Kopírování a úprava sdílené šablony

Hledat

Naposledy aktualizováno

Knihovna šablon služby Adobe Acrobat Sign obsahuje tři americké daňové dokumenty jako příklady toho, jak lze vytvářet formuláře. Dokumenty jsou zcela platné a použitelné, ovšem uživatelé je nemohou upravovat, jelikož je sdílí všechny účty. Níže uvedený článek popisuje postup uložení šablony služby Acrobat Sign do vaší osobní knihovny, abyste mohli pole upravovat podle potřeby a následně dokument zaslat na svůj místní účet. Tento proces je závislý na šablonách polí formuláře, takže jej lze používat pouze u týmových, obchodních a podnikových plánů služeb.

Přehled

Vytvoření kopie šablony z knihovny zabere asi 2–3 minuty a získáte tím verzi dokumentu, kterou budete mít plně pod kontrolou.

Než začnete s níže popsaným postupem, mohli byste si stáhnout PDF verzi formuláře finanční správy (IRS), který chcete replikovat, z webu IRS.gov. Vláda tyto formuláře pravidelně obměňuje, takže si ověřte, že máte aktuální verzi.

Jakmile máte formulář v souboru PDF, sestává postup ze dvou rychlých kroků:

Zkopírujte šablonu odesláním dohody
Aktualizujte vlastnosti šablony, abyste dokument zpřístupnili ostatním (volitelné)

Na konci tohoto článku se navíc nacházejí kroky pro nahrání nové verze základního formuláře a použití překrytí polí na tento formulář.

Pozor:

U účtů využívajících rozhraní API je třeba si pamatovat, že každá šablona má odlišné documentID, takže pokud replikujete šablonu z knihovny služby Acrobat Sign, kterou používáte, budete muset documentID ve voláních rozhraní API aktualizovat, abyste mohli novou kopii používat.

Zkopírování šablony

Abyste šablonu zkopírovali, musíte za použití existující šablony služby Acrobat Sign odeslat dohodu přes prostředí pro vytváření, a přitom uložit kopii.

Přejděte na stránku Odeslat služby Acrobat Sign a začněte vytvářet dohodu
Nastavte dohodu pro dva příjemce.
- Tito příjemci nemusí být platní, protože dohoda nemusí být podepsaná, jen zkopírovaná
- Dohoda se odešle, takže je dobré použít známou „nereálnou“ e-mailovou adresu
  
  např.: noreply@myDomain.dom
Poznámka:

Určí se dva příjemci, protože šablona, kterou kopírujeme, rozpoznává pole pro dva příjemce. Pokud dohodu nastavíte pouze pro jednoho příjemce, importujete pouze pole pro prvního příjemce.
Připojte šablonu služby Acrobat Sign, kterou chcete zkopírovat.
- Kopírujte najednou pouze jednu šablonu
- V níže uvedeném příkladu používáme šablonu I-9, ovšem postup funguje pro všechny šablony stejně
Zaškrtněte políčko Náhled a přidání polí podpisu a klikněte na tlačítko Další
- Otevře se prostředí pro vytváření a zobrazí se formulář
V prostředí pro vytváření:
- Zaškrtněte políčko Uložit do knihovny dokumentů
- Klikněte na tlačítko Odeslat
Zobrazí se pole, které vás bude žádat o pojmenování nové šablony, kterou ukládáte do své osobní knihovny dokumentů.
- Můžete název zachovat nebo šablonu přejmenovat
- Po nastavení názvu šablony klikněte na tlačítko Uložit a odeslat
Jakmile na tlačítko Uložit a odeslat kliknete, uloží se dokument do vaší osobní knihovny.
- Dohoda se rovněž odešle k podpisu, což by nemělo mít žádné následky, pokud jste zadali „bezpečné“ e-mailové adresy

Aktualizace vlastností šablony

Ve vaší osobní knihovně se nyní nachází kopie formuláře, ale pokud jej budou potřebovat použít jiní lidé, budete muset rozšířit přístupová práva

Kliknutím na odkaz Spravovat v horní části okna přejděte na stránku Správa

Na stránce pro správu se budou nacházet dva nové záznamy:
- Odeslaná falešná dohoda v sekci Odesláno k podpisu
- Šablona dokumentu v sekci Šablony knihovny
Poznámka:

Doporučuje se, abyste nyní zrušili a smazali falešnou dohodu, kterou jste použili ke zkopírování šablony
U šablony dokumentu klikněte na odkaz Upravit šablonu
- Tím se spustí prostředí pro vytváření
Jakmile se prostředí pro vytváření otevře, zvětšete v pravém horním rohu okna sekci Vlastnosti šablony.

