Příručka uživatele Zrušit

Hromadné odeslání pomocí vzorové šablony

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Odesílání, podepisování a správa dohod

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Hromadné odeslání pomocí vzorové šablony

Hromadné odeslání je proces, který používá „vzorovou“ šablonu dohody vytvořenou odesílatelem k vygenerování více „podřízených“ dohod pro jednoho nebo více příjemců

Vzorová šablona se konfiguruje ve třech fázích:

  • Definování podrobností dohody – název, globální zpráva a základní soubory dohody.
  • Definování nastavení dohody – podpůrné konfigurace dohody, jako je připomenutí, datum vypršení platnosti, heslo, lokalizace atd.
  • Přidat příjemce – seznam příjemců použitých k vygenerování podřízených dohod, zadaný buď:
    • Ručně, kdy je každý příjemce zadán (nebo vložen) do textového pole. 
    • Nahrán pomocí souboru CSV.

Způsob přidávání příjemců

Definování podrobností a nastavenídohody je stejný proces bez ohledu na to, jak přidáváte příjemce. Způsob, jakým chcete přidat příjemce, však má dalekosáhlé důsledky pro rozsah a možnosti, které se vztahují na podřízené dohody.
Než začnete konfigurovat vzorovou šablonu hromadného odeslání, zjistěte si, jakou metodu přidávání příjemců hodláte použít. Pokud máte v úmyslu využít možnosti importu CSV, definujte CSV před zahájením vytváření šablony.

Rozhraní ručního zadávání umožňuje:

  • Pouze jednoho příjemce na jednu podřízenou dohodou s volitelným druhým podpisem odesílatele. Neexistuje možnost přidat další externí příjemce, přiřadit jiného druhého podepisujícího nebo přesunout druhý podpis na pozici toho prvního.
  • Během ručního procesu je možné přidat maximálně 50 jednotlivých příjemců, což znamená tvorbu až 50 podřízených dohod.

Všechny konfigurované detaily dohody a nastavení vzorové šablony se navíc aplikují na všechny podřízené dohody. Patří sem:

  • úlohu příjemce,
  • způsob a hodnotu ověření příjemce,
  • termín vypršení platnosti podřízených dohod,
  • globální zprávu obsaženou v e-mailovém oznámení,
  • jazyk použitý pro příjemcovo prostředí.

Metoda importu souboru CSV poskytuje několik praktických vylepšení v porovnání s ručním procesem, například:

  • Prostřednictvím jedné transakce Hromadného odeslání lze nakonfigurovat až 1 000 podřízených dohod.
  • Do každé podřízené dohody lze zahrnout až 100 příjemců. Pro každého příjemce mohou být nastaveny vlastní:
    • Role
    • Typ ověření (včetně typů E-mail (žádné), ověření službou Acrobat Sign, Telefon (SMS), Heslo a Ověření na základě znalostí)
    • Hodnota ověření
    • Soukromá zpráva (až 1 000 znaků)
  • Každou podřízenou dohodu lze nakonfigurovat tak, aby zahrnovala: 
    • Vlastní název dohody
    • Vlastní „globální zpráva“ v e-mailu (až 1 000 znaků)
    • Vlastní místní nastavení
    • Vlastní datum ukončení platnosti
    • Komplexní struktury pracovních postupů (sekvenční, paralelní a hybridní postupy podepisování)

Nakonfigurujte vzorovou šablonu

Definujte podrobnosti dohody

  1. Přihlaste se jako uživatel s povoleným přístupem k funkci Hromadné odeslání ve své primární skupině a přejděte na domovskou stránku.

  2. Vyberte dlaždici Hromadné odeslání.

    Pokud dlaždici nevidíte, primární skupina uživatele nemá funkci Hromadné odeslání povolenou.

    Domovská stránka znázorňující povolenou a zakázanou funkcí Hromadné odeslání
    Kontaktujte správce služby Acrobat Sign, aby primární skupině uživatele poskytl přístup k funkci Hromadné odeslání.

    Pokud je generována chybová zpráva, která oznamuje, že nemáte dostatečný přístup, znamená to, že primární skupina uživatele není nakonfigurována tak, aby umožňovala přístup k funkci Hromadné odeslání, ale uživatel je členem nějaké skupiny, která přístup má.

    Uživatelská příručka funkce Hromadné odeslání
    Přístup k rozhraní funkce Hromadné odeslání vyžaduje, aby měl uživatel funkci aktivovanou v primární skupině.

  3. Po načtení rozhraní funkce Hromadné odeslání:

    1. Vyberte skupinu, ze které budou odesílány dohody. Pokud není výběr skupiny dostupný, máte přístup pouze k jedné skupině. Skupina definuje:
      • šablony dostupné pro transakci
      • možnosti podpisu a požadavky na podpis
      • zabezpečení použité pro dohody 
    2. Vyberte tlačítko Vybrat soubor a vyberte soubor, který bude použit jako základní dokument pro dohodu. Mezi možné zdroje výběru souborů patří:
      • Nabídka Můj počítač. Výběrem souboru z počítače urychlíte proces konfigurace. Pokud potřebujete použít více souborů, můžete po obnovení stránky vybrat více souborů.
      • Knihovna šablon. Po výběru možnosti Šablona můžete v knihovně vybrat více souborů zaškrtnutím příslušných políček v seznamu. Po zaškrtnutí všech požadovaných souborů přidejte tyto soubory do transakce výběrem tlačítka Potvrdit. Knihovna šablon obsahuje dvě karty: 
        • Šablony. Jedná se o seznam všech šablon, které jsou uživateli k dispozici prostřednictvím knihovny šablon skupiny.
        • Poslední šablony. Jedná se o seznam naposledy použitých šablon z knihovny šablon skupiny.

     

    Sekce Podrobnosti dohody v rozhraní funkce Hromadné odeslání se zvýrazněným výběrem souboru
    V pravém horním rohu okna může být aktivován odkaz, který uživatelům umožní přepnout na klasickou verzi funkce Hromadné odeslání.

    Poznámka:

    Při používání šablon je nezbytné ještě před vytvořením stovek dohod otestovat a ověřit, zda jsou pole šablony správně přiřazena a fungují podle očekávání.

  4. Stránka se obnoví a zobrazí podrobnosti dohody.

    K dispozici jsou tři sekce, které lze zkontrolovat a podle potřeby upravit:

    • Soubory dohod – Vybrané soubory nebo šablony, které jsou již připojeny. Pokud potřebujete připojit další soubory, vyberte tlačítko Zvolit další soubory a přidejte soubory z místního počítače nebo z knihovny šablon. 
      • Soubory lze podle potřeby přidat z obou zdrojů.
      • Soubory vybrané z místního systému lze přidávat pouze po jednom. Lze vybrat více šablon.
    • Název dohody – Název dohody se zobrazí v řádku předmětu e-mailu příjemce a je zřetelně zobrazen na stránce Správa
      • Výchozí název dohody je importován z prvního připojeného souboru.
      • Název dohody lze upravit kliknutím do pole a zadáním textu.
    • Zpráva – Pole Zpráva obsahuje výchozí globální zprávu, která je vložena do těla e-mailu pro všechny příjemce. Chcete-li upravit pole zprávy, klikněte do něj a začněte psát.
    Rozhraní funkce Hromadné odeslání zobrazující nakonfigurované podrobnosti dohody


Konfigurace nebo úpravanastavení dohody

Výchozí hodnoty nastavení dohody jsou převzaty z nastavení skupiny. Každé nastavení lze upravit tak, aby odpovídalo účelu šablony.
Na základě úrovně služeb a nastavení na úrovni skupiny mohou být zahrnuty různé možnosti. Níže jsou uvedeny nejčastější:


Přidat příjemce

Jak již bylo zmíněno, klíčem k dosažení nejlepších výsledků je předpokládaný způsob přidávání příjemců.
Při zahájení konfigurace šablony se ve výchozím nastavení zobrazí ruční proces.

Vyberte metodu, kterou chcete použít pro přidávání příjemců:

Jaký způsob chcete použít pro přidávání příjemců?

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?