Příručka uživatele Zrušit

Přehled funkce Hromadné odeslání

Hledat
Adobe Sign

Adobe Sign

Otevřít aplikaci

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

  1. Poznámky před vydáním
  2. Poznámky k vydání
  3. Důležitá oznámení

Začínáme

  1. Stručný návod pro správce
  2. Stručný návod pro uživatele
  3. Pro vývojáře
  4. Knihovna výukových videí
  5. Časté dotazy

Správa

  1. Přehled konzole Admin Console
  2. Správa uživatelů
    1. Přidání uživatelů
      1. Přidání uživatele
      2. Hromadné přidání uživatelů
      3. Přidání uživatelů z adresáře
      4. Přidání uživatelů ze služby MS Azure Active Directory
    2. Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
      1. Technické účty – řízené rozhraním API
      2. Účty služeb – řízené ručně
    3. Kontrola uživatelů s chybami zřizování
    4. Změna jména/e-mailové adresy
    5. Úprava členství uživatele ve skupině
    6. Úprava členství uživatele ve skupině prostřednictvím rozhraní skupiny
    7. Povýšení uživatele do role správce
    8. Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
    9. Přepnutí identity uživatele
    10. Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
    11. Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
    12. Profily produktů
    13. Prostředí pro přihlášení 
  3. Nastavení účtu/skupiny
    1. Přehled nastavení
    2. Globální nastavení
      1. Úroveň a ID účtu
      2. Nové prostředí příjemce
      3. Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
      4. Hromadné odeslání
      5. Webové formuláře
      6. Vlastní pracovní postupy odeslání
      7. Pracovní postupy služby Power Automate
      8. Dokumenty knihovny
      9. Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
      10. Omezená viditelnost dokumentu
      11. Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF 
      12. Přidání odkazu do e-mailu
      13. Přidání obrázku do e-mailu
      14. Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
      15. Připojení sestav auditů k dokumentům
      16. Sloučení více dokumentů do jednoho
      17. Stažení jednotlivých dokumentů
      18. Nahrání podepsaného dokumentu
      19. Delegování pro uživatele v mém účtu
      20. Povolení delegování externích příjemců
      21. Oprávnění k podpisu
      22. Oprávnění k odeslání
      23. Oprávnění přidávat elektronické pečeti
      24. Nastavení časového pásma
      25. Nastavení výchozího formátu data
      26. Uživatelé ve více skupinách (UMG)
        1. Upgrade na použití UMG
      27. Oprávnění správce skupiny
      28. Nahrazení příjemce
      29. Sestava auditu
        1. Přehled
        2. Povolení neověřeného přístupu na stránce ověření transakce
        3. Zahrnutí připomenutí
        4. Zahrnutí událostí zobrazení
        5. Zahrnutí stránky dohody / počtu příloh
      30. Zápatí transakce
      31. Zprávy v produktu a nápověda
      32. Přístupné soubory PDF
      33. Nový způsob podepisování
      34. Zákazník ve zdravotnictví
    3. Nastavení účtu
      1. Přidání loga
      2. Úprava názvu hostitele / adresy URL společnosti    
      3. Přidání názvu společnosti
      4. Přesměrování na adresu URL po dokončení dohody
    4. Preference podpisu
      1. Dobře formátované podpisy
      2. Povolení příjemcům podepisovat podle
      3. Podepisující mohou změnit své jméno
      4. Povolení příjemcům použít jejich uložený podpis
      5. Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
      6. Procházení příjemců mezi poli formuláře
      7. Restart pracovního postupu dohody
      8. Odmítnutí podepsat
      9. Povolení pracovních postupů s razítkem
      10. Vyžádání od podepisujících uvedení pozice nebo společnosti
      11. Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
      12. Zobrazení zpráv při e-podepisování
      13. Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
      14. Vyžádání IP adresy od podepisujících
      15. Vyloučení názvu společnosti a pozice na razítkách účastníků
    5. Digitální podpisy
      1. Přehled
      2. Stažení a podepsání v aplikaci Acrobat
      3. Podepisování cloudovými podpisy
      4. Zahrnutí metadat pro poskytovatele identity
      5. Omezení cloudoví poskytovatelé podpisů
    6. Elektronické pečeti
    7. Digitální identita
      1. Brána k ověření digitální identity
      2. Zásady kontroly identity
    8. Nastavení sestav
      1. Nové prostředí pro sestavy
      2. Nastavení klasické sestavy
    9. Nastavení zabezpečení
      1. Nastavení jednotného přihlašování
      2. Nastavení Zapamatovat si mne
      3. Zásady hesla pro přihlášení
      4. Síla hesla pro přihlášení
      5. Doba trvání webové relace
      6. Typ šifrování PDF
      7. API
      8. Přístup k informacím o uživateli a skupině
      9. Povolení rozsahů IP
      10. Sdílení účtů
      11. Oprávnění ke sdílení účtů
      12. Ovládací prvky sdílení dohod
      13. Ověření identity podepisujícího
      14. Heslo pro podepisování dohody
      15. Síla hesla dokumentu
      16. Blokování podepisujících podle geografického umístění
      17. Telefonické ověření
      18. Ověření na základě znalostí (KBA)
      19. Povolení vyjmutí stránek
      20. Vypršení platnosti odkazu na dokument
      21. Nahrání klientského certifikátu pro webhooky/zpětná volání
      22. Časové razítko
    10. Nastavení odeslání
      1. Zobrazení stránky Odeslat po přihlášení
      2. Vyžádání jména příjemce při odesílání
      3. Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
      4. Povolené role příjemce
      5. Povolení elektronických osvědčujících
      6. Skupiny příjemců
      7. Kopie
      8. Přístup příjemce k dohodě
      9. Povinná pole
      10. Připojování dokumentů
      11. Slučování polí
      12. Změny dohod
      13. Název dohody
      14. Jazyky
      15. Soukromé zprávy
      16. Povolené typy podpisů
      17. Připomenutí
      18. Ochrana podepsaného dokumentu heslem
      19. Odeslání oznámení o dohodě
      20. Možnosti identifikace podepisujícího
        1. Přehled
        2. Heslo pro podpis
        3. Jednorázové heslo prostřednictvím e-mailu
        4. Ověřování službou Acrobat Sign
        5. Telefonické ověření
        6. Cloudový digitální podpis
        7. Ověření založené na znalostech
        8. Průkaz totožnosti
        9. Sestavy totožnosti podepisujících
      21. Ochrana obsahu
      22. Povolení notářských transakcí
      23. Ukončení platnosti dokumentu
      24. Zobrazení náhledu, umístění podpisů a přidání polí
      25. Pořadí podepisování
      26. Liquid Mode
      27. Ovládací prvky vlastního pracovního postupu
      28. Možnosti nahrání na stránce elektronického podpisu
      29. Přesměrování adresy URL potvrzení po podepsání
    11. Šablony zpráv
    12. Nastavení pro biofarmacii
      1. Přehled
      2. Vynucení ověření identity
      3. Důvody podepsání
    13. Integrace pracovních postupů
    14. Nastavení služby Notarize
    15. Integrace plateb
    16. Zprávy podepisujícího
    17. Nastavení protokolu SAML
      1. Konfigurace SAML
      2. Instalace služby Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Instalace aplikace Okta
      4. Instalace aplikace OneLogin
      5. Instalace služby Oracle Identity Federation
    18. Správa dat
    19. Nastavení časového razítka
    20. Externí archiv
    21. Jazyky účtů
    22. Nastavení e-mailů
      1. Obrázky záhlaví/zápatí e-mailů
      2. Povolení jednotlivých zápatí e-mailů uživatele
      3. Přizpůsobení e-mailu Žádost o podpis
      4. Přizpůsobení polí Komu a Kopie
      5. Povolení oznámení bez odkazů
      6. Přizpůsobení e-mailových šablon
    23. Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
    24. Konfigurace možností pro příjemce
  4. Pokyny pro regulační požadavky
    1. Dostupnost
      1. Soulad s předpisy pro usnadnění přístupu
      2. Vytváření formulářů s usnadněním přístupu pomocí aplikace Acrobat pro počítače
      3. Vytváření formulářů AcroForms s usnadněním přístupu
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Přehled GDPR
      2. Redigování uživatele
      3. Redigování dohod uživatele    
    4. Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
      1. Ověřovací balíček části 11 pro titul 21 CFR
      2. Příručka pro titul 21 CFR a přílohu 11 pravidel EudraLex
      3. Analýza sdílených odpovědností
    5. Zákazníci ve zdravotnictví
    6. Podpora IVES
    7. Ukládání dohod do trezoru
    8. Hlediska EU/Spojeného království
      1. Přeshraniční transakce EU/Spojeného království a nařízení eIDAS
      2. Požadavky HMLR na elektronicky podepsané dokumenty
      3. Dopad brexitu na zákony o elektronických podpisech ve Spojeném království
  5. Hromadné stahování dohod
  6. Nárokování domény 
  7. Odkazy na nahlášení zneužití

Odesílání, podepisování a správa dohod

  1. Možnosti příjemce
    1. Zrušení e-mailového připomenutí
    2. Možnosti na stránce elektronického podpisu
      1. Přehled stránky elektronického podpisu
      2. Otevření pro čtení dohody bez polí
      3. Odmítnutí podepsání dohody
      4. Delegování podpisového oprávnění
      5. Opětovné zahájení vyplňování dohody
      6. Stažení PDF dohody
      7. Zobrazení historie dohody
      8. Zobrazení zpráv dohody
      9. Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
      10. Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis 
      11. Navigace v polích formuláře
      12. Vymazání dat z polí formuláře
      13. Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
      14. Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
      15. Přehled právních upozornění
      16. Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
  2. Odesílání dohod  
    1. Přehled stránky Odeslat
    2. Odeslání dohody pouze sami sobě
    3. Odeslání dohody ostatním
    4. Vlastnoruční podpisy
    5. Pořadí podepisování příjemců
    6. Hromadné odeslání
      1. Přehled funkce Hromadné odeslání
      2. Hromadné odeslání – konfigurace vzorové šablony
      3. Hromadné odeslání – konfigurace souboru CSV
      4. Zrušení transakce hromadného odeslání
      5. Přidávání připomenutí k hromadnému odeslání
      6. Sestavy pro hromadné odeslání
  3. Vytváření polí v dokumentech
    1. Prostředí pro vytváření v aplikaci
      1. Automatická detekce pole
      2. Přetahování polí pomocí prostředí pro vytváření
      3. Přiřazení polí formuláře příjemcům
      4. Role Předvyplnění
      5. Použití polí s opakovaně použitelnou šablonou pole
      6. Převedení polí do nové šablony knihovny
      7. Aktualizované tvůrčí prostředí při odesílání dohod
    2. Vytváření formulářů pomocí textových značek
    3. Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
      1. Vytvoření formuláře AcroForm
      2. Vytváření přístupných souborů PDF
    4. Pole
      1. Typy polí
        1. Běžné typy polí
        2. Vložené obrázky
        3. Obrázky razítek
      2. Vzhled obsahu pole
      3. Ověření pole
      4. Hodnoty maskovaných polí
      5. Nastavení podmínek zobrazení/skrytí
      6. Počítaná pole 
    5. Časté dotazy k vytváření
  4. Podepisování dohod
    1. Podepisování dohod, které vám byly odeslány
    2. Vyplnění a podepsání
    3. Podepsání sám sebou
  5. Správa dohod
    1. Přehled stránky Správa
    2. Delegování dohod
    3. Nahrazení příjemců
    4. Omezení viditelnosti dokumentu 
    5. Zrušení dohody 
    6. Vytváření nových připomenutí
    7. Kontrola připomenutí
    8. Zrušení připomenutí
    9. Přístup k postupům modulu Power Automate
    10. Další akce...
      1. Jak vyhledávání funguje
      2. Zobrazení dohody
      3. Vytvoření šablony z dohody
      4. Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
      5. Nahrání podepsané dohody
      6. Úpravy souborů a polí odeslané dohody
      7. Úprava způsobu ověření příjemce
      8. Přidání nebo změna data vypršení platnosti
      9. Přidání poznámky do dohody
      10. Sdílení jednotlivé dohody
      11. Zrušení sdílení dohody
      12. Stažení jednotlivé dohody
      13. Stažení jednotlivých souborů dohody
      14. Stažení sestavy auditu dohody
      15. Stažení obsahu pole dohody
  6. Sestava auditu
  7. Tvorba sestav a export dat
    1. Přehled
    2. Udělení přístupu uživatelům k vytváření sestav
    3. Grafy sestav
      1. Vytvoření nové sestavy
      2. Sestavy dohod
      3. Sestavy transakcí
      4. Sestavy aktivity nastavení
      5. Úprava sestavy
    4. Exporty dat 
      1. Vytvoření nového exportu dat
      2. Export dat z webového formuláře
      3. Úprava exportu dat
      4. Aktualizace obsahu exportu dat
      5. Stažení exportu dat
    5. Přejmenování sestavy/exportu
    6. Duplikování sestavy/exportu
    7. Plánování sestavy/exportu
    8. Odstranění sestavy/exportu
    9. Kontrola použití transakce

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

  1. Webové formuláře 
    1. Tvorba webového formuláře
    2. Úprava webového formuláře
    3. Zakázání/povolení webového formuláře
    4. Skrytí/zobrazení webového formuláře
    5. Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu 
    6. Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
    7. Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
    8. Změna velikosti webového formuláře
  2. Opakovaně použitelné šablony (Šablony knihovny) 
    1. Americké vládní formuláře v knihovně Acrobat Sign
    2. Vytvoření šablony knihovny
    3. Změna názvu šablony knihovny
    4. Změna typu šablony knihovny
    5. Změna úrovně oprávnění šablony knihovny
    6. Kopírování, úpravy a uložení sdílené šablony
    7. Stažení agregovaných dat polí pro šablonu knihovny
  3. Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
  4. Pracovní postupy služby Power Automate 
    1. Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
    2. Povolení integrace modulu Power Automate
    3. Kontextové akce na stránce Správa
    4. Sledování využívání modulu Power Automate
    5. Vytvoření nového postupu (příklady)
    6. Aktivační události používané pro postupy
    7. Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
    8. Správa postupů
    9. Úpravy postupů
    10. Sdílení postupů
    11. Zakázání nebo povolení postupů
    12. Odstranění postupů
    13. Užitečné šablony
      1. Pouze správce
        1. Uložení všech dokončených dokumentů do služby SharePoint
        2. Uložení všech dokončených dokumentů do služby OneDrive for Business
        3. Uložení všech dokončených dokumentů do služby Google Drive
        4. Uložení všech dokončených dokumentů do služby DropBox
        5. Uložení všech dokončených dokumentů do služby Box
      2. Archivace dohody
        1. Uložení dokončených dokumentů do služby SharePoint
        2. Uložení dokončených dokumentů do služby One Drive for Business
        3. Uložení dokončených dokumentů do služby Google Drive
        4. Uložení dokončených dokumentů do služby DropBox
        5. Uložení dokončených dokumentů do služby Box
      3. Archivace dohod webových formulářů
        1. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do knihovny služby SharePoint
        2. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby OneDrive for Business
        3. Uložení vyplněných dokumentů do služby Google Drive
        4. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby Box
      4. Extrahování dat dohody
        1. Extrahování dat polí formuláře z podepsaného dokumentu a aktualizace listu aplikace Excel
      5. Oznámení o dohodě
        1. Odesílání vlastních e-mailových upozornění s obsahem dohody a podepsanou dohodou
        2. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign v kanálu služby Teams
        3. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Slack
        4. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Webex
      6. Vygenerování dohody
        1. Vygenerování dokumentu z formuláře služby Power App a šablony aplikace Word, odeslání k podpisu
        2. Vygenerování dohody ze šablony aplikace Word ve službě OneDrive a získání podpisu
        3. Vygenerování dohody pro vybraný řádek aplikace Excel, odeslání ke kontrole a podpisu
  5. Vlastní pracovní postupy odeslání
    1. Přehled vlastního pracovního postupu odeslání
    2. Vytvoření nového pracovního postupu odeslání
    3. Úpravy pracovního postupu odeslání
    4. Aktivace nebo deaktivace pracovního postupu odeslání
    5. Odeslání dohody pomocí pracovního postupu odeslání
  6. Sdílení uživatelů a dohod
    1. Sdílení uživatele
    2. Sdílení dohod

Integrace s jinými produkty

  1.  Přehled integrací služby Acrobat Sign 
  2. Služba Adobe Sign pro Salesforce
  3. Služba Acrobat Sign pro Microsoft
    1. Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
    2. Služba Acrobat Sign pro Outlook
    3. Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
    4. Služba Acrobat Sign pro Teams
    5. Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
    6. Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
    7. Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics 
    8. Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint 
  4. Další integrace
    1. Služba Acrobat Sign pro ServiceNow
    2. Služba Acrobat Sign pro HR ServiceNow
    3. Služba Acrobat Sign pro SAP SuccessFactors
    4. Služba Acrobat Sign pro Workday
    5. Služba Acrobat Sign pro NetSuite
    6. Služba Acrobat Sign pro VeevaVault
    7. Služba Acrobat Sign pro Coupa BSM Suite
  5. Integrace spravované partnery
  6. Jak získat integrační klíč

Vývojář služby Acrobat Sign

  1. Rozhraní API REST 
    1. Dokumentace metod
    2. Příručka pro SDK/vývojáře
    3. Časté dotazy k rozhraní API    
  2. Webhooky 
    1. Přehled webhooků
    2. Konfigurace nového webhooku
    3. Zobrazení nebo úpravy webhooku
    4. Aktivace nebo deaktivace webhooku
    5. Odstranění webhooku
    6. Certifikáty obousměrného protokolu SSL
    7. Webhooky v rozhraní API

Podpora a řešení problémů

  1. Zdroje zákaznické podpory 
  2. Materiály pro úspěch podnikových zákazníků

Přehled funkce Hromadné odeslání

Funkce Hromadné odeslání (SiB) umožňuje uživatelům vytvořit jednorázovou „vzorovou“ šablonu dohody a dodat seznam příjemců. Při odeslání transakce Hromadné odeslání je pro každý záznam příjemce vygenerována podřízená dohoda. Lze provést až 1000 podřízených transakcí, přičemž všechny podřízené dohody jsou samostatné a autonomní, pokud jde o ostatní vygenerované dohody.

Vzhledem k tomu, že jsou všechny podřízené dohody vytvořeny ze stejné vzorové šablony, mohou uživatelé na stránce Správa zkontrolovat vzorovou transakci Hromadné odeslání, stejně jako celkový stav podřízených dohod.

Existují dva způsoby, jak do šablony přidat seznam záznamů příjemců:

  • Ručně – V tomto případě odesílatel ručně zadá (nebo vloží) e-mailové adresy uživatelů. 
    • Tato možnost omezuje počet příjemců na jednoho externího příjemce.
    • Odesílatel může být zařazen jako volitelný příjemce po podpisu externího příjemce. 
  • Nahrávání souboru s hodnotami oddělenými čárkou (CSV) – CSV je tabulka, ve které každý řádek představuje záznam příjemce a různé sloupce definují vlastnosti dohody, z nichž každá může být přizpůsobena příjemcům dohody. Odesílatel tak má mnohem rozsáhlejší kontrolu nad tím, jak lze dohodu přizpůsobit příjemcům. Mezi výhody použití souboru CSV patří:
    • Můžete mít více příjemců. (Až 100 příjemců na dohodu.)
    • Individuální přizpůsobení jednotlivým příjemcům:
      • Jméno příjemce
      • Role
      • Způsob ověření
      • Soukromá zpráva pro příjemce
    • Přizpůsobení na úrovni dohody:
      • Název dohody
      • Lokalizace
      • Globální zpráva o dohodě
      • Termín konce platnosti
      • Tok podpisů
    • Vlastní pole sloučení, do kterých soubor CSV vloží hodnotu určenou pro pole v dohodě, což umožňuje přidat do dohody údaje specifické pro příjemce, jako jsou ulice, seznam zboží nebo služeb, ceny a slevy.

Dostupnost:

Hromadné odeslání je k dispozici pro licenční plány Acrobat Pro and Acrobat Sign Solutions.

Rozsah konfigurace:

Ovládací prvky pro funkci Hromadné odeslání lze aktivovat na úrovni účtu a skupiny.

Sestavy pro hromadné odeslání

Při reportování dat dohod zahrnutých ve funkci Hromadné odeslání máte k dispozici několik možností. Použitá možnost závisí na typu informací, které chcete shromáždit.

Veškeré reportování výslovně vázané k funkci Hromadné odeslání vzorového objektu naleznete na stránce Správa, na kterou se dostanete výběrem filtru Hromadně odesláno a otevřením vzorové šablony funkce Hromadné odeslání, kterou si přejete zkontrolovat.

Pokud chcete pouze zkontrolovat základní míru dokončení nebo najít konkrétní dohodu, můžete využít tabulku se shrnutím dohod v seznamu Akce.

Tisknutelnou tabulku všech podřízených dohod lze vygenerovat pomocí akce Zobrazit aktivitu o zprávě.

K definici dohody založené na souboru CSV společně s kompletními uživatelskými daty na úrovni polí formulářů můžete použít akci Stáhnout data pole formuláře.

Standardní prostředí pro tvorbu zpráv dokáže vytvářet tisknutelné grafy a poskytovat data na úrovni polí ve formátu CSV.

Při prvotním nahrání souboru CSV za účelem importu příjemců se při jakýchkoli chybách formátování prvků spravovaných aplikací Acrobat Sign na stránce konfigurace šablony zobrazí odkaz na chybu.

Výběrem odkazu na chybu zobrazíte seznam chyb podle čísla řádku souboru CSV:

Příklad zprávy o chybách z vygenerovaných podřízených dohod na vzorové šabloně

Poznámka:

Před odesláním transakce Hromadné odeslání a zahájením generování podřízených dohod musí být opraveny všechny chyby formátování CSV.

Některé chyby nejsou zjištěny jako problémy během procesu nahrávání CSV, ale jsou odhaleny během generování podřízených dohod. Například přiřazení role nebo metody ověřování příjemci, které je v rozporu s nastavením skupiny. Tyto chyby v provozu jsou zaznamenány ve zprávě o chybě, kterou lze stáhnout ze stránky Správa výběrem akce Stáhnout zprávu o chybě pro vzorovou šablonu:

Příklad zprávy o chybách z vygenerovaných podřízených dohod stažených se stránky Správa

Systém přidá řádek do protokolu chyb, který obsahuje informace o řádku příjemce, když jsou zjištěny chyby.

Zpracování souboru CSV se obnoví a vygeneruje podřízenou dohodu pro každý řádek souboru CSV, který nezpůsobí chybu.

Příjemcům uvedeným ve zprávě o chybě musí být dohoda znovu zaslána v nové transakci.

Upozornění:

V případě chyb v provozu není odesílateli doručeno žádné zjevné upozornění.

Odesílatelé by měli vždy po dokončení generování podřízených dohod zkontrolovat zprávu ke stažení pro vzorovou šablonu.

Nadřazená šablona obsahuje souhrnnou tabulku v seznamu Akce pro všechny podřízené dohody. Tabulka identifikuje počet dohod v každém stavu.

Kliknutím na souhrnnou tabulku otevřete seřaditelné zobrazení jednotlivých podřízených dohod. Záznamy v souhrnné tabulce slouží jako aktivní odkazy na dohody, čímž vám podle potřeby umožňují snadnou manipulaci s jednotlivými dohodami.

Stránka Správa zvýrazňující souhrn dohody

Možnost Zobrazit zprávu o aktivitě na seznamu Akce obsahuje Zprávu o realizaci dokumentu. Tato zpráva poskytuje podrobnější (a tisknutelný) přehled o podřízených dohodách podle stavu.

Stránka Správa se zvýrazněnou akcí Zobrazit zprávu o aktivitě a zobrazenou vzorovou zprávou o aktivitě
Zpráva o realizaci dokumentu obsahuje kompletní souhrn celého seznamu podřízených dohod s celkovým přehledem nahoře.

Akce Stáhnout data pole formuláře stáhne data polí všech podřízených dohod vytvořených vzorovou šablonou.

Každý řádek souboru CSV představuje jeden záznam dohody. Záznam je sestaven tak, aby poskytl:

  • Nejprve všechny informace o příjemci:
    • Jméno příjemce (získáno při použití podpisu)
    • E-mail příjemce
    • Role příjemce
    • Způsob a hodnotu ověření příjemce
    • Soukromá zpráva příjemce
  • Po informacích o příjemci následují informace o dohodě:
    • E-maily příjemců na kopii
    • Národní prostředí
    • Informace o připomenutí
    • Informace o vypršení platnosti
    • Název dohody
    • Globální zpráva dohody
    • Pořadí podpisů
  • Po polích dohody následují data vlastních polí. Ta zahrnují všechna pole obsažená v šabloně dokumentu nebo vytvořená v dokumentech. 
    • Vlastní pole jsou seřazena abecedně podle názvu.
  • Posledním polem je ID dohody.

 

Stránka Správa zobrazující příklad datových polí souboru CSV
Všechny podřízené dohody jsou zastoupeny. Pole se vyplní v průběhu dokončování dohod

Tvorba základních zpráv o dohodách pracuje s podřízenými dohodami, ale přistupuje k nim jako k běžným dohodám. Nevytváří žádné vztahy v tom smyslu, kdy jsou některé dohody propojené se vzorovou šablonou dohody.

Užíváte-li ve svých kampaních s funkcí Hromadné odeslání jedinečné názvy, tyto názvy můžete po vyfiltrování podle názvu využít při generování zpráv.

Zákazníci, kteří funkci Hromadné odeslání hodně využívají, mohou tomuto účelu vyhradit celou skupinu. To umožňuje přesnější doladění příjemcova prostředí a filtrování dohod podle skupiny při generování zpráv.

Zobrazeno rozhraní generování zpráv s aktivním filtrem podle názvu dohody a vzorová zpráva.
Všechny tyto filtry lze použít i při exportu dat.

Osvědčené postupy

Pro základní dokumenty používejte osvědčené šablony. To je obzvláště důležité, pokud máte více příjemců. Několik kol testování na úrovni polí, abyste se pomocí užitečných ověření ujistili, že jsou pole správně přiřazena a je zachytáván správný obsah. To zabere podstatně méně času než zrušení stovek jednotlivých dohod.

Při sestavování šablon používejte smysluplné názvy polí, aby sestavy vracely smysluplná záhlaví sloupců. 

Požadavky na konfiguraci s ohledem na Správu dat

Funkce Hromadné odeslání má vlastnost nazvanou „roll-up“ (souhrn), která určuje, kolik upozornění odesílatel obdrží s ohledem na počet podřízených dohod vytvořených šablonou SiB. Výchozí hodnota je tři, což znamená, že odesílatel je upozorněn pouze při vygenerování tří nebo méně podřízených dohod. Nastavení souhrnu se nezobrazuje u zákazníků a může ho změnit pouze tým podpory služby Acrobat Sign.

Správa dat určuje, jak rychle bude dohoda ze systému Acrobat Sign odstraněna poté, co dosáhne konečného stavu (Dokončeno, Zrušeno nebo Platnost vypršela).

Zákazníci, kteří potřebují pracovat s dokončenými dohodami odeslanými prostřednictvím procesu Hromadné odeslání, mohou chtít rozšířit počet souhrnů (případně na hodnotu „neomezeně“), aby zajistili, že budou dostávat oznámení o „dokončených“ podřízených dohodách dříve, než budou automaticky odstraněny ze systému správou dat.

Tip:

Může být vhodné prozkoumat integraci s nástrojem Power Automate, aby bylo možné automatizovat všechny činnosti po dokončení, a zredukovat tak manuální práci uživatelů a chránit se před výpadky, kdy by dohoda mohla být ztracena kvůli pravidlům správy dat.

Co byste měli vědět

  • Nové rozhraní funkce Hromadné odeslání stále prochází vývojem, a v budoucích verzích jsou tak očekávány další možnosti (např. další způsoby ověřování, strany definované dohodou, které jsou příjemci kopie, připomenutí definovaná dohodou).
  • Možnost Odesílatel podepisuje jako první, která se nachází v klasické verzi funkce Hromadné odeslání, v nové verzi momentálně není, ale očekává se v některé z budoucích verzí pro ruční proces. Zákazníci, kteří používají metodu nahrávání souborů CSV, musí přidat odesílatele do souboru CSV jako příjemce v každém záznamu, ve kterém se musí odesílatel podepsat.
  • Změna výběru skupiny nezmění logo na stránce odesílatele. Následné e-maily a prostředí pro podepisování používají správné logo skupiny, ze které je dohoda odeslána.
  • Zrušení všech podřízených dohod transakce Hromadné odeslání na úrovni (vzorové) šablony je možné pouze v případě, že nebyly podepsány žádné podřízené dohody. Pokud jsou nějaké podřízené dohody podepsány, aktivita Zrušit bude z rozhraní šablony odebrána a stávající dohody bude nutné zrušit na úrovni dohody. 
  • Možnost použití souboru CSV nabízí mnoho volitelných polí, ale povinná je pouze e-mailová adresa. Po důkladném seznámení s procesem založeným na souboru CSV pro vás již nebudou pokročilejší funkce polí (jako jsou slučovací pole) tak odrazující a otevřou se vám cennější možnosti, které soubory CSV nabízejí.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?

Rychlé odkazy

Zobrazit všechny vaše plány Správa plánů
Zobrazit rychlé odkazy
Skrýt rychlé odkazy

Právní oznámení    |    Zásady ochrany osobních údajů online