Příručka uživatele Zrušit

Vytvoření podnikových účtů pro odesílání dohod v rámci funkčního subjektu

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Odesílání, podepisování a správa dohod

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Účty služby Adobe Acrobat Sign

Účty služby jsou prostředkem, který umožňuje uživatelům v účtu na podnikové úrovni zasílat dohody s oprávněním ID uživatele výslovně vytvořeného pro daný účel (vs. pomocí osobního ID uživatele správce).

Účet služby lze například vytvořit za účelem zasílání právních dokumentů. Profil uživatele lze navrhnout tak, aby poskytoval funkční název a e-mailovou adresu, jež identifikuje právní oddělení a nikoli individuálního odesílatele. Všichni uživatelé, kteří potřebují odesílat dohody typu NDA (příklad), mohou přepnout na právní účet služby a odesílat je pod tímto profilem, což transakci zajistí konzistentnější a autoritativnější vzhled. Mimoto lze dohody specifické povahy omezit na skupinu účtu služby, čímž se všechny dohody funkčního typu omezí na tohoto jednoho uživatele, místo aby byly distribuovány po celé uživatelské základně.

Účty služeb jsou dostupné pro podnikové zákazníky, kteří mají povolené rozšířené sdílení a spravují své účty prostřednictvím konzole Adobe Admin Console.

Karty produktů technických účtů

Poznámka:

Níže uvedený proces popisuje použití účtů služby, ke kterým uživatelé přistupují ručně z prostředí služby Acrobat Sign. Organizace, které chtějí povolit rozhraní API, aby mohly zasílat dohody jménem centralizované strany, by se měly obrátit na technické účty pro dokumentaci k rozhraní API.

Předpoklady

Pokud chcete povolit účet služby, musí váš účet Acrobat Sign:

  • Mít službu ETLA na podnikové úrovni
  • Spravovat uživatele v konzoli Adobe Admin Console*
  • Mít povolené rozšířené sdílení účtů s povolenými oprávněními k odesílání.
    • Uživatelé ve více skupinách (důrazně doporučujeme).

* Poznámka ke konzoli Adobe Admin Console

Konzole Adobe Admin Console poskytuje rámec pro správu uživatelů a udělování licencí. Většina zákazníků má pouze jednu konzoli Admin Console.

Někteří zákazníci s komplexními uživatelskými/licenčními požadavky mohou však mít více konzolí Admin Console, což může být matoucí během procesu, jako je vytváření účtu služby, kde jedna konzole Admin Console může řídit federovanou správu uživatelů a jiná zase spravuje udělování licencí služby Acrobat Sign.

Pokud víte, že máte více účtů, nebo si nejste jistí, přečtěte si níže uvedené informace:

Přehled

Vytvoření účtu služby je vícekrokový proces, který vyžaduje přístup na úrovni správce ke konzoli Adobe Acrobat a roli správce na úrovni účtu ve službě Acrobat Sign.

Proces vyžaduje, aby správce:

  1. (Volitelné) Vytvořil novou skupinu v systému služby Acrobat Sign.
    • Vytvoření skupiny vyhrazené pro účet služby umožňuje velmi podrobnou konfiguraci vlastností dohody, které mohou být příliš přísné či odlišné od konfigurací jiných skupin.
  2. Vytvořil nový účet služby v konzoli Adobe Admin Console.
    • Vytvoří se tak účet služby, na který mohou ostatní uživatelé přepnout (pomocí rozšířeného sdílení účtů) a odesílat dohody.
  3. Sdílel účet účtu služby s uživateli a skupinami, které by měly mít možnost účet služby používat.
    • Sdílení účtu služby s ostatními uživateli a skupinami umožňuje těmto uživatelům přepínat na účet služby a vytvářet nové dohody, které budou odeslány pod profilem daného ID uživatele.

Zvažte vygenerování jedinečné skupiny ve službě Acrobat Sign pro aplikaci

Přidání účtu služby do jedinečné skupiny umožňuje, aby funkce účtu služby určovala parametry odesílání a podepisování skupiny, stejně jako dostupné pracovní postupy, šablony a funkce hlášení.

V příkladu účtu služby navrženého pro právní transakce může skupina definovat výchozí požadavky na ověření, dobu platnosti, strany automaticky uvedené na kopii a pravidla příloh ve formátu PDF, jež by pravděpodobně nebyly vhodné pro obchodní transakce.

Omezení konkrétních šablon knihoven na skupinu účtu služby navíc zajistí, že všechny dohody používající danou šablonu jsou spojeny pouze s účtem služby a nebudou distribuovány po celé uživatelské základně.

Vytvoření samostatné skupiny:

  1. Přihlaste se do služby Acrobat Sign jako správce na úrovni účtu.

  2. Přejděte v nabídce správce na kartu Skupiny.

  3. Vytvořte novou skupinu kliknutím na ikonu plus.

  4. Zadejte intuitivní název skupiny (např. název funkce, pro kterou účet služby vytváříte).

  5. Uložte skupinu.

    Vytvoření skupiny

  6. (Volitelné) Otevřete novou skupinu a nakonfigurujte výchozí nastavení potřebná pro typ dohod k odeslání.

    1. Vyberte novou skupinu ze seznamu skupin a zobrazte si panel akcí v horní části seznamu.
    2. Vyberte akci Nastavení skupiny a otevřete si konfiguraci na úrovni skupiny.
    Nastavení přístupu na úrovni skupiny

Poznámka:

Pokud vaše organizace

  • používá nástroj pro synchronizaci uživatelů (UST) k automatické synchronizaci uživatelů mezi společností Adobe a vaším aktivním adresářem
  • nepovoluje ruční přidání či vytvoření uživatelů ve službě Acrobat Sign

musíte vytvořit skupinu s výjimkou, která bude působit jako primární skupina všech ID uživatelů účtů služby.

