Denne nye opplevelsen er aktivert som standard for individuelle kontoer og aktiveres av en administrator for alle andre tjenestenivåer. Flerbrukerkontoer har også muligheten til å aktivere en svitsjkobling som lar brukere veksle mellom det klassiske og det nye grensesnittet. Selv om den nye opplevelsen har de fleste funksjonene som de fleste avsendere bruker, er det ikke helt opp til paritet med den klassiske versjonen.

Den klassiske Send-prosessen er fortsatt tilgjengelig og vil være det til opplevelsen er avviklet.

Sende dokumenter for å innhente signaturer fra én eller flere parter.

Oversikt

Adobe Acrobat Sign gjør det enkelt å laste opp dokumenter, legge til felt og sende dem til innhenting av signaturer.

Dette dokumentet beskriver prosessen med å sende en avtale ved å legge til og ordne filer, legge til og ordne mottakere og plassere signaturfelt. Avhengig av hvordan Acrobat Sign-gruppene er konfigurert, har du kanskje ikke alle alternativene eksponert, og hvis du bruker maler eller konfigurerte filer, trenger du kanskje ikke å plassere felt. Når du sender flere avtaler, er det lurt å kommunisere med administratoren for å anbefale endring av standardverdier for noen funksjoner, eller bygge maler for å redusere tiden i individuelle konfigurasjoner.

Komponering av en ny avtale er en firefaset opplevelse, som presenterer avsenderen med en trinnvis prosess som er enkel å ta i bruk.

Konfigurere en avtale

Velg Send-fanen i det øverste navigasjonsfeltet.

Dette starter automatisk den første fasen i prosessen og innhenter filene for avtalen.
Velg riktig gruppe som avtalen skal sendes fra (hvis tilgjengelig). Hvis gruppevelgeren er nedtonet, har du bare tilgang til én gruppe.

Gruppevelgeren forblir aktiv gjennom hele konfigurasjonsprosessen for avtalen, slik at du alltid kan endre gruppen. Men:
- endres gruppen forkastes alle konfigurasjonene og du må begynne på nytt.
- logoen på avsenderskjermen endres ikke når du endrer gruppen. Den påfølgende e-postmeldingen og signeringsopplevelsen bruker riktig logo for gruppen som avtalen sendes fra.
Tips:
Grupper gir tilgang til maler og arbeidsflyter. Hvis du velger riktig gruppe på forhånd, får du tilgang til de mest brukte dokumentene dine. I tillegg definerer grupper:

Standardverdiene fylt ut i tekstjusteringsprosessen

Alternativer tilgjengelig for mottakeren ved utforming

Sikkerheten for dokumentet etter at signatursyklusen er fullført.

Hvis du bruker mye tid på å konfigurere individuelle avtaler på samme måte, kan du samarbeide med gruppeadministratoren for å etablere riktige standardverdier der du kan.
Dra og slipp en fil fra det lokale systemet til feltet med Legg til fil eller velg Velg filer-koblingen. Filvelgeren åpnes.
Velg filen du vil bruke i avtalen, enten fra det lokale systemet, malbiblioteket eller din synkroniserte Microsoft OneDrive-stasjon.
- Når du velger en fil fra det lokale systemet, går prosessen automatisk videre til fase to.
- Ved hjelp av maler kan du velge flere filer.
  
  Velg Bekreft hvis du bruker maler til å gå videre til fase to.
- Med skybasert lagring kan du velge flere filer fra en brukers tilkoblede OneDrive -konto.
Den andre fasen i oppretting av avtalen er å fullføre eller bekrefte avtaledetaljene og innstillingene.

Start med å sikre at alle filene er vedlagt avtalen, og i riktig rekkefølge.
Avtaler med flere filer kombinerer alle filene til én PDF. Rekkefølgen for hvordan filene er oppført i Filer-feltet, bestemmer rekkefølgen de vises i den endelige PDF-en.

Hvis flere filer skal legges til, kan du dra og slippe dem i feltet Legg til filer eller velg koblingen med Velg flere filer for å åpne filvelgeren.

Omordne filer ved å klikke og dra filen til riktig plassering i fillisten.
Kontroller eller oppdater Avtalenavn.

Avtalenavnet fylles først ut med navnet på den første filen som skal legges ved avtalen.

Dette feltet kan redigeres til alle ønskede verdier ved å klikke i feltet og skrive inn.
Husk at avtalenavnet settes inn på emnelinjen i e-postmeldingen til mottakeren, og er det mest fremtredende feltet som vises på Behandle-siden.
Oppdater Melding-feltet.

