Arbeidsflyten for skriftlig signatur er tilgjengelig for alle tjenestenivåer.

Beskrivelse av funksjon

Noen ganger kreves det å bruke en fysisk signatur. Dette kan skyldes juridiske krav, samsvarskrav, policykrav eller ganske enkelt at begge parter føler seg mer komfortabel med fysiske signaturer.

Arbeidsflyten for skriftlig signatur for Adobe Sign støtter innhenting av fysiske signaturer, samtidig som det sikres riktig tilgangskontroll, kvaliteten og tydeligheten til det endelige dokumentet opprettholdes og fordelene med elektronisk behandling og revisjon brukes.

Den tradisjonelle faksløsningen har avhengigheter for hver av de individuelle faksmaskinene som omfattes av signaturprosessen.  Hver enkelt signatur som legges til legger til litt analog støy, og sluttdokumentet har ofte et betydelig kvalitetstap.

Den nye arbeidsflyten for skriftlig signatur lar mottakeren fylle ut alt feltinnhold elektronisk, inkludert å legge til tilleggsfiler, og deretter skrive ut det nøyaktige digitale dokumentet som skal signeres.  Signataren skanner deretter det signerte dokumentet tilbake til elektronisk format, og laster opp filen med samme e-postkobling som angitt for det opprinnelige dokumentet. Ved å bruke en skanner eller et bilde av det signerte dokumentet som opplastingsfil, er kvaliteten av den endelige avtalen svært forbedret.

Merk:

  • Arbeidsflyten for skriftlig signatur er bare tilgjengelig i den nye sendeopplevelsen.  Brukere i den klassiske sendeopplevelsen fortsetter å bruke arbeidsflyten for fakssignatur.
  • Faksarbeidsflyten er ikke tilgjengelig i den nye sendeopplevelsen.
  • Det er planlagt at arbeidsflyten for skriftlig signatur (digital opplasting) skal erstatte faksarbeidsflyten fullstendig når den klassiske sendesiden er avviklet i 4. kvartal 2017.

Endringer

For avsendere

For avsendere er det ingen endringer i arbeidsflyten eller dokumentmalen. Den eneste endringen er å velge alternativet for skriftlig signatur eller fakssignatur.

Det positive er at arbeidsflyten for skriftlig signatur tillater flere alternativer, som:

  • Tilpassede meldinger til mottakerne for eventuelle diskrete instruksjoner
  • Signatarverifisering
  • Muligheten til å forhåndsutfylle felt før dokumentet sendes til signering
  • Erstatte gjeldende underskriver
  • Endre avtalen etter at den er sendt (men før den er signert)
  • Muligheten til å be om at første signatar legger ved støttedokumenter
  • Påminnelser samsvarer med arbeidsflyten for e-signatur
  • Skjemafeltinnhold for feltdatarapportering for forhåndsutfylling og første signatar
  • Muligheten til å kreve og validere felt for første signatar
  • Utvidet mottakerliste som kan inneholde like mange signatarer som den elektroniske arbeidsflyten
  • Full støtte for alle tilgjengelige mottakertyper (godkjennere, skjemautfyllere, godtakere og så videre)
    • Anbefalt fremgangsmåte er at avsender angir seg selv (eller en utpekt part) som siste mottaker med en godkjennerrolle.  Dette gjør det mulig å utføre en siste kontroll av dokumentene som ble lastet opp.

 

For signatarer

For underskrivere ligner arbeidsflyten for skriftlig signatur mer på arbeidsflyten for elektronisk underskrift helt til der de skal skrive ut dokumentet for å signere:

  • Mottaker varsles via e-post med en kobling til dokumentet.
  • Mottaker åpner dokumentet elektronisk og presenteres med et tretrinns sammendrag av prosessen:

 

  • Mottaker kan fylle ut alle forespurte/obligatoriske skjemafelt
  • Når mottaker er klar, klikker vedkommende på Neste for å gå til instruksjonene for nedlasting:

 

  • Mottaker klikker på nedlastingsknappen for å laste ned dokumentet med alt feltinnhold utfylt.
  • Det åpnes et vindu som ber mottaker om å åpne eller lagre filen
  • Skriv ut PDF-sidene fra den åpne PDF-filen
  • Signer dokumentet fysisk
  • Skann dokumentet tilbake til digitalt format
    • Adobe Sign godtar at filen sendes tilbake i vanlige formater som godtas (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Adobe Sign godtar bare én fil, så hvis du har flere bilder, må du sette dem sammen til én fil.
  • Klikking på koblingen i den opprinnelige e-posten med Vennligst signer, åpner grensesnittet for å laste opp filen (eller laste ned filen på nytt ved behov)
 
  • Klikking på knappen for å Last opp for å sende åpner et vindu der signataren kan gå til filen på det lokale systemet, som skal lastes opp
  • Når filen er lastet opp, er mottaker ferdig og avtalen fortsetter til neste signatar eller fullfører prosessen

 

For integrerings-/API-kunder

For kunder som har den nye sendesiden aktivert/innebygd i appen blir arbeidsflyten for skriftlig signatur standard virkemåte. 

