Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Nastavení účtu/skupiny
- Přehled nastavení
-
Globální nastavení
- Nové prostředí příjemce
- Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
- Hromadné odeslání
- Webové formuláře
- Pracovní postupy služby Power Automate
- Dokumenty knihovny
- Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
- Omezená viditelnost dokumentu
- Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF
- Přidání odkazu do e-mailu
- Přidání obrázku do e-mailu
- Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
- Připojení sestav auditů k dokumentům
- Sloučení více dokumentů do jednoho
- Stažení jednotlivých dokumentů
- Nahrání podepsaného dokumentu
- Nastavení časového pásma
- Uživatelé ve více skupinách (UMG)
- Oprávnění správce skupiny
- Nahrazení příjemce
- Sestava auditu
- Zápatí transakce
- Zákazník ve zdravotnictví
- Nastavení účtu
-
Preference podpisu
- Dobře formátované podpisy
- Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
- Procházení příjemců mezi poli formuláře
- Restart pracovního postupu dohody
- Odmítnutí podepsat
- Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
- Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
- Vyžádání IP adresy od podepisujících
- Digitální podpisy
- Elektronické pečeti
- Digitální identita
-
Nastavení sestav
- Nastavení zabezpečení
-
Nastavení odeslání
- Vyžádání jména příjemce při odesílání
- Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
- Povolené role příjemce
- Povolení elektronických osvědčujících
- Skupiny příjemců
- Kopie
- Přístup příjemce k dohodě
- Slučování polí
- Změny dohod
- Soukromé zprávy
- Povolené typy podpisů
- Připomenutí
- Odeslání oznámení o dohodě
- Možnosti identifikace podepisujícího
- Ochrana obsahu
- Pořadí podepisování
- Liquid Mode
- Nastavení pro biofarmacii
- Nastavení služby Notarize
- Integrace plateb
- Nastavení protokolu SAML
- Správa dat
- Nastavení časového razítka
- Externí archiv
- Jazyky účtů
- Nastavení e-mailů
- Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
- Konfigurace možností pro příjemce
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Funkce Sdílení účtu je dostupná pro malé podniky a také pro firemní a podnikový plán služby.
Přehled sdílení uživatelského obsahu
Ve výchozím nastavení se služba Adobe Acrobat Sign snaží zabezpečit obsah uživatele před všemi ostatními uživateli, kteří nebyli výslovně pozváni k zobrazení tohoto obsahu nebo k práci s tímto obsahem.
Dohody implicitně obsahují všechny příjemce. Dokumenty z knihovny jsou explicitně sdíleny ve vlastnostech šablony.
Ve většině organizací ale existují role, které vyžadují přehled o transakcích, aniž by se pozorovatel musel tohoto procesu přímo účastnit, nebo skupiny agentů, které musejí mít obecné povědomí o všech transakcích ve své skupině.
Sdílení uživatelského obsahu umožňuje jednomu uživateli nebo skupině sdílet svůj obsah s libovolným jiným uživatelem nebo skupinou.
K dispozici jsou dva typy sdílení uživatelského obsahu:
- Základní – Pouze k zobrazení uživatelem
- Když UživatelA sdílí svůj obsah s UživatelemX:
- UživatelX si může prohlížet (a pouze prohlížet) veškerý obsah, který je viditelný na stránce Správa UživateleA
- Když UživatelA sdílí svůj obsah s UživatelemX:
- Rozšířený – K zobrazení skupinou a uživatelem s možností úpravy a odeslání
- Když UživatelA sdílí svůj obsah s UživatelemX:
- UživatelX si může prohlížet veškerý obsah na stránce Správa UživateleA
- UživatelX může upravit probíhající dohodu (je-li tato možnost povolena)
- UživatelX může dohodu odeslat jménem uživatele (je-li tato možnost povolena)
- UživatelX bude v historii a v protokolu auditu uveden jako uživatel, který provedl odeslání jménem UživateleA
- Dohoda je vlastněná a spravovaná UživatelemA
- Sdílení ve skupině je povoleno
- Když UživatelA sdílí svůj obsah se SkupinouN:
- Všichni členové SkupinyN si mohou prohlížet veškerý obsah na stránce Správa UživateleA
- Všichni členové SkupinyN mají oprávnění nastavená sdílením (Odeslat a Upravit) UživateleA
- Když je SkupinaN sdílena s UživatelemA:
- UživatelA vidí veškerý obsah všech uživatelů ve SkupiněN
- UživatelA má oprávnění odesílat a upravovat dohody (tak, jak je nakonfigurováno) všech členů ve SkupiněN
- Když UživatelA sdílí svůj obsah se SkupinouN:
- Když UživatelA sdílí svůj obsah s UživatelemX:
Rozšířené sdílení je v současnosti k dispozici pouze pro účty podnikové úrovně. Správci, kteří chtějí povolit rozšířené sdílení, by měli vytvořit ticket týmu podpory.
Po převedení účtu na rozšířené sdílení ho již nelze převést zpět na základní sdílení. Jedná se o jednosměrný proces.
Chcete-li svůj účet sdílet po přihlášení, přejděte na Nastavení profilu > Osobní preference > Sdílet můj účet
Dostupnost
Základní sdílení je k dispozici ve všech balíčcích pro malé podniky a také ve firemních a podnikových balíčcích.
- Základní sdílení je omezeno na 100 účtů sdílených „mnou s ostatními“ a na 100 účtů „sdílených se mnou“
Rozšířené sdílení je k dispozici pouze pro podnikové zákazníky.
- Rozšířené sdílení nabízí výchozí hodnotu 500 účtů sdílených „mnou s ostatními“ a 500 účtů „sdílených se mnou“
- Pokud potřebujete sdílet více než 500 účtů libovolným směrem, obraťte se na svého manažera pro úspěch zákazníků
Aplikace Acrobat Pro ve verzi pro týmy a všechny plány pro jednotlivce sdílení uživatelského účtu nepodporují.
- U účtů v aplikaci Acrobat Pro pro týmy a jednotlivce lze ze stránky Správa sdílet pouze jednotlivé objekty.
Uživatelské rozhraní
Základní sdílení
Uživatelé, kteří používají základní model sdílení, mohou sdílení vytvářet, kontrolovat a rušit v části Osobní preference. Všichni uživatelé (včetně správců) pracují ve stejném prostředí.
Nacházejí se zde dvě oddělené stránky, jedna pro příchozí sdílení (Zobrazit ostatní účty) a jedna pro odchozí sdílení (Sdílet můj účet):
Uživatelé si mohou sdílení vyžádat kliknutím na ikonu plus a zadáním e-mailové adresy uživatele, se kterým chtějí sdílet.
Po vyžádání sdílení se toto sdílení nachází ve stavu „Čekání“, a to až do té doby než požadovaný uživatel pozvání přijme nebo odmítne.
Pokročilé sdílení účtů
Pokročilé sdílení účtů je dostupné pouze pro podnikovou úroveň služby a musí jej povolit společnost odeslání tiketu týmu podpory.
Po převedení účtu na rozšířené sdílení se uživatelské rozhraní změní ze dvou oddělených stránek na jednu stránku s kartami nazvanou Stav sdílení:
Jednotlivé karty odpovídají dvěma stránkám používaným v rámci základních pravidel sdílení:
- Můj účet sdílený s > Sdílet můj účet
- Sdíleno se mnou > Zobrazit ostatní účty
Uživatelé mohou zahájit sdílení kliknutím na ikonu plus, poté se otevře místní okno, ve kterém uživatel může zadat e-mailovou adresu nebo ze seznamu aktuálních objektů uživatelů a skupin vybrat uživatele či skupiny.
- Pomocí šipky vpravo od názvu skupiny lze skupinu rozbalit a zobrazit seznam uživatelů
- Pomocí ikony plus lze přidat uživatele nebo skupinu do žádosti o sdílení (v horním vstupním poli)
Po zadání uživatelů nebo skupin pro sdílení může žadatel definovat oprávnění pro toto sdílení (Odeslat a/nebo Upravit):
Správci účtu mají oprávnění zahájit bez souhlasu sdílení mezi uživatelem a libovolným jiným uživatelem v účtu služby Acrobat Sign.
Správci skupin mají oprávnění zahájit bez souhlasu sdílení mezi uživatelem a libovolným uživatelem ve skupině.
Správci skupin, kteří se pokusí zahájit sdílení s uživatelem nebo skupinou mimo svoji skupinu vytvoří „čekající“ sdílení. Aby mohlo být sdílení navázáno, musí druhý uživatel požadavek na sdílení výslovně schválit (přijmout).
- Požadavek na sdílení se skupinou vygeneruje e-mail, který se odešle správci skupiny, který čekající sdílení přijme nebo odmítne.
Uživatelé, kteří nejsou správci, mohou požádat o sdílení (podle nakonfigurovaných ovládacích prvků), ale toto sdílení bude ve stavu „čekající“ až do doby, než druhá strana požadavek přijme nebo odmítne.
