Vyžádání důvodu podpisu

Funkce Důvody podepsání umožňuje podepisujícímu uvést důvod podepsání dohody. Tento druh informací je vyžadován v některých pracovních procesech (např. hlava 21 směrnice CFR, část 11).

• Uvedení důvodu může být povinné nebo volitelné.
• Pole Důvod lze použít u polí elektronických i digitálních podpisů.
  
  • U polí s iniciály jej použít nelze.
• Důvody lze vybrat z předem definovaného seznamu vytvořeného správcem služby Acrobat Sign nebo je lze zadávat do pole s textem volného tvaru. 

Jak se to používá

Pokud je aktivována funkce Důvody podepsání, je podepisující bezprostředně po napsání, nakreslení nebo odeslání obrázku svého podpisu požádán o zadání důvodu podpisu. Podpis se zobrazí na novém panelu s jednou z následujících možností:

• Otevřené textové pole, do kterého může podepisující uvést svůj vlastní důvod

• Rozevírací seznam přijatelných důvodů (definovaný ve službě Acrobat Sign)

Po zadání důvodu klikne podepisující na možnost OK a proces vyplnění formuláře nebo podpisu pokračuje normálním způsobem.

Obě možnosti vytvoří blok podpisu zobrazující podpis a vpravo od něho důvod:

A obě možnosti uvádějí důvod v souboru CSV sestavy pro danou dohodu:

Možnosti konfigurace

V souvislosti se zachycením důvodu podepsání existují čtyři možnosti výběru.

První dvě označují, zda má být důvod v rámci procesu podepsání povolen. Elektronické a digitální podpisy jsou povoleny nezávisle:

• Dovolit podepisujícím zadat důvod podepsání u pracovních postupů s elektronickým podpisem – použije pole pro důvod u polí elektronického podpisu
• Dovolit podepisujícím zadat důvod podepsání u pracovních postupů s cloudovým digitálním podpisem – použije pole pro důvod u polí digitálního podpisu

Povolení podpisu nevyžaduje důvod od podepisujícího.

Pokud ale povolíte důvod podpisu, musíte buď definovat seznam důvodů, nebo povolit zadání vlastního důvodu.

Druhá dvě nastavení slouží k ovládání použitých důvodů:

• Požadovat po autorech podpisů zadat důvod podepsání – Je-li tato možnost povolená, musí důvod zadat každý podepisující (interní a externí autoři podpisů)
• Dovolit autorům podpisů zadat vlastní důvod podepsání – Umožňuje podepisujícímu zadat do textového pole svůj vlastní důvod
  • Pokud není vytvořen seznam předdefinovaných důvodů a je povoleno uvádění důvodů podepsání, musí být toto nastavení povoleno

Pod možnostmi pro výběr se nachází seznam definovaných důvodů.

Pokud nejsou povoleny vlastní důvody, musí tento seznam obsahovat alespoň jednu položku.

Chcete-li přidat nový důvod, klikněte na ikonu plus

Zobrazí se překryvné dialogové okno Vytvořit umožňující nakonfigurovat důvod.  Důvod se skládá ze tří elementů:

• Název důvodu podepsání – Nominální název záznamu důvodu.
  • Slouží k usnadnění řazení důvodů, které mohou zahrnovat různé jazyky
• Text důvodu podepsání – Samotný text, který se vloží do podpisu a do zprávy auditu.
  • Délka textu důvodu je omezena na maximálně 128 znaků
  • Celý text se zobrazí podepisujícímu v okně pro výběr
• Jazyk – Jako možnosti se zobrazí pouze důvody, které mají hodnotu Jazyk odpovídající prostředí podepisujícího.  Pokud odesíláte dohody ve francouzském jazykovém prostředí, bude možné vybrat pouze důvody s příznakem francouzštiny
  • Pokud podepisující používá jazykové prostředí bez nadefinované odpovídající hodnoty pro důvod, nabídne se zadání vlastního důvodu

Po řádném nakonfigurování důvodu klikněte na možnost Uložit.

Důvody budou okamžitě dostupné všem podepisujícím.

Chcete-li důvod upravit nebo odstranit ze seznamu, jedním kliknutím tento důvod vyberte.

Možnosti pro úpravy nebo odstranění se zobrazí v levé horní části:

Postup povolení nebo zakázání

Funkci Důvody podepsání může na úrovni účtu povolit správce účtu služby Acrobat Sign.

Nastavení na úrovni skupiny jsou povolená a zruší hodnoty na úrovni účtu. 

Chcete-li získat přístup k těmto možnostem, přejděte do nabídky: Nastavení účtu > Nastavení pro biofarmacii

Na co pamatovat...

• Důvody podpisu fungují ve spojení s poli digitálního a elektronického podpisu.
  • Každý podepisující může mít pouze jedno pole digitálního podpisu a několik polí elektronického podpisu.
• Důvod podpisu nelze použít, pokud je jako podpis použito pouze razítko.