Příručka uživatele Zrušit

Přehled stránky Odeslat

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Odesílání, podepisování a správa dohod

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Poznámka:

Tento článek popisuje nové prostředí Žádost o podpisy, ke kterému lze přistupovat na stránce Odeslat. (Vydáno v listopadu 2023)

Zkontrolujte prvky na stránce Odeslat a všímejte si všech funkcí, které se při tvorbě smlouvy zobrazují v rozhraní.

Přehled

Stránka Odeslat představuje procesní zkušenost, kdy je uživatel krok za krokem proveden procesem tvorbou kompozice. Nakonfigurovaná dohoda popsaná v tomto článku je nejčastěji prováděný pracovní postup, který obsahuje jednoho příjemce a jeden dokument.

Volitelné funkce jsou stručně popsány tak, jak jsou zobrazeny, s odkazy na speciální stránky, které se těmito funkcemi zabývají do hloubky.

Tvorba dohody

První krok

Tvorba nové dohody začíná výběrem karty Odeslat v horní navigační liště a výběrem souboru, který tvoří obsahový základ dohody.

Na této stránce existují dva interaktivní prvky, které vytvářejí překrytí:

A. Výběr skupiny – Tato rozevírací nabídka je povolena pro účty, které mají povolenou funkci Uživatelé ve více skupinách. V opačném případě je rozevírací nabídka šedá a nepřístupná.
Výběr skupiny umožňuje uživateli vybrat skupinu, ze které se dohoda odešle. V rozevírací nabídce jsou vyplněny pouze skupiny, jichž je uživatel členem.
Změnou skupiny se obnoví zpracování dohody a zruší se všechny konfigurace, takže je nejlepší skupinu vybrat jako první. Možnost změny skupiny zůstává aktivní v průběhu celého procesu konfigurace dohody.

B. Odkaz Vybrat soubory – Toto je pouze odkaz na otevření překrytí pro výběr souboru. Do tohoto pole nelze soubory přetáhnout. Vyberte odkaz!

C. Překrytí Výběr souboru – Výběr souboru umožňuje uživateli vybrat soubory buď ze svého počítače, nebo ze šablon knihovny v rámci oprávnění vybrané skupiny.
Výběrem souboru z místního systému se proces okamžitě posune do dalšího kroku.
Šablony nabízejí možnost použít filtr posledních šablon nebo si prohlédnout celou knihovnu šablon. Při použití šablon lze vybrat více šablon. 

Poznámka:

Odkaz Přepnout na klasické rozhraní je viditelný pouze v účtech s více licencemi a pouze, pokud správce tuto možnost povolil

Stránka výběru skupiny s vsazením překrytím pro výběr souboru

Druhý krok: 

Po výběru souborů se stránka automaticky aktualizuje, aby zobrazovala konfigurovatelné prvky s importovanými vybranými soubory.

K dispozici jsou tři podrobnosti dohodyčtyři nastavení dohody, se kterými můžete manipulovat.

Podrobnosti dohody – Mezi tyto prvky patří soubory použité v dohodě a informace použité ke konfiguraci e-mailu odeslaného příjemcům.

D. Výběr dalších souborů – Tento odkaz umožňuje uživateli přidat do dohody více souborů. Upozorňujeme, že výsledný dokument je kombinovaný soubor PDF všech souborů spojených v pořadí, v jakém jsou zobrazeny v poli souborů. Soubory lze kliknutím přetáhnout a měnit jejich uspořádání.

E. Název dohody – pole Název dohody standardně přebírá název prvního nahraného souboru. Pole lze upravit na libovolnou hodnotu, kterou odesílatel potřebuje.
Název dohody se vloží do předmětu e-mailu doručeného zákazníkům a je jednou z výrazných hodnot zobrazených na stránce Správa.

F. Zpráva – Hodnota Zpráva se vloží do těla e-mailu doručeného příjemcům. 

Nastavení dohody – Tato nastavení jsou volitelnými prvky, které podporují proces podepisování.

G. Termín dokončení – Zobrazené datum určuje, kdy se dohoda automaticky zruší. Tuto hodnotu lze vypnout, aby se dohoda nikdy automaticky nezrušila, povolit jako výchozí hodnotu, konfigurovat ručně při tvorbě dohody a upravit po odeslání dohody na stránce Správa.

H. Frekvence připomenutí – Frekvenci připomenutí lze potlačit, nikdy neodeslat dohodu, nakonfigurovat výchozí opakování na úrovni skupiny, ručně nakonfigurovat při vytváření dohody a odstranit nebo rozšířit na stránce Správa po odeslání dohody.

I. Heslo – Toto heslo se použije na konečné podepsaném souboru PDF. Heslo lze nakonfigurovat tak, aby bylo vyžadováno při vytváření dohody, nebo aby bylo odstraněno z možností na úrovni skupiny. Toto heslo se neukládá v systému Acrobat Sign. Uživatelé si musí zachovat znalost hesla prostřednictvím svého interního procesu.

