Příručka uživatele Zrušit

Přehled funkce Hromadné odeslání

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Odesílání, podepisování a správa dohod

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Přehled funkce Hromadné odeslání

Funkce Hromadné odeslání (SiB) umožňuje uživatelům vytvořit jednorázovou „vzorovou“ šablonu dohody a dodat seznam příjemců. Při odeslání transakce Hromadné odeslání je pro každý záznam příjemce vygenerována podřízená dohoda. Lze provést až 1000 podřízených transakcí, přičemž všechny podřízené dohody jsou samostatné a autonomní, pokud jde o ostatní vygenerované dohody.

Vzhledem k tomu, že jsou všechny podřízené dohody vytvořeny ze stejné vzorové šablony, mohou uživatelé na stránce Správa zkontrolovat vzorovou transakci Hromadné odeslání, stejně jako celkový stav podřízených dohod.

Existují dva způsoby, jak do šablony přidat seznam záznamů příjemců:

  • Ručně – V tomto případě odesílatel ručně zadá (nebo vloží) e-mailové adresy uživatelů. 
    • Tato možnost omezuje počet příjemců na jednoho externího příjemce.
    • Odesílatel může být zařazen jako volitelný příjemce po podpisu externího příjemce. 
  • Nahrávání souboru s hodnotami oddělenými čárkou (CSV) – CSV je tabulka, ve které každý řádek představuje záznam příjemce a různé sloupce definují vlastnosti dohody, z nichž každá může být přizpůsobena příjemcům dohody. Odesílatel tak má mnohem rozsáhlejší kontrolu nad tím, jak lze dohodu přizpůsobit příjemcům. Mezi výhody použití souboru CSV patří:
    • Můžete mít více příjemců. (Až 100 příjemců na dohodu.)
    • Individuální přizpůsobení jednotlivým příjemcům:
      • Jméno příjemce
      • Role
      • Způsob ověření
      • Soukromá zpráva pro příjemce
    • Přizpůsobení na úrovni dohody:
      • Název dohody
      • Lokalizace
      • Globální zpráva o dohodě
      • Termín konce platnosti
      • Tok podpisů
    • Vlastní pole sloučení, do kterých soubor CSV vloží hodnotu určenou pro pole v dohodě, což umožňuje přidat do dohody údaje specifické pro příjemce, jako jsou ulice, seznam zboží nebo služeb, ceny a slevy.

Dostupnost:

Hromadné odeslání je k dispozici pro licenční plány Acrobat Pro and Acrobat Sign Solutions.

Rozsah konfigurace:

Ovládací prvky pro funkci Hromadné odeslání lze aktivovat na úrovni účtu a skupiny.

Sestavy pro hromadné odeslání

Při reportování dat dohod zahrnutých ve funkci Hromadné odeslání máte k dispozici několik možností. Použitá možnost závisí na typu informací, které chcete shromáždit.

Veškeré reportování výslovně vázané k funkci Hromadné odeslání vzorového objektu naleznete na stránce Správa, na kterou se dostanete výběrem filtru Hromadně odesláno a otevřením vzorové šablony funkce Hromadné odeslání, kterou si přejete zkontrolovat.

Pokud chcete pouze zkontrolovat základní míru dokončení nebo najít konkrétní dohodu, můžete využít tabulku se shrnutím dohod v seznamu Akce.

Tisknutelnou tabulku všech podřízených dohod lze vygenerovat pomocí akce Zobrazit aktivitu o zprávě.

K definici dohody založené na souboru CSV společně s kompletními uživatelskými daty na úrovni polí formulářů můžete použít akci Stáhnout data pole formuláře.

Standardní prostředí pro tvorbu zpráv dokáže vytvářet tisknutelné grafy a poskytovat data na úrovni polí ve formátu CSV.

Stažení všech dokončených podřízených dohod ze stránky Správa

Po odeslání transakce Hromadné odeslání a zahájení vyplňování podřízených dohod příjemci může odesílající stáhnout dokončené dohody související s nadřazenou transakcí ze stránky Spravovat.

Když je spuštěno stažení, stahují se pouze dohody ve stavu Dokončeno. Zrušené, odmítnuté, prošlé a probíhající dohody nikoli.
Na jednu žádost lze stáhnout až 1,5 GB dat.

Stránka Spravovat zobrazující transakci hromadného odeslání se zvýrazněnou akcí „Stáhnout dokončené dohody“.

Stažení souboru bude doručeno do místního systému uživatele, který jej vyžádá. Název souboru se zakládá na názvu transakce Hromadné odeslání a na konci je připojeno číslo transakce.

Dokončené dohody se vloží do souboru zip. Každý soubor je pojmenován na základě ID transakce jednotlivé podřízené dohody. Zprávy o auditu nejsou při stažení ze stránky Spravovat připojeny, ale lze vyžádat jejich stažení, pokud je stažení zahájeno prostřednictvím rozhraní API.

Příklad souboru zip se zvýrazněním názvu a vložený obrázek skutečných souborů PDF uvnitř takového souboru zip.

Poznámka:
  • Během procesu stahování nepřecházejte z obrazovky jinam ani neprovádějte žádné další akce, protože by se stahování zrušilo.
  • Stahování, které trvá déle než šest minut, se automaticky zruší. Pokuste se znovu spustit stahování alespoň jednou. Pokud chyba přetrvává, můžete stáhnout každou položku jednotlivě.
  • Pro stažené dohody není v současné době vytvářena žádná zpráva. Pokud zjistíte, že některé dohody nebyly staženy, zkuste provést proces stahování znovu.

Osvědčené postupy

Pro základní dokumenty používejte osvědčené šablony. To je obzvláště důležité, pokud máte více příjemců. Několik kol testování na úrovni polí, abyste se pomocí užitečných ověření ujistili, že jsou pole správně přiřazena a je zachytáván správný obsah. To zabere podstatně méně času než zrušení stovek jednotlivých dohod.

Při sestavování šablon používejte smysluplné názvy polí, aby sestavy vracely smysluplná záhlaví sloupců. 

Požadavky na konfiguraci s ohledem na Správu dat

Funkce Hromadné odeslání má vlastnost nazvanou „roll-up“ (souhrn), která určuje, kolik upozornění odesílatel obdrží s ohledem na počet podřízených dohod vytvořených šablonou SiB. Výchozí hodnota je tři, což znamená, že odesílatel je upozorněn pouze při vygenerování tří nebo méně podřízených dohod. Nastavení souhrnu se nezobrazuje u zákazníků a může ho změnit pouze tým podpory služby Acrobat Sign.

Správa dat určuje, jak rychle bude dohoda ze systému Acrobat Sign odstraněna poté, co dosáhne konečného stavu (Dokončeno, Zrušeno nebo Platnost vypršela).

Zákazníci, kteří potřebují pracovat s dokončenými dohodami odeslanými prostřednictvím procesu Hromadné odeslání, mohou chtít rozšířit počet souhrnů (případně na hodnotu „neomezeně“), aby zajistili, že budou dostávat oznámení o „dokončených“ podřízených dohodách dříve, než budou automaticky odstraněny ze systému správou dat.

Tip:

Může být vhodné prozkoumat integraci s nástrojem Power Automate, aby bylo možné automatizovat všechny činnosti po dokončení, a zredukovat tak manuální práci uživatelů a chránit se před výpadky, kdy by dohoda mohla být ztracena kvůli pravidlům správy dat.

Co byste měli vědět

  • Nové rozhraní funkce Hromadné odeslání stále prochází vývojem, a v budoucích verzích jsou tak očekávány další možnosti (např. další způsoby ověřování, strany definované dohodou, které jsou příjemci kopie, připomenutí definovaná dohodou).
  • Možnost Odesílatel podepisuje jako první, která se nachází v klasické verzi funkce Hromadné odeslání, v nové verzi momentálně není, ale očekává se v některé z budoucích verzí pro ruční proces. Zákazníci, kteří používají metodu nahrávání souborů CSV, musí přidat odesílatele do souboru CSV jako příjemce v každém záznamu, ve kterém se musí odesílatel podepsat.
  • Změna výběru skupiny nezmění logo na stránce odesílatele. Následné e-maily a prostředí pro podepisování používají správné logo skupiny, ze které je dohoda odeslána.
  • Zrušení všech podřízených dohod transakce Hromadné odeslání na úrovni (vzorové) šablony je možné pouze v případě, že nebyly podepsány žádné podřízené dohody. Pokud jsou nějaké podřízené dohody podepsány, aktivita Zrušit bude z rozhraní šablony odebrána a stávající dohody bude nutné zrušit na úrovni dohody. 
  • Možnost použití souboru CSV nabízí mnoho volitelných polí, ale povinná je pouze e-mailová adresa. Po důkladném seznámení s procesem založeným na souboru CSV pro vás již nebudou pokročilejší funkce polí (jako jsou slučovací pole) tak odrazující a otevřou se vám cennější možnosti, které soubory CSV nabízejí.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?