  Za tímto účelem byly při zapnuté funkci UMG odstraněny tři sloupce:

• Název skupiny – Odebrán; nahrazen sloupcem Skupiny
  
• Je správce skupiny – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny
• Právo odesílat – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny

Odkaz na článek o hromadném vytváření a aktualizaci uživatelů funkcí UMG

Odkaz na článek bez použití funkce UMG

Byl přidán jeden sloupec: Skupiny

Sloupec Skupiny zahrnuje jednu nebo více Definic skupin. Každá Definice skupiny zahrnuje název jedné skupiny, za nímž následuje jedna nebo více hodnot stavu uvedených v hranatých závorkách. Např.: Název skupiny[stav]

• Název skupiny doslovně odpovídá skutečnému názvu skupiny, a to včetně mezer. Např. Výchozí skupina
• Do jedné definice skupiny lze zahrnout více hodnot stavu, např. název skupiny[stav1 stav2]
  • Hodnoty stavu jsou uvedeny v hranatých závorkách
    • Mezi názvem skupiny a hranatými závorkami není mezera
  • Jednotlivé hodnoty stavu jsou odděleny jednou mezerou
• Lze zahrnout více Definic skupiny, oddělují se středníkem (bez mezer)
  
  • Např.: Název skupiny[stav];Nějaká další skupina[stav1 stav2 stav3];Poslední skupina[stavA stavB]
• Dostupné hodnoty stavu definice skupin:
  • Primární – Nastaví skupinu jako primární skupinu uživatele
  • Má právo odesílat – Opravňuje uživatele odesílat dohody ze skupiny
    
  • Nemá právo odesílat – Zabraňuje uživateli odesílat dohody ze skupiny
  • Správce – Jmenuje uživatele správcem na úrovni skupiny v této skupině
  • Odebrat – Odebere uživatele ze skupiny

U příkladu uvedeného výše:

• E-mailová adresa Honza@tady.cz má nastavené dvě definice skupin:
  • Výchozí skupina je jeho primární skupinou, je správcem na úrovni skupiny a má právo odesílat dohody
    
  • Ve skupině Inženýři zastává roli správce na úrovni skupinya má právo odesílat dohody
• E-mailová adresa Franta@tady.cz má také nastavené dvě definice skupin:
  • Ve skupině Nákupčí zastává roli správce na úrovni skupiny, ale nemá právo odesílat dohody
  • Franta je také odebrán ze skupiny Prodej

Co se liší:

V rámci pravidel UMG jsou dostupná dvě nastavení, která umožňují odebrat uživatele z výchozí skupiny při přidávání do jiné skupiny:

• Přiřazení do skupiny odstraní uživatele z výchozí skupiny, pokud je to jeho primární skupina – Po aktivaci této možnosti bude uživatel, který má jako primární skupinu nastavenou výchozí skupinu, v případě přidání do jakékoli jiné skupiny pomocí stránek správy Přidat uživatele do této skupiny z výchozí skupiny odstraněn. Nová skupina se automaticky stane primární skupinou uživatele.
  • Toto nastavení se nepoužije při přidávání uživatele do skupiny prostřednictvím profilu uživatele
  • Toto nastavení se neuplatní, pokud jsou k přidávání/změnám uživatelů použity metody importu CSV nebo rozhraní API.
• Správci skupin mohou odebírat uživatele z výchozí skupiny účtu – Toto nastavení umožňuje správci na úrovni skupiny odebrat uživatele z výchozí skupiny prostřednictvím uživatelského profilu.
  

Úprava jednotlivého uživatele – Lze uskutečnit přes:

• Nabídku Uživatelé – Pouze u správců na úrovni účtu
• Nabídku Uživatelé ve skupině – U správců na úrovni účtu nebo skupiny

Jedním kliknutím na uživatele zobrazíte možnost Upravit uživatele; klikněte na možnost Upravit uživatele

Otevře se překryvné okno se správou skupiny, v němž správce může kliknutím na ikonu se znaménkem plus libovolně přiřazovat uživatele ke všem skupinám, v nichž zastává roli správce.

Jakmile je uživateli uděleno členství ve skupině, správce může povolit nebo zakázat oprávnění uživatele ve skupině zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí hlaviček sloupců v části Správce skupiny a Právo odesílat.

Správci na úrovni účtu mohou pomocí funkce Hromadná tvorba nebo úprava uživatelů rychle aktualizovat všechna ID uživatelů v účtu.