J. Jazyk – Tato hodnota určuje, jaká lokalizace se použije na šablonu e-mailu doručenou příjemci. Upozorňujeme, že lokalizován je pouze obsah šablony poskytovaný systémem Acrobat Sign. Hodnota Název dohodyZpráva a obsah připojených souborů se nepřekládají. Výchozí hodnotu lze konfigurovat na úrovni skupiny a upravit při vytváření nové dohody.

Druhá stránka procesu odeslání zvýrazňuje podrobnosti dohody a možnosti nastavení.

Po nakonfigurování dohody vyberte tlačítko Přidat příjemce, čímž se proces posune vpřed.

 

Třetí krok:

Výběr tlačítka Přidat příjemce aktualizuje stránku tak, aby obsahovala část příjemce.

Každý řádek identifikuje jednoho příjemce v procesu podepisování a každý příjemce je nakonfigurován jako jedinečný subjekt pro svou konkrétní akci. Nezáleží na tom, zda je stejná e-mailová adresa použita vícekrát; konfigurace pro příjemce může být různá a tato konfigurace se použije v daném kroku cyklu podepisování.
Pokud je například nakonfigurováno pět příjemců a první, třetí a pátý příjemce používá stejnou e-mailovou adresu, může být každý z těchto příjemců nakonfigurován s různými rolemi a metodami ověřování, které se uplatní, když dohoda vstoupí do prvního, třetího a pátého kroku cyklu podepisování.

V části příjemce jsou tři odlišné funkce:

Postup cyklu podepisování:

K. Pořadí podpisu příjemců – Je-li toto políčko zaškrtnuto, musí se příjemci podepisovat v sekvenčním pořadí. Každý příjemce je upozorněn pouze tehdy, když je na řadě s přístupem k dohodě, a dohoda je dokončena, když poslední příjemce dokončí svou akci.
Pokud políčko není zaškrtnuto, použije se cyklus paralelního podepisování. Všichni příjemci jsou upozorněni současně a dohoda bude dokončena, jakmile všichni příjemci dokončí svoji akci.

Konfigurace příjemce:

L. Pořadí podepisování – Toto číslo je viditelné pouze v případě, že je vybrán cyklus sekvenčního podepisování. Číslo udává pořadí, ve kterém budou příjemci přistupovat k dohodě. Pořadí příjemců lze změnit výběrem šipek nahoru nebo dolů vedle čísla indexu.

M. Role – Role příjemce má určitý vliv na to, jak může příjemce s dohodou pracovat, ale hlavně ovlivňuje to, jak se při přihlašování do systému zobrazí, co měl příjemce udělat (podepisující, schvalovatel, vyplňovatel formuláře atd.) Role nelze po odeslání dohody změnit.

N. E-mailová adresa – E-mailová adresa je klíčovým údajem pro doručení smlouvy příjemci. Osobní adresář uchovává e-mailové adresy z dříve odeslaných dohod a seznam odpovídajících možností e-mailu se vyplní, jakmile odesílatel začne psát do pole. Zadání nesprávné e-mailové adresy lze vyřešit úpravou příjemce na stránce Správa.

O. Způsob ověření – Výchozí hodnota pro metodu ověřování příjemce se importuje z nastavení skupiny a může být upravitelná během vytváření, pokud to nastavení skupiny umožňuje. V rozevírací nabídce jsou vyplněny pouze metody ověřování, které jsou pro skupinu povoleny. Způsoby ověření lze upravit na stránce Správa.

P. Soukromá zpráva – Viditelné pouze v případě, že jsou Soukromé zprávy povoleny. Do těla e-mailu je pro daného příjemce přidána soukromá zpráva, která je pro něj volitelně dostupná v prostředí elektronického podepisování.

Q. Odstranění záznamu příjemce – Výběrem ikony odstranění odstraníte záznam příjemce a sbalíte zbývající příjemce, čímž změníte pořadí podepisování.

Přidaní účastníci, kteří nejsou zapojeni do cyklu podepisování:

R. Přidat kopii – Výběrem odkazu Přidat kopii se otevře vstupní pole pro přidání až 11 e-mailových adres, které budou upozorněny po dokončení dohody.

Výběrem ikony plus přidáte v případě potřeby dalšího příjemce.

Třetí krok procesu odeslání zobrazující konfigurovatelné možnosti části příjemce

Po přidání a konfiguraci všech příjemců má odesílatel možnost dohodu ihned odeslat nebo zobrazit náhled dohody v prostředí pro vytváření. Prostředí pro vytváření v aplikaci umožňuje umístit pole kliknutím a umístěním. Obecně se doporučuje umístit alespoň jedno pole podpisu pro každého z příjemců s rolí podepisujícího. 

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?