Přehled funkce Hromadné odeslání

Přehled funkce Hromadné odeslání 

Funkce Hromadné odeslání (SiB) umožňuje uživatelům vytvořit jednorázovou „vzorovou“ šablonu dohody a dodat seznam příjemců. Při odeslání transakce Hromadné odeslání je pro každý záznam příjemce vygenerována podřízená dohoda. Lze provést až 1000 podřízených transakcí, přičemž všechny podřízené dohody jsou samostatné a autonomní, pokud jde o ostatní vygenerované dohody.

Vzhledem k tomu, že jsou všechny podřízené dohody vytvořeny ze stejné vzorové šablony, mohou uživatelé na stránce Správa zkontrolovat vzorovou transakci Hromadné odeslání, stejně jako celkový stav podřízených dohod.

Existují dva způsoby, jak přidat seznam záznamů příjemců a nakonfigurovat šablonu:

• Ruční konfigurace - V tomto případě použití odesílatel ručně zadá (nebo vloží) e-mailové adresy uživatelů a vybere možnosti šablony v uživatelském rozhraní.
  • Tato možnost omezuje počet příjemců na jednoho externího příjemce na podřízenou smlouvu.
  • Odesílatel může být zařazen jako volitelný příjemce po podpisu externího příjemce. 
• Nahrávání souboru s hodnotami oddělenými čárkou (CSV) – CSV je tabulka, ve které každý řádek představuje záznam příjemce a různé sloupce definují vlastnosti dohody, z nichž každá může být přizpůsobena příjemcům dohody. Odesílatel tak má mnohem rozsáhlejší kontrolu nad tím, jak lze dohodu přizpůsobit příjemcům. Mezi výhody použití souboru CSV patří:
  • Můžete mít více příjemců. (Až 100 příjemců na dohodu.)
  • Individuální přizpůsobení jednotlivým příjemcům:
    • Jméno příjemce
    • Role
    • Způsob ověření
    • Soukromá zpráva pro příjemce
  • Přizpůsobení na úrovni dohody:
    • Název dohody
    • Lokalizace
    • Globální zpráva o dohodě
    • Termín konce platnosti
    • Tok podpisů
  • Vlastní pole sloučení, do kterých soubor CSV vloží hodnotu určenou pro pole v dohodě, což umožňuje přidat do dohody údaje specifické pro příjemce, jako jsou ulice, seznam zboží nebo služeb, ceny a slevy.

Dostupnost:

• Acrobat Standard a Acrobat Pro: Podporováno ruční zadávání uživatelem; import CSV není podporován
• Řešení Acrobat Sign: Podporováno ruční zadávání;  Podporován import CSV
• Acrobat Sign for Government: Podporováno ruční zadávání;  Podporován import CSV

Rozsah konfigurace:

• Pro úrovně Acrobat Pro a Acrobat Standard není Hromadné odesílání konfigurovatelné z hlediska přístupu a dostupných funkcí.Všechny účty mají přístup k ručně konfigurované verzi, která:
  • Umožní až 50 podřízených smluv.
  • Umožní nastavit připomenutí.
  • Nakonfiguruje heslo pro ochranu zobrazení dokončené smlouvy.
• Pro řešení Acrobat Sign a Acrobat Sign for Government 
  • Ovládací prvky pro Hromadné odesílání lze povolit na úrovni účtu a skupiny.

Sestavy pro hromadné odeslání

Při reportování dat dohod zahrnutých ve funkci Hromadné odeslání máte k dispozici několik možností. Použitá možnost závisí na typu informací, které chcete shromáždit.

Veškeré reportování výslovně vázané k funkci Hromadné odeslání vzorového objektu naleznete na stránce Správa, na kterou se dostanete výběrem filtru Hromadně odesláno a otevřením vzorové šablony funkce Hromadné odeslání, kterou si přejete zkontrolovat.

Pokud chcete pouze zkontrolovat základní míru dokončení nebo najít konkrétní dohodu, můžete využít tabulku se shrnutím dohod v seznamu Akce.

Tisknutelnou tabulku všech podřízených dohod lze vygenerovat pomocí akce Zobrazit aktivitu o zprávě.

K definici dohody založené na souboru CSV společně s kompletními uživatelskými daty na úrovni polí formulářů můžete použít akci Stáhnout data pole formuláře.

Standardní prostředí pro tvorbu zpráv dokáže vytvářet tisknutelné grafy a poskytovat data na úrovni polí ve formátu CSV.

Stáhnout dokončené podřízené smlouvy ze stránky Správa (pouze řešení Acrobat Sign)

Všechny dokončené podřízené dohody můžete stáhnout prostřednictvím transakce Hromadné odeslání přímo ze stránky Správa. To vám umožní přístup k finalizovanému dokumentu v jediném souboru ZIP.

• Každá žádost o stažení podporuje až 100 MB dat.
  • Pokud celková požadovaná sada dat překročí 100 MB, nebude akce Stáhnout dokončené dohody k dispozici.
• Zahrnuty jsou pouze dohody označené jako Dokončené. Vyloučeny jsou probíhající, zrušené, odmítnuté nebo ukončené dohody.
• V případě potřeby můžete proces stahování zopakovat a zajistit tak, aby byly zahrnuty všechny dokončené dohody.

Jak stáhnout dokončené dohody

1. Přejděte na stránku Správa.
2. Výběrem transakce Hromadné odeslání otevřete lištu Akce.
3. Vyberte akci Stáhnout dokončené dohody.
4. Systém vygeneruje soubor ZIP obsahující pouze dohody se stavem Dokončeno.
5. Jakmile bude stahování připraveno, uložte soubor ZIP do místního systému.

Konfigurační úvahy týkající se správy dat (pouze řešení Acrobat Sign)

Funkce Hromadné odeslání má vlastnost nazvanou „roll-up“ (souhrn), která určuje, kolik upozornění odesílatel obdrží s ohledem na počet podřízených dohod vytvořených šablonou SiB. Výchozí hodnota je tři, což znamená, že odesílatel je upozorněn pouze při vygenerování tří nebo méně podřízených dohod. Nastavení souhrnu se nezobrazuje u zákazníků a může ho změnit pouze tým podpory služby Acrobat Sign.

Správa dat určuje, jak rychle bude dohoda ze systému Acrobat Sign odstraněna poté, co dosáhne konečného stavu (Dokončeno, Zrušeno nebo Platnost vypršela).

Zákazníci, kteří potřebují pracovat s dokončenými dohodami odeslanými prostřednictvím procesu Hromadné odeslání, mohou chtít rozšířit počet souhrnů (případně na hodnotu „neomezeně“), aby zajistili, že budou dostávat oznámení o „dokončených“ podřízených dohodách dříve, než budou automaticky odstraněny ze systému správou dat.

Podrobnosti souboru

• Název souboru ZIP se zakládá na názvu transakce Hromadné odeslání a na konci je připojeno číslo transakce.
• Každá dokončená dohoda uvnitř souboru ZIP je pojmenována na základě ID transakce.
• Zprávy o auditu nejsou zahrnuty do stahování spuštěného ze stránky Správa, ale mohou být zahrnuty při stahování prostřednictvím rozhraní API.
   

Osvědčené postupy

Pro základní dokumenty používejte osvědčené šablony. To je obzvláště důležité, pokud máte více příjemců. Několik kol testování na úrovni polí, abyste se pomocí užitečných ověření ujistili, že jsou pole správně přiřazena a je zachytáván správný obsah. To zabere podstatně méně času než zrušení stovek jednotlivých dohod.

Při sestavování šablon používejte smysluplné názvy polí, aby sestavy vracely smysluplná záhlaví sloupců. 

Co byste měli vědět

• Nové rozhraní funkce Hromadné odeslání stále prochází vývojem, a v budoucích verzích jsou tak očekávány další možnosti (např. další způsoby ověřování, strany definované dohodou, které jsou příjemci kopie, připomenutí definovaná dohodou).
  
• Možnost Odesílatel podepisuje jako první, která se nachází v klasické verzi funkce Hromadné odeslání, v nové verzi momentálně není, ale očekává se v některé z budoucích verzí pro ruční proces. Zákazníci, kteří používají metodu nahrávání souborů CSV, musí přidat odesílatele do souboru CSV jako příjemce v každém záznamu, ve kterém se musí odesílatel podepsat.
• Změna výběru skupiny nezmění logo na stránce odesílatele. Následné e-maily a prostředí pro podepisování používají správné logo skupiny, ze které je dohoda odeslána.
• Zrušení všech podřízených dohod transakce Hromadné odeslání na úrovni (vzorové) šablony je možné pouze v případě, že nebyly podepsány žádné podřízené dohody. Pokud jsou nějaké podřízené dohody podepsány, aktivita Zrušit bude z rozhraní šablony odebrána a stávající dohody bude nutné zrušit na úrovni dohody. 
• Možnost použití souboru CSV nabízí mnoho volitelných polí, ale povinná je pouze e-mailová adresa. Po důkladném seznámení s procesem založeným na souboru CSV pro vás již nebudou pokročilejší funkce polí (jako jsou slučovací pole) tak odrazující a otevřou se vám cennější možnosti, které soubory CSV nabízejí.