Příručka uživatele Zrušit

Kopírování a úprava sdílené šablony

Hledat

Naposledy aktualizováno 6. 4. 2022

Adobe Sign

Otevřít aplikaci

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Přehled konzole Admin Console
Správa uživatelů
1. Přidání uživatelů
2. Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
  1. Technické účty – řízené rozhraním API
  2. Účty služeb – řízené ručně
3. Kontrola uživatelů s chybami zřizování
4. Změna jména/e-mailové adresy
5. Úprava členství uživatele ve skupině
6. Úprava členství uživatele ve skupině prostřednictvím rozhraní skupiny
7. Povýšení uživatele do role správce
8. Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
9. Přepnutí identity uživatele
10. Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
11. Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
12. Profily produktů
13. Prostředí pro přihlášení
Nastavení účtu/skupiny
1. Přehled nastavení
2. Globální nastavení
  1. Úroveň a ID účtu
  2. Nové prostředí příjemce
  3. Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
  4. Hromadné odeslání
  5. Webové formuláře
  6. Vlastní pracovní postupy odeslání
  7. Pracovní postupy služby Power Automate
  8. Dokumenty knihovny
  9. Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
  10. Omezená viditelnost dokumentu
  11. Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF
  12. Přidání odkazu do e-mailu
  13. Přidání obrázku do e-mailu
  14. Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
  15. Připojení sestav auditů k dokumentům
  16. Sloučení více dokumentů do jednoho
  17. Stažení jednotlivých dokumentů
  18. Nahrání podepsaného dokumentu
  19. Delegování pro uživatele v mém účtu
  20. Povolení delegování externích příjemců
  21. Oprávnění k podpisu
  22. Oprávnění k odeslání
  23. Oprávnění přidávat elektronické pečeti
  24. Nastavení časového pásma
  25. Nastavení výchozího formátu data
  26. Uživatelé ve více skupinách (UMG)
    1. Upgrade na použití UMG
  27. Oprávnění správce skupiny
  28. Nahrazení příjemce
  29. Sestava auditu
    1. Přehled
    2. Povolení neověřeného přístupu na stránce ověření transakce
    3. Zahrnutí připomenutí
    4. Zahrnutí událostí zobrazení
    5. Zahrnutí stránky dohody / počtu příloh
  30. Zápatí transakce
  31. Zprávy v produktu a nápověda
  32. Přístupné soubory PDF
  33. Nový způsob podepisování
  34. Zákazník ve zdravotnictví
3. Nastavení účtu
  1. Přidání loga
  2. Úprava názvu hostitele / adresy URL společnosti
  3. Přidání názvu společnosti
  4. Přesměrování na adresu URL po dokončení dohody
4. Preference podpisu
  1. Dobře formátované podpisy
  2. Povolení příjemcům podepisovat podle
  3. Podepisující mohou změnit své jméno
  4. Povolení příjemcům použít jejich uložený podpis
  5. Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
  6. Procházení příjemců mezi poli formuláře
  7. Restart pracovního postupu dohody
  8. Odmítnutí podepsat
  9. Povolení pracovních postupů s razítkem
  10. Vyžádání od podepisujících uvedení pozice nebo společnosti
  11. Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
  12. Zobrazení zpráv při e-podepisování
  13. Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
  14. Vyžádání IP adresy od podepisujících
  15. Vyloučení názvu společnosti a pozice na razítkách účastníků
5. Digitální podpisy
  1. Přehled
  2. Stažení a podepsání v aplikaci Acrobat
  3. Podepisování cloudovými podpisy
  4. Zahrnutí metadat pro poskytovatele identity
