Příručka uživatele Zrušit

Protokol aktivity dohody a Zpráva o auditu

Hledat

Naposledy aktualizováno 12. 8. 2024

Adobe Sign

Otevřít aplikaci

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Přehled konzole Admin Console
Správa uživatelů
1. Přidání uživatelů
2. Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
  1. Technické účty – řízené rozhraním API
  2. Účty služeb – řízené ručně
3. Kontrola uživatelů s chybami zřizování
4. Změna jména/e-mailové adresy
5. Úprava členství uživatele ve skupině
6. Úprava členství uživatele ve skupině prostřednictvím rozhraní skupiny
7. Povýšení uživatele do role správce
8. Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
9. Přepnutí identity uživatele
10. Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
11. Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
12. Profily produktů
13. Prostředí pro přihlášení
Nastavení účtu/skupiny
1. Přehled nastavení
2. Globální nastavení
  1. Úroveň a ID účtu
  2. Nové prostředí příjemce
  3. Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
  4. Hromadné odeslání
  5. Webové formuláře
  6. Vlastní pracovní postupy odeslání
  7. Pracovní postupy služby Power Automate
  8. Dokumenty knihovny
  9. Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
  10. Omezená viditelnost dokumentu
  11. Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF
  12. Přidání odkazu do e-mailu
  13. Přidání obrázku do e-mailu
  14. Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
  15. Připojení sestav auditů k dokumentům
  16. Sloučení více dokumentů do jednoho
  17. Stažení jednotlivých dokumentů
  18. Nahrání podepsaného dokumentu
  19. Delegování pro uživatele v mém účtu
  20. Povolení delegování externích příjemců
  21. Oprávnění k podpisu
  22. Oprávnění k odeslání
  23. Oprávnění přidávat elektronické pečeti
  24. Nastavení časového pásma
  25. Nastavení výchozího formátu data
  26. Uživatelé ve více skupinách (UMG)
    1. Upgrade na použití UMG
  27. Oprávnění správce skupiny
  28. Nahrazení příjemce
  29. Sestava auditu
    1. Přehled
    2. Povolení neověřeného přístupu na stránce ověření transakce
    3. Zahrnutí připomenutí
    4. Zahrnutí událostí zobrazení
    5. Zahrnutí stránky dohody / počtu příloh
  30. Zápatí transakce
  31. Zprávy v produktu a nápověda
  32. Přístupné soubory PDF
  33. Nový způsob podepisování
  34. Zákazník ve zdravotnictví
3. Nastavení účtu
  1. Přidání loga
  2. Úprava názvu hostitele / adresy URL společnosti
  3. Přidání názvu společnosti
  4. Přesměrování na adresu URL po dokončení dohody
4. Preference podpisu
  1. Dobře formátované podpisy
  2. Povolení příjemcům podepisovat podle
  3. Podepisující mohou změnit své jméno
  4. Povolení příjemcům použít jejich uložený podpis
  5. Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
  6. Procházení příjemců mezi poli formuláře
  7. Restart pracovního postupu dohody
  8. Odmítnutí podepsat
  9. Povolení pracovních postupů s razítkem
  10. Vyžádání od podepisujících uvedení pozice nebo společnosti
  11. Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
  12. Zobrazení zpráv při e-podepisování
  13. Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
  14. Vyžádání IP adresy od podepisujících
  15. Vyloučení názvu společnosti a pozice na razítkách účastníků
5. Digitální podpisy
  1. Přehled
  2. Stažení a podepsání v aplikaci Acrobat
  3. Podepisování cloudovými podpisy
  4. Zahrnutí metadat pro poskytovatele identity
