Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Přehled
Zákazníci v regulovaných prostředích mohou potřebovat zajistit, aby hodnota jména spojená s jejich příjemci zůstala konzistentní po celou dobu životnosti dohody. To může být problematické, když je zadána hodnota jména a toto jméno se během procesu podpisu změní.
Odesílatel může například do svého účtu zahrnout příjemce, který je také uživatelem služby Acrobat Sign. Zahrnutím interního příjemce získáte profil, který je systému Acrobat Sign známý, a v okamžiku odeslání dohody je název profilu uživatele importován do záznamů auditu a na stránku Správa.
Když interní příjemce otevře dohodu, název jeho profilu je předem vyplněn do pole podpisu. Pokud podepisující ponechá vše beze změny, použije se jako podpis jeho jméno a zpráva o auditu bude generována s jeho interně definovaným jménem. Podepisující však může změnit své jméno v bloku podpisu. Pokud tak učiní, použije se nová hodnota jména od tohoto okamžiku v celé zprávě o auditu a na stránce Správa.
Pokud zákazník zkoumá průběžnou zprávu o auditu za účelem zjištění shody systému, může být změna mezi průběžnou zprávou a závěrečnou zprávou o auditu považována za nevyhovující.
K vyřešení tohoto problému mohou správci nakonfigurovat účet nebo skupiny tak, aby v rámci procesu konfigurace dohody vyzvaly odesílatele k uvedení hodnoty jména pro každého příjemce. Hodnota jména může být definována jako povinná nebo nepovinná v závislosti na požadavcích dokumentu.
Tato funkce se vztahuje pouze na dohody a webové formuláře vytvořené prostřednictvím webové aplikace Acrobat Sign.
Pokud je tato možnost povolena, mají všichni příjemci k dispozici pole se jménem příjemce. Pokud je jméno povinný údaj, musí být u všech příjemců zadána hodnota jména.
Pokud odesílatel uvede hodnotu jména, je jméno během procesu podepisování zobrazeno jako pole pouze pro čtení a příjemce ji nemůže změnit.
Ovlivněni jsou pouze příjemci. Pro strany, které jsou příjemci kopie, není vyžadováno uvedení hodnoty jména.
Podporované funkce
Aktuální omezení
Konfigurace webových formulářů
Pokud je aktivována funkce Vyžadovat jméno příjemce při odeslání, konfigurace webového formuláře umožňuje zadat hodnotu jména pro všechny definované druhé podepisující osoby:
Prostředí příjemce
Při použití vyžadované hodnoty jména se prostředí příjemce výrazně neliší. Mezi praktické rozdíly patří:
- Psané podpisy jsou automaticky vyplněny definovanou hodnotou názvu a nelze je upravit.
- Kreslené/obrázkové podpisy se zobrazují v poli jména ve stavu jen pro čtení.
Hodnota jména spojená se zprávou o auditu (a dalšími plochami, na kterých se zobrazuje jméno) je oddělena od obrázku podpisu. Z tohoto důvodu mohou kreslené (včetně mobilních) a obrázkové podpisy zobrazit jiný obrázek řetězce jména než hodnota jména, na kterou se odkazují v dokumentu a protokolu auditu.
Konfigurace
Dostupnost:
Funkce Vyžadování jména příjemce je k dispozici pro podnikové licenční plány.
Rozsah konfigurace:
Funkci lze aktivovat na úrovních účtu a skupiny.
Ovládací prvky pro tuto funkci se nacházejí v části Nastavení odeslání > Vyžadování jména příjemce při odesílání z webové aplikace Adobe Acrobat Sign.
Konfigurovatelné možnosti jsou:
Nastavení vyžadování jmen příjemců je vloženo do transakce při odeslání dohody. Změna nastavení se u nově vytvořených dohod projeví okamžitě, ale dříve odeslané dohody neovlivní.
Související nastavení
Podepisující mohou změnit své jméno nebo iniciály
Povolení možnosti Podepisující mohou změnit své jméno nebo iniciály umožňuje příjemci změnit své jméno ve chvíli, kdy vkládá svůj podpis.
Pokud je toto nastavení vypnuto, je hodnota jména zadaná odesílatelem určena podepisujícímu pouze pro čtení.
Pokud příjemce změní hodnotu svého jména z hodnoty poskytnuté odesílatelem, do zprávy o auditu se zaznamená explicitní záznam, který tuto změnu reflektuje:
Metody ověřování, které uzamknou hodnotu jména
V nabídce Nastavení odeslání existují metody ověřování s dílčími nastaveními vyžadujícími jméno podepisujícího na stránce Odeslat (např. Ověření založené na znalostech).
Pokud jsou tato nastavení povolena společně s nastavením Vyžadovat jméno příjemce při odeslání, bude jméno přidané do záznamu příjemce automaticky importováno do polí pro ověření jména.
Pokud dojde ke změně hodnoty jména v metodě ověřování, hodnoty jména v záznamu příjemce budou aktualizovány tak, aby odpovídaly. Neexistuje metoda, která by umožňovala mít v těchto dvou rozhraních různé hodnoty.