  5. Omezení cloudoví poskytovatelé podpisů
6. Elektronické pečeti
7. Digitální identita
  1. Brána k ověření digitální identity
  2. Zásady kontroly identity
8. Nastavení sestav
  1. Nové prostředí pro sestavy
  2. Nastavení klasické sestavy
9. Nastavení zabezpečení
  1. Nastavení jednotného přihlašování
  2. Nastavení Zapamatovat si mne
  3. Zásady hesla pro přihlášení
  4. Síla hesla pro přihlášení
  5. Doba trvání webové relace
  6. Typ šifrování PDF
  7. API
  8. Přístup k informacím o uživateli a skupině
  9. Povolení rozsahů IP
  10. Sdílení účtů
  11. Oprávnění ke sdílení účtů
  12. Ovládací prvky sdílení dohod
  13. Ověření identity podepisujícího
  14. Heslo pro podepisování dohody
  15. Síla hesla dokumentu
  16. Blokování podepisujících podle geografického umístění
  17. Telefonické ověření
  18. Ověření na základě znalostí (KBA)
  19. Povolení vyjmutí stránek
  20. Vypršení platnosti odkazu na dokument
  21. Nahrání klientského certifikátu pro webhooky/zpětná volání
  22. Časové razítko
10. Nastavení odeslání
  1. Zobrazení stránky Odeslat po přihlášení
  2. Vyžádání jména příjemce při odesílání
  3. Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
  4. Povolené role příjemce
  5. Povolení elektronických osvědčujících
  6. Skupiny příjemců
  7. Kopie
  8. Přístup příjemce k dohodě
  9. Povinná pole
  10. Připojování dokumentů
  11. Slučování polí
  12. Změny dohod
  13. Název dohody
  14. Jazyky
  15. Soukromé zprávy
  16. Povolené typy podpisů
  17. Připomenutí
  18. Ochrana podepsaného dokumentu heslem
  19. Odeslání oznámení o dohodě
  20. Možnosti identifikace podepisujícího
    1. Přehled
    2. Heslo pro podpis
    3. Jednorázové heslo prostřednictvím e-mailu
    4. Ověřování službou Acrobat Sign
    5. Telefonické ověření
    6. Cloudový digitální podpis
    7. Ověření založené na znalostech
    8. Průkaz totožnosti
    9. Sestavy totožnosti podepisujících
  21. Ochrana obsahu
  22. Povolení notářských transakcí
  23. Ukončení platnosti dokumentu
  24. Zobrazení náhledu, umístění podpisů a přidání polí
  25. Pořadí podepisování
  26. Liquid Mode
  27. Ovládací prvky vlastního pracovního postupu
  28. Možnosti nahrání na stránce elektronického podpisu
  29. Přesměrování adresy URL potvrzení po podepsání
11. Šablony zpráv
12. Nastavení pro biofarmacii
  1. Přehled
  2. Vynucení ověření identity
  3. Důvody podepsání
13. Integrace pracovních postupů
14. Nastavení služby Notarize
15. Integrace plateb
16. Zprávy podepisujícího
17. Nastavení protokolu SAML
  1. Konfigurace SAML
  2. Instalace služby Microsoft Active Directory Federation Service
  3. Instalace aplikace Okta
  4. Instalace aplikace OneLogin
  5. Instalace služby Oracle Identity Federation
18. Správa dat
19. Nastavení časového razítka
20. Externí archiv
21. Jazyky účtů
22. Nastavení e-mailů
  1. Obrázky záhlaví/zápatí e-mailů
  2. Povolení jednotlivých zápatí e-mailů uživatele
  3. Přizpůsobení e-mailu Žádost o podpis
  4. Přizpůsobení polí Komu a Kopie
  5. Povolení oznámení bez odkazů
  6. Přizpůsobení e-mailových šablon
23. Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
24. Konfigurace možností pro příjemce
Pokyny pro regulační požadavky
1. Dostupnost
2. HIPAA
3. GDPR
4. Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
5. Zákazníci ve zdravotnictví
6. Podpora IVES
7. Ukládání dohod do trezoru
8. Hlediska EU/Spojeného království
Hromadné stahování dohod
Nárokování domény
Odkazy na nahlášení zneužití

