Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Nastavení účtu/skupiny
- Přehled nastavení
-
Globální nastavení
- Nové prostředí příjemce
- Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
- Hromadné odeslání
- Webové formuláře
- Pracovní postupy služby Power Automate
- Dokumenty knihovny
- Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
- Omezená viditelnost dokumentu
- Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF
- Přidání odkazu do e-mailu
- Přidání obrázku do e-mailu
- Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
- Připojení sestav auditů k dokumentům
- Sloučení více dokumentů do jednoho
- Stažení jednotlivých dokumentů
- Nahrání podepsaného dokumentu
- Nastavení časového pásma
- Uživatelé ve více skupinách (UMG)
- Oprávnění správce skupiny
- Nahrazení příjemce
- Sestava auditu
- Zápatí transakce
- Zákazník ve zdravotnictví
- Nastavení účtu
-
Preference podpisu
- Dobře formátované podpisy
- Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
- Procházení příjemců mezi poli formuláře
- Restart pracovního postupu dohody
- Odmítnutí podepsat
- Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
- Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
- Vyžádání IP adresy od podepisujících
- Digitální podpisy
- Elektronické pečeti
- Digitální identita
-
Nastavení sestav
- Nastavení zabezpečení
-
Nastavení odeslání
- Vyžádání jména příjemce při odesílání
- Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
- Povolené role příjemce
- Povolení elektronických osvědčujících
- Skupiny příjemců
- Kopie
- Přístup příjemce k dohodě
- Slučování polí
- Změny dohod
- Soukromé zprávy
- Povolené typy podpisů
- Připomenutí
- Odeslání oznámení o dohodě
- Možnosti identifikace podepisujícího
- Ochrana obsahu
- Pořadí podepisování
- Liquid Mode
- Nastavení pro biofarmacii
- Nastavení služby Notarize
- Integrace plateb
- Nastavení protokolu SAML
- Správa dat
- Nastavení časového razítka
- Externí archiv
- Jazyky účtů
- Nastavení e-mailů
- Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
- Konfigurace možností pro příjemce
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Tento článek popisuje nové prostředí Žádost o podpisy, ke kterému lze přistupovat na stránce Odeslat. (Vydáno v listopadu 2023)
- Toto nové prostředí je povoleno ve výchozím nastavení pro jednotlivé účty a správcem pro všechny ostatní úrovně služeb. Účty pro více uživatelů mají také možnost zapnout odkaz na přepínač, který uživatelům umožňuje přepínat mezi klasickým a novým rozhraním.
- Nové prostředí Požádat o podpis není stejné jako klasické prostředí Odeslat, takže doporučujeme povolit odkaz na přepnutí, dokud nedosáhnete parity.
- Klasický přehled stránky Odeslat je stále k dispozici a zůstane dostupný až do vyřazení tohoto prostředí.
Zkontrolujte prvky na stránce Odeslat a všímejte si všech funkcí, které se při tvorbě smlouvy zobrazují v rozhraní.
Přehled
Stránka Odeslat představuje procesní zkušenost, kdy je uživatel krok za krokem proveden procesem tvorbou kompozice. Nakonfigurovaná dohoda popsaná v tomto článku je nejčastěji prováděný pracovní postup, který obsahuje jednoho příjemce a jeden dokument.
Volitelné funkce jsou stručně popsány tak, jak jsou zobrazeny, s odkazy na speciální stránky, které se těmito funkcemi zabývají do hloubky.
Tvorba dohody
První krok
Tvorba nové dohody začíná výběrem karty Odeslat v horní navigační liště a výběrem souboru, který tvoří obsahový základ dohody.
Na této stránce existují dva interaktivní prvky, které vytvářejí překrytí:
A. Výběr skupiny – Tato rozevírací nabídka je povolena pro účty, které mají povolenou funkci Uživatelé ve více skupinách. V opačném případě je rozevírací nabídka šedá a nepřístupná.
Výběr skupiny umožňuje uživateli vybrat skupinu, ze které se dohoda odešle. V rozevírací nabídce jsou vyplněny pouze skupiny, jichž je uživatel členem.
Změnou skupiny se obnoví zpracování dohody a zruší se všechny konfigurace, takže je nejlepší skupinu vybrat jako první. Možnost změny skupiny zůstává aktivní v průběhu celého procesu konfigurace dohody.
B. Odkaz Vybrat soubory – Toto je pouze odkaz na otevření překrytí pro výběr souboru. Do tohoto pole nelze soubory přetáhnout. Vyberte odkaz!
C. Překrytí Výběr souboru – Výběr souboru umožňuje uživateli vybrat soubory buď ze svého počítače, nebo ze šablon knihovny v rámci oprávnění vybrané skupiny.
Výběrem souboru z místního systému se proces okamžitě posune do dalšího kroku.
Šablony nabízejí možnost použít filtr posledních šablon nebo si prohlédnout celou knihovnu šablon. Při použití šablon lze vybrat více šablon.
Odkaz Přepnout na klasické rozhraní je viditelný pouze v účtech s více licencemi a pouze, pokud správce tuto možnost povolil.
Druhý krok:
Po výběru souborů se stránka automaticky aktualizuje, aby zobrazovala konfigurovatelné prvky s importovanými vybranými soubory.
K dispozici jsou tři podrobnosti dohody a čtyři nastavení dohody, se kterými můžete manipulovat.
Podrobnosti dohody – Mezi tyto prvky patří soubory použité v dohodě a informace použité ke konfiguraci e-mailu odeslaného příjemcům.
D. Výběr dalších souborů – Tento odkaz umožňuje uživateli přidat do dohody více souborů. Upozorňujeme, že výsledný dokument je kombinovaný soubor PDF všech souborů spojených v pořadí, v jakém jsou zobrazeny v poli souborů. Soubory lze kliknutím přetáhnout a měnit jejich uspořádání.
E. Název dohody – pole Název dohody standardně přebírá název prvního nahraného souboru. Pole lze upravit na libovolnou hodnotu, kterou odesílatel potřebuje.
Název dohody se vloží do předmětu e-mailu doručeného zákazníkům a je jednou z výrazných hodnot zobrazených na stránce Správa.
F. Zpráva – Hodnota Zpráva se vloží do těla e-mailu doručeného příjemcům.
Nastavení dohody – Tato nastavení jsou volitelnými prvky, které podporují proces podepisování.
G. Termín dokončení – Zobrazené datum určuje, kdy se dohoda automaticky zruší. Tuto hodnotu lze vypnout, aby se dohoda nikdy automaticky nezrušila, povolit jako výchozí hodnotu, konfigurovat ručně při tvorbě dohody a upravit po odeslání dohody na stránce Správa.
H. Frekvence připomenutí – Frekvenci připomenutí lze potlačit, nikdy neodeslat dohodu, nakonfigurovat výchozí opakování na úrovni skupiny, ručně nakonfigurovat při vytváření dohody a odstranit nebo rozšířit na stránce Správa po odeslání dohody.
I. Heslo – Toto heslo se použije na konečné podepsaném souboru PDF. Heslo lze nakonfigurovat tak, aby bylo vyžadováno při vytváření dohody, nebo aby bylo odstraněno z možností na úrovni skupiny. Toto heslo se neukládá v systému Acrobat Sign. Uživatelé si musí zachovat znalost hesla prostřednictvím svého interního procesu.
J. Jazyk – Tato hodnota určuje, jaká lokalizace se použije na šablonu e-mailu doručenou příjemci. Upozorňujeme, že lokalizován je pouze obsah šablony poskytovaný systémem Acrobat Sign. Hodnota Název dohody, Zpráva a obsah připojených souborů se nepřekládají. Výchozí hodnotu lze konfigurovat na úrovni skupiny a upravit při vytváření nové dohody.
Po nakonfigurování dohody vyberte tlačítko Přidat příjemce, čímž se proces posune vpřed.
