Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Nastavení účtu/skupiny
- Přehled nastavení
-
Globální nastavení
- Nové prostředí příjemce
- Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
- Hromadné odeslání
- Webové formuláře
- Pracovní postupy služby Power Automate
- Dokumenty knihovny
- Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
- Omezená viditelnost dokumentu
- Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF
- Přidání odkazu do e-mailu
- Přidání obrázku do e-mailu
- Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
- Připojení sestav auditů k dokumentům
- Sloučení více dokumentů do jednoho
- Stažení jednotlivých dokumentů
- Nahrání podepsaného dokumentu
- Nastavení časového pásma
- Uživatelé ve více skupinách (UMG)
- Oprávnění správce skupiny
- Nahrazení příjemce
- Sestava auditu
- Zápatí transakce
- Zákazník ve zdravotnictví
- Nastavení účtu
-
Preference podpisu
- Dobře formátované podpisy
- Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
- Procházení příjemců mezi poli formuláře
- Restart pracovního postupu dohody
- Odmítnutí podepsat
- Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
- Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
- Vyžádání IP adresy od podepisujících
- Digitální podpisy
- Elektronické pečeti
- Digitální identita
-
Nastavení sestav
- Nastavení zabezpečení
-
Nastavení odeslání
- Vyžádání jména příjemce při odesílání
- Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
- Povolené role příjemce
- Povolení elektronických osvědčujících
- Skupiny příjemců
- Kopie
- Přístup příjemce k dohodě
- Slučování polí
- Změny dohod
- Soukromé zprávy
- Povolené typy podpisů
- Připomenutí
- Odeslání oznámení o dohodě
- Možnosti identifikace podepisujícího
- Ochrana obsahu
- Pořadí podepisování
- Liquid Mode
- Nastavení pro biofarmacii
- Nastavení služby Notarize
- Integrace plateb
- Nastavení protokolu SAML
- Správa dat
- Nastavení časového razítka
- Externí archiv
- Jazyky účtů
- Nastavení e-mailů
- Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
- Konfigurace možností pro příjemce
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Přehled funkce Hromadné odeslání
Funkce Hromadné odeslání (SiB) umožňuje uživatelům vytvořit jednorázovou „vzorovou“ šablonu dohody a dodat seznam příjemců. Při odeslání transakce Hromadné odeslání je pro každý záznam příjemce vygenerována podřízená dohoda. Lze provést až 1000 podřízených transakcí, přičemž všechny podřízené dohody jsou samostatné a autonomní, pokud jde o ostatní vygenerované dohody.
Vzhledem k tomu, že jsou všechny podřízené dohody vytvořeny ze stejné vzorové šablony, mohou uživatelé na stránce Správa zkontrolovat vzorovou transakci Hromadné odeslání, stejně jako celkový stav podřízených dohod.
Existují dva způsoby, jak do šablony přidat seznam záznamů příjemců:
- Ručně – V tomto případě odesílatel ručně zadá (nebo vloží) e-mailové adresy uživatelů.
- Tato možnost omezuje počet příjemců na jednoho externího příjemce.
- Odesílatel může být zařazen jako volitelný příjemce po podpisu externího příjemce.
- Nahrávání souboru s hodnotami oddělenými čárkou (CSV) – CSV je tabulka, ve které každý řádek představuje záznam příjemce a různé sloupce definují vlastnosti dohody, z nichž každá může být přizpůsobena příjemcům dohody. Odesílatel tak má mnohem rozsáhlejší kontrolu nad tím, jak lze dohodu přizpůsobit příjemcům. Mezi výhody použití souboru CSV patří:
- Můžete mít více příjemců. (Až 100 příjemců na dohodu.)
- Individuální přizpůsobení jednotlivým příjemcům:
- Jméno příjemce
- Role
- Způsob ověření
- Soukromá zpráva pro příjemce
- Přizpůsobení na úrovni dohody:
- Název dohody
- Lokalizace
- Globální zpráva o dohodě
- Termín konce platnosti
- Tok podpisů
- Vlastní pole sloučení, do kterých soubor CSV vloží hodnotu určenou pro pole v dohodě, což umožňuje přidat do dohody údaje specifické pro příjemce, jako jsou ulice, seznam zboží nebo služeb, ceny a slevy.
Dostupnost:
Hromadné odeslání je k dispozici pro licenční plány Acrobat Pro and Acrobat Sign Solutions.
Rozsah konfigurace:
Ovládací prvky pro funkci Hromadné odeslání lze aktivovat na úrovni účtu a skupiny.
Sestavy pro hromadné odeslání
Při reportování dat dohod zahrnutých ve funkci Hromadné odeslání máte k dispozici několik možností. Použitá možnost závisí na typu informací, které chcete shromáždit.
Veškeré reportování výslovně vázané k funkci Hromadné odeslání vzorového objektu naleznete na stránce Správa, na kterou se dostanete výběrem filtru Hromadně odesláno a otevřením vzorové šablony funkce Hromadné odeslání, kterou si přejete zkontrolovat.
Pokud chcete pouze zkontrolovat základní míru dokončení nebo najít konkrétní dohodu, můžete využít tabulku se shrnutím dohod v seznamu Akce.
Tisknutelnou tabulku všech podřízených dohod lze vygenerovat pomocí akce Zobrazit aktivitu o zprávě.
K definici dohody založené na souboru CSV společně s kompletními uživatelskými daty na úrovni polí formulářů můžete použít akci Stáhnout data pole formuláře.
