Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Povolte metodu ověřování příjemců pomocí hesel definovaných odesílatelem.
Přehled
Metoda ověření totožnosti heslem vyzve příjemce k tomu, aby vložil heslo, které mu poskytl odesílatel dohody. Bezpečnostní ověřování heslem ocení díky nenáročnosti a jednoduchosti především příjemci, které by složitější způsob ověření možná vyděsil.
Odesílatel při sestavování dohody vytvoří heslo pro podpis, které posléze příjemci sdělí jinými komunikačními prostředky (telefonním hovorem, e-mailem nebo textovou zprávou).
Dostupnost:
Metoda Heslo pro podpis je k dispozici pro všechny plány.
Rozsah konfigurace:
Funkce lze aktivovat na úrovni účtu a skupiny.
U metody Heslo pro podpis není zjišťován počet použití. Použití není zpoplatněno bez ohledu na objem.
Jak se používá
Ve výchozím nastavení je při ověřování příjemce vyzván k tomu, aby potvrdil svou totožnost zadáním hesla pro podpis do textového pole.
- Zároveň je zde uveden odkaz, na nějž může příjemce kliknout, pokud potřebuje požádat odesílatele o sdělení hesla:
Po úspěšném ověření bude příjemci udělen přístup k interakci s dohodou po dobu trvání relace mezi počítačem a službou Acrobat Sign.
Pokud příjemce z jakéhokoli důvodu okno s dohodou zavře nebo pokud vyprší platnost relace, bude muset před pokračováním své aktivity znovu podstoupit ověření.
Nastavení ověření heslem při tvorbě nové dohody
Pokud je metoda ověření Heslo aktivována, odesílatel ji může vybrat v rozbalovací nabídce Ověření, která se nachází vpravo od e-mailové adresy příjemce.
Po zvolení metody ověření Heslo je odesílatel vyzván k zadání hesla.
Heslo může obsahovat až 32 alfanumerických znaků. Nastavení zabezpečení určuje požadovanou složitost řetězce hesla.
Nejlepší postupy a důležité faktory
- Pokud pracujete se stovkami dohod, může být složité mít o všech heslech přehled. Může být užitečné zavést interní konvence pro vytváření dešifrovatelných hesel, aby příjemcům nebyl odepřen přístup k dohodám, pokud zapomenou heslo.
- Heslo lze změnit pouze u dohod, které se zpracovávají, a to úpravou metody ověření na stránce správy odesílatele.
- Doporučujeme hesla příjemcům předat jinými komunikačními kanály (např. telefonicky). Neuvádějte heslo ve zprávě, která je připojená k dohodě.
- Máte-li zdroje, nakonfigurujte kontakt na podporu, abyste zefektivnili veškeré kontakty se zákazníky.
Možnosti konfigurace
Ověření heslem lze upřesnit pomocí dvou skupin nastavení, které lze upravit na úrovni účtu nebo skupiny:
- Nastavení odeslání upravuje přístup odesílatele k možnosti ověření heslem.
- Nastavení zabezpečení upravuje práci z pohledu příjemce.
Možnost používat heslo pro podpis lze odesílatelům povolit, když přejdete do části Nastavení odeslání > Možnosti identifikace podepisujícího
- Zaškrtávací políčko Heslo pro podpis – Pokud je zaškrtnuté, pro dohody vytvořené v rámci skupiny se zpřístupní možnost Heslo.
- (Volitelné) Kontakt na podporu – Ve výchozím nastavení je na stránce výzvy, která od příjemce vyžaduje zadání hesla, uvedena e-mailová adresa odesílatele, pokud příjemce potřebuje někoho kontaktovat. Volitelné pole Kontakt na podporu nahrazuje e-mailovou adresu odesílatele telefonním číslem nebo e-mailovou adresou, čímž poskytuje kanál pro příchozí dotazy zdroji vyhrazenému pro řešení problémů.
- (Volitelné) Následující metoda je výchozí – Když je metoda Heslo pro podpis povolena, možnost Heslo pro podpis lze nastavit jako výchozí dostupnou metodu ověření.
Konfigurace kontaktu na podporu pro otázky týkající se hesla
Správce služby Acrobat Sign může na úrovni účtu nebo skupiny nakonfigurovat kontaktní e-mailovou adresu nebo telefonní číslo. Tento údaj se zobrazí na ověřovací stránce, když je příjemce vyzván k použití hesla.
Po konfiguraci nastavení není vyžadována žádná interakce ze strany uživatelů. Vlastní e-mailová adresa nebo telefonní číslo se automaticky vloží do všech obrazovek pro ověření pomocí hesla generovaných z nakonfigurované skupiny či účtu.
Přizpůsobení kontaktních údajů vyžaduje pouze zadání příslušné hodnoty kontaktu do pole nastavení.
- Při výchozím nastavení je jako hodnota kontaktu použita e-mailová adresa odesílatele.
- Do pole přizpůsobení lze zadat buď telefonní číslo, nebo e-mailovou adresu.
- Kontaktní údaje k heslu podepisování lze přizpůsobit na úrovni účtu nebo skupiny.
- Konfigurace na úrovni skupiny má pro dohody odeslané z této skupiny vyšší prioritu než nastavení na úrovni účtu.
Konfigurace Nastavení zabezpečení
Heslo pro podpis dohody má dva ovládací prvky, které může konfigurovat správce na stránce Nastavení zabezpečení v části Heslo pro podpis dohody:
- Omezit počet pokusů – Ve výchozím nastavení je políčko zaškrtnuto. Pokud není zaškrtnuto, příjemci mohou provést neomezený počet pokusů o zadání hesla.
- Umožnit podepisujícímu XX pokusů o zadání hesla k dohodě, než bude dohoda zrušena – Správce může zadat prahovou hodnotu pro omezení počtu pokusů příjemce o ověření totožnosti. Jakmile dojde k překročení nastaveného počtu pokusů, dohoda je automaticky zrušena a odesílatel je o této skutečnosti informován
- Síla hesla dokumentu – Toto nastavení upřesňuje minimální složitost hesel, která jsou vyžadována pro:
- ověření příjemce za účelem přístupu k dohodě
, - šifrování podepsaných dohod (u stažených dohod ve formátu PDF)
. - Hlášení o totožnosti podepisujícího (spojené s hlášením pro průkaz totožnosti)
- ověření příjemce za účelem přístupu k dohodě
Hodnoty nastavení jsou:
► Žádné – Heslo musí obsahovat alespoň jeden znak, který není prázdný
► Základní – Heslo musí obsahovat minimálně šest znaků
► Střední – Heslo musí obsahovat minimálně sedm znaků
► Silné – Heslo musí obsahovat minimálně osm znaků
Pokud položku Nastavení zabezpečení v nabídce nevidíte, ověřte, zda je tato metoda ověření povolena na stránce Nastavení odeslání.
Účty individuální úrovně nemají přístup ke kartě Nastavení zabezpečení. U těchto účtů se použije hodnota nastavení Standardní (minimálně šest znaků).
Zákazníci v prostředí služby Acrobat Sign pro státní správu nemohou upravovat sílu hesla dokumentu. Tyto účty musí používat hesla o délce minimálně 14 znaků, které zahrnují alespoň:
- Jeden velký znak abecedy
- Jeden malý znak abecedy
- Jednu číslici
Zpráva o auditu
Ve zprávě o auditu je výslovně uvedeno, že příjemce uvedl platné heslo:
Pokud dojde ke zrušení dohody v důsledku toho, že příjemce nedokázal ověřit svou totožnost, ve zprávě je důvod výslovně uveden:
Automatické zrušení dohody při selhání ověření příjemce
Pokud je nastavený maximální počet pokusů o ověření heslem a příjemce povolený počet pokusů překročí, dojde k automatickému zrušení dohody.
Autor dohody obdrží e-mailovou zprávu s upozorněním, že došlo ke zrušení dohody, a v poznámce bude uveden příjemce, jehož ověření selhalo.
Žádné další strany dohody upozornění neobdrží.