Třetí krok:
Výběr tlačítka Přidat příjemce aktualizuje stránku tak, aby obsahovala část příjemce.
Každý řádek identifikuje jednoho příjemce v procesu podepisování a každý příjemce je nakonfigurován jako jedinečný subjekt pro svou konkrétní akci. Nezáleží na tom, zda je stejná e-mailová adresa použita vícekrát; konfigurace pro příjemce může být různá a tato konfigurace se použije v daném kroku cyklu podepisování.
Pokud je například nakonfigurováno pět příjemců a první, třetí a pátý příjemce používá stejnou e-mailovou adresu, může být každý z těchto příjemců nakonfigurován s různými rolemi a metodami ověřování, které se uplatní, když dohoda vstoupí do prvního, třetího a pátého kroku cyklu podepisování.
V části příjemce jsou tři odlišné funkce:
Postup cyklu podepisování:
K. Pořadí podpisu příjemců – Je-li toto políčko zaškrtnuto, musí se příjemci podepisovat v sekvenčním pořadí. Každý příjemce je upozorněn pouze tehdy, když je na řadě s přístupem k dohodě, a dohoda je dokončena, když poslední příjemce dokončí svou akci.
Pokud políčko není zaškrtnuto, použije se cyklus paralelního podepisování. Všichni příjemci jsou upozorněni současně a dohoda bude dokončena, jakmile všichni příjemci dokončí svoji akci.
Konfigurace příjemce:
L. Pořadí podepisování – Toto číslo je viditelné pouze v případě, že je vybrán cyklus sekvenčního podepisování. Číslo udává pořadí, ve kterém budou příjemci přistupovat k dohodě. Pořadí příjemců lze změnit výběrem šipek nahoru nebo dolů vedle čísla indexu.
M. Role – Role příjemce má určitý vliv na to, jak může příjemce s dohodou pracovat, ale hlavně ovlivňuje to, jak se při přihlašování do systému zobrazí, co měl příjemce udělat (podepisující, schvalovatel, vyplňovatel formuláře atd.) Role nelze po odeslání dohody změnit.
N. E-mailová adresa – E-mailová adresa je klíčovým údajem pro doručení smlouvy příjemci. Osobní adresář uchovává e-mailové adresy z dříve odeslaných dohod a seznam odpovídajících možností e-mailu se vyplní, jakmile odesílatel začne psát do pole. Zadání nesprávné e-mailové adresy lze vyřešit úpravou příjemce na stránce Správa.
O. Způsob ověření – Výchozí hodnota pro metodu ověřování příjemce se importuje z nastavení skupiny a může být upravitelná během vytváření, pokud to nastavení skupiny umožňuje. V rozevírací nabídce jsou vyplněny pouze metody ověřování, které jsou pro skupinu povoleny. Způsoby ověření lze upravit na stránce Správa.
P. Soukromá zpráva – Viditelné pouze v případě, že jsou Soukromé zprávy povoleny. Do těla e-mailu je pro daného příjemce přidána soukromá zpráva, která je pro něj volitelně dostupná v prostředí elektronického podepisování.
Q. Odstranění záznamu příjemce – Výběrem ikony odstranění odstraníte záznam příjemce a sbalíte zbývající příjemce, čímž změníte pořadí podepisování.
Přidaní účastníci, kteří nejsou zapojeni do cyklu podepisování:
R. Přidat kopii – Výběrem odkazu Přidat kopii se otevře vstupní pole pro přidání až 11 e-mailových adres, které budou upozorněny po dokončení dohody.
Výběrem ikony plus přidáte v případě potřeby dalšího příjemce.
Po přidání a konfiguraci všech příjemců má odesílatel možnost dohodu ihned odeslat nebo zobrazit náhled dohody v prostředí pro vytváření. Prostředí pro vytváření v aplikaci umožňuje umístit pole kliknutím a umístěním. Obecně se doporučuje umístit alespoň jedno pole podpisu pro každého z příjemců s rolí podepisujícího.