Kunder som har API-et for å hente data eller avtalefiler, trenger ikke endre noe i den eksisterende koden. Arbeidsflyten som pleide å ha et dokumentsignert, har ingen innvirkning på hvordan du får tilgang til den fullførte avtalen.

Siden feltene for forhåndsutfylling og første signatar registreres elektronisk, kan feltdataene importeres hvis du har definert datatilordning.

 

Merk:

Kunder som fortsatt bruker den klassiske sendesiden kan bruke faks tilbake frem til 4. kvartal 2017. Etter dette avvikles den klassiske sendesiden (og derfor faks tilbake-signaturer).

Hvorfor dette endres

Faks tilbake-avtaler fungerte svært bra for juridiske signaturer, men er utsatt for flere problemer på grunn av enhetenes iboende egenskaper. Vanlige problemer omfattet:

  • Dårlig kvalitet på det endelige dokumentet – Faksing av dokumentet fire ganger fører til mye analog støy i dokumentet
  • Mislykkede transaksjoner – Det ble gjort feil, og brukere sendte faks opp-ned hver dag. Siden det mottatte dokumentet er tomt, kan ikke Adobe Sign distribuere det slik at det kan legges ved den tilknyttede avtalen.
  • Dårlig sikkerhet – Sending av et dokument fra en faksmaskin er ikke sikkert, og det er ingen garanti for at dokumentet leveres til angitt mottaker
  • Begrensning av antall signatarer – Mekanismen som brukes til distribusjon av de faksede sidene til avtalen er basert på QR-koder i hjørnet av sidene. Siden det bare er fire hjørner på en side, er fakstransaksjoner begrenset til fire signatarer.
  • Forhåndsutfylle felt – Gjeldene faks tilbake-system er utformet for ganske enkelt å sende et dokument til den angitte parten, og gjør det ikke mulig å forhåndsutfylle dokumentfelt.
  • Datainnsamling – Et faks tilbake-dokument har ingen felt som systemet kan lese og returnere til deg som rapportering, noe som gjør datainnsamling til en mye mer manuell prosess.

Sende til faksnumre

Sending til et faksnummer støttes ikke i arbeidsflyten for skriftlig signatur. Fravær av de mekaniske problemene som utskrift på en faksmaskin fører med seg, er en av hovedfordelene ved den nye løsningen. Ved å eliminere faksmaskinen som kilde, kan vi:

  • Sikre dokumentkvalitet – Ved ikke å inkludere den analoge støyen fra faksmaskinen
  • Forbedre og logge fullført levering – Rapporter for rapporfaksoverføring kan ikke vise at en lesbar kopi av dokumentet ble levert eller hvem det ble levert til
  • Forbedre sikkerhet – Mange faksmaskiner er plassert i et offentlig tilgjengelig område det alle har tilgang til innholdet
  • Forbedre validering/kommunikasjon for signatar – Ved å bruke e-signeringsprosesser, kan signatarvalidering og private meldinger inkluderes i arbeidsflyten for avtaler, noe som lar deg eksplisitt velge og instruere signatarer i signaturprosessen

Aktivere alternativet for skriftlig signatur

For at den nye skriftlige signaturen skal være tilgjengelig må kontoen din først bruke den nye sendeopplevelsen.

  1. Gå til Konto > Kontoinnstillinger > Send-innstillinger
  2. Bla ned til Tillatte signaturtyper
  3. Merk av for alternativet La avsendere sende dokumenter til skriftlig signering
  4. Klikk på Lagre for å bekrefte endringene.

 

Når denne funksjonen er aktivert, er alternativet tilgjengelig på sendesiden

Merk:

Hvis du bruker begrenset dokumentsynlighet (Konto > Kontoinnstillinger > Globale innstillinger), må du eksplisitt aktivere skriftlig signatur i innstillingene før alternativet for skriftlig signatur vises på sendesiden.  

Alle avtaler som sendes med begrenset dokumentsynlighet og arbeidsflyten for skriftlig signatur vil ignorere innstillingene for dokumentsynlighet og presentere hele dokumentet for signataren.

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet