Odesílejte dohody hromadně pomocí funkce Hromadné odeslání


Hromadné odeslání pomocí souboru .CSV pro import příjemců a jejich údajů

Pomocí souboru CSV můžete importovat e-mailové adresy příjemců a sloučit vlastní data do polí v dokumentu pro každého příjemce. Můžete také přizpůsobit zprávu v e-mailu odeslaném každému podepisujícímu s žádostí, aby dokument podepsal.

Zkratka CSV znamená Comma-Separated Value (hodnoty oddělené čárkou) a v tomto formátu lze ukládat soubory Excel.

Poznámka:

V tomto videu se dozvíte, jak soubor .CSV vytvořit a používat v transakci Hromadné odeslání. Dále se dozvíte, jak sledovat stav všech souborů odeslaných v transakci Hromadné odeslání


Vytvoření souboru .CSV

Před vytvořením souboru .CSV je důležité znát názvy polí v dokumentu. Existují různé způsoby v závislosti na tom, jak jste pole do dokumentu přidali:

  • Pokud byl dokument vytvořen pomocí značek (textových nebo PDF), použijte název pole definovaný ve značce. Například {{Adresa1_es_:signer1}} má název pole Adresa1.
  • Pokud jste použili prostředí s úpravami přetažením, upravte dokument a dvakrát klikněte na pole. Název pole je v horní části okna vlastností.

Až budete znát názvy polí dokumentu, otevřete ukázku nacházející se na stránce odesílání Hromadná odeslání nebo vytvořte soubor Excel.

Poznámka:
  • V souboru CSV musí být minimálně dvě jedinečné e-mailové adresy.
  • E-mailová adresa odesílatele v souboru CSV být nemůže.
  • Počet transakcí, které lze generovat pomocí funkce Hromadné odeslání je omezen podle úrovně služby:
    • Zákazníci podnikovéfiremní úrovně mohou generovat maximálně 300 transakcí
    • Zákazníci služeb Acrobat Pro s pokročilým elektronickým podepisováním pro týmyAdobe Acrobat Sign Professional mohou generovat maximálně 50 transakcí
    • Služba Acrobat Pro s pokročilým elektronickým podepisováním může generovat maximálně 50 transakcí
    • Zkušební týmové verze mohou generovat maximálně pět transakcí
    • Zkušební podnikové verze mohou generovat maximálně tři transakce
  1. První řádek tvoří názvy polí a informační značky. V případě vlastní polí, která jste přidali, přidejte názvy polí do záhlaví sloupce.

    Informační značky jsou následující:

    _es_signer_email (povinné) E-mailová adresa podepisujícího

    _es_signer_name (volitelné) Jméno podepisujícího použité v podpisu

    _es_signer_fullname (volitelné) Jméno podepisujícího zobrazené v dokumentu

    _es_signer_company (volitelné) Společnost podepisujícího

    _es_signer_title (volitelné) Název funkce podepisujícího

    _es_agreement_message (volitelné) Zpráva obsažená v e-mailu odeslaném podepisujícímu.

    Ostatní použité názvy (telefon a PSČ) jsou vlastní pole, která jsme do dokumentu přidali.

    Informační značky v CSV

  2. Další řádek je vyplněný konkrétními informacemi o podepisujících. Zde zadáme e-mailové adresy, celé jméno, název společnosti, název funkce, vlastní zprávu a další informace pro naše vlastní pole.

    Vyplněné informace o podepisujícím

  3. Uložte soubor ve formátu .CSV(s položkami oddělenými čárkou)(*.csv) do svého místního systému.

    • Zákazníci, kteří používají dvoubajtové znaky, musí soubor CSV uložit ve formátu CSV UTF-8 (s položkami oddělenými čárkou)(*.csv)
    Uložení souboru CSV do místního systému


Odeslání pomocí souboru .CSV

  1. Po vytvoření souboru .CSV klikněte na Domovské stránce na možnost Hromadné odeslání.

    Odeslání pomocí funkce Mega Sign z Domovské stránky

  2. Na stránce odeslání k podpisu Hromadná odeslání klikněte na odkaz Importovat příjemce a sloučit pole ze souboru, abyste soubor .CSV použili k odeslání.

    Importovat příjemce a sloučit pole ze souboru

  3. Klikněte na tlačítko Nahrát.

    Nahrát

  4. Vyhledejte a připojte soubor CSV, který chcete použít.

  5. Podle potřeby nakonfigurujte další možnosti:

    • Ověření totožnosti – Nastavením této možnosti použijete dvoufaktorové ověřování
    • Potřebuji podepsat – Toto políčko zaškrtněte, pokud vy (odesílatel) potřebujete dokumenty rovněž podepsat.
    • Název dohody – Název dohody tak, jak se zobrazí na stránce Správa.
    • Zpráva – Globální zpráva, která bude součástí e-mailu Podepište dokument (pokud nebude ze souboru .csv explicitně importována jiná zpráva).
    • Jazyk – Jaký jazyk se má používat v e-mailu a v pokynech na obrazovce.
    • Nastavit u tohoto dokumentu datum vypršení platnosti (volitelné)Udává počet dní, po které bude dohoda platná, než její platnost automaticky vyprší.
    • Nastavit heslo pro otevření podepsaného souboru PDF (volitelné) – Určuje heslo, kterým má být podepsaný dokument zabezpečen.
    • Zobrazit náhled, umístit podpisy nebo přidat pole – Umožňuje odesílateli umístit do šablony pole.

    Po dokončení klikněte na tlačítko Další

    Výběr možností a odeslání

    Poznámka:

    Pokud dohoda odeslaná pomocí funkce Hromadné odeslání zůstane ve stavu Předvyplnění nebo Koncept, bude automaticky ukončena 24 hodin po vytvoření.

Přidání automatického vypršení platnosti dokumentu

Automatické vypršení platnosti dokumentu lze nakonfigurovat na úrovni účtu i skupiny. Vypršení platnosti lze nastavit na výchozí časový limit s volitelným nastavením, které odesílateli umožní upravit výchozí hodnotu.

Vypršení platnosti dokumentu se měří v celých dnech (po 24 hodinách) počínaje vytvořením dohody.  Pokud například nakonfigurujete, že má platnost dohody vypršet za 3 dny, vyprší platnost dohody přesně za 72 hodin po jejím odeslání (pokud není dokončená).

Každý příjemce musí dokončit podepisování před termínem. Platnost dohody, která nebude dokončená před termínem, automaticky vyprší.

Nastavení data ukončení platnosti

Poznámka:

Správce účtu nebo skupiny může vypršení platnosti dokumentu nakonfigurovat tak, aby bylo datum vypršení platnosti ignorováno, pokud jsou zbývající příjemci interní (druzí podepisující).

Logo Adobe

Přihlaste se ke svému účtu.