Proveďte upgrade svého účtu za účelem povolení funkce uživatelů ve více skupinách (UMG)

Přehled funkce UMG (Uživatelé ve více skupinách)

Funkce Uživatelé ve více skupinách rozšiřuje praktické využití struktury skupiny nad rámec pouhého zobrazení seznamu dostupných uživatelů a položek.

Skupina je v podstatě sada oprávnění, která definují výchozí a povolená nastavení, které má uživatel k dispozici při vytváření dohod nebo při správě položek (zpráv/sestav, šablon knihovny atd.)

Povolením funkce přiřazení uživatelů do více skupin, správci získají možnost vytvářet skupiny s úmyslem využívat určité pracovní aktivity. Funkce umožňuje napevno vybrat výchozí nastavení nebo omezit výběr nastavení, aby způsob práce a dokončení dokumentu odpovídal jejich představám. Účelové skupiny lze například vytvořit pro:

  • Interní dokumenty (daňové dokumenty, formuláře k automatickým vkladům nebo žádosti o dovolenou)
  • Právní dokumenty (dohody o mlčenlivosti, memoranda o porozumění)
  • Postupy podepisování v souladu s předpisy (FDA 21 CRF 21 Part 11, PCI nebo HIPAA)
Stránka Odeslat s povolenou funkcí UMG

Poznámka:

Doporučujeme vyžádat si účet vývojáře, abyste si mohli vyzkoušet odlišné rozhraní a interakce, které funkce UMG zavádí, v bezpečném prostředí.

Zákazníkům, kteří mají vlastní integraci přes rozhraní API nebo využívají integrace třetích stran, důrazně doporučujeme před upgradem důkladně otestovat svůj kód nebo integraci přes účet vývojáře.


Úkony, které je potřeba zkontrolovat anebo provést před upgradem

Funkce UMG je k dispozici pouze u podnikovéfiremní úrovně služeb.

  • Žádné další úrovně služeb funkci několika skupin nepovolují

Účty vývojářezkušební účty jsou založeny na podnikové úrovni služby.

Funkce UMG není kompatibilní s klasickým rozvržením stránek Domů, SprávaVlastní pracovní postupy.

Pokud povolíte funkci UMG, v účtu se aktivují nejaktuálnější verze stránek Domů, SprávaVlastní pracovní postup (pokud ještě aktivované nejsou) a deaktivují se odkazy pro přepnutí zpět na klasické rozhraní.

Možnost správce přepnout uživatelské rozhraní zpět na klasické rozvržení bude v nabídce správce zakázána.

Jediným způsobem, jak se vrátit ke klasickému rozvržení stránky, je se nejdříve vrátit zpět k nastavení uživatelů v jedné skupině.

Poznámka:

Doporučujeme moderní verze stránek Domů, SprávaVlastní pracovní postup povolit několik týdnů před aktualizací na funkci UMG, aby uživatelé měli čas si zvyknout na rozvržení základních stránek.

Pokud se obsah moderní verze stránek Domovská stránkaSpráva vůbec nevykresluje, budete se muset obrátit na tým zabezpečení sítě, aby povolil koncové body služby Adobe Acrobat Sign.

U funkce UMG byla otestována kompatibilita a očekává se, že bude běžným způsobem pracovat s následujícími partnerskými integracemi služby Acrobat Sign:

  • Mobilní aplikace Acrobat Sign (pro systémy iOS a Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Aplikace Microsoft Power Automate / Power
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint OnPrem
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Upozorňujeme, že tyto integrace ještě nejsou „připravené na funkci UMG“, nastavení použitá při odesílání dohod se tedy budou řídit nastavením „primární skupiny“ uživatele.

V nových vydáních těchto integrací již bude práce s novým nastavením členství ve skupinách plně rozpoznáno a podporováno.

Pokud jste sestavili vlastní integrace přes rozhraní API služby Acrobat Sign, důrazně doporučujeme, abyste je na samostatném účtu pro vývojáře s podporou funkce UMG otestovali ještě před aktualizací vašeho produkčního účtu. 

  • Váš manažer pro úspěch (nebo podpora) vám může pomoci s nastavením účtu vývojáře s povolenou funkcí UMG

Všechna stávající volání API REST v6 budou i nadále pracovat bez ohledu na to, zda je funkce UMG povolena či nikoli.

  • Předchozí verze rozhraní API (typ SOAP a REST) budou pracovat i nadále, rozpoznají pouze nastavení „primární skupiny“ uživatele
  • Chcete-li možnosti funkce UMG využít naplno, je třeba uskutečnit migraci kódu do rozhraní API REST v6  

Pokud pracujete s integrací od partnerů třetích stran jako jsou:

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jaeger
  • Nintex
  • Zoho CRM

Důrazně doporučujeme, abyste si funkci před povolením nastavení UMG na produkčním účtu nejprve otestovali na účtu vývojáře s podporou funkce UMG

Získat účet vývojáře s podporou funkce UMG vám může pomoci váš manažer pro úspěch (nebo podpora).

Poznámka:

Pokud narazíte na problém, obraťte se na partnera integrace, který problém nahlásí a zažádá o opravu.

Poznámka:

Vlastníkům všech účtů důrazně doporučujeme aktualizaci dokončit co nejdříve, aby měli dost času pro vyřešení případných problémů.

Pokud se problémy skutečně vyskytnout, účty lze přepnout zpět.  


Jak aktualizovat účet na funkci UMG

Až budete mít jistotu, že váš účet je připraven k aktualizaci:

  1. Přihlaste se do služby Acrobat Sign jako správce na úrovni účtu

  2. Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Globální nastavení > Uživatelé ve více skupinách

  3. Klikněte na tlačítko Povolit nyní

     

    Přejděte do nastavení

  4. Projděte si kontrolní seznam a zaškrtnutím jednotlivých políček si ověříte, že je váš účet připraven na povolení funkce.

    Klikněte na OK  

    Kontrolní seznam funkce UMG

  5. Klikněte na tlačítko Uložit


Co se stane, když funkci UMG vypnete

Pokud se musíte vrátit zpět k uživatelům omezeným na jednu skupinu, je třeba uvědomit si následující:

  • Všichni uživatelé budou omezeni na svou primární skupinu

    • Uživatel bude mít přístup pouze k šablonám a pracovním postupům, které jsou součástí primární skupiny
    • Uživatelé mohou odesílat dohody pouze ze své primární skupiny
  • Všechna členství ve skupině (kromě primární skupiny) uživatele jsou deaktivována

    • Pokud uživatel není přesunut do nové skupiny, když je funkce UMG vypnutá, skupiny uživatele se znovu aktivují, až dojde k opětovnému povolení funkce UMG
    • Pokud uživatel je přiřazen k nové skupině, když je funkce UMG vypnutá, tabulka group_membership uživatele bude znovu vypsána pouze s jednou (primární) skupinou (dojde k deaktivaci neaktivních záznamů skupiny). Uživatel si členství v primární skupině ponechá pouze v případě, že bude funkce UMG znovu povolena
  • Všechny stránky, na nichž je funkce UMG povolena, se vrátí k rozhraní a nabídce funkcí jedné skupiny

    • Na stránkách Odeslání a Šablony dojde k odebrání nástroje pro výběr skupiny
    • Hromadné vytváření uživatelů se vrátí k předchozí syntaxi
  • Nastavení verzí stránky budou obnovena do předchozího stavu

    • Pokud jste před aktualizací účet nenastavili tak, aby používal nejnovější verze stránek Domů, SprávaVlastní pracovní postup, váš účet se vrátí k přesné té samé sadě konfigurací stránek jako před aktualizací
  • Uživatelé neztrácí přístup k žádné položce, kterou vytvořili (dohody, šablony knihoven, webové formuláře)

    • Všechny položky budou vždy propojené se svým vlastníkem bez ohledu na příslušnost ke skupině
  • Vytvořené dohody tímto nejsou dotčeny a budou dokončeny běžným způsobem

    • Změna stavu skupiny vlastníka nemá žádný vliv na odeslané dohody
    • Vlastník dohody se nezmění a parametry dohody se uzamykají ve chvíli, kdy je dohoda odeslána
  • Integrace budou pracovat stejně jako před aktualizací na funkci UMG

    • Integrace služby Acrobat Sign v současné době nezohledňují uživatele ve více skupinách, takže návrat služby Acrobat Sign zpět na jednotlivé uživatele se uskuteční bez povšimnutí ze strany integrací
    • Aktivity uživatele nejsou dotčeny
    • U odeslaných dohod dojde k dokončení běžným způsobem
Logo Adobe

Přihlaste se ke svému účtu.