Pracovní postup písemného podpisu je nyní dostupný na všech úrovních služby.

Popis funkce

Někdy je nutné získat fyzický podpis. Může to být z důvodů legislativy či plnění předpisů, platných zásad nebo jednoduše proto, že jedna nebo obě strany mají z fyzického podpisu lepší pocit.

Pracovní postup písemného podpisu Adobe Sign umožňuje získávat fyzické podpisy a současně zajišťovat řádnou kontrolu přístupu, udržovat kvalitu a srozumitelnost finálního dokumentu a využívat výhod elektronického zpracování a auditu.

Při tradičním faxování existuje závislost na každém jednotlivém faxu, který se účastní podpisového procesu.  Každý další podpis přidává další analogový „šum“ a výsledný dokument často výrazně ztrácí na věrnosti.

Nový pracovní postup písemného podepisování umožňuje příjemci elektronicky vyplnit jakýkoli obsah pole, včetně přidávání dalších souborů, a poté daný digitálně precizní dokument vytisknout k podpisu.  Podepisující osoba poté naskenuje podepsaný dokument zpět do elektronické formy a soubor nahraje s využitím stejného e-mailového odkazu, prostřednictvím něhož dokument původně obdržela. Při použití skenu či fotografie podepsaného dokumentu jako nahrávaného souboru se do značené míry zvyšuje kvalita koncové smlouvy.

Poznámka:

  • Pracovní postup „písemného“ podpisu je nyní dostupný pouze v novém rozhraní pro odeslání.  Uživatelé v klasickém rozhraní pro odesílání budou i nadále využívat pracovní postup „faxového“ podpisu.
  • Pracovní postup „faxového“ podpisu není v novém rozhraní pro odeslání dostupný.
  • Plánujeme, že „písemný“ pracovní postup (digitální nahrávání) plně nahradí faxový podpis, jakmile ve čtvrtém kvartále roku 2017 dojde ke kompletnímu vyřazení klasické stránky Odeslat.

Co se změní

Pro odesílatele

V případě odesílatelům nedošlo k žádným změnám v pracovním procesu ani šabloně dokumentů. Jedinou změnou je volba „písemného“ namísto „faxového“ podpisu.

Písemný podpis přináší výhody spojené s rozšířenými volbami, jako jsou:

  • Přizpůsobené zprávy příjemcům pro jakékoli diskrétní pokyny
  • Ověření autora podpisu
  • Možnost předvyplnit pole předtím, než dokument odešlete k podpisu
  • Nahrazení aktuálního autora podpisu
  • Modifikace smlouvy po odeslání (avšak před podpisem)
  • Možnost požádat první podepisující osobu, aby připojila podklady
  • Připomenutí jsou konzistentní s pracovním postupem elektronického podepisování
  • Výkazy o údajích, které jsou obsahem polí formuláře pro potřeby předvyplnění a první podepisující osobu
  • Možnost vyžadovat a ověřovat pole určená prvnímu podepisujícímu
  • Rozšířený seznam příjemců, který může obsahovat tolik podepisujících osob jako pracovní postup elektronického podepisování
  • Plná podpora všech dostupných typů příjemců (schvalovatelé, osoby vyplňující formulář, akceptoři atd.)
    • Jako nejlepší postup doporučujeme, aby se odesílatel zařadil (nebo zařadil určenou stranu) jako poslední příjemce v roli schvalovatele.  Umožní to kontrolu dobrého stavu nahraných dokumentů.

 

Pro podepisující osoby

Pro podepisující osoby se pracovní postup písemného podpisu více podobá postupu při elektronickém podepisování až do bodu, kdy je třeba vytisknout dokument, aby připojili svůj podpis:

  • Příjemci je zasláno e-mailové upozornění s odkazem na dokument.
  • Příjemce elektronicky dokument otevře a zobrazí se mu nejprve shrnutí procesu čítající 3 kroky:

 

  • Příjemce má možnost vyplnit veškerá vyžádaná/vyžadovaná pole
  • Po vyplnění klikne příjemce na tlačítko Další a přejde k pokynům ke stažení:

 

  • Příjemce si kliknutím na tlačítko Stáhnout stáhne dokument, který má vyplněná příslušná pole.
  • Otevře se okno, které příjemce vyzve k otevření či uložení souboru
  • Vytiskněte stránky PDF z otevřeného souboru PDF
  • Fyzicky dokument podepište
  • Dokument naskenujte zpět do digitální podoby
    • Služba Adobe Sign akceptuje soubory ve všech běžně přijímaných formátech (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Služba Adobe Sign přijímá pouze jediný soubor, takže máte-li více obrázků, je nutné je sloučit do jediného souboru.
  • Kliknete-li na odkaz v původním e-mailu „Podepište“, otevře se rozhraní pro nahrání souboru (nebo případně stažení)
 
  • Kliknete-li na tlačítko Nahrání a odeslání, otevře se okno, jehož prostřednictvím může podepisující osoba vyhledat soubor, který chce nahrát v lokálním systému
  • Po nahrání souboru má příjemce hotovo a smlouva přechází k další podepisující osobě, nebo příjemce proces dokončí

 

Pro zákazníky v oblasti integrace/API

V případě zákazníků, kteří mají novou stránku Odeslat aktivovanou/začleněnou do své aplikace, se stane pracovní postup písemného podpisu výchozím nastavením. 

Zákazníci, kteří využívají k získání datových souborů nebo smluv rozhraní API, nemusejí ve svém stávajícím postupu nic měnit. Pracovní postup při podepisování dokumentů nemá vliv na to, jakým způsobem získáváte přístup k dokončené smlouvě.

Protože předvyplněná pole a pole pro prvního podepisujícího jsou zaznamenána elektronicky, lze data polí importovat, pokud máte definováno mapování dat.

 

Poznámka:

Zákazníci, kteří i nadále používají stránku klasického odesílání, mají stále možnost využívat funkci faxování zpět, a to do posledního čtvrtletí 2017, kdy bude stránka klasického odesílání (a tedy i podpisy faxované zpět) zrušena.

Proč tato změna

Smlouvy faxované zpět jsou sice velmi výhodné při získávání právně závazných podpisů, avšak nesou s sebou mnohé problémy, především kvůli povaze použitých nástrojů. Mezi běžné problémy patří:

  • Špatná kvalita konečného dokumentu – odešlete-li dokument čtyřikrát faxem, objeví se v něm spousta analogového „šumu“
  • Nezdařené transakce – Dochází k chybám a lidé denně faxují dokument vzhůru nohama. Protože je obdržený dokument prázdný, nemůže jej služba Adobe Sign připojit k příslušné smlouvě.
  • Nedostatečné zabezpečení – Odesílat dokument a spoléhat přitom na fax není bezpečné a nedává žádnou jistotu, že bude dokument doručen určenému příjemci
  • Omezený počet podepisujících osob – Mechanika používaná ke směrování faxovaných stránek ke smlouvě je založena na QR kódech umístěných v rozích stránek. Protože má každá stránka pouze čtyři rohy, omezují se faxové transakce na čtyři podepisující osoby.
  • Předvyplnění polí – Stávající systém zpětného zasílání faxem je určen pouze k odeslání dokumentu určené straně a neumožňuje předvyplnit pole dokumentu.
  • Záznam dat – Dokument faxovaný zpět nenabízí žádná pole, která by mohl systém přečíst a vrátit v podobě výkazu. Sběr dat je tak spíše manuální proces.

Odesílání na faxová čísla

Pracovní postup písemného podpisu nepodporuje odesílání na faxová čísla. Jednou z největších výhod nového řešení je zbavení se mechanických problémů, které s sebou nese tisk na faxech. Pokud eliminujeme fax coby zdroj, můžeme:

  • Zajistit kvalitu dokumentů – Dokument nenese analogový šum způsobený faxem
  • Zlepšit a zaznamenat úspěšné doručení – zprávy o přenosu faxu vás nemohou informovat o tom, zda dorazila čitelná kopie dokumentu, ani kdo ji obdržel
  • Zlepšit bezpečnost – Mnohá faxová zařízení se nacházejí ve veřejném prostoru, kde může mít přístup ke generovanému obsahu každý
  • Zlepšit ověření podepisující osoby / komunikaci s ní – Využijete-li procesy elektronického podepisování, lze do pracovního procesu smlouvy zahrnout ověření podepisující osoby a soukromé zprávy, a tím prostřednictvím procesu podepisování explicitně prověřit a instruovat podepisující osoby

Aktivace volby písemného podepisování

Abyste měli k dispozici funkci nového písemného podepisování, musí váš účet nejprve používat nové rozhraní odesílání.

  1. Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Nastavení odeslání
  2. Sjeďte dolů k volbě Povolené typy podpisů
  3. Zatrhněte volbu Povolit uživatelům odesílání dokumentů k psanému podpisu
  4. Kliknutím na tlačítko Uložit změnu potvrďte

 

Po aktivaci této funkce se volba objeví na stránce Odeslat

Poznámka:

Využíváte-li funkci Omezená viditelnost dokumentu (Účet > Nastavení účtu > Globální nastavení), musíte v daném nastavení explicitně povolit psané podepisování. Teprve poté se na stránce Odeslat objeví volba pro psané podepisování.

Jakákoli smlouva odeslaná, když je aktivní jak volba Omezená viditelnost dokumentu, tak psané podepisování, bude ignorovat nastavení viditelnosti dokumentu a podepisující osobě se zobrazí celý dokument.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online