Meldingsfeltet fylles ut i hovedteksten i e-postmeldingen som sendes til alle mottakerne. Dette bør være en global velkomstmelding eller et sett med instruksjoner, eller det du føler best kommuniseres til alle mottakere.
- Meldinger er begrenset til 10 000 tegn
- Tillatelsesmeldingstekst for Enterprise- og Business-tjenestenivåer for å bruke aktive koblinger.
  
  Meldingsteksten som kan vises på en avtales E-signerings- og Behandle-side inneholder klikkbare koblinger.
  
  Koblingsformater som automatisk konverterer:
  
  Fullstendig kvalifiserte nettadresser: https://adobe.com
  
  Nettadresser som bare inneholder domenet: adobe.com
  
  Nettadresser som inneholder en bane: adobe.com/foo
  
  Nettadresser med spørrings- og hash-parametere: adobe.com/foo?bar=1#baz
  
  E-postadresser: echosign@adobe.com
  
  URL-koblinger åpner en ny nettleserfane for mottakeren når de velges.
  
  E-postkoblinger åpner en ny e-postmelding ved hjelp av det lokale systemets e-postklient. Til:-feltet fylles ut med e-postadressen automatisk.
Konfigurere avtaleinnstillingene.
Avhengig av arten til avtalene dine, kan du velge hvorvidt du vil bruke en avtalefrist.

Hvis benyttet:

Standard levetid for avtaler defineres på gruppenivå. Hvis du må redigere denne verdien ofte, kan du snakke med administratoren din for å se om standardverdien kan justeres.

Avsenderen kan endre denne tidsfristen under avtalesammensetningen (hvis gruppeinnstillingene tillater det).

Frister kan endres på Behandle-siden av den opprinnelige avsenderen (hvis gruppeinnstillingene tillater det).

Interne underskrivere kan ekskluderes fra kanselleringen av tidsfristen (hvis konfigurert til å gjøre dette i gruppeinnstillingene).

Avtalen utløper automatisk når tidsfristen er overskredet og ikke kan signeres eller fullføres. En ny avtale må opprettes.

Rediger Fullføringsfristen ved å velge redigeringsikonet for Avtaleinnstillinger og velge en ny frist fra kalenderen.

Merk:

Alle avtaler utløper etter å ha pågått i 365 dager hvis de ikke fullføres. Denne utløpsfristen kan ikke endres eller undertrykkes.
Påminnelsesfrekvensen definerer syklusen når påminnelser sendes på e-post til gjeldende aktive mottakere for avtalen din.

Standard påminnelsesgjentakelse defineres i gruppeinnstillingene.

En standardpåminnelse kan konfigureres i gruppeinnstillingene.

Standardpåminnelsen kan redigeres under avtalesammensetning (hvis det er tillatt i gruppeinnstillingene).

Påminnelser som utløses hver dag, har en livssyklus på 10 dager. Alle andre påminnelser har en livssyklus på 60 dager. Påminnelseslevetiden kan ikke endres.

Påminnelser sendes på samme tidspunkt på dagen avtalen sendes.

Utløpsdatoer kan endres på Behandle-siden etter at avtalen er sendt.

Mottakere varsles bare når de er de aktive deltakerne i avtalen. De varsles ikke før eller etter (med unntak av det endelige varselet som inneholder den fullførte PDF-avtalen).

Rediger Hyppighet for påminnelser ved å velge Avtaleinnstillinger-redigeringsikonet og velg en ny frekvens fra nedtrekksmenyen.
Passordet som er oppgitt i dette feltet er utelukkende for å vise PDF-filen.

Passordet for å vise den endelige PDF-en med avtalen kan konfigureres som et obligatorisk felt, et valgfritt felt eller et avslått felt i gruppeinnstillingene.

Passordstyrken (antall tegn og kompleksitet) defineres i gruppeinnstillingene.

En standard passordverdi kan ikke defineres. Den må angis av avsenderen under avtalesammensetningen.

Når lagt til er dette passordet innebygd i PDF-filen som en sikkerhetsparameter, og kan ikke fjernes uten passordet.

Passordet lagres ikke noe sted i Acrobat Sign-systemet og kan ikke gjenopprettes av brukerstøtten.

Hvis du vil angi passordsikkerhet ved visning av PDF-avtalen, velger du Avtaleinnstillinger-redigeringsikonet og skriv inn et passord i feltet.
Verdien Språk indikerer lokaliseringen for alle Acrobat Sign-malelementer, som etiketter og instruksjoner, i mottakerens e-post og e-signeringssiden.

Standardlokaliseringen defineres i gruppeinnstillingene.

Standardverdien kan redigeres (hvis gruppeinnstillingene tillater det)

Lokaliseringsspråket er en annen innstilling enn brukerens innstillinger for brukergrensesnittet. Det er mulig å angi gruppens brukergrensesnittspråk til amerikansk engelsk og gruppens standard signeringsspråk til japansk.