Standardní prostředí pro tvorbu zpráv dokáže vytvářet tisknutelné grafy a poskytovat data na úrovni polí ve formátu CSV.
Nadřazená šablona obsahuje souhrnnou tabulku v seznamu Akce pro všechny podřízené dohody. Tabulka identifikuje počet dohod v každém stavu.
Kliknutím na souhrnnou tabulku otevřete seřaditelné zobrazení jednotlivých podřízených dohod. Záznamy v souhrnné tabulce slouží jako aktivní odkazy na dohody, čímž vám podle potřeby umožňují snadnou manipulaci s jednotlivými dohodami.
Stažení všech dokončených podřízených dohod ze stránky Správa
Po odeslání transakce Hromadné odeslání a zahájení vyplňování podřízených dohod příjemci může odesílající stáhnout dokončené dohody související s nadřazenou transakcí ze stránky Spravovat.
Když je spuštěno stažení, stahují se pouze dohody ve stavu Dokončeno. Zrušené, odmítnuté, prošlé a probíhající dohody nikoli.
Na jednu žádost lze stáhnout až 1,5 GB dat.
Stažení souboru bude doručeno do místního systému uživatele, který jej vyžádá. Název souboru se zakládá na názvu transakce Hromadné odeslání a na konci je připojeno číslo transakce.
Dokončené dohody se vloží do souboru zip. Každý soubor je pojmenován na základě ID transakce jednotlivé podřízené dohody. Zprávy o auditu nejsou při stažení ze stránky Spravovat připojeny, ale lze vyžádat jejich stažení, pokud je stažení zahájeno prostřednictvím rozhraní API.
- Během procesu stahování nepřecházejte z obrazovky jinam ani neprovádějte žádné další akce, protože by se stahování zrušilo.
- Stahování, které trvá déle než šest minut, se automaticky zruší. Pokuste se znovu spustit stahování alespoň jednou. Pokud chyba přetrvává, můžete stáhnout každou položku jednotlivě.
- Pro stažené dohody není v současné době vytvářena žádná zpráva. Pokud zjistíte, že některé dohody nebyly staženy, zkuste provést proces stahování znovu.
Osvědčené postupy
Pro základní dokumenty používejte osvědčené šablony. To je obzvláště důležité, pokud máte více příjemců. Několik kol testování na úrovni polí, abyste se pomocí užitečných ověření ujistili, že jsou pole správně přiřazena a je zachytáván správný obsah. To zabere podstatně méně času než zrušení stovek jednotlivých dohod.
Při sestavování šablon používejte smysluplné názvy polí, aby sestavy vracely smysluplná záhlaví sloupců.
Požadavky na konfiguraci s ohledem na Správu dat
Funkce Hromadné odeslání má vlastnost nazvanou „roll-up“ (souhrn), která určuje, kolik upozornění odesílatel obdrží s ohledem na počet podřízených dohod vytvořených šablonou SiB. Výchozí hodnota je tři, což znamená, že odesílatel je upozorněn pouze při vygenerování tří nebo méně podřízených dohod. Nastavení souhrnu se nezobrazuje u zákazníků a může ho změnit pouze tým podpory služby Acrobat Sign.
Správa dat určuje, jak rychle bude dohoda ze systému Acrobat Sign odstraněna poté, co dosáhne konečného stavu (Dokončeno, Zrušeno nebo Platnost vypršela).
Zákazníci, kteří potřebují pracovat s dokončenými dohodami odeslanými prostřednictvím procesu Hromadné odeslání, mohou chtít rozšířit počet souhrnů (případně na hodnotu „neomezeně“), aby zajistili, že budou dostávat oznámení o „dokončených“ podřízených dohodách dříve, než budou automaticky odstraněny ze systému správou dat.
Může být vhodné prozkoumat integraci s nástrojem Power Automate, aby bylo možné automatizovat všechny činnosti po dokončení, a zredukovat tak manuální práci uživatelů a chránit se před výpadky, kdy by dohoda mohla být ztracena kvůli pravidlům správy dat.
Co byste měli vědět
- Nové rozhraní funkce Hromadné odeslání stále prochází vývojem, a v budoucích verzích jsou tak očekávány další možnosti (např. další způsoby ověřování, strany definované dohodou, které jsou příjemci kopie, připomenutí definovaná dohodou).
- Možnost Odesílatel podepisuje jako první, která se nachází v klasické verzi funkce Hromadné odeslání, v nové verzi momentálně není, ale očekává se v některé z budoucích verzí pro ruční proces. Zákazníci, kteří používají metodu nahrávání souborů CSV, musí přidat odesílatele do souboru CSV jako příjemce v každém záznamu, ve kterém se musí odesílatel podepsat.
- Změna výběru skupiny nezmění logo na stránce odesílatele. Následné e-maily a prostředí pro podepisování používají správné logo skupiny, ze které je dohoda odeslána.
- Zrušení všech podřízených dohod transakce Hromadné odeslání na úrovni (vzorové) šablony je možné pouze v případě, že nebyly podepsány žádné podřízené dohody. Pokud jsou nějaké podřízené dohody podepsány, aktivita Zrušit bude z rozhraní šablony odebrána a stávající dohody bude nutné zrušit na úrovni dohody.
- Možnost použití souboru CSV nabízí mnoho volitelných polí, ale povinná je pouze e-mailová adresa. Po důkladném seznámení s procesem založeným na souboru CSV pro vás již nebudou pokročilejší funkce polí (jako jsou slučovací pole) tak odrazující a otevřou se vám cennější možnosti, které soubory CSV nabízejí.