Správci mohou nakonfigurovat funkci Externí archiv služby Adobe Acrobat Sign tak, aby automaticky doručila kopii e-mailu Podepsáno a archivováno pro každou úspěšně dokončenou dohodu na další e-mailovou adresu. Tato automatická kopie bude vždy obsahovat podepsanou dohodu ve formátu PDF, zprávu o auditu ve formátu PDF a soubor CSV s daty polí (pokud je nějaký k dispozici), bez ohledu na to, jaká jsou nastavení účtu nebo skupiny, která řídí, zda nebo kdy mají být tyto dokumenty připojeny.

Externí archiv lze nakonfigurovat ve dvou umístěních jak pro nastavení na úrovni účtu, tak na úrovni skupiny:

• Karta Externí archiv v nabídce správce účtu nebo skupiny.
• Karta Globální nastavení na úrovni účtu; karta Skupinová nastavení na úrovni skupiny.

Obě rozhraní sdílejí stejné hodnoty vlastností, takže když dojde k úpravě jednoho z nich, automaticky se aktualizuje i druhé.

Nastavení na úrovni skupiny na počátku zdědí nastavení na úrovni účtu a lze je nakonfigurovat tak, aby tuto zděděnou vlastnost odebraly nebo ji přidaly. Účty, které využívají funkci Uživatelé ve více skupinách, mohou efektivně použít konfiguraci na úrovni skupiny, když se skupiny používají k definování specifických pracovních postupů dokumentu. (Například Právní skupina může zahrnout své právní oddělení do všech dokončených dohod a odebrat veškeré obecné archivační adresy, které by mohly být nakonfigurované na úrovni účtu.)

Je možné použít jakoukoli platnou e-mailovou adresu, včetně aplikací třetích stran, které přijímají příchozí e-maily. 

Karta Externí archiv obsahuje pokyny pro nalezení příchozí e-mailové adresy pro aplikace Box a Evernote. Jakákoli jiná e-mailová adresa bude fungovat stejně.

• Pokyny pro web Box.com
• Pokyny pro aplikaci Evernote

Přidání e-mailu do rozhraní externího archivu