Sdílení skupin
Správci (v rámci pravidel rozšířeného sdílení) mohou sdílet skupinu, které jsou správcem, a spravovat sdílení svázaná s touto skupinou (tedy s jejími uživateli).
Sdílení skupin funguje mechanicky stejně jako sdílení uživatelů, nicméně skupina je větší kontejner a prostřednictvím sdílení skupiny získá uživatel přístup k veškerému obsahu všech uživatelů v této skupině.
V případě odebrání uživatele ze skupiny nebude jeho obsah již součástí skupiny a nebude tedy viditelný.
Přístup ke sdílení na úrovni skupiny jako správce skupiny:
- Přihlaste se jako správce skupiny
- Přejděte do nabídky Skupina > Moje skupina uživatelů > Stav sdílení
Skupinu lze sdílet se samotnou skupinou a všichni uživatelé v této skupině tak získají přístup ke všem ostatním uživatelům v této skupině, aniž by bylo nutné definovat jednotlivá sdílení.
Správci skupin mohou spravovat sdílení všech skupin v účtu a mohou vytvářet sdílení mezi skupinami, aniž by bylo vyžadováno přijetí druhým uživatelem.
Přístup ke sdílení skupiny správcem účtu:
- Přejděte do nabídky Účet > Skupiny > {Vyberte skupinu, kterou chcete sdílet}
Po načtení nabídky Skupina klikněte na možnost Stav sdílení
Další ovládací prvky pro správu sdílení mezi účty
Zobrazení sdíleného obsahu
Obsah sdílený s vaším uživatelem se zobrazí na kartě Správa.
V levé horní části stránky Správa se vedle položky Vaše dohody zobrazí rozevírací šipka
- Kliknutím na tuto šipku rozbalíte seznam s vámi sdílených uživatelů a skupin
- Vyberte uživatele nebo skupinu, kterou chcete zobrazit
- Nachází se zde rovněž možnost Všechny sdílené dohody, která navrátí všechen sdílený obsah
Stránka se aktualizuje a zobrazí se obsah stránky Správa vybraného uživatele nebo skupiny:
Filtry na levém panelu (Probíhá, Dokončeno, Webové formuláře) filtrují obsah stejným způsobem jako když si prohlížíte svůj obsah.
Ovládací prvky
Ovládací prvky správy pro sdílení uživatelů se nacházejí v části Nastavení účtu > Nastavení zabezpečení > Sdílení účtu
- Sdílení lze konfigurovat na úrovni účtu a nastavení se budou postupně aplikovat na všechny skupiny
- Sdílení lze konfigurovat rovněž na úrovni skupiny a přepsat tak hodnoty zděděné z úrovně účtu.
Základní ovládací prvky sdílení definují, jestli je sdílení povoleno a způsob zahájení sdílení:
- Nepovolit sdílení účtu – Rozhraní sdílení účtu bude odebráno z uživatelského rozhraní nakonfigurovaného účtu nebo skupiny
- Povolit žádost o sdílení účtu – Umožňuje uživatelům konfigurovaného účtu nebo skupiny požádat o zobrazení obsahu jiného uživatele
- Povolit sdílení vlastního účtu – Umožňuje uživatelům v konfigurovaném účtu nebo skupině sdílet svůj účet s jiným uživatelem
- Obojí – Uživatel může sdílení požadovat i nabízet
Rozšířené sdílení aktivuje další sadu oprávnění:
- S externími účty – Pokud je tato možnost povolena, mohou uživatelé sdílet náhled obsahu svého účtu s uživateli v jiných účtech služby Acrobat Sign.
- Při sdílení s externím účtem dochází k otevření ve verzi pouze pro čtení.
- S interními účty – Pokud je tato možnost povolena, mohou uživatelé sdílet svůj obsah s ostatními uživateli ve svém (stejném) účtu služby Acrobat Sign.
- Povolení sdílení s interními účty způsobí zobrazení dalších dvou možností:
- Odesílání – Umožňuje straně, „se kterou probíhá sdílení“, odesílat nové dohody jménem sdílející strany.
- Historie a protokol auditu jasně uvádí, že dohoda byla odeslána stranou „se kterou probíhá sdílení“ jménem sdílející strany.
- Dohoda je vlastněná a spravovaná sdílející stranou, jako kdyby ji sama odeslala.
- Upravit stávající transakce – Umožňuje straně „se kterou probíhá sdílení“ měnit probíhající dohody.
- Odesílání – Umožňuje straně, „se kterou probíhá sdílení“, odesílat nové dohody jménem sdílející strany.
- Povolení sdílení s interními účty způsobí zobrazení dalších dvou možností: