Brukerveiledning Avbryt

Begrens dokumentsynlighet for avtaledeltakere

 

Veiledning for Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom i gang

Administrer

Sende, signere og behandle avtaler

Avanserte avtalefunksjoner og arbeidsflyter

Integrere med andre produkter

Acrobat Sign-utvikler

Kundestøtte og feilsøking

Oversikt

Innstillingen Begrenset dokumentsynlighet (Limited Document Visibility – LDV) tillater at en avtale inneholder flere filer som er selektivt synlige for mottakerne, avhengig av hvilke innstillinger som er aktivert og hvordan avtalen er konfigurert.

Eksempel på brukstilfeller:

  • Salgsavtaler som krever intern oversikt eller godkjenning før de kan sendes til kunden.
  • Dokumentasjon for nye ansatte som skal leveres etter at tilbudsbrevet er godtatt.
  • HR-dokumenter som krever intern behandling utenfor omfanget til den første underskriveren.

Her er en kort video som viser bruk på høyt nivå:

Tilgjengelighet:

Begrenset dokumentsynlighet er bare tilgjengelig for enterprise-lisensplanen.

Konfigurasjonsomfang:

LDV kan være aktivert på både konto- og gruppenivåer.

Slik fungerer dokumentsynlighet

LDV-regler kan aktiveres på konto- og gruppenivå.

LDV-regler viser bare filinnhold eksplisitt tildelt en gitt mottaker.

Filinnhold tildeles en mottaker ved å legge til minst ett felt tildelt til den mottakeren.

  • LDV er filbasert, ikke sidebasert. Hvis en fil har 40 sider og mottakeren har ett tildelt felt på én side, kan mottakeren se alle 40 sidene av filen.
  • Hvis filen ikke inneholder noen felt for mottakeren, blir hele filen utelatt fra den mottakerens visning.
  • Hvis det er fire filer og mottakeren må se alle fire, må minst ett felt påføres på en av sidene i hver fil.
  • Hvis sidekontroll kreves, må filen deles i individuelle filer som hver består av én side.
LDV-eksempel

I eksempelet til høyre er det to underskrivere og to dokumenter i en avtale.

Underskriver 1 ser begge dokumentene siden det er et tildelt felt i begge dokumentene (Felt 1 og Felt 2).

Underskriver 2 ser bare dok 2 fordi vedkommende ikke har et tildelt felt i dok 1. 

  • Dok 2 er synlig fordi Felt 3 er tildelt til Underskriver 2.
Merk:

LDV-regler har to forutsetninger:

  • Det må være mer enn én mottaker
    • Mottakere inkluderer brukere som er lagt til i signerings-/godkjenningsprosessen.
    • Kopi til-parter er ikke mottakere.    
  • Det må være mer enn én fil i avtalen
    • Filer er alle vedlegg som brukes til å bygge avtalen (.doc, .xls, .pdf, .png osv.).

Hvis et av kravene ovenfor ikke er sant, suspenderes LDV-reglene for den avtalen.

Konfigurasjon

Kontrollene for denne funksjonen kan vurderes ved å gå til Globale innstillinger > Begrenset dokumentsynlighet

Fanen Globale innstillinger uthever LDV-kontrollene.

Underskrivere ser bare filer som inneholder signatur-, initial- eller dataregistreringsfelt tilordnet dem, noe som er rotinnstillingen som muliggjør LDV-opplevelsen og settet med underordnede kontroller. Hvis denne kontrollen er deaktivert, deaktiveres LDV som helhet i mottakeropplevelsen.

Alle mottakere og kopimottakere ser alle filer hele tiden.

LDV er deaktivert

Deltaker

Under signeringsprosessen

Når avtalen er fullført

Avsender

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern mottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern mottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Intern kopimottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern kopimottaker

Alle dokumenter

Alle dokumenter

Ekstern arkivmottaker

I/T

Alle dokumenter

Etter aktivering av LDV-rotkontrollen, finnes det tre ytterligere konfigurasjoner for å kontrollere synligheten avhengig av hva du foretrekker:

Bruke LDV med REST API v6

Avsenderen kan bruke REST API v6 for å uttrykkelig gi dokumentene synlighet.

REST API v6-kall ignorerer alle innstillinger for dokumentsynlighet i brukergrensesnittet, fordi API-kallet overstyrer innstillinger på konto-/gruppenivå.

Den eneste virkemåten som tas med, er at senderen må spesifisere en dokumentetikett hvis den angir et skjemafelt for en bestemt mottaker. 

Ting du bør vite

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?