Příručka uživatele Zrušit

Protokol aktivity dohody a Zpráva o auditu

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Odesílání, podepisování a správa dohod

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Přehled

Každá dohoda ve službě Acrobat Sign prochází řadou „milníků“, které definují postup transakce.

Tyto milníky mohou obsahovat události, jako například:

  • Vytvoření dokumentu
  • Úprava odeslané transakce
  • Odeslání e-mailů příjemcům
  • Zobrazení e-mailů příjemci
  • Přidělení oprávnění příjemcům
  • Aplikace podpisů/schválení na dohody
  • Stav dokončeno/zamítnuto/zrušeno

 

Milníky se zaznamenávají ve dvou formátech s podobným obsahem, ale lehce odlišnými cíli:

Seznam aktivit

Seznam Aktivita je „stručným“ souhrnem toho, v jaké části celkového procesu se transakce právě nachází, a dá se zobrazit v aplikaci Acrobat Sign.

  • Seznam Aktivita obsahuje minimální množství informací, zobrazuje pouze událost, uživatele/příjemce (identifikované pomocí e-mailové adresy), který událost zaregistroval, a razítko s časem/datem události (přizpůsobené časovému pásmu prohlížejícího na základě nastavení místního systému).
  • Každá událost, která mění dokument (tj. úprava, akce příjemce), obsahuje odkaz, který zobrazuje dokument ihned po události
  • Rozsah seznamu Aktivita zahrnuje celou transakci. Výsledkem je, že můžete vidět informace, které nejsou zahrnuty ve zprávě o auditu (je omezenější po stránce interakce s dokumentem)
    • Když transakce stále ještě probíhá, ve spodní části seznamu Aktivita je zobrazen seznam očekávaných příjemců zbývajících v pracovním postupu dohody.
    • Události uchování a zhodnocení, které probíhají po dokončení dokumentu
  • Seznam Aktivita je prvkem dohody a k jeho zničení dojde některou z explicitních akcí pro odebrání dohod (např. GDPR). Pokud je dohoda z nějakého důvodu odstraněna z účtu uživatele, obsah historie se ztratí se zobrazením položky a nelze jej obnovit

Zprávy o auditech obsahují stejné milníky dohod jako panel Historie, ale zahrnují ID transakce ověřovacího dokumentu na serveru služby Acrobat Sign.

Správci mohou v případě potřeby volitelně aktivovat shromažďování IP adres.

Zpráva o auditu

Zprávy o auditu by měly být ověřovacími dokumenty, které formulují, jak se s dokumentem manipulovalo od chvíle, kdy byl vytvořen, do chvíle, kdy byl plně vyřešen. Lze ukládat jako soubory PDF a lze je dle potřeby vytisknout pro účely interních procesů.

  • Za zmínku stojí rozdíl, který spočívá v tom, že zpráva o auditu zobrazuje všechny události sjednocené do časového pásma GMT. Aby se zabránilo zmatku, který by jinak hrozil auditorům při kontrole transakcí od uživatelů z více časových pásem.
    • Každému prohlížejícímu se seznam aktivit vytvoří dynamicky tak, že události odpovídají časovému pásmu místního systému prohlížejícího.
    • Časové razítko pole pro podpis, které je součástí dohody, odpovídá času podpisu po převodu do časového pásma místního systému. Pro přehlednost je při prohlížení souboru PDF přidána zkratka časového pásma.
  • Formát razítka data je nastaven na RRRR-MM-DD.
  • Zprávy o auditu se ukládají nezávisle na objektech dohody zobrazených na kartě Správa ve webové aplikaci. Odstranění objektu ze stránky správy neodstraní zprávu o auditu.

 

Zpráva o auditu má dvě fáze:

  • „Předběžná“ zpráva – Kdy transakce „probíhá“, zpráva o auditu se generuje z událostí zaprotokolovaných u dohody v době vznesení požadavku. Podle definice je tato zpráva neúplná a bude změněna, když další příjemce potvrdí zaprotokolovanou událost.

Předběžné zprávy jsou jasně označeny v horní části zprávy, aby se zajistilo, že nedojde k jejich zaměnění za konečné dokumenty, kdyby byly uloženy/vytištěny.

  • „Konečná“ zpráva – Jakmile dohoda dosáhne konečného stavu (Podepsáno, Zrušeno, Zamítnuto nebo Vypršelo), vygeneruje a uloží se zpráva o auditu. Do zprávy nelze přidat žádné další události, které probíhají v souvislosti s transakcí (např. uchování).  Tím dojde k vytvoření celé zprávy událostí, které proběhly za účelem podpisu dokumentu, a ničeho jiného.

Po přihlášení vyberte možnost Správa > Stav dohody, kterou chcete zobrazit > Vyberte název dohody, poté na pravém panelu vyberte možnost Stáhnout zprávu o auditu.

Jak se používá

Seznam Aktivita si můžete zobrazit na stránce Správa kliknutím na odkaz Aktivita ve spodní části pravého panelu možností:

Aktivita

 

Ke zprávě o auditu se přistupuje přes kartu Správa.

Vyberte dohodu a klikněte na možnost Stáhnout zprávu o auditu.

Stáhnout zprávu o auditu

Konfigurace

Dostupnost:

Protokol Aktivita a Zprávy o auditu jsou k dispozici pro všechny účty služby Acrobat Sign.

Rozsah konfigurace:

Protokol Aktivita  a Zprávy o auditu jsou povoleny ve výchozím nastavení a nelze je zakázat.

Mnoho nastavení může ovlivnit hlášené události (a použitou terminologii) ve Zprávách o auditu. Pokud existují události, které by podle vašeho názoru měly být zahrnuty ve Zprávě o auditu, poraďte se se svým správcem účtu nebo skupiny, zda je lze přidat.

Existují čtyři metody, které poskytují přístup ke Zprávě o auditu pro uživatele:

  • Připojit zprávu o auditu k e-mailu Podepsáno a archivováno.
  • Připojit zprávu o auditu k dokumentům staženým ze stránky Správa.
  • Umožnit přístup ke zprávě o auditu prostřednictvím stránky ověření transakce.
  • Připojit zprávu o auditu prostřednictvím rozhraní API, když se volá getLatestDocument.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?