Odesílání, podepisování a správa dohod

Možnosti příjemce
1. Zrušení e-mailového připomenutí
2. Možnosti na stránce elektronického podpisu
Odesílání dohod
Vytváření polí v dokumentech
1. Prostředí pro vytváření v aplikaci
2. Vytváření formulářů pomocí textových značek
3. Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
  1. Vytvoření formuláře AcroForm
  2. Vytváření přístupných souborů PDF
4. Pole
5. Časté dotazy k vytváření
Podepisování dohod
Správa dohod
Sestava auditu
Tvorba sestav a export dat
1. Přehled
2. Udělení přístupu uživatelům k vytváření sestav
3. Grafy sestav
4. Exporty dat
5. Přejmenování sestavy/exportu
6. Duplikování sestavy/exportu
7. Plánování sestavy/exportu
8. Odstranění sestavy/exportu
9. Kontrola použití transakce

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Webové formuláře
Opakovaně použitelné šablony (Šablony knihovny)
Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
Pracovní postupy služby Power Automate
1. Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
2. Povolení integrace modulu Power Automate
3. Kontextové akce na stránce Správa
4. Sledování využívání modulu Power Automate
5. Vytvoření nového postupu (příklady)
6. Aktivační události používané pro postupy
7. Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
8. Správa postupů
9. Úpravy postupů
10. Sdílení postupů
11. Zakázání nebo povolení postupů
12. Odstranění postupů
13. Užitečné šablony
  1. Pouze správce
  2. Archivace dohody
    1. Uložení dokončených dokumentů do služby SharePoint
    2. Uložení dokončených dokumentů do služby One Drive for Business
    3. Uložení dokončených dokumentů do služby Google Drive
    4. Uložení dokončených dokumentů do služby DropBox
    5. Uložení dokončených dokumentů do služby Box
  3. Archivace dohod webových formulářů
    1. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do knihovny služby SharePoint
    2. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby OneDrive for Business
    3. Uložení vyplněných dokumentů do služby Google Drive
    4. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby Box
  4. Extrahování dat dohody
    1. Extrahování dat polí formuláře z podepsaného dokumentu a aktualizace listu aplikace Excel
  5. Oznámení o dohodě
    1. Odesílání vlastních e-mailových upozornění s obsahem dohody a podepsanou dohodou
    2. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign v kanálu služby Teams
    3. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Slack
    4. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Webex
  6. Vygenerování dohody
    1. Vygenerování dokumentu z formuláře služby Power App a šablony aplikace Word, odeslání k podpisu
    2. Vygenerování dohody ze šablony aplikace Word ve službě OneDrive a získání podpisu
    3. Vygenerování dohody pro vybraný řádek aplikace Excel, odeslání ke kontrole a podpisu
Vlastní pracovní postupy odeslání
Sdílení uživatelů a dohod
1. Sdílení uživatele
2. Sdílení dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Knihovna šablon služby Adobe Acrobat Sign obsahuje tři americké daňové dokumenty jako příklady toho, jak lze vytvářet formuláře. Dokumenty jsou zcela platné a použitelné, ovšem uživatelé je nemohou upravovat, jelikož je sdílí všechny účty. Níže uvedený článek popisuje postup uložení šablony služby Acrobat Sign do vaší osobní knihovny, abyste mohli pole upravovat podle potřeby a následně dokument zaslat na svůj místní účet. Tento proces je závislý na šablonách polí formuláře, takže jej lze používat pouze u týmových, obchodních a podnikových plánů služeb.

Přehled

Vytvoření kopie šablony z knihovny zabere asi 2–3 minuty a získáte tím verzi dokumentu, kterou budete mít plně pod kontrolou.

Než začnete s níže popsaným postupem, mohli byste si stáhnout PDF verzi formuláře finanční správy (IRS), který chcete replikovat, z webu IRS.gov. Vláda tyto formuláře pravidelně obměňuje, takže si ověřte, že máte aktuální verzi.

Jakmile máte formulář v souboru PDF, sestává postup ze dvou rychlých kroků:

Zkopírujte šablonu odesláním dohody
Aktualizujte vlastnosti šablony, abyste dokument zpřístupnili ostatním (volitelné)

Na konci tohoto článku se navíc nacházejí kroky pro nahrání nové verze základního formuláře a použití překrytí polí na tento formulář.

Pozor:

U účtů využívajících rozhraní API je třeba si pamatovat, že každá šablona má odlišné documentID, takže pokud replikujete šablonu z knihovny služby Acrobat Sign, kterou používáte, budete muset documentID ve voláních rozhraní API aktualizovat, abyste mohli novou kopii používat.

Zkopírování šablony

Abyste šablonu zkopírovali, musíte za použití existující šablony služby Acrobat Sign odeslat dohodu přes prostředí pro vytváření, a přitom uložit kopii.

Přejděte na stránku Odeslat služby Acrobat Sign a začněte vytvářet dohodu
Nastavte dohodu pro dva příjemce.
- Tito příjemci nemusí být platní, protože dohoda nemusí být podepsaná, jen zkopírovaná
- Dohoda se odešle, takže je dobré použít známou „nereálnou“ e-mailovou adresu
  
  např.: noreply@myDomain.dom
Poznámka:

Určí se dva příjemci, protože šablona, kterou kopírujeme, rozpoznává pole pro dva příjemce. Pokud dohodu nastavíte pouze pro jednoho příjemce, importujete pouze pole pro prvního příjemce.
Připojte šablonu služby Acrobat Sign, kterou chcete zkopírovat.
- Kopírujte najednou pouze jednu šablonu
- V níže uvedeném příkladu používáme šablonu I-9, ovšem postup funguje pro všechny šablony stejně
Zaškrtněte políčko Náhled a přidání polí podpisu a klikněte na tlačítko Další
- Otevře se prostředí pro vytváření a zobrazí se formulář
V prostředí pro vytváření:
- Zaškrtněte políčko Uložit do knihovny dokumentů
- Klikněte na tlačítko Odeslat
Zobrazí se pole, které vás bude žádat o pojmenování nové šablony, kterou ukládáte do své osobní knihovny dokumentů.
- Můžete název zachovat nebo šablonu přejmenovat
- Po nastavení názvu šablony klikněte na tlačítko Uložit a odeslat
Jakmile na tlačítko Uložit a odeslat kliknete, uloží se dokument do vaší osobní knihovny.
- Dohoda se rovněž odešle k podpisu, což by nemělo mít žádné následky, pokud jste zadali „bezpečné“ e-mailové adresy

