Konfigurere en ny arbeidsflyt for sending

Arbeidsflytdesigner åpnes og panelet Informasjon om arbeidsflyt viser:

Fyll ut disse opplysningene på siden Informasjon om arbeidsflyt:

• Navn på arbeidsflyt – Oppgi navnet på arbeidsflyten. Dette navnet vises i Workflow Designer-banneret, i rullegardinlisten Bruk en arbeidsflyt på Hjem-siden, og øverst på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale. 
• Instruksjon til avsender – Gi instruksjoner om bruk av arbeidsflyten. Disse instruksjonene vises øverst på Send-siden når arbeidsflyten blir brukt til å sende en avtale. 

• Hvem kan bruke denne arbeidsflyten- Angi hvem som kan bruke arbeidsflyten. Følgende alternativer finnes:
  
  • Bare meg – arbeidsflyten er bare tilgjengelig for bruk for skaperen av arbeidsflyten.
    
    • «Bare meg» er bare tilgjengelig når tilgang til egendefinerte arbeidsflyter er gitt til alle brukere.
    • Brukere som har tilgang til flere grupper, kan velge hvilken gruppe arbeidsflyten skal gjøres tilgjengelig for.
      
  • Valgt gruppe – Et nedtrekksfelt som viser alle gruppene skaperen har tilgang til.
    
    • Når Brukere i flere grupper er aktivert for kontoen, kan brukere opprette arbeidsflyter for alle grupper de er medlem i.
    • Arbeidsflyter kan bare knyttes til én gruppe. Gruppevelgeren på siden med Send er undertrykt.
      • Hvis flere grupper krever tilgang til arbeidsflyten, fullfører du testingen av arbeidsflyten og kloner deretter en kopi av arbeidsflyten for hver gruppe som trenger tilgang.
        
    • Når bare én gruppe er valgt, har enhver bruker som er medlem av denne gruppen tilgang til å bruke arbeidsflyten.
      
      • Hvis egendefinert tilgang til arbeidsflyten gis til alle brukere, vil andre brukere ha muligheten til å klone avtalen og opprette sin egen versjon av arbeidsflyten.
        
    • Administratorer på gruppenivå har myndighet til å redigere enhver arbeidsflyt som deles med en gruppe der de har administrativ myndighet. (Kontonivå-administratorer har også myndighet til å redigere delt arbeidsflyt for grupper, siden de har myndighet over alle grupper.)
      
  • Alle brukere i organisasjonen min – Alle brukere i Acrobat Sign-kontoen kan bruke arbeidsflyten.
    • Arbeidsflyter på kontonivå kan sendes fra alle grupper som avsenderen er medlem i.
    • Kontonivåadministratorer kan redigere enhver arbeidsflyt som deles på kontonivå.
      

Her følger et eksempel på Informasjon om arbeidsflyt: 

Klikk på Avtaleinfo i venstre hodeskinne.

Definer avtaleinformasjonen som skal fylles ut på Send-siden:

• Avtalenavn – Oppgi navnet på avtalen. Dette navnet vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale, og i «Vennligst signer/Vennligst godkjenn»-overskriften til e-postmeldinger.
  
• Melding – Skriv en melding til mottakerne. Meldingen vises på Send-siden når arbeidsflyten brukes til å sende en avtale.
  
• Kopi – Oppgi e-postadressene til eventuelle kopimottakere. E-postadresser må atskilles med komma eller semikolon
  • Minimum – Angi det minste antall e-postadresser som kan inkluderes som kopimottakere.
  • Maksimum – Angi det største antall e-postadresser som kan inkluderes som kopimottakere.
  • Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsendere redigerer arbeidsflytens kopiadressater på Send-siden.
• Språk for mottaker – Avsenderen kan bruke denne innstillingen til å angi språk for mottakeren.  Denne innstillingen angir om språkvelgeren skal vises på Send-siden eller ikke, og så fall med hvilket standardspråk.
  • Hvis Ikke vis språkvelger er valgt, brukes standard mottakerspråk definert på konto/gruppenivå.
• Sendealternativer
  • Angi passord for å åpne nedlastet PDF-fil – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen angir passord for en nedlastet PDF-fil.
    
    • Påkrevd – Aktiver dette alternativet for alltid å kreve et passord for en nedlastet PDF-fil. Hvis alternativet er aktivert, kan ikke avsendere deaktivere det på Send-siden, og de må oppgi et passord.
  • Tidsfrist for fullføring – Aktiver dette alternativet for å tillate at det angis en fullføringstidsfrist på Send-siden.
    • dager for å fullføre avtalen – Velg hvor mange dager mottakeren eller mottakerne normalt skal ha på signeringsprosessen. Det angitte antall dager kan alltid redigeres på Send-siden.
  • Tillat redigering av dokumenter før sending – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsendere endrer dokumentets skjemafelt i redigeringsmiljøet ved bruk av alternativet Forhåndsvis og legg til signatur-feltene på Send-siden.
    • Aktiver redigering som standard – Aktiver dette alternativet for automatisk aktivering av alternativet Forhåndsvis og legg til signaturfelt på Send-siden.

Her følger et eksempel på Informasjon om avtale:

Klikk på Mottakere i stolpen til venstre for å gå til Mottakerruting -delen

Under Mottakerruting kan du angi mottakere og en mottakerrekkefølge som er i henhold til dine krav. Du kan definere en svært kompleks arbeidsflyt med seriell, parallell, hybrid eller nestet hybrid ruting.  Instruksjonene nedenfor fremhever funksjonaliteten som finnes under Mottakerruting.

• Slik legger du til en ny mottaker foran eller etter en eksisterende mottaker:
  • Klikk på legg til-ikonet.
  • Velg rollen du vil bruke (alle roller som er aktivert for kontoen, vil være tilgjengelige).