  5. Omezení cloudoví poskytovatelé podpisů
6. Elektronické pečeti
7. Digitální identita
  1. Brána k ověření digitální identity
  2. Zásady kontroly identity
8. Nastavení sestav
  1. Nové prostředí pro sestavy
  2. Nastavení klasické sestavy
9. Nastavení zabezpečení
  1. Nastavení jednotného přihlašování
  2. Nastavení Zapamatovat si mne
  3. Zásady hesla pro přihlášení
  4. Síla hesla pro přihlášení
  5. Doba trvání webové relace
  6. Typ šifrování PDF
  7. API
  8. Přístup k informacím o uživateli a skupině
  9. Povolení rozsahů IP
  10. Sdílení účtů
  11. Oprávnění ke sdílení účtů
  12. Ovládací prvky sdílení dohod
  13. Ověření identity podepisujícího
  14. Heslo pro podepisování dohody
  15. Síla hesla dokumentu
  16. Blokování podepisujících podle geografického umístění
  17. Telefonické ověření
  18. Ověření na základě znalostí (KBA)
  19. Povolení vyjmutí stránek
  20. Vypršení platnosti odkazu na dokument
  21. Nahrání klientského certifikátu pro webhooky/zpětná volání
  22. Časové razítko
10. Nastavení odeslání
  1. Zobrazení stránky Odeslat po přihlášení
  2. Vyžádání jména příjemce při odesílání
  3. Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
  4. Povolené role příjemce
  5. Povolení elektronických osvědčujících
  6. Skupiny příjemců
  7. Kopie
  8. Přístup příjemce k dohodě
  9. Povinná pole
  10. Připojování dokumentů
  11. Slučování polí
  12. Změny dohod
  13. Název dohody
  14. Jazyky
  15. Soukromé zprávy
  16. Povolené typy podpisů
  17. Připomenutí
  18. Ochrana podepsaného dokumentu heslem
  19. Odeslání oznámení o dohodě
  20. Možnosti identifikace podepisujícího
    1. Přehled
    2. Heslo pro podpis
    3. Jednorázové heslo prostřednictvím e-mailu
    4. Ověřování službou Acrobat Sign
    5. Telefonické ověření
    6. Cloudový digitální podpis
    7. Ověření založené na znalostech
    8. Průkaz totožnosti
    9. Sestavy totožnosti podepisujících
  21. Ochrana obsahu
  22. Povolení notářských transakcí
  23. Ukončení platnosti dokumentu
  24. Zobrazení náhledu, umístění podpisů a přidání polí
  25. Pořadí podepisování
  26. Liquid Mode
  27. Ovládací prvky vlastního pracovního postupu
  28. Možnosti nahrání na stránce elektronického podpisu
  29. Přesměrování adresy URL potvrzení po podepsání
11. Šablony zpráv
12. Nastavení pro biofarmacii
  1. Přehled
  2. Vynucení ověření identity
  3. Důvody podepsání
13. Integrace pracovních postupů
14. Nastavení služby Notarize
15. Integrace plateb
16. Zprávy podepisujícího
17. Nastavení protokolu SAML
  1. Konfigurace SAML
  2. Instalace služby Microsoft Active Directory Federation Service
  3. Instalace aplikace Okta
  4. Instalace aplikace OneLogin
  5. Instalace služby Oracle Identity Federation
18. Správa dat
19. Nastavení časového razítka
20. Externí archiv
21. Jazyky účtů
22. Nastavení e-mailů
  1. Obrázky záhlaví/zápatí e-mailů
  2. Povolení jednotlivých zápatí e-mailů uživatele
  3. Přizpůsobení e-mailu Žádost o podpis
  4. Přizpůsobení polí Komu a Kopie
  5. Povolení oznámení bez odkazů
  6. Přizpůsobení e-mailových šablon
23. Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
24. Konfigurace možností pro příjemce
Pokyny pro regulační požadavky
1. Dostupnost
2. HIPAA
3. GDPR
4. Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
5. Zákazníci ve zdravotnictví
6. Podpora IVES
7. Ukládání dohod do trezoru
8. Hlediska EU/Spojeného království
Hromadné stahování dohod
Nárokování domény
Odkazy na nahlášení zneužití

Odesílání, podepisování a správa dohod

Možnosti příjemce
1. Zrušení e-mailového připomenutí
2. Možnosti na stránce elektronického podpisu
Odesílání dohod
Vytváření polí v dokumentech
1. Prostředí pro vytváření v aplikaci
2. Vytváření formulářů pomocí textových značek
3. Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
  1. Vytvoření formuláře AcroForm
  2. Vytváření přístupných souborů PDF
4. Pole
5. Časté dotazy k vytváření
Podepisování dohod
Správa dohod
Sestava auditu
Tvorba sestav a export dat
1. Přehled
2. Udělení přístupu uživatelům k vytváření sestav
3. Grafy sestav
4. Exporty dat
5. Přejmenování sestavy/exportu
6. Duplikování sestavy/exportu
7. Plánování sestavy/exportu
8. Odstranění sestavy/exportu
9. Kontrola použití transakce

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Webové formuláře
Opakovaně použitelné šablony (Šablony knihovny)
Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
Pracovní postupy služby Power Automate
1. Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
2. Povolení integrace modulu Power Automate
3. Kontextové akce na stránce Správa
4. Sledování využívání modulu Power Automate
5. Vytvoření nového postupu (příklady)
6. Aktivační události používané pro postupy
7. Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
8. Správa postupů
9. Úpravy postupů
10. Sdílení postupů
11. Zakázání nebo povolení postupů
12. Odstranění postupů
13. Užitečné šablony
  1. Pouze správce
  2. Archivace dohody
    1. Uložení dokončených dokumentů do služby SharePoint
    2. Uložení dokončených dokumentů do služby One Drive for Business
    3. Uložení dokončených dokumentů do služby Google Drive
    4. Uložení dokončených dokumentů do služby DropBox
    5. Uložení dokončených dokumentů do služby Box
  3. Archivace dohod webových formulářů
    1. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do knihovny služby SharePoint
    2. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby OneDrive for Business
    3. Uložení vyplněných dokumentů do služby Google Drive
    4. Uložení vyplněných dokumentů webových formulářů do služby Box
  4. Extrahování dat dohody
    1. Extrahování dat polí formuláře z podepsaného dokumentu a aktualizace listu aplikace Excel
  5. Oznámení o dohodě
    1. Odesílání vlastních e-mailových upozornění s obsahem dohody a podepsanou dohodou
    2. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign v kanálu služby Teams
    3. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Slack
    4. Zobrazení oznámení služby Adobe Acrobat Sign ve službě Webex
  6. Vygenerování dohody
    1. Vygenerování dokumentu z formuláře služby Power App a šablony aplikace Word, odeslání k podpisu
    2. Vygenerování dohody ze šablony aplikace Word ve službě OneDrive a získání podpisu
    3. Vygenerování dohody pro vybraný řádek aplikace Excel, odeslání ke kontrole a podpisu
Vlastní pracovní postupy odeslání
Sdílení uživatelů a dohod
1. Sdílení uživatele
2. Sdílení dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Přehled

Každá dohoda ve službě Acrobat Sign prochází řadou „milníků“, které definují postup transakce.

Tyto milníky mohou obsahovat události, jako například:

Vytvoření dokumentu
Úprava odeslané transakce
Odeslání e-mailů příjemcům
Zobrazení e-mailů příjemci
Přidělení oprávnění příjemcům
Aplikace podpisů/schválení na dohody
Stav dokončeno/zamítnuto/zrušeno

Milníky se zaznamenávají ve dvou formátech s podobným obsahem, ale lehce odlišnými cíli:

Seznam Aktivita je „stručným“ souhrnem toho, v jaké části celkového procesu se transakce právě nachází, a dá se zobrazit v aplikaci Acrobat Sign.

Seznam Aktivita obsahuje minimální množství informací, zobrazuje pouze událost, uživatele/příjemce (identifikované pomocí e-mailové adresy), který událost zaregistroval, a razítko s časem/datem události (přizpůsobené časovému pásmu prohlížejícího na základě nastavení místního systému).
Každá událost, která mění dokument (tj. úprava, akce příjemce), obsahuje odkaz, který zobrazuje dokument ihned po události
Rozsah seznamu Aktivita zahrnuje celou transakci. Výsledkem je, že můžete vidět informace, které nejsou zahrnuty ve zprávě o auditu (je omezenější po stránce interakce s dokumentem)
- Když transakce stále ještě probíhá, ve spodní části seznamu Aktivita je zobrazen seznam očekávaných příjemců zbývajících v pracovním postupu dohody.
- Události uchování a zhodnocení, které probíhají po dokončení dokumentu

Seznam Aktivita je prvkem dohody a k jeho zničení dojde některou z explicitních akcí pro odebrání dohod (např. GDPR). Pokud je dohoda z nějakého důvodu odstraněna z účtu uživatele, obsah historie se ztratí se zobrazením položky a nelze jej obnovit

Zprávy o auditech obsahují stejné milníky dohod jako panel Historie, ale zahrnují ID transakce ověřovacího dokumentu na serveru služby Acrobat Sign.