Aktualizace vlastností šablony

Ve vaší osobní knihovně se nyní nachází kopie formuláře, ale pokud jej budou potřebovat použít jiní lidé, budete muset rozšířit přístupová práva

Kliknutím na odkaz Spravovat v horní části okna přejděte na stránku Správa

Na stránce pro správu se budou nacházet dva nové záznamy:
- Odeslaná falešná dohoda v sekci Odesláno k podpisu
- Šablona dokumentu v sekci Šablony knihovny
Poznámka:

Doporučuje se, abyste nyní zrušili a smazali falešnou dohodu, kterou jste použili ke zkopírování šablony
U šablony dokumentu klikněte na odkaz Upravit šablonu
- Tím se spustí prostředí pro vytváření
Jakmile se prostředí pro vytváření otevře, zvětšete v pravém horním rohu okna sekci Vlastnosti šablony.

Zde budete moci:
- Přejmenovat šablonu
- Změnit TYP ŠABLONY (doporučuje se výběr možnosti Oba)
- Změnit přístupová práva (KDO SMÍ POUŽÍVAT) k vaší skupině nebo dle potřeby k celé organizaci
Kliknutím na tlačítko Uložit uložíte upravené vlastnosti šablony.
- Zobrazí se stránka informující o úspěšném uložení šablony.

Gratulujeme! Šablona služby Acrobat Sign byla úspěšně zkopírována na váš osobní účet!

Vytvoření odlišné verze dokumentu za použití existujícího překrytí polí

Zákazníci, kteří chtějí nahrát novou verzi formuláře (jelikož se formuláře pravidelně mění), si mohou rychle vytvořit novou šablonu dokumentu a použít překrytí polí z existující šablony.

Postup se skládá ze dvou kroků:

Nahrajte nový formulář
Použijte překrytí polí

Abyste toto mohli provést, budete potřebovat kopii verze dokumentu, pro kterou chcete překrytí polí použít. V případě dokumentů IRS si je můžete stáhnout z webu IRS.gov.

Musíte také být vlastníkem šablony, kterou chcete použít jako překrytí polí pro nový formulář.

Nahrání formuláře

Ve službě Acrobat Sign přejděte na stránku Domovská stránka
Klikněte na tlačítko Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu
- Tím se otevře stránka Vytvořit šablonu knihovny
Na stránce Vytvořit šablonu knihovny:
- Zadejte Název šablony pro novou šablonu
  
  Ideálně něco, co šablonu jedinečně označí. Název lze později změnit
- Nahrajte nový soubor, na kterém novou šablonu dokumentu zakládáte
- Klikněte na tlačítko Náhled a přidání polí
  
  Tím se spustí prostředí pro vytváření

Použijte překrytí polí

Po otevření prostředí pro vytváření:
- V levém horním rohu obrazovky klikněte na rozbalovací seznam Šablony polí
- Vyberte šablonu, kterou chcete použít
Když máte šablonu vybranou, klikněte na tlačítko Použít

Dokument se bude při aplikaci překrytí pole chvíli zpracovávat.

Po dokončení se dokument obnoví a vy uvidíte použitá pole
Pokud byla struktura stránky velmi podobná (jak tomu u formulářů IRS obecně bývá), mělo by zarovnání polí relativně přesně odpovídat.

Je však dobré krátce si šablonu projít a ujistit se, že jsou pole zarovnaná podle vašich představ.

Nyní je vhodná chvíle přizpůsobit si pole a jejich vlastnosti, aby lépe odpovídala vašim představám.

Až budete spokojeni, kliknutím na tlačítko Uložit v pravém horním rohu šablonu dokumentu uložte.

Jakmile se dokument uloží, naleznete novou šablonu na stránce Správa v sekci Šablony
Svůj dokument interně otestujte, abyste zajistili, že vše bude fungovat podle očekávání.

Až si budete jistí, že je formulář správně:
- Upravte novou šablonu na stránce Správa
- Nastavte konečný Název šablony, který chcete, aby se zobrazoval
- Změňte Vlastnosti šablony, abyste umožnili přístup k vaší skupině/organizaci
Poznámka:

Volitelně omezte ve Vlastnostech šablony starého dokumentu přístupová práva na Pouze já, čímž jej uchováte v bezpečí pro případ, že byste se potřebovali vrátit ke staré šabloně