Vyžádání podpisů od ostatních

Na horním navigačním panelu vyberte kartu Odeslat.

Tím se automaticky spustí první fáze procesu, při které se shromáždí soubory pro dohodu.

Vyberte správnou skupinu, ze které chcete dohodu odeslat (je-li k dispozici). Pokud má výběr skupiny šedou barvu, pak máte přístup pouze k jedné skupině.

Výběr skupiny zůstane aktivní po celou dobu procesu konfigurace dohody, takže skupinu můžete kdykoli změnit. Nicméně:

• Změna skupiny zruší všechny vaše konfigurace a budete muset začít znovu.
• Změna skupiny nezmění logo na obrazovce odesílatele. Následné e-maily a prostředí pro podepisování používají správné logo skupiny, ze které je dohoda odeslána.

Přetáhněte soubor z místního systému do pole Přidat soubor nebo vyberte odkaz Vybrat soubory. Tím otevřete nástroj pro výběr souboru.

Vyberte soubor, který chcete v dohodě použít, buď z místního systému, knihovny šablon, nebo ze synchronizovaného disku Microsoft OneDrive.

• Výběrem souboru z místního systému se proces ihned posune do druhé fáze.
• Pomocí šablon můžete vybrat více souborů.
  • Pokud použijete šablony, přejděte výběrem tlačítka Potvrdit do druhé fáze.
• Cloudové úložiště umožňuje vybrat více souborů z připojeného účtu OneDrive .

Druhou fází vytváření dohody je doplnění nebo ověření údajů a nastavení dohody.

Začněte tím, že se ujistíte, zda jsou k dohodě připojeny všechny soubory, a to ve správném pořadí.
U dohod s více soubory se všechny soubory spojí do jednoho souboru PDF. Pořadí, ve kterém jsou soubory uvedeny v poli souborů, určuje pořadí, v němž se zobrazí v konečném souboru PDF.

Pokud chcete přidat více souborů, můžete je přetáhnout do pole Přidat soubor nebo kliknutím na odkaz Zvolit další soubory otevřete nástroj pro výběr souborů.

Změňte uspořádání souborů kliknutím a přetažením souboru na správnou pozici v seznamu souborů.

Ověřte nebo aktualizujte údaj Název dohody.

Název dohody je zpočátku vyplněn názvem prvního souboru, který má být k dohodě připojen.

Obsah tohoto pole můžete upravit na libovolnou požadovanou hodnotu kliknutím do pole a zadáním hodnoty.  
Mějte na paměti, že název dohody je vložen do řádku předmětu e-mailu příjemce a je nejvýraznějším polem zobrazeným na stránce Správa.

Aktualizujte obsah pole Zpráva.

Text z pole Zpráva bude uveden v těle e-mailu odeslaného všem příjemcům. Mělo by se jednat o globální uvítací zprávu, soubor pokynů nebo cokoli jiného, co považujete za nejvhodnější pro sdělení všem příjemcům. 

• Délka zpráv je omezena na 10 000 znaků
• Podnikové a firemní úrovně služby povolují používat v textu zprávy aktivní odkazy. 
  • Text zprávy, který se zobrazuje na stránkách Elektronické podepisování a Správa dohody, obsahuje odkazy, na které lze kliknout.
  • Formát odkazů, které jsou převedeny automaticky:
    • Kompletní odkazy URL: https://adobe.com
    • Odkazy URL obsahující pouze doménu: adobe.com
    • Odkazy URL obsahující cestu: adobe.com/foo
    • Odkazy URL s parametry dotazů a symbolem hash: adobe.com/foo?bar=1#baz
      
    • E-mailové adresy: echosign@adobe.com
  • Když příjemce klikne na odkazy URL, otevřou se v prohlížeči na nové kartě.
  • Při kliknutí na e-mailové odkazy se prostřednictvím e-mailového klienta místního systému otevře okno pro vytvoření nové e-mailové zprávy. Do pole Komu: bude automaticky vyplněna e-mailová adresa.

Konfigurace nastavení dohody.

Třetí fáze – Seznamte se s podpisovým cyklem a přidejte příjemce.

Sekce pro příjemce definuje podpisový cyklus, účastníky zahrnuté do dohody, způsob, jakým mají s dohodou pracovat, a způsob, jakým jsou zastoupeni v protokolu auditu dohody. Je to jednodušší, než se zdá, ale je nutné porozumět očekávanému postupu podepisování (např. podepisující na straně zákazníka > interní kontrasignace > interní schválení manažerem > certifikovaný příjemce při zřizování).

Jakmile pochopíte postup podepisování, začněte přidávat příjemce.

Definujte postup podepisování – sekvenční nebo paralelní.

Postup podepisování závisí na zaškrtávacím políčku Příjemci musí podepsat v daném pořadí.

• Po zaškrtnutí políčka bude dodržován sekvenční postup. Příjemci jsou informováni postupně, jak dohoda prochází podpisovým cyklem záznamů příjemců. Dohoda je dokončena, jakmile poslední příjemce dokončí svou akci.
  
  • Hybridní směrování vyžaduje sekvenční postup.
  • Pokud si nejste jisti, zda je zapotřebí hybridní postup, použijte sekvenční postup.
    
• Není-li políčko zaškrtnuto, použije se paralelní postup. Všichni příjemci jsou informováni současně a dohoda je dokončena, jakmile ji všichni příjemci podepíší.

Definujte záznam příjemce.

Příjemce je definován v jednom řádku (záznamu) obsahujícím řadu konfigurovatelných možností. Stejný e-mail je možné použít pro více záznamů příjemců (například v rodině s třemi podepisujícími, kteří ale sdílí stejnou e-mailovou adresu). Služba Acrobat Sign považuje každý záznam příjemce za jedinečného účastníka.

Chcete-li definovat příjemce:

• Zadejte e-mailovou adresu příjemce
  • Při zadávání e-mailové adresy se v rozevíracím seznamu zobrazí adresy v adresáři, které odpovídají zadané adrese. Z tohoto seznamu můžete kdykoli vybrat e-mailovou adresu a doplnit ji do pole příjemce.
• Přiřaďte roli. Role poskytují kontext a zajišťují srozumitelnost pokynů pro příjemce a ve zprávě o auditu. Některé role omezují aktivitu příjemce (například role Delegující osoba umožňuje pouze delegovat).
• Vyberte metodu doručení. Odkazy na podpis lze doručovat e-mailem nebo prostřednictvím SMS do smartphonu – nebo oběma způsoby. Upozorňujeme, že doručení prostřednictvím SMS je prémiová služba a je nutné ji uhradit předem.
  • Je-li vybrána možnost SMS, je odesílatel povinen zadat telefonní číslo příjemce.

Definujte nastavení příjemce.

Volitelně lze přidat další příjemce a upravit jejich pořadí.

Pokud máte ve svém postupu podepisování více příjemců, přidejte je výběrem ikony plus těsně pod seznamem příjemců. 

Záznamy příjemce lze přidat jako:

• Já sám/sama– přidá odesílatele jako další záznam příjemce.
• Jednotlivec – jeden samostatný příjemce identifikovaný svou e-mailovou adresou.
• Skupina – buď skupina příjemců, nebo skupina paralelních podpisů (používá se k definování hybridních postupů podepisování).
• Elektronická pečeť – pokud má odesílatel přístup k umisťování elektronických pečetí, je tato možnost viditelná a lze ji umístit stejně jako u lidského příjemce.
• Kopie – Tato možnost přidá uživatele jako příjemce kopie. Příjemci kopie s dohodou nepracují. Po jejím dokončení obdrží oznámení.

Podle potřeby definujte každý záznam příjemce pomocí e-mailu, role, metody ověřování a soukromé zprávy.

Záznam příjemce lze odstranit výběrem koše na pravém konci záznamu.

Podle potřeby upravte pořadí podpisů.

Pokud jste zvolili sekvenční postup podepisování, číselný index podpisu je uveden těsně před voličem Role v záznamu příjemce.

Záznam příjemce upravíte tak, že jej pomocí šipek nahoru a dolů posunete v seznamu příjemců nahoru nebo dolů. Index podpisu se poté odpovídajícím způsobem aktualizuje.

Zobrazte náhled dohody a přidejte podpisová pole.

Po přidání všech požadovaných příjemců otevřete výběrem tlačítka Náhled a přidání polí prostředí pro vytváření.

Pokud používáte šablony dokumentů s již nakonfigurovanými poli a jste si jisti, že umístění polí správně odpovídá seznamu příjemců, můžete vybrat tlačítko Odeslat a dohodu okamžitě odeslat.

Fáze čtyři – Vytváření

Prostředí pro vytváření, které využívá princip „klikněte a umístěte“, se automaticky pokusí detekovat pole a inteligentně je umístit. Relativní úspěšnost tohoto procesu závisí na základní struktuře dokumentu.

• Všechna umístěná pole jsou při výchozím nastavení textovými poli.
• Všechna umístěná pole jsou při výchozím nastavení přiřazena prvnímu příjemci.
• Je pravděpodobné, že se vyskytnou určitá pole, která bude potřebné odstranit, přesunout, zvětšit/zmenšit či znovu přiřadit nebo která budou vyžadovat změnu na nový typ pole.

Nejprve proveďte nezbytné úpravy všech automaticky umístěných polí a poté podle potřeby umístěte nová pole.

Odstraňte nežádoucí pole.

1. Kliknutím do pole vyvolejte kontextovou nabídku.
2. Vyberte ikonu odstranění.

Přesuňte všechna pole, která je potřebné přemístit.

Přidržte ukazatel myši nad polem, dokud se nezobrazí čtyřsměrná šipka, a poté klikněte a přetáhněte pole do požadované polohy.

Podle potřeby změňte velikost polí.

Vyberte pole, přidržte ukazatel myši nad libovolným okrajem nebo rohem, dokud se nezobrazí dvousměrná šipka, a poté klikněte a přetáhněte okraj pole na požadovanou velikost.

Změňte přiřazení pole příjemci (pokud existuje více příjemců).

Systém služby Adobe Sign musí vědět, která pole má příjemcům zpřístupnit. Toho lze dosáhnout přiřazením každého pole příjemci (nebo hodnotě Kdokoli, ale v takovém případě je nutné explicitně identifikovat hodnotu Kdokoli jako příjemce). Jak již bylo zmíněno, všechna automaticky detekovaná pole jsou přiřazena prvnímu příjemci.

Všimněte si, že pole pro jednotlivé příjemce jsou barevně kódována podle daného příjemce, což usnadňuje identifikaci polí.

• Po otevření seznamu příjemců v levém horním rohu se zobrazí všichni příjemci s tečkou příslušné barvy vedle své e-mailové adresy.
• V poli vybraného příjemce se zobrazí jeho barva v rámečku kolem jména / e-mailové adresy.
• Pole uvedená na levém panelu přebírají barvu (mírně vybledlou) vybraného příjemce.

Podle potřeby změňte typ pole.

Vzhledem k tomu, že všechna automaticky detekovaná pole jsou textová, může být nutné některá pole změnit na pole podpisová.

Umístěte všechna povinná pole.

Ujistěte se, že všichni příjemci, kteří potřebují použít podpis v dokumentu, mají přiřazeno podpisové pole.

Chcete-li umístit pole:

1. V seznamu pro výběr příjemců vyberte správného příjemce.
2. V seznamu polí na levém panelu vyberte pole, které má být umístěno. V uvedeném příkladu se jedná o pole E-podpis.
3. Klikněte na dokument, do kterého chcete pole umístit.
4. Podle potřeby upravte umístění a velikost pole.
5. Vyberte dalšího příjemce a umístěním proces opakujte, dokud nebudou umístěna všechna pole.

Uložte nebo odešlete dohodu.

Při ukládání dohody se uloží všechny konfiguraci polí a dohoda se uloží ve stavu Návrh na stránce Správa.

Odeslání dohody zahájí proces podepisování doručením e-mailu prvnímu příjemci (nebo všem příjemcům, pokud byl vybrán paralelní postup podepisování).