• Hvis du vil angi en parallell gren, klikker du på legg til-ikonet over en mottaker og velger Parallelle grener. 

• For å slette en mottaker, fører du markøren over mottakerboblen og velger Slett-ikonet.

• For å tilpasse en mottaker, fører du markøren over mottakerboblen og velger Rediger-ikonet.

Når du redigerer en mottaker, kan du konfigurere følgende:

• Mottaker-etiketten – Tilpass etiketten til mottakeren. Standardetiketten for mottakere kan for eksempel endres til Innkjøper. 
  • Etikettene for mottakere må være unike innenfor en arbeidsflyt.
• Mottaker – Oppgi e-postadressen som er standard for mottakeren.
• Legg til mottakergruppe – Velg denne knappen for å legge til en gjenbrukbar mottakergruppe fra listen over mottakergrupper som er tilgjengelig for deg.
• Merk som mottakergruppe – Når det er merket av for dette alternativet, opprettes en mottakergruppe fra e-postadressene som er oppført i Mottaker -feltet i stedet for en standard e-postoppføring for mottaker. Mottakergruppen kan stå tom eller fylles ut med én eller flere e-postadresser fra E-post-feltet (kommadelt).
• Denne mottakeren er avsenderen – Når denne er merket, settes avsenderen inn som mottakeren.
• Påkrevd – Aktiver dette alternativet hvis det er påkrevd med en signatur fra mottakeren.
  
• Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen oppdaterer e-postadressen til denne mottakeren på Send-siden.
• Legg til privat melding – Velg dette alternativet for å angi en privat melding til mottakeren. Private meldinger settes inn i e-posten til mottakeren (i tillegg til fellesmeldingen) og på e-signeringssiden.
• Rolle – Oppdater mottakerens rolle (underskriver, godkjenner, skjemautfyller osv.).
• Autentisering – Velg hvilken type identitetsverifisering som kreves for underskriveren.  Bare alternativene som er aktivert er synlige.
  
  • Enkeltfaktorautentisering: ingen (e-post), Acrobat Sign, engangspassord for e-post.
  • Tofaktorautentisering: telefon, KBA, passord og myndighetsutstedt ID.

Husk å klikke på Lagre for å lagre eventuell mottakerkonfigurering som er utført.

Nedenfor ser du et eksempel på Mottaker-informasjon og ruting der etikettene til både underskrivere («Buyer» og «Sales Director») og godkjenneren («VP Sales») har blitt tilpasset. 

Klikk på E-post i stolpen til venstre for å gå til delen med E-post.

• I delen med E-post kan du styre hvilke meldinger som skal sendes i underskrivings- og godkjenningsprosessen på grunnlag av ulike hendelser. 
• Du kan for eksempel angi at det skal sendes varselmeldinger på e-post til mottakere og kopimottakere hvis en avtale blir kansellert. 

Merk av i boksene for hendelsene du vil utløse e-postvarsling og Lagre konfigurasjonen.

Klikk på Dokumenter på skinnen til venstre for å gå til delen med Dokumenter.

I Dokumenter-delen kan du konfigurere følgende:

• Dokumenttittel – Oppgi en tittel for dokumentet. Denne tittelen vises i Dokument-område på Send-siden.
  
• Filer – Klikk på Legg til filer-ikonet for å legge ved et dokument fra Acrobat Sign-malbiblioteket. Dette dokumentet blir automatisk lagt ved når du sender ved bruk av denne arbeidsflyten
  • Hvis ingen fil er valgt, tillater arbeidsflyten av avsenderen oppgir en fil ved sending av avtaler
  • Hvis et dokument er merket som Påkrevd, blir det lagt ved avtalen automatisk når arbeidsflyten startes
  • Slett fil – Hvis du legger ved feil fil, kan du klikke på slett-ikonet (X) ved siden av filnavnet for å fjerne den
• Dokumentnavn – Oppgi et meningsfylt navn som identifiserer dokumentet for avsenderen. Dette standardnavnet på det opplastede bibliotekdokumentet kan overskrives
• Påkrevd – Angir om dokumentet er obligatorisk
• Legg til dokument – Klikk på Legg til dokument for å legge til rader for ekstra dokumenter
  •  Dokumenttitler må ha unike verdier
• Slett rad – Klikk på slett rad-ikonet (X) for å slette hele raden

Nedenfor er et eksempel på en konfigurert dokumenter-del:

Klikk på Inndatafelt for avsender i stolpen til venstre for å gå til Inndatafelt for avsender.

Disse inndatafeltene er tilordnet skjemafelt som er definert i vedlagte dokumenter (enten som en del av arbeidsflytens utforming eller som en fil avsenderen har lastet opp).

Avsenderen kan bruke disse feltene til å forhåndsutfylle innhold før en avtale sendes til mottakeren.

Klikk på Legg til felt i panelet Inndatafelt for avsender

Deretter kan du konfigurere følgende for hver rad som legges til:

• Felttittel – Oppgi en tittel for feltet. Denne verdien vises på Send-siden som en referanse for avsenderen
• Dokumentfeltnavn – Angi feltnavnet til et felt i det vedlagte bibliotekdokumentet
  • Feltnavnet som oppgis her, må stemme overens med skjemafeltnavnet i dokumentet
• Standardverdi – Oppgi en eventuell standardverdi.
• Påkrevd – Aktiver dette alternativet hvis det må oppgis en verdi i dette feltet før avtalen sendes
• Kan redigeres – Aktiver dette alternativet for å tillate at avsenderen av avtalen endrer standardverdien
• Klikk på slett rad-ikonet (X) for å slette hele raden

Nedenfor ser du et eksempel på Inndatafelt for avsender: