Přihlaste se s uživatelem, který má přístup k funkci Hromadné odesílání, a najeďte ukazatelem na rozbalovací nabídku E-sign v horním navigačním panelu.
Naposledy aktualizováno
10. 9. 2025
Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
- Stručný návod pro správce
- Stručný návod pro uživatele
- Pro vývojáře
- Knihovna výukových videí
- Časté dotazy
Správa
- Přehled konzole Admin Console
- Správa uživatelů
- Přidat, upravit a zkontrolovat aktivní uživatele
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Zkontrolovat uživatele, kteří nedokončili ověření
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Úprava členství uživatele ve skupině prostřednictvím rozhraní skupiny
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
- Nastavení účtu/skupiny
- Přehled nastavení
- Globální nastavení
- Úroveň a ID účtu
- Nové prostředí příjemce
- Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
- Hromadné odeslání
- Webové formuláře
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Pracovní postupy služby Power Automate
- Dokumenty knihovny
- Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
- Omezená viditelnost dokumentu
- Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF
- Přidání odkazu do e-mailu
- Přidání obrázku do e-mailu
- Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
- Připojení sestav auditů k dokumentům
- Sloučení více dokumentů do jednoho
- Stažení jednotlivých dokumentů
- Nahrání podepsaného dokumentu
- Delegování pro uživatele v mém účtu
- Povolení delegování externích příjemců
- Oprávnění k podpisu
- Oprávnění k odeslání
- Oprávnění přidávat elektronické pečeti
- Nastavení časového pásma
- Nastavení výchozího formátu data
- Uživatelé ve více skupinách (UMG)
- Oprávnění správce skupiny
- Nahrazení příjemce
- Sestava auditu
- Zápatí transakce
- Zprávy v produktu a nápověda
- Přístupné soubory PDF
- Nový způsob podepisování
- Zákazník ve zdravotnictví
- Nastavení účtu / nastavení značky
- Preference podpisu
- Dobře formátované podpisy
- Povolení příjemcům podepisovat podle
- Podepisující mohou změnit své jméno
- Povolení příjemcům použít jejich uložený podpis
- Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
- Procházení příjemců mezi poli formuláře
- Restart pracovního postupu dohody
- Odmítnutí podepsat
- Povolení pracovních postupů s razítkem
- Vyžádání od podepisujících uvedení pozice nebo společnosti
- Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
- Zobrazení zpráv při e-podepisování
- Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
- Vyžádání IP adresy od podepisujících
- Vyloučení názvu společnosti a pozice na razítkách účastníků
- Využití adaptivního přizpůsobení velikosti podpisu
- Digitální podpisy
- Přehled
- Stažení a podepsání v aplikaci Acrobat /content/help/cz/sign/config/admin-managed-sharing.
- Podepisování cloudovými podpisy
- Zahrnutí metadat pro poskytovatele identity
- Omezení cloudoví poskytovatelé podpisů
- Elektronické pečeti
- Digitální identita
- Nastavení sestav
- Nové prostředí pro sestavy
- Nastavení klasické sestavy
- Nastavení zabezpečení
- Nastavení jednotného přihlašování
- Nastavení Zapamatovat si mne
- Zásady hesla pro přihlášení
- Síla hesla pro přihlášení
- Doba trvání webové relace
- Typ šifrování PDF
- API
- Přístup k informacím o uživateli a skupině
- Povolení rozsahů IP
- Sdílení účtů
- Oprávnění ke sdílení účtů
- Ovládací prvky sdílení dohod
- Ověření identity podepisujícího
- Heslo pro podepisování dohody
- Síla hesla dokumentu
- Blokování podepisujících podle geografického umístění
- Telefonické ověření
- Ověření na základě znalostí (KBA)
- Povolení vyjmutí stránek
- Vypršení platnosti odkazu na dokument
- Nahrání klientského certifikátu pro webhooky/zpětná volání
- Časové razítko
- Nastavení odeslání
- Po přihlášení zobrazit stránku Odeslat
- Rozhraní tvorby dohody
- Vyžádání jména příjemce při odesílání
- Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
- Povolené role příjemce
- Povolení elektronických osvědčujících
- Skupiny příjemců
- Kopie
- Povinná pole
- Připojování dokumentů
- Slučování polí
- Změny dohod
- Název dohody
- Jazyky
- Soukromé zprávy
- Povolené typy podpisů
- Připomenutí
- Ochrana podepsaného dokumentu heslem
- Odeslání oznámení o dohodě
- Možnosti identifikace podepisujícího
- Ochrana obsahu