Rediger Språk for mottaker ved å velge Avtaleinnstillinger-redigeringsikonet og velg et nytt språk fra nedtrekksmenyen.

Merk:

Den valgte lokaliseringen brukes bare på malelementene for e-postmeldingen og e-signeringssiden. Den oversetter ikke avtalenavnet eller meldingen som er angitt av avsenderen.
Merk:

Andre alternativer kan være tilgjengelige i Avtaleinnstillinger avhengig av hvordan kontoen er konfigurert eller om integrerte tjenester er tilgjengelige (f.eks. hvis kontoen er konfigurert for e-Vaulting, vil det være et alternativ for hvorvidt det skal aktiveres i hvelvet).
Fase tre – forstå signatursyklusen og legg til mottakere.

Mottaker-delen definerer signatursyklusen, deltakerne som er inkludert i avtalen, hvordan de forventes å samhandle med avtalen og hvordan de er representert i avtalens revisjonslogg. Det er enklere enn det høres ut som, men det krever at du forstår signaturflyten du forventer (f.eks. kundesignatur > intern kontrasignatur > intern godkjenning av leder > sertifisert mottaker under klargjøring).

Når du forstår signaturflyten, kan du begynne å legge til mottakere.
Definere signaturflyten – sekvensiell eller parallell.

Signaturflyten styres av avmerkingsboksen for Mottakere må signere i rekkefølge.
- Når den er aktivert, observeres en sekvensiell flyt. Mottakere varsles én om gangen når avtalen beveger seg gjennom signeringssyklusen til mottakeroppføringene. Avtalen fullføres når den siste mottakeren fullfører sin handling.
  
  Hybridruting krever en sekvensiell flyt.
  
  Bruk en sekvensiell flyt hvis du ikke er sikker på eller føler at det kan være behov for en hybridflyt.
- Når det ikke er merket av i boksen, brukes en parallell flyt. Alle mottakere varsles samtidig, og avtalen fullføres når alle mottakere har signert.
Definer mottakeroppføringen din.

Mottakeren er definert i én rad (en oppføring) som inneholder flere konfigurerbare alternativer. Det er greit å bruke samme e-post i flere mottakeroppføringer (f.eks. en familie med tre underskrivere, men som deler samme e-postadresse). Acrobat Sign behandler hver mottakeroppføring som en unik deltaker.

Slik defineres mottakeren:
- Oppgi e-postadressen til mottakeren.
  
  Når du skriver inn e-postadressen, viser en nedtrekksliste e-postadresser i adresseboken din som samsvarer med det du har skrevet. Du kan når som helst velge en e-postadresse fra denne listen for å fullføre adressen i mottakerfeltet.
- Tildel en rolle. Rollene gir kontekst og klarhet i instruksjonene til mottakeren og på revisjonsrapporten. Noen roller begrenser mottakeraktiviteten (for eksempel Delegator-roller, som bare kan delegere).
- Velg leveringsmetoden. Signaturkoblinger kan leveres via e-post eller SMS til en smarttelefon, eller begge deler. Merk at SMS-levering er en premium-tjeneste og må forhåndsbetales.
  
  Hvis SMS velges, må avsenderen oppgi telefonnummeret til mottakeren.
Merk:

Det er noen få konfigurerbare kontroller som kan sette et Navn-felt inn i oppføringen ved siden av e-postadressen. Disse feltene kan være obligatoriske. Når de er det, brukes en stjerne ved siden av feltetiketten for å angi den obligatoriske statusen.
Definer mottakerinnstillingene.

Innstillingen Flerfaktorautentisering lar avsenderen angi hvilken autentiseringsmetode de vil bruke for mottakeren.
Bare autentiseringsalternativer som er aktivert i konfigurasjonen til avsendergruppen vises.

En privat melding kan inkluderes for mottakeren. Ingen andre deltakere i avtalen kan vise en annens private melding.
Eventuelt kan du legge til flere mottakere og justere rekkefølgen deres.

Hvis du har mer enn én mottaker i signaturflyten, legger du til vedkommende ved å velge plussikonet rett under mottakerlisten.

Mottakeroppføringer kan legges til som:
- Meg selv – Legger til avsenderen som neste mottakeroppføring.
- Individuell – Én diskret mottaker identifisert av e-postadressen deres.
- Gruppe – Enten en mottakergruppe eller en parallell signaturgruppe (brukes til å definere hybridsignaturflyter).
- Elektronisk stempel – Hvis avsenderen har tilgang til å plassere elektroniske stempler, er alternativet synlig og kan plasseres akkurat som en menneskelig mottaker ville vært.
- Kopi til – Dette alternativet legger til en bruker som kopi til-mottaker. Kopi til-parter samhandler ikke med avtalen og blir varslet når den er fullført.
Definer hver mottakeroppføring med en e-postadresse, rolle, autentiseringsmetode og privat melding etter behov.

En mottakeroppføring kan slettes ved å velge papirkurven helt til høyre i oppføringen.
Juster signaturrekkefølgen etter behov.

Hvis du har valgt en sekvensiell signaturflyt, vises den numeriske signeringsindeksen rett foran rollevelgeren i mottakeroppføringen.

Hvis du vil justere mottakeroppføringen, bruker du oppover- og nedoverpilene til å flytte mottakeroppføringen opp eller ned i mottakerlisten. Signeringsindeksen oppdateres tilsvarende.

Merk:

Kopi-parter har ingen deltakelse i signatursyklusen. De blir bare varslet når avtalen er fullført.
Forhåndsvis avtalen og legg til signaturfelt.

Når alle mottakerne er lagt til, merker du av for Forhåndsvis og legger til felt for å åpne redigeringsmiljøet.

Hvis du bruker maler for dokumenter med felt som allerede er konfigurert og du er sikker på at feltplasseringen tilordnes riktig til mottakerlisten, kan du velge Send nå for å sende avtalen umiddelbart.
Fase fire – redigering

Merk:

Legge til felt i et dokument (redigere felt, eller bare «å redigere») er et mer sammensatt emne enn omfanget av denne artikkelen tillater. Nedenfor er en kortversjon av prosessen.
Klikk og plasser redigeringsmiljøet prøver automatisk å finne felt og plassere dem på en intelligent måte. Hvor vellykket denne prosessen er, avhenger av den underliggende dokumentstrukturen.
- Alle plasserte felt er tekstfelt som standard.
- Alle plasserte felt tilordnes første underskriver som standard.
- Det er sannsynlig at noen felt må slettes, flyttes, få ny størrelse, tilordnes på nytt eller endres til en ny felttype.
Start med å rydde opp i alle automatisk plasserte felt, og plasser deretter nye felt etter behov.

Slett uønskede felt.
1. Klikk i feltet for å utløse kontekstmenyen.
2. Velg Slett-ikonet
Flytt alle felt som må omplasseres.

Hold pekeren over feltet til det vises en fire-punkts pil, og klikk og dra feltet på plass.

Endre størrelse på felt etter behov.

Merk feltet, hold markøren over en kant eller et hjørne til det vises en topunktspil, og klikk og dra deretter kanten av feltet til ønsket feltstørrelse.

Endre feltets mottakertildeling (når det er flere mottakere).

Adobe Sign-systemet må vite hvilke felt som skal gjøres tilgjengelig for mottakerne. Dette gjøres ved å tildele hvert felt til en mottaker (eller Noen, men du må eksplisitt identifisere Noen som mottaker). Som nevnt tilordnes alle felt som oppdages automatisk til den første mottakeren.
Legg merke til at feltene for hver mottaker er fargekodet til den mottakeren, noe som gjør feltidentifikasjon enklere.
- Når du åpner mottakerlisten øverst til venstre, vises alle mottakerne med fargekodet prikk ved siden av e-postadressen.
- Det valgte mottakerfeltet viser fargen i rammen rundt mottakerens navn/e-postadresse.
- Feltene som vises i panelet til venstre, tar i bruk fargen (litt falmet) til den valgte mottakeren.
Endre felttypen etter behov.

Gitt at alle automatisk oppdagede felt er Tekst-felt, må du kanskje endre noen felt til Signatur-felt.
Plasser alle obligatoriske felt.

Pass på at alle mottakerne som må angi en signatur i dokumentet, har et tilordnet signaturfelt.

Slik flytter du et felt:
1. Velg riktig mottaker fra mottakervelgeren.
2. Velg feltet som skal plasseres, fra listen over felt i panelet til venstre. E-signatur i dette tilfellet.
3. Klikk dokumentet der du vil plassere feltet.
4. Juster feltplassering og -størrelse etter behov.
5. Velg neste mottaker, og plasser Gjenta prosessen til alle feltene er plassert.
Tips:

Ad hoc-skjemaoppretting hver gang du sender en avtale, kan være tidkrevende.

Hvis du har standardtekstdokumenter du sender ofte, er det en god investering i tid til å bygge bibliotekmaler nøye for å eliminere redigeringsprosessen under avtaleopprettelsen.

Maler kan opprettes fra sendte avtaler på Behandle-siden.
Lagre eller sende avtalen.

Ved lagring av avtalen lagres all feltkonfigurasjonen og avtalen lagres i en Utkast-status på Behandle-siden.

Sending av avtalen starter signaturprosessen ved å sende e-post til første mottaker (eller alle mottakere hvis en parallell signaturflyt ble valgt).