Den tilpassede arbeidsflytdesigneren brukes til å opprette arbeidsflytmaler som forhåndsdefinerer avtalesammensetningen og signeringsprosessene slik at de passer til dine spesifikke forretningsbehov. Brukere kan utforme arbeidsflytmaler ved hjelp av et intuitivt grensesnitt som gjør det enkelt å angi karakteristikkene til deltakerne – inkludert forhåndsdefinerte navn, roller og rutinger, dokumentene som skal inkluderes i en avtale, skjemafelt som skal fylles ut på forhånd av avsenderen, e-postdistribusjon for deltakerne, avtalens utløps- eller passordalternativer og mer.

Avsendere som bruker en arbeidsflytmal veiledes gjennom avtaleopprettelsesprosessen med tilpassede instruksjoner og felt, noe som gjør sendeprosessen enklere å bruke og mindre utsatt for feil.

Avhengig av konto/gruppeinnstillingene, kan alle brukere ha tilgang til å opprette arbeidsflyter for personlig bruk eller for å dele med sine grupper.

Administratorer kan bygge og dele maler på gruppenivå.
- Administratorer på kontonivå kan dele en arbeidsflyt på tvers av hele organisasjonen.
Ikke-administrative brukere kan bli bemyndiget til å utvikle sine egne arbeidsflyter og eventuelt dele dem med gruppene de er medlemmer av.

Du finner historikken og revisjonsrapporten for avtalen som opprettes av arbeidsflyten, på Behandle-siden.

Mens avtalen pågår, kan du legge til påminnelser og utføre andre avtalerelaterte oppgaver.

Når du er logget på, velger du Arbeidsflyter i den øverste menyen på startskjermen.

Logg på Acrobat Sign

Signering/godkjenning og administrasjon av en arbeidsflytgenerert avtale

Avtalen som genereres av arbeidsflytprosessen, er nøyaktig den samme som enhver annen avtale som er sendt gjennom samme gruppe.

Underskrivere og godkjennere kan signere ved å bruke koblingen i e-posten med signer/godkjenn eller på Behandle-sidene hvis de er registrerte brukere av Acrobat Sign i klarerte kontoer.

Avsendere har alle de samme alternativene tilgjengelig for å administrere avtalen fra Behandle-siden.

Rapporter og dataeksport behandler avtalen på samme måte som enhver annen manuelt opprettet avtale.

Konfigurasjon

Tilgjengelighet:

Miljøet for tilpasset sending av arbeidsflyt er kun tilgjengelig for Enterprise-lisensplanene

Konfigurasjonsomfang:

Kontrollene som påvirker Tilpassede arbeidsflyter for sending er tilgjengelige på konto- og gruppenivå.

Ved å aktivere den nyeste arbeidsflytopplevelsen kommer arbeidsflytene nærmere funksjonaliteten til den manuelle Send-prosessen.

Funksjoner aktivert med dette alternativet:

Flytbart sideoppsett
Bruke digitale signaturer for én eller flere av mottakerne
Konfigurer mottakere til å bruke premium identitetsverifisering
Konfigurer mottakergrupper under sendeprosessen
Legg ved dokumenter fra alle aktiverte kilder under sendeprosessen

For å aktivere den nyeste funksjonaliteten, navigerer du til: Kontoinnstillinger > Send innstillinger > Tilpasset arbeidsflytsending

Konfigurer arbeidsflyter for å bruke den nye opplevelsen

Verifisering av premiumidentitet

I Workflow Designer vises alle aktiverte autentiseringsmetoder i mottakerobjektet.

Autentiseringsmetodene vises som avmerkingsbokser, slik at arbeidsflytdesignet tillater alternativer for avsenderen.

Hvis flere alternativer er merket av i designeren, er de samme alternativene tilgjengelige for avsenderen under sendingsprosessen.

Mottaker-fanen med underskriveregenskaper vist og autentiseringsalternativene uthevet

Mottakergrupper

Mottakerobjekter i designeren kan nå merkes som mottakergrupper. Dette lar avsenderen bruke en gjenbrukbar mottakergruppe fra adresseboken eller en ad-hoc-mottakergruppe for å identifisere en matrise av e-postadresser som har tillatelse til å opptre for det ene signaturtrinnet.

Hvis du for eksempel trenger at én av tre ledere kontrasignerer, kan du legge til en mottakergruppe som inneholder alle de tre e-postadressene. Når signatursyklusen kommer til mottakergruppen blir alle de tre lederne varslet, men bare én må fullføre handlingen.

Når det brukes en gjenbrukbar mottakergruppe i en arbeidsflyt, må mottakeren opprettes først og må være tilgjengelig for brukeren innenfor arbeidsflytens anvendbare omfang. Det betyr at hvis arbeidsflyten er tilgjengelig for hele organisasjonen, må mottakergruppen også være tilgjengelig for hele organisasjonen.

Hvis du vil legge til en gjenbrukbar mottakergruppe, velger du knappen Legg til mottakergruppe for å åpne gruppevelgeren.

Bare mottakergrupper som har kompatible brukertillatelser er tilgjengelige:
- Tilpasset arbeidsflyt som er tilgjengelig for en hel konto, kan kun bruke kontoadministrerte mottakergrupper
- Tilpasset arbeidsflyt som er tilgjengelig for en hel gruppe, kan bruke gruppe- og kontoadministrerte mottakergrupper
- Tilpasset arbeidsflyt som er tilgjengelig for individuelle brukere, kan bruke bruker-, gruppe- og kontoadministrerte mottakergrupper
Navnet på den gjenbrukbare mottakergruppen settes automatisk inn som gruppenavn når du bruker malen til å sende en avtale.
Hvis mottakeren er konfigurert som en mottakergruppe, kan ikke mottakeren lenger være Redigerbar når du bruker malen til å sende en avtale.
Medlemmene i den gjenbrukbare mottakergruppen kan ikke redigeres, slettes eller få noe lagt til.
Mottakeren kan ikke fjernes fra signaturflyten når en mottakergruppe er konfigurert, selv om mottakeren ikke er flagget som obligatorisk.

Mottakerkonfigurasjonspanelet med Legg til mottakergruppe-knappen uthevet. Inkluder mottakergruppevelgervinduet og den resulterende Send-siden

Ad hoc-mottakergrupper opprettes i den tilpassede mottakerdefinisjonen for arbeidsflyt, og eksisterer bare for å beskrive én mottaker i én arbeidsflyt. Det er ikke noe alternativ for å lagre eller bruke dem på nytt i noen annen prosess.

Slik konfigurerer du en ad hoc-mottakergruppe:

Skriv inn e-postadressene til mottakergruppemedlemmene i Mottaker-feltet med komma for å skille dem.
Marker i avmerkingsboksen Merk som mottakergruppe.
- Systemet setter automatisk inn et navn for gruppen når en avsender starter en avtale ved hjelp av arbeidsflyten. Gruppenavnet inneholder et prefiks som identifiserer navnet som automatisk generert, og deretter strengen «Mottakergruppe X» der X er et økende tall som starter på 1 og øker avhengig av antall mottakergrupper som legges til.
- Hvis mottakeren er konfigurert til å være Redigerbar, kan avsenderen redigere gruppenavnet, slette alle de forhåndsutfylte medlemmene og legge til nye medlemmer etter behov.

Arbeidsflytutformingen med Merk som mottakergruppe valgt og den resulterende Send-siden med mottakergruppemedlemmene oppført

Filvedlegg

Under sendeprosessen kan dokumenter nå legges ved fra hvilken som helst av de aktiverte Acrobat Sign-kildene.

Merk:

Når du legger ved en Acrobat Sign-mal som en arbeidsflyt, ser brukerne bare maler som er tilordnet samme gruppe som arbeidsflyt og maler tilordnet til organisasjonen (maler på kontonivå). Dette skyldes arbeidsflytens (én-til-én) forhold til grupper. (Og det faktum at maler på kontonivå arves av alle gruppene.)

Dette er en annen opplevelse enn når en bruker som har et medlemskap i flere grupper (én-til-mange), ser sitt mal-bibliotek. Siden brukeren har tilgang til ulike grupper, kan de vise alle malene som er relatert til alle gruppene.
Dette er ikke tilfellet for en arbeidsflyt som er begrenset i omfang til bare én gruppe.