- Povolení notářských transakcí
- Ukončení platnosti dokumentu
- Zobrazení náhledu, umístění podpisů a přidání polí
- Pořadí podepisování
- Liquid Mode
- Ovládací prvky vlastního pracovního postupu
- Možnosti nahrání na stránce elektronického podpisu
- Přesměrování adresy URL potvrzení po podepsání
- Omezení přístupu ke sdíleným dohodám
- Po přihlášení zobrazit stránku Odeslat
- Šablony zpráv
- Nastavení pro biofarmacii
- Integrace pracovních postupů
- Nastavení služby Notarize
- Integrace plateb
- Zprávy podepisujícího
- Nastavení protokolu SAML
- Konfigurace SAML
- Instalace služby Microsoft Active Directory Federation Service
- Instalace aplikace Okta
- Instalace aplikace OneLogin
- Instalace služby Oracle Identity Federation
- Konfigurace SAML
- Správa dat
- Nastavení časového razítka
- Externí archiv
- Jazyky účtů
- Nastavení e-mailů
- Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
- Konfigurace možností pro příjemce
- Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Hromadné stahování dohod
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
- Systémové požadavky a omezení
Odesílání, podepisování a správa dohod
- Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
- Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Opětovné zahájení vyplňování dohody
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
- Stránka Odeslat (Vytvořit)
- Přehled značek a funkcí
- Výběr skupiny
- Přidávání souborů a šablon
- Název dohody
- Globální zpráva
- Termín dokončení
- Připomenutí
- Ochrana PDF heslem
- Typ podpisu
- Jazykové prostředí pro příjemce
- Pořadí/průběh podpisu příjemce
- Role příjemců
- Ověření příjemce
- Soukromá zpráva pro příjemce
- Přístup příjemce k dohodě
- Strany uvedené v kopii
- Kontrola totožnosti
- Odeslání dohody pouze sami sobě
- Odeslání dohody ostatním
- Vlastnoruční podpisy
- Pořadí podepisování příjemců
- Hromadné odeslání
- Stránka Odeslat (Vytvořit)
- Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Typy polí
- Běžné typy polí
- Pole Elektronický podpis
- Pole Iniciály
- Pole Jméno příjemce
- Pole E-mail příjemce
- Pole Datum podepsání
- Textové pole
- Pole Datum
- Číselné pole
- Zaškrtávací políčko
- Skupina zaškrtávacích políček
- Přepínací tlačítko
- Rozevírací nabídka
- Překrytí odkazu
- Platební pole
- Přílohy
- Razítko spoluúčasti
- Číslo transakce
- Obrázek
- Společnost
- Název
- Razítko
- Vzhled obsahu pole
- Ověření pole
- Hodnoty maskovaných polí
- Nastavení podmínek zobrazení/skrytí
- Počítaná pole
- Typy polí
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
- Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
- Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
- Přehled
- Udělení přístupu uživatelům k vytváření sestav
- Grafy sestav
- Exporty dat
- Přejmenování sestavy/exportu
- Duplikování sestavy/exportu
- Plánování sestavy/exportu
- Odstranění sestavy/exportu
- Kontrola použití transakce
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
- Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony (Šablony knihovny)
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
- Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
- Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do knihovny služby SharePoint
- Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby OneDrive for Business
- Uložení vyplněných dokumentů do služby Google Drive
- Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby Box
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Odesílání vlastních e-mailových upozornění s obsahem dohody a podepsanou dohodou
- Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign v kanálu služby Teams
- Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Slack
- Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Webex
- Vygenerování dohody
- Vygenerování dokumentu z formuláře služby Power App a šablony aplikace Word, odeslání k podpisu
- Vygenerování dohody ze šablony aplikace Word ve službě OneDrive a získání podpisu
- Vygenerování dohody pro vybraný řádek aplikace Excel, odeslání ke kontrole a podpisu
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Přehled integrací služby Acrobat Sign
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
- Prostředí Sandbox
Podpora a řešení problémů
Hromadné odeslání pomocí vzorové šablony.
