Brukerveiledning Avbryt

Be om signaturer fra andre

 

Veiledning for Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom i gang

Administrer

Sende, signere og behandle avtaler

Avanserte avtalefunksjoner og arbeidsflyter

Integrere med andre produkter

Acrobat Sign-utvikler

Kundestøtte og feilsøking

Merk:

Denne artikkelen beskriver den nye Be om signaturer-opplevelsen tilgjengelig på Send-siden. (Utgitt i november 2023)

Denne nye opplevelsen er aktivert som standard for individuelle kontoer og aktiveres av en administrator for alle andre tjenestenivåer. Flerbrukerkontoer har også muligheten til å aktivere en svitsjkobling som lar brukere veksle mellom det klassiske og det nye grensesnittet. Selv om den nye opplevelsen har de fleste funksjonene som de fleste avsendere bruker, er det ikke helt opp til paritet med den klassiske versjonen.

Den klassiske Send-prosessen er fortsatt tilgjengelig og vil være det til opplevelsen er avviklet.

Sende dokumenter for å innhente signaturer fra én eller flere parter.

Oversikt

Adobe Acrobat Sign gjør det enkelt å laste opp dokumenter, legge til felt og sende dem til innhenting av signaturer. 

Dette dokumentet beskriver prosessen med å sende en avtale ved å legge til og ordne filer, legge til og ordne mottakere og plassere signaturfelt. Avhengig av hvordan Acrobat Sign-gruppene er konfigurert, har du kanskje ikke alle alternativene eksponert, og hvis du bruker maler eller konfigurerte filer, trenger du kanskje ikke å plassere felt. Når du sender flere avtaler, er det lurt å kommunisere med administratoren for å anbefale endring av standardverdier for noen funksjoner, eller bygge maler for å redusere tiden i individuelle konfigurasjoner. 

Komponering av en ny avtale er en firefaset opplevelse, som presenterer avsenderen med en trinnvis prosess som er enkel å ta i bruk.

Konfigurere en avtale

  1. Velg Send-fanen i det øverste navigasjonsfeltet.

    Dette starter automatisk den første fasen i prosessen og innhenter filene for avtalen.

  2. Velg riktig gruppe som avtalen skal sendes fra (hvis tilgjengelig). Hvis gruppevelgeren er nedtonet, har du bare tilgang til én gruppe.

    Gruppevelgeren forblir aktiv gjennom hele konfigurasjonsprosessen for avtalen, slik at du alltid kan endre gruppen. Men:

    • endres gruppen forkastes alle konfigurasjonene og du må begynne på nytt.
    • logoen på avsenderskjermen endres ikke når du endrer gruppen. Den påfølgende e-postmeldingen og signeringsopplevelsen bruker riktig logo for gruppen som avtalen sendes fra.
    Tips:

    Grupper gir tilgang til maler og arbeidsflyter. Hvis du velger riktig gruppe på forhånd, får du tilgang til de mest brukte dokumentene dine. I tillegg definerer grupper:

    • Standardverdiene fylt ut i tekstjusteringsprosessen
    • Alternativer tilgjengelig for mottakeren ved utforming 
    • Sikkerheten for dokumentet etter at signatursyklusen er fullført.

    Hvis du bruker mye tid på å konfigurere individuelle avtaler på samme måte, kan du samarbeide med gruppeadministratoren for å etablere riktige standardverdier der du kan.

  3. Dra og slipp en fil fra det lokale systemet til feltet med Legg til fil eller velg Velg filer-koblingen. Filvelgeren åpnes.

  4. Velg filen du vil bruke i avtalen, enten fra det lokale systemet, malbiblioteket eller din synkroniserte Microsoft OneDrive-stasjon.