Zde budete moci:
- Přejmenovat šablonu
- Změnit TYP ŠABLONY (doporučuje se výběr možnosti Oba)
- Změnit přístupová práva (KDO SMÍ POUŽÍVAT) k vaší skupině nebo dle potřeby k celé organizaci
Kliknutím na tlačítko Uložit uložíte upravené vlastnosti šablony.
- Zobrazí se stránka informující o úspěšném uložení šablony.

Gratulujeme! Šablona služby Acrobat Sign byla úspěšně zkopírována na váš osobní účet!

Vytvoření odlišné verze dokumentu za použití existujícího překrytí polí

Zákazníci, kteří chtějí nahrát novou verzi formuláře (jelikož se formuláře pravidelně mění), si mohou rychle vytvořit novou šablonu dokumentu a použít překrytí polí z existující šablony.

Postup se skládá ze dvou kroků:

Nahrajte nový formulář
Použijte překrytí polí

Abyste toto mohli provést, budete potřebovat kopii verze dokumentu, pro kterou chcete překrytí polí použít. V případě dokumentů IRS si je můžete stáhnout z webu IRS.gov.

Musíte také být vlastníkem šablony, kterou chcete použít jako překrytí polí pro nový formulář.

Nahrání formuláře

Ve službě Acrobat Sign přejděte na stránku Domovská stránka
Klikněte na tlačítko Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu
- Tím se otevře stránka Vytvořit šablonu knihovny
Na stránce Vytvořit šablonu knihovny:
- Zadejte Název šablony pro novou šablonu
  
  Ideálně něco, co šablonu jedinečně označí. Název lze později změnit
- Nahrajte nový soubor, na kterém novou šablonu dokumentu zakládáte
- Klikněte na tlačítko Náhled a přidání polí
  
  Tím se spustí prostředí pro vytváření

Použijte překrytí polí

Po otevření prostředí pro vytváření:
- V levém horním rohu obrazovky klikněte na rozbalovací seznam Šablony polí
- Vyberte šablonu, kterou chcete použít
Když máte šablonu vybranou, klikněte na tlačítko Použít

Dokument se bude při aplikaci překrytí pole chvíli zpracovávat.

Po dokončení se dokument obnoví a vy uvidíte použitá pole
Pokud byla struktura stránky velmi podobná (jak tomu u formulářů IRS obecně bývá), mělo by zarovnání polí relativně přesně odpovídat.

Je však dobré krátce si šablonu projít a ujistit se, že jsou pole zarovnaná podle vašich představ.

Nyní je vhodná chvíle přizpůsobit si pole a jejich vlastnosti, aby lépe odpovídala vašim představám.

Až budete spokojeni, kliknutím na tlačítko Uložit v pravém horním rohu šablonu dokumentu uložte.

Jakmile se dokument uloží, naleznete novou šablonu na stránce Správa v sekci Šablony
Svůj dokument interně otestujte, abyste zajistili, že vše bude fungovat podle očekávání.

Až si budete jistí, že je formulář správně:
- Upravte novou šablonu na stránce Správa
- Nastavte konečný Název šablony, který chcete, aby se zobrazoval
- Změňte Vlastnosti šablony, abyste umožnili přístup k vaší skupině/organizaci
Poznámka:

Volitelně omezte ve Vlastnostech šablony starého dokumentu přístupová práva na Pouze já, čímž jej uchováte v bezpečí pro případ, že byste se potřebovali vrátit ke staré šabloně

Přihlaste se ke svému účtu.