Hromadné odeslání umožňuje vytvořit více „podřízených“ dohod pro jednoho nebo více příjemců pomocí „vzorové“ šablony dohody nastavené odesílatelem.
Rodičovská šablona je nakonfigurována ve třech částech:
- Definování podrobností smlouvy - Nastavte název smlouvy, globální zprávu a základní soubory.
- Definování Nastavení dohody – upravte nastavení, jako jsou připomenutí, datum konce platnosti, heslo a lokalizace.
- Přidání příjemců - Zadejte seznam příjemců jedním ze dvou způsobů:
- Ruční konfigurace - Zadejte nebo vložte každého příjemce do textového pole.
- Účty Acrobat Pro mohou zadávat příjemce pouze ručně, maximálně 50 příjemců.
- Nahrání do CSV – Nahrajte seznam příjemců pomocí souboru CSV.
- Účty Acrobat Pro nepodporují nahrávání souborů CSV.
- Soubory CSV lze také použít k přizpůsobení každé podřízené dohody.
- Ruční konfigurace - Zadejte nebo vložte každého příjemce do textového pole.
Způsob přidávání příjemců
Definování podrobností a nastavenídohody je stejný proces bez ohledu na to, jak přidáváte příjemce. Způsob, jakým chcete přidat příjemce, však má dalekosáhlé důsledky pro rozsah a možnosti, které se vztahují na podřízené dohody.
Než začnete konfigurovat vzorovou šablonu hromadného odeslání, zjistěte si, jakou metodu přidávání příjemců hodláte použít. Pokud máte v úmyslu využít možnosti importu CSV, definujte CSV před zahájením vytváření šablony.
Ruční konfigurace umožňuje:
- Pouze jednoho příjemce na jednu podřízenou dohodou s volitelným druhým podpisem odesílatele. Neexistuje možnost přidat další externí příjemce, přiřadit jiného druhého podepisujícího nebo přesunout druhý podpis na pozici toho prvního.
- Během ručního procesu je možné přidat maximálně 50 jednotlivých příjemců, což znamená tvorbu až 50 podřízených dohod.
Všechny konfigurované detaily dohody a nastavení vzorové šablony se navíc aplikují na všechny podřízené dohody. Patří sem:
- úlohu příjemce,
- způsob a hodnotu ověření příjemce,
- termín vypršení platnosti podřízených dohod,
- globální zprávu obsaženou v e-mailovém oznámení,
- jazyk použitý pro příjemcovo prostředí.
Metoda importu souboru CSV poskytuje několik praktických vylepšení v porovnání s ručním procesem, například:
- Prostřednictvím jedné transakce Hromadného odeslání lze nakonfigurovat až 1 000 podřízených dohod.
- Do každé podřízené dohody lze zahrnout až 100 příjemců. Pro každého příjemce mohou být nastaveny vlastní:
- Role
- Typ ověření (včetně typů E-mail (žádné), ověření službou Acrobat Sign, Telefon (SMS), Heslo a Ověření na základě znalostí)
- Hodnota ověření
- Soukromá zpráva (až 1 000 znaků)
- Každou podřízenou dohodu lze nakonfigurovat tak, aby zahrnovala:
- Vlastní název dohody
- Vlastní „globální zpráva“ v e-mailu (až 10 000 znaků)
- Vlastní místní nastavení
- Vlastní datum ukončení platnosti
- Komplexní struktury pracovních postupů (sekvenční, paralelní a hybridní postupy podepisování)
Funkce a procesHromadného odesílání jsou dostupné prostřednictvím několika rozhraní a vaše zkušenost bude založena na službě, kterou jste si zakoupili.
- Úroveň Acrobat Standard nemá přístup k Hromadnému odesílání.
- Úroveň Acrobat Pro nemá přímý přístup ke konfiguraci přístupu a funkcí.
