Send sideoversikt

Se gjennom elementene på Send-siden, og ta hensyn til alle funksjoner som vises i grensesnittet under oppretting av en avtale.

Oversikt

Send-siden presenterer en prosedyreopplevelse der brukeren tas gjennom sammensetningsprosessen trinn for trinn. Den konfigurerte avtalen som er beskrevet i denne artikkelen er den vanligste arbeidsflyten, og inneholder én mottaker og ett dokument.

De valgfrie funksjonene beskrives kort etter hvert som de vises, med koblinger til dedikerte sider som utforsker disse funksjonene i dybden.

Skrive en avtale

Første trinn

Når du skriver en ny avtale, starter det med å velge Send -fanen på den øverste navigasjonslinjen og velge en fil for å danne innholdsbasen til avtalen.

På denne siden er det to interaktive elementer som produserer et overlegg:

A. Gruppevelgeren – Nedtrekksmenyen er aktivert for kontoer som har Brukere i flere grupper aktivert. Hvis ikke, er nedtrekksmenyen nedtonet og utilgjengelig.
Gruppevelgeren lar en bruker velge gruppen avtalen skal sendes fra. Bare grupper som brukeren er medlem av, fylles ut i nedtrekksmenyen.
Endring av gruppen oppdaterer avtaleprosessen og forkaster eventuelle konfigurasjoner, slik at det er best å velge gruppen først. Alternativet for å endre gruppen forblir aktivt gjennom hele avtalekonfigurasjonsprosessen.

B. Velg filer-koblingen – Dette er bare en kobling for å åpne filvelgeroverlegget. Du kan ikke dra og slippe filer i dette feltet. Velg koblingen!

C. Filvelgeroverlegget – Filvelgeren lar brukeren velge filer enten fra sin datamaskin eller fra biblioteksmalene under myndighet av den valgte gruppen.
Ved å velge en fil fra det lokale systemet, gikk prosessen umiddelbart videre til neste trinn.
Maler gir deg muligheten til å bruke et filter for nylige maler eller gå gjennom hele malbiblioteket. Ved bruk av maler, kan flere maler velges. 

Andre trinn: 

Når du har valgt filene, oppdateres siden automatisk slik at den viser de konfigurerbare elementene med de valgte filene importert.

Det er tre Avtaledetaljer og fire Avtaleinnstillinger du kan endre.

Avtaledetaljer – Disse elementene inkluderer filene som brukes i avtalen og informasjonen som brukes til å konfigurere e-postmeldingen som sendes til mottakerne.

D Velg flere filer – Denne koblingen lar brukeren legge til flere filer i avtalen. Vær oppmerksom på at det endelige dokumentet er en kombinert PDF av alle filene satt sammen i den rekkefølgen de vises i Filer -feltet. Du kan klikke og dra filene for å omorganisere dem.

E. Avtalenavn – Som standard bruker Avtalenavn-feltet navnet på den første filen som lastes opp. Feltet kan redigeres til alle verdier avsenderen krever.
Avtalenavnet settes inn på emnelinjen i e-postmeldingen som leveres til kunder, og er en av de fremtredende verdiene som vises på Behandle-siden.

F. Melding – Melding-verdien settes inn i hovedteksten i e-postmeldingen som leveres til mottakerne. 

Avtaleinnstillinger – Disse innstillingene er valgfrie elementer som støtter signaturprosessen.

G. Tidsfrist for fullføring – Den viste datoen identifiserer når avtalen automatisk kansellerer. Denne verdien kan deaktiveres slik at avtalen aldri automatisk kanselleres. Den aktiveres som en standardverdi, konfigureres manuelt ved oppretting av avtalen og endres etter at avtalen er sendt på Behandle-siden.

H. Hyppighet for påminnelser – Påminnelsesfrekvens kan undertrykkes, avtalen sendes aldri, konfigureres med en standard gjentakelse på gruppenivå. Den konfigureres manuelt når avtalen opprettes og slettes eller utvides på Behandle -siden etter at avtalen er sendt.

I. Passord – Dette passordet brukes på den endelige signerte PDF-filen. Passordet kan konfigureres til å være påkrevd under sammensetningen av avtalen eller fjernes fra alternativene på gruppenivå. Merk at dette passordet ikke lagres i Acrobat Sign-systemet. Brukere må beholde kunnskapen om passordet gjennom sin interne prosess.