Název skupiny je přidán do konfigurace nástroje UST, aby se zajistilo, že proces synchronizace neovlivní ID uživatelů a nezpůsobí jejich deaktivaci či odebrání jejich oprávnění.

Vytvoření nového účtu služby

Poznámka:

Před vytvořením nového účtu služby musíte určit e-mailovou adresu, kterou lze použít pro příchozí odpovědi/dotazy od příjemců. (např. legal_agreements@my_domain.dom)

Vytvoření nového účtu služby:

  1. Přihlaste se ke konzoli Admin Console (pro federovanou synchronizaci) jako správce.

  2. Přejděte do nabídky:  Nastavení → Identita

    Vyberte adresář pro vytvoření nového uživatele.

    Aktivní doména

  3. Vyberte kartu Synchronizace.

  4. Vyberte možnost Přejít do nastavení

    Nastavení adresáře – karta synchronizace

  5. Vyberte možnost Povolit úpravy.

    Pokud jsou úpravy povoleny, konzole Adobe Admin Console povoluje provádět úpravy dat uživatelů pouze v rámci konzole Admin Console. S těmito úpravami se neaktualizuje vaše IdP.

    Technický účet

    Poznámka:

    Provádění úprav zůstane povolené pouze na jednu hodinu nebo dokud není ručně zakázáno.

  6. Přihlaste se ke konzoli Admin Console pro udělování licencí (pokud pracujete s více konzolemi Admin Console).

  7. Přejděte do nabídky: Uživatelé → Přidat uživatele.

  8. Nakonfigurujte svůj nový účet služby pomocí:

    • E-mailu nebo uživatelského jména: Použijte e-mailovou adresu, u které chcete, aby zachytila všechny e-maily s odpověďmi od vašich příjemců.
    • Typu ID: Federated ID
    • Křestního jména / příjmení: tato hodnota je použita v systému služby Acrobat Sign a projeví se ve zprávě o auditu. Použijte hodnotu, která poskytuje kontext. např. právní oddělení
    • Uživatelské jméno jednotného přihlašování (SSO): Použijte stejnou hodnotu e-mailu.
    • Země/region: Vyberte pro svou společnost vhodnou zemi či region.
    • Vyberte profil produktu služby Acrobat Sign.
    • Nastavte roli uživatele na Uživatel.

    Po dokončení klikněte na možnost Uložit.

    Technický účet

  9. Přihlaste se znovu ke konzoli Admin Console pro federovanou synchronizaci a povolte synchronizaci vašich dat IdP.

  10. Vraťte se do nabídky Nastavení → Identita → {Directory} → Synchronizace → Přejít do nastavení.

    Klikněte na možnost Zakázat úpravy a znovu povolte synchronizaci dat svého IdP.

  11. Nový účet služby se automaticky vygeneruje v systému služby Acrobat Sign.

Sdílení účtu služby se skupinami nebo uživateli, kteří mají oprávnění používat účet služby

Vytvořením sdílení do skupiny se naváže spojení pro sdílení se všemi uživateli ve skupině, což následně umožní uživatelům skupiny přepínat do rozhraní účtu služby a vytvářet dohody.

Sdílení přímo s jedním uživatelem naváže spojení pouze s daným uživatelem.

  1. Přihlaste se do služby Acrobat Sign jako správce účtu.

  2. Přejděte na kartu Uživatelé v nabídce správce.

  3. Vyberte ze seznamu uživatelů účet služby a poté z akcí v horní části seznamu vyberte možnost Upravit podrobnosti uživatele.

    Upravit podrobnosti uživatele

  4. Vyberte v levé nabídce možnost Stav sdílení.

    • Ujistěte se, že je vybrána karta Účet uživatele sdílen s.
    • Vyberte ikonu plus  a vytvořte nový vztah sdílení.
    Účet uživatele sdílen s

  5. Vyberte skupinu nebo uživatele, se kterým chcete účet účtu služby sdílet:

    1. Klikněte na ikonu tří čar napravo od vyhledávacího pole.
    2. Vyberte skupinu nebo uživatele kliknutím na ikonu plus  vedle nich.
      • Jednotlivé uživatele lze přidat rozbalením skupiny a následným vybráním jednotlivého uživatele z dané skupiny.
    3. Povolte v možnostech Dalších oprávnění mimo zobrazení možnost Odesílání.
    4. Klikněte na možnost Uložit.
    Technický účet

Testování nového účtu služby

Pokud chcete otestovat, zda vaši uživatelé mohou přistupovat k účtu služby:

  1. Přihlaste se k jakémukoli uživateli, se kterým účet služby sdílel svůj účet.

  2. Vyberte své jméno v pravém horním rohu a rozbalte uživatelskou podnabídku.

  3. Vyberte v nabídce možnost Přepnout účet.

    Překrytí zobrazí seznam sdílených uživatelských účtů.  Vyberte účet služby a klikněte na OK.

    Přepnout účty

  4. Uživatelské zobrazení se obnoví a zobrazí rozhraní účtu služby.

    • Lze jej identifikovat podle modrého pruhu.

    Přejděte na stránku Odeslat a odešlete dohodu sami sobě.

    • Povšimněte si, že šablony přiřazené přímo ke skupině, v níž se nachází účet služby, jsou dostupné k odeslání.
    Sdílený uživatelský účet

  5. E-mail, který obdržíte, bude správně naformátován, aby ukazoval jméno a e-mailovou adresu účtu služby.

    Proxy e-mail

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?