    • Når du velger en fil fra det lokale systemet, går prosessen automatisk videre til fase to.
    • Ved hjelp av maler kan du velge flere filer.
      • Velg Bekreft hvis du bruker maler til å gå videre til fase to.
    • Med skybasert lagring kan du velge flere filer fra en brukers tilkoblede OneDrive -konto.
    Den første filvalgsiden med det utvidede Velg fil-grensesnittet vist

  5. Den andre fasen i oppretting av avtalen er å fullføre eller bekrefte avtaledetaljene og innstillingene.

    Start med å sikre at alle filene er vedlagt avtalen, og i riktig rekkefølge.
    Avtaler med flere filer kombinerer alle filene til én PDF. Rekkefølgen for hvordan filene er oppført i Filer-feltet, bestemmer rekkefølgen de vises i den endelige PDF-en.

    Hvis flere filer skal legges til, kan du dra og slippe dem i feltet Legg til filer eller velg koblingen med Velg flere filer for å åpne filvelgeren.

    Omordne filer ved å klikke og dra filen til riktig plassering i fillisten.

  6. Kontroller eller oppdater Avtalenavn.

    Avtalenavnet fylles først ut med navnet på den første filen som skal legges ved avtalen.

    Dette feltet kan redigeres til alle ønskede verdier ved å klikke i feltet og skrive inn.  
    Husk at avtalenavnet settes inn på emnelinjen i e-postmeldingen til mottakeren, og er det mest fremtredende feltet som vises på Behandle-siden.

  7. Oppdater Melding-feltet.

    Meldingsfeltet fylles ut i hovedteksten i e-postmeldingen som sendes til alle mottakerne. Dette bør være en global velkomstmelding eller et sett med instruksjoner, eller det du føler best kommuniseres til alle mottakere. 

    • Meldinger er begrenset til 10 000 tegn
    • Tillatelsesmeldingstekst for Enterprise- og Business-tjenestenivåer for å bruke aktive koblinger. 
      • Meldingsteksten som kan vises på en avtales E-signerings- og Behandle-side inneholder klikkbare koblinger.
      • Koblingsformater som automatisk konverterer:
        • Fullstendig kvalifiserte nettadresser: https://adobe.com
        • Nettadresser som bare inneholder domenet: adobe.com
        • Nettadresser som inneholder en bane: adobe.com/foo
        • Nettadresser med spørrings- og hash-parametere: adobe.com/foo?bar=1#baz
        • E-postadresser: echosign@adobe.com
      • URL-koblinger åpner en ny nettleserfane for mottakeren når de velges.
      • E-postkoblinger åpner en ny e-postmelding ved hjelp av det lokale systemets e-postklient. Til:-feltet fylles ut med e-postadressen automatisk.

     

    Avtaleopprettelsesprosessen med delen Avtaledetaljer uthevet

  8. Konfigurere avtaleinnstillingene.

    Merk:

    Andre alternativer kan være tilgjengelige i Avtaleinnstillinger avhengig av hvordan kontoen er konfigurert eller om integrerte tjenester er tilgjengelige (f.eks. hvis kontoen er konfigurert for e-Vaulting, vil det være et alternativ for hvorvidt det skal aktiveres i hvelvet).

  9. Fase tre – forstå signatursyklusen og legg til mottakere.

    Mottaker-delen definerer signatursyklusen, deltakerne som er inkludert i avtalen, hvordan de forventes å samhandle med avtalen og hvordan de er representert i avtalens revisjonslogg. Det er enklere enn det høres ut som, men det krever at du forstår signaturflyten du forventer (f.eks. kundesignatur > intern kontrasignatur > intern godkjenning av leder > sertifisert mottaker under klargjøring).

    Når du forstår signaturflyten, kan du begynne å legge til mottakere.

  10. Definere signaturflyten – sekvensiell eller parallell.

    Signaturflyten styres av avmerkingsboksen for Mottakere må signere i rekkefølge.

    • Når den er aktivert, observeres en sekvensiell flyt. Mottakere varsles én om gangen når avtalen beveger seg gjennom signeringssyklusen til mottakeroppføringene. Avtalen fullføres når den siste mottakeren fullfører sin handling.
      • Hybridruting krever en sekvensiell flyt.
      • Bruk en sekvensiell flyt hvis du ikke er sikker på eller føler at det kan være behov for en hybridflyt.
    • Når det ikke er merket av i boksen, brukes en parallell flyt. Alle mottakere varsles samtidig, og avtalen fullføres når alle mottakere har signert.
  11. Definer mottakeroppføringen din.