Správci mohou v případě potřeby volitelně aktivovat shromažďování IP adres.

Zprávy o auditu by měly být ověřovacími dokumenty, které formulují, jak se s dokumentem manipulovalo od chvíle, kdy byl vytvořen, do chvíle, kdy byl plně vyřešen. Lze ukládat jako soubory PDF a lze je dle potřeby vytisknout pro účely interních procesů.

Za zmínku stojí rozdíl, který spočívá v tom, že zpráva o auditu zobrazuje všechny události sjednocené do časového pásma GMT. Aby se zabránilo zmatku, který by jinak hrozil auditorům při kontrole transakcí od uživatelů z více časových pásem.
- Každému prohlížejícímu se seznam aktivit vytvoří dynamicky tak, že události odpovídají časovému pásmu místního systému prohlížejícího.
- Časové razítko pole pro podpis, které je součástí dohody, odpovídá času podpisu po převodu do časového pásma místního systému. Pro přehlednost je při prohlížení souboru PDF přidána zkratka časového pásma.
Formát razítka data je nastaven na RRRR-MM-DD.
Zprávy o auditu se ukládají nezávisle na objektech dohody zobrazených na kartě Správa ve webové aplikaci. Odstranění objektu ze stránky správy neodstraní zprávu o auditu.
- Pokud znáte ID transakce dohody, můžete přistoupit ke zprávě o auditu pro danou transakci z webu: https://secure.echosign.com/verify (povolující nastavení zabezpečení)

Zpráva o auditu má dvě fáze:

„Předběžná“ zpráva – Kdy transakce „probíhá“, zpráva o auditu se generuje z událostí zaprotokolovaných u dohody v době vznesení požadavku. Podle definice je tato zpráva neúplná a bude změněna, když další příjemce potvrdí zaprotokolovanou událost.

Předběžné zprávy jsou jasně označeny v horní části zprávy, aby se zajistilo, že nedojde k jejich zaměnění za konečné dokumenty, kdyby byly uloženy/vytištěny.

„Konečná“ zpráva – Jakmile dohoda dosáhne konečného stavu (Podepsáno, Zrušeno, Zamítnuto nebo Vypršelo), vygeneruje a uloží se zpráva o auditu. Do zprávy nelze přidat žádné další události, které probíhají v souvislosti s transakcí (např. uchování). Tím dojde k vytvoření celé zprávy událostí, které proběhly za účelem podpisu dokumentu, a ničeho jiného.

Po přihlášení vyberte možnost Správa > Stav dohody, kterou chcete zobrazit > Vyberte název dohody, poté na pravém panelu vyberte možnost Stáhnout zprávu o auditu.

Přihlaste se do služby Acrobat Sign

Jak se používá

Seznam Aktivita si můžete zobrazit na stránce Správa kliknutím na odkaz Aktivita ve spodní části pravého panelu možností:

Ke zprávě o auditu se přistupuje přes kartu Správa.

Vyberte dohodu a klikněte na možnost Stáhnout zprávu o auditu.

Konfigurace

Dostupnost:

Protokol Aktivita a Zprávy o auditu jsou k dispozici pro všechny účty služby Acrobat Sign.

Rozsah konfigurace:

Protokol Aktivita a Zprávy o auditu jsou povoleny ve výchozím nastavení a nelze je zakázat.

Mnoho nastavení může ovlivnit hlášené události (a použitou terminologii) ve Zprávách o auditu. Pokud existují události, které by podle vašeho názoru měly být zahrnuty ve Zprávě o auditu, poraďte se se svým správcem účtu nebo skupiny, zda je lze přidat.

Existují čtyři metody, které poskytují přístup ke Zprávě o auditu pro uživatele:

Připojit zprávu o auditu k e-mailu Podepsáno a archivováno.
Připojit zprávu o auditu k dokumentům staženým ze stránky Správa.
Umožnit přístup ke zprávě o auditu prostřednictvím stránky ověření transakce.
Připojit zprávu o auditu prostřednictvím rozhraní API, když se volá getLatestDocument.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?