Formát souboru .csv, který se nahrává za účelem tvorby nebo aktualizace údajů více uživatelů je nyní uzpůsoben uživatelům, kteří patří k více skupinám a mají různá oprávnění v závislosti na skupině.  Za tímto účelem byly při zapnuté funkci UMG odstraněny tři sloupce:

• Název skupiny – Odebrán; nahrazen sloupcem Skupiny
  
• Je správce skupiny – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny
• Právo odesílat – Odebrán; nahrazen hodnotou stavu ve sloupci Skupiny

Nový sloupec Skupiny

Sloupec Skupiny zahrnuje jednu nebo více Definic skupin. Každá Definice skupiny zahrnuje název jedné skupiny, za nímž následuje jedna nebo více hodnot stavu uvedených v hranatých závorkách. Např.: Název skupiny[stav]

• Název skupiny doslovně odpovídá skutečnému názvu skupiny, a to včetně mezer. Např. Výchozí skupina
• Do jedné definice skupiny lze zahrnout více stavových hodnot, např. název skupiny[stav1 stav2]
  • Hodnoty stavu jsou uvedeny v hranatých závorkách
    • Mezi názvem skupiny a hranatými závorkami není mezera
  • Jednotlivé hodnoty stavu jsou odděleny jednou mezerou
• Lze zahrnout více Definic skupiny, oddělují se středníkem (bez mezer)
  
  • Např.: Název skupiny[stav];Nějaká další skupina[stav1 stav2 stav3];Poslední skupina[stavA stavB]
• Dostupné hodnoty stavu definice skupin:
  • Primární – Nastaví skupinu jako primární skupinu uživatele
  • Má právo odesílat – Opravňuje uživatele odesílat dohody ze skupiny
    
  • Nemá právo odesílat – Zabraňuje uživateli odesílat dohody ze skupiny
  • Správce – Jmenuje uživatele správcem na úrovni skupiny v této skupině
  • Odebrat – Odebere uživatele ze skupiny

U příkladu uvedeného výše:

• E-mailová adresa Honza@tady.cz má nastavené dvě definice skupin:
  • Výchozí skupina je jeho primární skupinou, je správcem na úrovni skupiny a má právo odesílat dohody
    
  • Ve skupině Inženýrství zastává roli správce na úrovni skupinya má právo odesílat dohody
• E-mailová adresa Franta@tady.cz má také nastavené dvě definice skupin:
  • Ve skupině Nákupčí zastává roli správce na úrovni skupiny, ale nemá právo odesílat dohody
  • Franta je také odebrán ze skupiny Prodej

Sdílení mezi uživatelem a uživatelem se pravidly funkce UMG nemění:

• Pokud uživatel A sdílí svůj účet s uživatelem B:
  • Uživatel B má přístup k veškerému obsahu dohod a šablon, které Uživatel A vytvořil nebo v kterých hraje roli
    • Zobrazí se všechny šablony, které vlastní Uživatel A (spojené s uživatelem, skupinou, nebo účtem)
  • Pokud je uživatel A členem více skupin nebo změní svou primární skupinu, nedojde k narušení propojení

Když je uživatel A sdílen se skupinou X:

• Všichni členové skupiny X si mohou prohlížet veškerý obsah dohod a šablon, které Uživatel A vytvořil nebo v kterých hraje roli
  • Zobrazí se všechny šablony, které vlastní Uživatel A (spojené s uživatelem, skupinou, nebo účtem)
• Pokud je uživatel A členem více skupin nebo změní svou primární skupinu, nedojde k narušení propojení
• Uživatelé, kteří byli přidáni do skupiny X, získají přístup k obsahu dohod a šablon uživatele A
• Uživatelé odebraní ze skupiny X ztratí přístup k obsahu dohody a šablon, které sdílel uživatel A

Když je skupina A sdílená s uživatelem X:

• Uživatel X získá přístup ke všem dohodám vytvořeným nebo odeslaným ze skupiny A
  • ID uživatele, který dohodu odeslal, nemusí patřit aktuálnímu členu skupiny A. Pro propojení je určující, že dohoda byla vytvořena přes skupinu A
    
• Uživatel X získá přístup ke všem dohodám a šablonám všech ID uživatelů, jejichž primární skupinou je skupina A
  • Např.: Pokud u uživatele M dojde ke změně primární skupiny ze skupiny A na skupinu B, uživatel X již nebude moci nahlížet do obsahu uživatele M (kromě dohod odeslaných ze skupiny A a podle výše uvedeného pravidla)

Když skupina A sdílí se skupinou B

• Všichni členové skupiny B mají přístup ke všem dohodám odeslaným prostřednictvím skupiny A
  • ID uživatele, který dohodu odeslal, nemusí patřit aktuálnímu členu skupiny A. Pro propojení je určující, že dohoda byla vytvořena přes skupinu A
• Všichni členové skupiny B mají přístup k veškerému obsahu dohod a šablon uživatelů, jejichž primární skupina je skupina A
• Pokud do skupiny B přidáte nové ID uživatele, bude mít přístup k obsahu skupiny A
  • Odebráním ID uživatele ze skupiny B odeberete přístup k obsahu skupiny A
• Tvorbou nebo aktualizací ID uživatele za účelem přiřazení skupiny A jako primární skupiny se zobrazí veškerý obsah dohod a šablon uživatelů pro skupinu B
  • Odebráním ID uživatele ze skupiny A dojde k odebrání přístupu k obsahu uživatele skupiny B (kromě dohod, které byly vytvořeny v rámci skupiny A)