    Mottakeren er definert i én rad (en oppføring) som inneholder flere konfigurerbare alternativer. Det er greit å bruke samme e-post i flere mottakeroppføringer (f.eks. en familie med tre underskrivere, men som deler samme e-postadresse). Acrobat Sign behandler hver mottakeroppføring som en unik deltaker.

    Slik defineres mottakeren:

    • Oppgi e-postadressen til mottakeren. 
      • Når du skriver inn e-postadressen, viser en nedtrekksliste e-postadresser i adresseboken din som samsvarer med det du har skrevet. Du kan når som helst velge en e-postadresse fra denne listen for å fullføre adressen i mottakerfeltet.
    • Tildel en rolle. Rollene gir kontekst og klarhet i instruksjonene til mottakeren og på revisjonsrapporten. Noen roller begrenser mottakeraktiviteten (for eksempel Delegator-roller, som bare kan delegere).
    • Velg leveringsmetoden. Signaturkoblinger kan leveres via e-post eller SMS til en smarttelefon, eller begge deler. Merk at SMS-levering er en premium-tjeneste og må forhåndsbetales.
      • Hvis SMS velges, må avsenderen oppgi telefonnummeret til mottakeren.
    Legg til mottakere-delen med alle rullegardinmenyer utvidet

    Merk:

    Det er noen få konfigurerbare kontroller som kan sette et Navn-felt inn i oppføringen ved siden av e-postadressen. Disse feltene kan være obligatoriske. Når de er det, brukes en stjerne ved siden av feltetiketten for å angi den obligatoriske statusen.

  12. Definer mottakerinnstillingene.

    Inndelingen «Legg til mottakere» med alternativet «Mottakerinnstillinger» uthevet

  13. Eventuelt kan du legge til flere mottakere og justere rekkefølgen deres.

    Hvis du har mer enn én mottaker i signaturflyten, legger du til vedkommende ved å velge plussikonet rett under mottakerlisten. 

    Mottakeroppføringer kan legges til som:

    • Meg selv – Legger til avsenderen som neste mottakeroppføring.
    • Individuell – Én diskret mottaker identifisert av e-postadressen deres.
    • Gruppe – Enten en mottakergruppe eller en parallell signaturgruppe (brukes til å definere hybridsignaturflyter).
    • Elektronisk stempel – Hvis avsenderen har tilgang til å plassere elektroniske stempler, er alternativet synlig og kan plasseres akkurat som en menneskelig mottaker ville vært.
    • Kopi til – Dette alternativet legger til en bruker som kopi til-mottaker. Kopi til-parter samhandler ikke med avtalen og blir varslet når den er fullført.

    Definer hver mottakeroppføring med en e-postadresse, rolle, autentiseringsmetode og privat melding etter behov.

    En mottakeroppføring kan slettes ved å velge papirkurven helt til høyre i oppføringen.

  14. Juster signaturrekkefølgen etter behov.

    Hvis du har valgt en sekvensiell signaturflyt, vises den numeriske signeringsindeksen rett foran rollevelgeren i mottakeroppføringen.

    Hvis du vil justere mottakeroppføringen, bruker du oppover- og nedoverpilene til å flytte mottakeroppføringen opp eller ned i mottakerlisten. Signeringsindeksen oppdateres tilsvarende.

    Legg til mottakere-delen med Legg til mottaker-ikonet og pilene for mottakerjustering uthevet

    Merk:

    Kopi-parter har ingen deltakelse i signatursyklusen. De blir bare varslet når avtalen er fullført.

  15. Forhåndsvis avtalen og legg til signaturfelt.

    Når alle mottakerne er lagt til, merker du av for Forhåndsvis og legger til felt for å åpne redigeringsmiljøet.

    Hvis du bruker maler for dokumenter med felt som allerede er konfigurert og du er sikker på at feltplasseringen tilordnes riktig til mottakerlisten, kan du velge Send nå for å sende avtalen umiddelbart.

  16. Fase fire – redigering

    Merk:

    Legge til felt i et dokument (redigere felt, eller bare «å redigere») er et mer sammensatt emne enn omfanget av denne artikkelen tillater. Nedenfor er en kortversjon av prosessen.

    Klikk og plasser redigeringsmiljøet prøver automatisk å finne felt og plassere dem på en intelligent måte. Hvor vellykket denne prosessen er, avhenger av den underliggende dokumentstrukturen.

    • Alle plasserte felt er tekstfelt som standard.
    • Alle plasserte felt tilordnes første underskriver som standard.
    • Det er sannsynlig at noen felt må slettes, flyttes, få ny størrelse, tilordnes på nytt eller endres til en ny felttype.

    Start med å rydde opp i alle automatisk plasserte felt, og plasser deretter nye felt etter behov.

    Slett uønskede felt.

    1. Klikk i feltet for å utløse kontekstmenyen.
    2. Velg Slett-ikonet
    Redigeringsmiljøet med et valgt felt som viser Slett-ikonet

    Flytt alle felt som må omplasseres.

    Hold pekeren over feltet til det vises en fire-punkts pil, og klikk og dra feltet på plass.

    Redigeringsmiljøet med et valgt felt som viser firepunktspilen

    Endre størrelse på felt etter behov.

    Merk feltet, hold markøren over en kant eller et hjørne til det vises en topunktspil, og klikk og dra deretter kanten av feltet til ønsket feltstørrelse.

    Redigeringsmiljøet med et valgt felt som viser topunktspilen.

    Endre feltets mottakertildeling (når det er flere mottakere).

    Adobe Sign-systemet må vite hvilke felt som skal gjøres tilgjengelig for mottakerne. Dette gjøres ved å tildele hvert felt til en mottaker (eller Noen, men du må eksplisitt identifisere Noen som mottaker). Som nevnt tilordnes alle felt som oppdages automatisk til den første mottakeren.

    Redigeringsmiljøet med et valgt felt som viser handlingen «Endre mottaker»

    Legg merke til at feltene for hver mottaker er fargekodet til den mottakeren, noe som gjør feltidentifikasjon enklere.

    • Når du åpner mottakerlisten øverst til venstre, vises alle mottakerne med fargekodet prikk ved siden av e-postadressen.
    • Det valgte mottakerfeltet viser fargen i rammen rundt mottakerens navn/e-postadresse.
    • Feltene som vises i panelet til venstre, tar i bruk fargen (litt falmet) til den valgte mottakeren.
    Redigeringsmiljøet som viser listen over mottakere og de respektive feltene, fargekodes.

    Endre felttypen etter behov.

    Gitt at alle automatisk oppdagede felt er Tekst-felt, må du kanskje endre noen felt til Signatur-felt.

    Redigeringsmiljøet med et valgt felt som viser handlingen «Endre felttype»

    Plasser alle obligatoriske felt.

    Pass på at alle mottakerne som må angi en signatur i dokumentet, har et tilordnet signaturfelt.

    Slik flytter du et felt:

    1. Velg riktig mottaker fra mottakervelgeren.
    2. Velg feltet som skal plasseres, fra listen over felt i panelet til venstre. E-signatur i dette tilfellet.
    3. Klikk dokumentet der du vil plassere feltet.
    4. Juster feltplassering og -størrelse etter behov.
    5. Velg neste mottaker, og plasser Gjenta prosessen til alle feltene er plassert.
    Redigeringsmiljøet med et signaturfelt plasseres på signaturlinjen

    Tips:

    Ad hoc-skjemaoppretting hver gang du sender en avtale, kan være tidkrevende.

    Hvis du har standardtekstdokumenter du sender ofte, er det en god investering i tid til å bygge bibliotekmaler nøye for å eliminere redigeringsprosessen under avtaleopprettelsen.

    Maler kan opprettes fra sendte avtaler på Behandle-siden. 

  17. Lagre eller sende avtalen.

    Ved lagring av avtalen lagres all feltkonfigurasjonen og avtalen lagres i en Utkast-status på Behandle-siden.

    Sending av avtalen starter signaturprosessen ved å sende e-post til første mottaker (eller alle mottakere hvis en parallell signaturflyt ble valgt).

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?