- Umožní až 50 podřízených smluv.
- Umožní nastavit připomenutí.
- Nakonfiguruje heslo pro ochranu zobrazení dokončené smlouvy.
- Pro Acrobat Sign Solutions a Acrobat Sign for Government
- Mít přístup k podrobnější ruční konfiguraci šablony.
- Mít přístup k nahrávání CSV pro další přizpůsobení jednotlivých podřízených smluv.
- Mít ovládací prvky pro Hromadné odesílání, které lze povolit na úrovni účtu a skupiny.
Vyberte prosím typ služby, kterou používáte, z následujících možností:
-
-
Vyberte možnost Hromadné odesílání.
-
Načte se stránka Vybrat soubory.
Přetáhněte soubor do panelu nebo vyberte jednu z možností dostupných z tlačítka Vybrat soubory:
- Z nedávných - Seznam nejnovějších dokumentů, ke kterým jste přistupovali ve svém účtu Acrobat.
- Z dokumentů - Seznam souborů PDF na kartě Dokumenty.
- Z mého počítače - Otevře prohlížeč vašeho místního systému pro nalezení a nahrání souboru PDF.
- Z šablon pro elektronické podpisy - Seznam šablon pro elektronické podpisy, které jste vytvořili ve svém účtu aplikace Acrobat.
- Z jiného úložného účtu - Otevře seznam síťových disků třetích stran, které můžete připojit ke svému účtu aplikace Acrobat pro externí úložiště.
-
Po výběru souboru se stránka obnoví a zobrazí se konfigurační rozhraní pro podrobnosti smlouvy.
- Zadejte až 50 e-mailových adres příjemců.
- Stisknutím klávesy Enter zadáte e-mail a začnete nový.
- Každý přidaný e-mail vygeneruje samostatnou dílčí smlouvu pro daného jednotlivého podepisujícího.
- Vyberte tlačítko Přidat mě, pokud vy (odesílatel) také potřebujete smlouvu podepsat.
- Jakmile budete přidáni, můžete svůj záznam příjemce přesunout nahoru nebo dolů, abyste podepsali jako první nebo poslední.
- Vyberte tlačítko Přidat kopii pro přidání strany v kopii, která obdrží kopii všech dokončených smluv.
- Do pole kopie lze přidat až 11 e-mailů.
- Zadejte až 50 e-mailových adres příjemců.
-
Zkontrolujte připojené soubory. Podle potřeby přidejte, odeberte nebo změňte pořadí souborů. Úchyt zcela vlevo od názvu souboru umožňuje soubor přetáhnout nahoru nebo dolů.
Poznámka:Všechny soubory jsou spojeny do jednoho velkého PDF souboru v pořadí, ve kterém jsou uvedeny po dokončení šablony Hromadné odeslání.
-
Definujte podrobnosti smlouvy. Patří sem:
- Název smlouvy - Tento název se používá v předmětu e-mailu doručeného příjemcům, takže je důležité zvolit smysluplný název.
- Zpráva - Tato zpráva je doručena v těle e-mailu odeslaného každému příjemci. Toto je příležitost poskytnout jakékoli pokyny nebo kontext pro smlouvu.
-
Nakonfigurujte Nastavení smlouvy.Jsou zde dvě možnosti:
- Přidat připomenutí - připomínkový e-mail lze poslat každému příjemci, který nedokončil svůj podpis, v pravidelném cyklu, který si zvolíte.
- Přidat heslo pro přístup - Tato možnost nainstaluje do PDF souboru heslo, které vyzve k zadání hesla před zobrazením obsahu PDF.
-
Jakmile je šablona nakonfigurována a všichni příjemci byli přidáni, vyberte Další tlačítko v pravém horním rohu okna:
-
Dokument se na chvíli zpracuje (spojí všechny soubory dohromady) a poté zobrazí kompletní pdf v prostředí pro vytváření polí.
Doporučuje se povolit Pokročilé úpravy, pokud jsou k dispozici.
Pro umístění polí:
- Vyberte jednoho příjemce z rozbalovací nabídky PŘÍJEMCI.
- Přetáhněte jednotlivá pole ze seznamu polí vpravo do dokumentu na příslušná místa.
- Ujistěte se, že jste umístili alespoň jedno pole pro podpis pro každého příjemce smlouvy.
- Pole přiřazená aktuálně vybranému příjemci budou na stránce jasně viditelná. Pole přiřazená ostatním účastníkům budou zobrazena šedě.
-
Když jsou všechna pole umístěna, vyberte Další tlačítko v pravém horním rohu okna.
-
Zobrazí se přehled šablony smlouvy, který ukazuje všechny prvky smlouvy:
-
Pokud vše vypadá správně, vyberte Odeslat pro doručení smluv.
Zobrazí se stránka po odeslání, která vám nabídne následující možnosti:
- Odeslat další dokument hromadně - spustí celý proces znovu.
- Spravovat smlouvy - Otevře vaši kartu Dokumenty s vybraným Filtr hromadných odesílání.
Vyberte jednu z těchto možností nebo Zavřít tlačítko v pravém horním rohu okna.
-
Přihlaste se jako uživatel s povoleným přístupem k funkci Hromadné odeslání ve své primární skupině a přejděte na domovskou stránku.
-
Vyberte dlaždici Hromadné odeslání.
Pokud dlaždici nevidíte, primární skupina uživatele nemá funkci Hromadné odeslání povolenou.
Kontaktujte správce služby Acrobat Sign, aby primární skupině uživatele poskytl přístup k funkci Hromadné odeslání. Kontaktujte správce služby Acrobat Sign, aby primární skupině uživatele poskytl přístup k funkci Hromadné odeslání. Pokud je generována chybová zpráva, která oznamuje, že nemáte dostatečný přístup, znamená to, že primární skupina uživatele není nakonfigurována tak, aby umožňovala přístup k funkci Hromadné odeslání, ale uživatel je členem nějaké skupiny, která přístup má.
Přístup k rozhraní funkce Hromadné odeslání vyžaduje, aby měl uživatel funkci aktivovanou v primární skupině. Přístup k rozhraní funkce Hromadné odeslání vyžaduje, aby měl uživatel funkci aktivovanou v primární skupině. -
Po načtení rozhraní funkce Hromadné odeslání:
- Vyberte skupinu, ze které budou odesílány dohody. Pokud není výběr skupiny dostupný, máte přístup pouze k jedné skupině. Skupina definuje:
- šablony dostupné pro transakci
- možnosti podpisu a požadavky na podpis
- zabezpečení použité pro dohody
- Vyberte tlačítko Vybrat soubor a vyberte soubor, který bude použit jako základní dokument pro dohodu. Mezi možné zdroje výběru souborů patří:
- Nabídka Můj počítač. Výběrem souboru z počítače urychlíte proces konfigurace. Pokud potřebujete použít více souborů, můžete po obnovení stránky vybrat více souborů.
- Knihovna šablon. Po výběru možnosti Šablona můžete v knihovně vybrat více souborů zaškrtnutím příslušných políček v seznamu. Po zaškrtnutí všech požadovaných souborů přidejte tyto soubory do transakce výběrem tlačítka Potvrdit. Knihovna šablon obsahuje dvě karty:
- Šablony. Jedná se o seznam všech šablon, které jsou uživateli k dispozici prostřednictvím knihovny šablon skupiny.
- Poslední šablony. Jedná se o seznam naposledy použitých šablon z knihovny šablon skupiny.
V pravém horním rohu okna může být aktivován odkaz, který uživatelům umožní přepnout na klasickou verzi funkce Hromadné odeslání. V pravém horním rohu okna může být aktivován odkaz, který uživatelům umožní přepnout na klasickou verzi funkce Hromadné odeslání. Poznámka:Při používání šablon je nezbytné ještě před vytvořením stovek dohod otestovat a ověřit, zda jsou pole šablony správně přiřazena a fungují podle očekávání.
- Vyberte skupinu, ze které budou odesílány dohody. Pokud není výběr skupiny dostupný, máte přístup pouze k jedné skupině. Skupina definuje:
-
Stránka se obnoví a zobrazí podrobnosti dohody.
K dispozici jsou tři sekce, které lze zkontrolovat a podle potřeby upravit:
- Soubory dohod – Vybrané soubory nebo šablony, které jsou již připojeny. Pokud potřebujete připojit další soubory, vyberte tlačítko Zvolit další soubory a přidejte soubory z místního počítače nebo z knihovny šablon.
- Soubory lze podle potřeby přidat z obou zdrojů.
- Soubory vybrané z místního systému lze přidávat pouze po jednom. Lze vybrat více šablon.
- Název dohody – Název dohody se zobrazí v řádku předmětu e-mailu příjemce a je zřetelně zobrazen na stránce Správa.
- Výchozí název dohody je importován z prvního připojeného souboru.
- Název dohody lze upravit kliknutím do pole a zadáním textu.
- Zpráva – Pole Zpráva obsahuje výchozí globální zprávu, která je vložena do těla e-mailu pro všechny příjemce. Chcete-li upravit pole zprávy, klikněte na něj a začněte psát. Pole zprávy obsahují až 10 000 znaků.
- Soubory dohod – Vybrané soubory nebo šablony, které jsou již připojeny. Pokud potřebujete připojit další soubory, vyberte tlačítko Zvolit další soubory a přidejte soubory z místního počítače nebo z knihovny šablon.
Ověřte nebo nakonfigurujte položku Termín dokončení.
V závislosti na povaze vašich dohod můžete, ale nemusíte používat termín dokončení dohody.
V případě použití:
- Výchozí doba platnosti dohod je definována na úrovni skupiny. Pokud je nutné tuto hodnotu často upravovat, poraďte se se správcem, zda lze výchozí hodnotu upravit.
- Odesílatel může tento termín upravit během sestavování dohody (pokud to nastavení skupiny umožňuje).
- Termíny může upravit původní odesílatel na stránce Správa (pokud to nastavení skupiny umožňuje).
- Interní podepisující mohou být vyloučeni ze zrušení termínu (pokud je tato možnost nakonfigurována v nastavení skupiny).
- Po překročení termínu automaticky skončí platnost dohody a nebude ji možné podepsat ani dokončit. Je potřeba vytvořit novou dohodu.
Hodnotu Termín dokončení upravíte výběrem ikony úprav Nastavení dohody a zvolením nového termínu z kalendáře.
Poznámka:
Platnost všech dohod skončí po uplynutí 365 dnů, pokud nebudou dokončeny. Tento termín ukončení platnosti nelze změnit ani potlačit.
Ověřte nebo upravte nastavení položky Frekvence připomenutí.
Frekvence připomenutí určuje cyklus, ve kterém jsou aktuálním aktivním příjemcům dohody zasílána e-mailem připomenutí.
- Výchozí opakování připomenutí je definováno v nastavení skupiny.
- Výchozí zprávu připomenutí lze nakonfigurovat v nastavení skupiny.
- Výchozí připomenutí lze upravit během sestavování dohody (pokud to nastavení skupiny umožňuje).
- Připomenutí, která se spouštějí každý den, mají životní cyklus 10 dní. Všechna ostatní připomenutí mají životní cyklus 60 dní. Dobu platnosti připomenutí nelze změnit.
- E-maily s připomenutím jsou odesílány ve stejnou denní dobu, ve které byla původně odeslána dohoda.
- Připomenutí lze konfigurovat na stránce Správa po odeslání dohody.
- Příjemci jsou upozorňováni pouze v případě, že jsou aktivními účastníky dohody. Nejsou upozorňováni před ani po (s výjimkou závěrečného upozornění obsahujícího soubor PDF dokončené dohody).
Upravte nastavení položky Frekvence připomenutí výběrem ikony úprav Nastavení dohody a zvolením nové frekvence v rozevíracím seznamu.
Přidejte heslo pro zobrazení konečného souboru PDF.
Heslo zadané do tohoto pole slouží výhradně k zobrazení souboru PDF.
- Pole hesla pro zobrazení souboru PDF konečné verze dohody lze v nastavení skupiny nakonfigurovat jako povinné, volitelné nebo zamítnuté.
- V nastavení skupiny je definována síla hesla (počet znaků a složitost).
- Výchozí hodnotu hesla nelze definovat. Heslo musí poskytnout odesílatel při sestavování dohody.
- Po přidání je toto heslo vloženo do souboru PDF jako parametr zabezpečení a bez znalosti hesla jej nelze odstranit.
- Heslo není uloženo nikde v systému Acrobat Sign a podpora jej nemůže obnovit.
Chcete-li nastavit zabezpečení heslem při prohlížení souboru PDF dohody, vyberte ikonu úprav Nastavení dohody a zadejte heslo do pole.
Konfigurace ochrany obsahu.
Ochrana obsahu nainstaluje zabezpečení pro zobrazení dohody po jejím dokončení. K zobrazení dohody bude vyžadován stejný způsob ověření, jaký je nakonfigurován pro počáteční podpis dohody.
Ověřte nebo vyberte nový jazyk lokalizace pro e-mail příjemce.
Hodnota položky Jazyk udává lokalizaci pro všechny prvky šablony služby Acrobat Sign, jako jsou popisky a pokyny, v e-mailu příjemce a na stránce elektronického podepisování.
- Výchozí lokalizace je definována v nastavení skupiny.
- Výchozí hodnotu lze upravit (pokud to nastavení skupiny umožňuje)
- Jazyk lokalizace a jazyk nastavený uživatelem pro uživatelské rozhraní jsou odlišná nastavení. Například je možné nastavit americkou angličtinu jako jazyk uživatelského rozhraní skupiny a japonštinu jako výchozí jazyk podepisování.
Upravte nastavení položky Jazyk příjemce výběrem ikony úprav Nastavení dohody a zvolením nového jazyka v rozevíracím seznamu.
Hromadné odeslání pomocí souboru .CSV pro import příjemců a jejich údajů
Pomocí souboru CSV můžete importovat e-mailové adresy příjemců a sloučit vlastní data do polí v dokumentu pro každého příjemce. Můžete také přizpůsobit zprávu v e-mailu odeslaném každému podepisujícímu s žádostí, aby dokument podepsal.
Zkratka CSV znamená Comma-Separated Value (hodnoty oddělené čárkou) a v tomto formátu lze ukládat soubory Excel.
Poznámka:
V tomto videu se dozvíte, jak soubor .CSV vytvořit a používat v transakci Hromadné odeslání. Dále se dozvíte, jak sledovat stav všech souborů odeslaných v transakci Hromadné odeslání.
Vytvoření souboru .CSV
Před vytvořením souboru .CSV je důležité znát názvy polí v dokumentu. Existují různé způsoby v závislosti na tom, jak jste pole do dokumentu přidali:
- Pokud byl dokument vytvořen pomocí značek (textových nebo PDF), použijte název pole definovaný ve značce. Například má název pole Adresa1.
- Pokud jste použili prostředí s úpravami přetažením, upravte dokument a dvakrát klikněte na pole. Název pole je v horní části okna vlastností.
Až budete znát názvy polí dokumentu, otevřete ukázku nacházející se na stránce odesílání Hromadná odeslání nebo vytvořte soubor Excel.
Poznámka:
- V souboru CSV musí být minimálně dvě jedinečné e-mailové adresy.
- E-mailová adresa odesílatele v souboru CSV být nemůže.
- Počet transakcí, které lze generovat pomocí funkce Hromadné odeslání je omezen podle úrovně služby:
- Zákazníci podnikové a firemní úrovně mohou generovat maximálně 300 transakcí
- Zákazníci služeb Acrobat Pro s pokročilým elektronickým podepisováním pro týmy a Adobe Acrobat Sign Professional mohou generovat maximálně 50 transakcí
- Služba Acrobat Pro s pokročilým elektronickým podepisováním může generovat maximálně 50 transakcí
- Zkušební týmové verze mohou generovat maximálně pět transakcí
- Zkušební podnikové verze mohou generovat maximálně tři transakce
-
První řádek tvoří názvy polí a informační značky. V případě vlastní polí, která jste přidali, přidejte názvy polí do záhlaví sloupce.
Informační značky jsou následující:
• _es_signer_email (povinné) E-mailová adresa podepisujícího
• _es_signer_name (volitelné) Jméno podepisujícího použité v podpisu
• _es_signer_fullname (volitelné) Jméno podepisujícího zobrazené v dokumentu
• _es_signer_company (volitelné) Společnost podepisujícího
• _es_signer_title (volitelné) Název funkce podepisujícího
• _es_agreement_message (volitelné) Zpráva obsažená v e-mailu odeslaném podepisujícímu.
Ostatní použité názvy (telefon a PSČ) jsou vlastní pole, která jsme do dokumentu přidali.
-
Další řádek je vyplněný konkrétními informacemi o podepisujících. Zde zadáme e-mailové adresy, celé jméno, název společnosti, název funkce, vlastní zprávu a další informace pro naše vlastní pole.
-
Uložte soubor ve formátu .CSV(s položkami oddělenými čárkou)(*.csv) do svého místního systému.
- Zákazníci, kteří používají dvoubajtové znaky, musí soubor CSV uložit ve formátu CSV UTF-8 (s položkami oddělenými čárkou)(*.csv)
- Zákazníci, kteří používají dvoubajtové znaky, musí soubor CSV uložit ve formátu CSV UTF-8 (s položkami oddělenými čárkou)(*.csv)
Odeslání pomocí souboru .CSV
-
Po vytvoření souboru .CSV klikněte na Domovské stránce na možnost Hromadné odeslání.
-
Na stránce odeslání k podpisu Hromadná odeslání klikněte na odkaz Importovat příjemce a sloučit pole ze souboru, abyste soubor .CSV použili k odeslání.
-
Klikněte na tlačítko Nahrát.
-
Vyhledejte a připojte soubor CSV, který chcete použít.
-
Podle potřeby nakonfigurujte další možnosti:
- Ověření totožnosti – Nastavením této možnosti použijete dvoufaktorové ověřování
- Potřebuji podepsat – Toto políčko zaškrtněte, pokud vy (odesílatel) potřebujete dokumenty rovněž podepsat.
- Název dohody – Název dohody tak, jak se zobrazí na stránce Správa.
- Zpráva – Globální zpráva, která bude součástí e-mailu Podepište dokument (pokud nebude ze souboru .csv explicitně importována jiná zpráva).
- Jazyk – Jaký jazyk se má používat v e-mailu a v pokynech na obrazovce.
- Nastavit u tohoto dokumentu datum vypršení platnosti (volitelné) – Udává počet dní, po které bude dohoda platná, než její platnost automaticky vyprší.
- Nastavit heslo pro otevření podepsaného souboru PDF (volitelné) – Určuje heslo, kterým má být podepsaný dokument zabezpečen.
- Zobrazit náhled, umístit podpisy nebo přidat pole – Umožňuje odesílateli umístit do šablony pole.
Po dokončení klikněte na tlačítko Další
Poznámka:Pokud dohoda odeslaná pomocí funkce Hromadné odeslání zůstane ve stavu Předvyplnění nebo Koncept, bude automaticky ukončena 24 hodin po vytvoření.
Přidání automatického vypršení platnosti dokumentu
Automatické vypršení platnosti dokumentu lze nakonfigurovat na úrovni účtu i skupiny. Vypršení platnosti lze nastavit na výchozí časový limit s volitelným nastavením, které odesílateli umožní upravit výchozí hodnotu.
Vypršení platnosti dokumentu se měří v celých dnech (po 24 hodinách) počínaje vytvořením dohody. Pokud například nakonfigurujete, že má platnost dohody vypršet za 3 dny, vyprší platnost dohody přesně za 72 hodin po jejím odeslání (pokud není dokončená).
Každý příjemce musí dokončit podepisování před termínem. Platnost dohody, která nebude dokončená před termínem, automaticky vyprší.
Poznámka:
Správce účtu nebo skupiny může vypršení platnosti dokumentu nakonfigurovat tak, aby bylo datum vypršení platnosti ignorováno, pokud jsou zbývající příjemci interní (druzí podepisující).
