Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Funkce „Důvody podepsání“ služby Adobe Acrobat Sign je dostupná pro podnikovou nebo firemní úroveň služby.
Funkce Důvody podepsání umožňuje podepisujícímu uvést důvod podepsání dohody. Tento druh informací je vyžadován v některých pracovních procesech (např. hlava 21 směrnice CFR, část 11).
- Uvedení důvodu může být povinné nebo volitelné.
- Pole Důvod lze použít u polí elektronických i digitálních podpisů.
- U polí s iniciály jej použít nelze.
- Důvody lze vybrat z předem definovaného seznamu vytvořeného správcem služby Acrobat Sign nebo je lze zadávat do pole s textem volného tvaru.
Jak se to používá
Pokud je aktivována funkce Důvody podepsání, je podepisující bezprostředně po napsání, nakreslení nebo odeslání obrázku svého podpisu požádán o zadání důvodu podpisu. Podpis se zobrazí na novém panelu s jednou z následujících možností:
- Otevřené textové pole, do kterého může podepisující uvést svůj vlastní důvod
- Rozevírací seznam přijatelných důvodů (definovaný ve službě Acrobat Sign)
Jsou-li povoleny obě možnosti, bude seznam s položkami pro výběr obsahovat řádek umožňující zadat vlastní důvod (viz výše)
Po zadání důvodu klikne podepisující na možnost OK a proces vyplnění formuláře nebo podpisu pokračuje normálním způsobem.
Obě možnosti vytvoří blok podpisu zobrazující podpis a vpravo od něho důvod:
A obě možnosti uvádějí důvod v souboru CSV sestavy pro danou dohodu:
Možnosti konfigurace
V souvislosti se zachycením důvodu podepsání existují čtyři možnosti výběru.
První dvě označují, zda má být důvod v rámci procesu podepsání povolen. Elektronické a digitální podpisy jsou povoleny nezávisle:
- Dovolit podepisujícím zadat důvod podepsání u pracovních postupů s elektronickým podpisem – použije pole pro důvod u polí elektronického podpisu
- Dovolit podepisujícím zadat důvod podepsání u pracovních postupů s cloudovým digitálním podpisem – použije pole pro důvod u polí digitálního podpisu
Povolení podpisu nevyžaduje důvod od podepisujícího.
Pokud ale povolíte důvod podpisu, musíte buď definovat seznam důvodů, nebo povolit zadání vlastního důvodu.
Druhá dvě nastavení slouží k ovládání použitých důvodů:
- Požadovat po autorech podpisů zadat důvod podepsání – Je-li tato možnost povolená, musí důvod zadat každý podepisující (interní a externí autoři podpisů)
- Dovolit autorům podpisů zadat vlastní důvod podepsání – Umožňuje podepisujícímu zadat do textového pole svůj vlastní důvod
- Pokud není vytvořen seznam předdefinovaných důvodů a je povoleno uvádění důvodů podepsání, musí být toto nastavení povoleno
Pod možnostmi pro výběr se nachází seznam definovaných důvodů.
Pokud nejsou povoleny vlastní důvody, musí tento seznam obsahovat alespoň jednu položku.
Chcete-li přidat nový důvod, klikněte na ikonu plus
Zobrazí se překryvné dialogové okno Vytvořit umožňující nakonfigurovat důvod. Důvod se skládá ze tří elementů:
- Název důvodu podepsání – Nominální název záznamu důvodu.
- Slouží k usnadnění řazení důvodů, které mohou zahrnovat různé jazyky
- Text důvodu podepsání – Samotný text, který se vloží do podpisu a do zprávy auditu.
- Délka textu důvodu je omezena na maximálně 128 znaků
- Celý text se zobrazí podepisujícímu v okně pro výběr
- Jazyk – Jako možnosti se zobrazí pouze důvody, které mají hodnotu Jazyk odpovídající prostředí podepisujícího. Pokud odesíláte dohody ve francouzském jazykovém prostředí, bude možné vybrat pouze důvody s příznakem francouzštiny
- Pokud podepisující používá jazykové prostředí bez nadefinované odpovídající hodnoty pro důvod, nabídne se zadání vlastního důvodu
Po řádném nakonfigurování důvodu klikněte na možnost Uložit.
Důvody budou okamžitě dostupné všem podepisujícím.
Chcete-li důvod upravit nebo odstranit ze seznamu, jedním kliknutím tento důvod vyberte.
Možnosti pro úpravy nebo odstranění se zobrazí v levé horní části:
Postup povolení nebo zakázání
Funkci Důvody podepsání může na úrovni účtu povolit správce účtu služby Acrobat Sign.
Nastavení na úrovni skupiny jsou povolená a zruší hodnoty na úrovni účtu.
Chcete-li získat přístup k těmto možnostem, přejděte do nabídky: Nastavení účtu > Nastavení pro biofarmacii
Na co pamatovat...
- Důvody podpisu fungují ve spojení s poli digitálního a elektronického podpisu.
- Každý podepisující může mít pouze jedno pole digitálního podpisu a několik polí elektronického podpisu.
- Důvod podpisu nelze použít, pokud je jako podpis použito pouze razítko.