J. Språk – Denne verdien definerer hva slags lokalisering som brukes på e-postmalen som leveres til mottakeren. Merk at bare malinnholdet som leveres av Acrobat Sign-systemet, er lokalisert. Avtalenavn, Melding-verdien og innholdet i de vedlagte filene oversettes ikke. Standardverdien kan konfigureres på gruppenivå og justeres når du skriver en ny avtale.

Når avtalen er konfigurert, velger du knappen Legg til mottakere for å gå videre med prosessen.

Tredje trinn:

Ved å velge Legg til mottakere -knappen oppdateres siden slik at den inkluderer mottakerdelen.

Hver rad identifiserer én mottaker i signaturprosessen, og hver mottaker konfigureres som en unik enhet for sin bestemte handling. Det spiller ingen rolle om samme e-postadresse brukes flere ganger. Konfigurasjonen for mottakeren kan være forskjellig, og den konfigurasjonen brukes under det trinnet i signatursyklusen.
Hvis for eksempel fem mottakere er konfigurert, og de første, tredje og femte mottakerne bruker samme e-postadresse, kan hver av disse mottakerne konfigureres med forskjellige roller og autentiseringsmetoder. Disse håndheves når avtalen går inn i det første, tredje og femte trinnet i signatursyklusen.

Det er tre forskjellige funksjoner i mottakerdelen:

Flyten i signatursyklusen:

K. Mottakers signaturrekkefølge – Når det er merket av i denne boksen, må mottakerne signere i en sekvensiell rekkefølge. Hver mottaker varsles bare når det er deres tur til å få tilgang til avtalen, og avtalen fullføres når den siste mottakeren fullfører handlingen.
Hvis det ikke er merket av for dette alternativet, brukes en parallell signatursyklus. Alle mottakere varsles samtidig, og avtalen fullføres når alle mottakere har fullført sin handling.

Mottakerkonfigurasjonen:

L. Signeringsindeks – Dette tallet er bare synlig når en sekvensiell signatursyklus er valgt. Nummeret angir rekkefølgen for når mottakerne får tilgang til avtalen. Mottakere kan omorganiseres ved å velge oppover- eller nedoverpilene ved siden av indeksnummeret.

M. Rolle – Rollen til en mottaker har en viss innvirkning på hvordan en mottaker kan samhandle med avtalen, men påvirker hovedsakelig hvordan logging i systemet viser hva mottakeren ble forventet å gjøre (underskriver, godkjenner, skjemautfyller osv.) Roller kan ikke endres etter at avtalen er sendt.

N. E-postadresse – E-postadressen er nøkkelbiten med data for å levere avtalen til mottakeren. En personlig adressebok beholder e-postadressene fra tidligere sendte avtaler. En liste over samsvarende e-postalternativer fylles ut når avsender begynner å skrive i feltet. Du kan unngå å angi feil e-postadresse ved å endre mottakeren på Behandle-siden.

O. Autentiseringsmetode – En standardverdi for mottakerautentiseringsmetoden importeres fra gruppeinnstillingene og kan redigeres under komposisjon hvis gruppeinnstillingene tillater det. Bare autentiseringsmetoder som er aktivert for gruppen, fylles ut i nedtrekksmenyen. Autentiseringsmetodene kan redigeres på Behandle-siden.

P. Privat melding – Bare synlig hvis Private meldinger er aktivert. En privat melding legges til i e-postteksten for den enkelte mottakeren, og er valgfritt tilgjengelig for dem i e-signeringsmiljøet.

Q. Slett mottakeroppføring – Valg av sletteikonet sletter mottakerposten og skjuler de gjenværende mottakerne, og omorganiserer signeringsindeksen.

Lagt til deltakere som ikke er involvert i signatursyklusen:

R. Legg til kopimottaker –Velges Legg til kopimottaker-koblingen, åpnes et inndatafelt for å legge til opptil 11 e-postadresser som varsles når avtalen er fullført.

Hvis du velger plussikonet, legges det til en annen mottaker ved behov.

Når alle mottakerne er lagt til og konfigurert, kan avsenderen sende avtalen umiddelbart eller forhåndsvise avtalen i redigeringsmiljøet. I redigeringsmiljøet i programmet kan felt plasseres ved hjelp av en klikk-og-plasser-metode. Generelt anbefales det å plassere minst ett signaturfelt for hver av mottakerne med en underskriverrolle.