Brukeropplevelsen under «ny»-innstillingen har blitt oppdatert til en moderne utforming som kan flyte tilbake, slik som Send-siden.

Instruksjonene som tidligere var til høyre for mottakerlisten, er flyttet til toppen av siden i et vindu som kan skjules.

Maldefinert felttilordning

Dette nye alternativet relaterer sterkt mottakerlisten slik den er definert i arbeidsflytutformingen, til de riktige felttilordningene i de redigerte skjemaene dine.

Eksempel:

En (kunde) underskriver skal signere først
- En medunderskriver kan signere som nummer to
En intern kontrasignatur påføres av en selger

Tradisjonelt ville dette kreve to skjemaer på grunn av måten mottakerne var indeksert på Send-siden:

Ett for scenariet med én underskriver, med tildeling til den interne kontrasignaturen som andre underskriverindeks
Ett for scenariet med medunderskriveren, der medunderskriveren er den andre underskriverindeksen, og kontrasignaturen er den tredje

Under “mal definert”-regelstrukturen konstruerer du ett fullt aktivert skjema med alle mulige mottakerfelt definert.

Mottakerunderskriverindeksen (som definert i Workflow Designer) håndheves sterkt og ser bort fra felt som er tildelt til eventuelle utelatte (valgfrie) mottakere når avtalen sendes.

Så i eksempelet over er medunderskriveren alltid underskriverindeks 2, men hvis medunderskriveren ikke er inkludert på tidspunktet avtalen sendes, blir de signer2-feltene oversett, og kontraunderskriveren (underskriverindeks 3) vil fremdeles ha tilgang til signer3-feltene.

Aktiver denne nye funksjonaliteten ved å gå til: Kontoinnstillinger > Send-innstillinger > Tilpasset arbeidsflytsending > Aktiver maldefinert signaturplassering

Sett opp arbeidsflyter for å bruke maldefinert signaturplassering

Merk:

Aktivering av funksjonen for maldefinert signaturplassering vil deaktivere muligheten for å forfatte avtalen under sendeprosessen.

Forstå relasjonene mellom mottakere og felt

Hver mottaker som er involvert i en avtale, tildeles et underskriverindeksnummer. Dette indeksnummeret kreves for å knytte mottakeren til feltet han eller hun har myndighet til å legge til innhold i (som et signaturfelt).

Mottakerne får sitt indeksnummer basert på stakkrekkefølgen på Send-siden. Mottakeren øverst i stakken er 1, neste mottaker er 2, og så videre. Dette indeksnummeret kan ses når avtalen konfigureres for «Fullfør i rekkefølge», men er likevel tilstede når arbeidsflyten er «Fullfør i vilkårlig rekkefølge».

Ved bygging av en mottakerflyt i arbeidsflytutformingen tildeler underskriverindeksen etter disse reglene:

Topp til bunn
- Venstre til høyre

I eksempelet nedenfor er underskriver og medunderskriver øverst i stakken.

“Underskriver” er mottakeren til venstre øverst, så den tildeles indeks 1
“Medunderskriver” er også øverst, men til høyre for Underskriver, så den tildeles indeks 2

I dette tilfellet spiller det ingen rolle hvem som fysisk signerer først, så de settes inn i en parallell signaturflyt. Signaturindeksen blir imidlertid strengt håndhevet for å sikre at underskriveren påfører sitt innhold i riktige Underskriver-felt, og medunderskriveren har bare tilgang til sine tildelte “Medunderskriver”-felt.

“Selger” signerer som nummer tre, etter at både Underskriver og Medunderskriver er ferdig.

“Ledergodkjenning” kommer som nummer fire, etter at selgerens kontrasignatur er på plass.

Merk:

Mottakernavnene “Underskriver”, “Medunderskriver”, “Selger” osv. har ingen betydning for felttildelingen. Disse er bare administratordefinerte feltetiketter som brukes for å gjøre arbeidsflytmalen tydelig.

Designermottakerflyten over vil produsere en Send-sidemal som ser ut som den under.

(På Send-siden er stakkrekkefølgen mer tydelig, selv om indeksnumrene ikke vises.)

Ved redigering av et skjema med felt, blir hvert felt eksplisitt tildelt en signeringsindeks (ignorer “Alle”-feltet i øyeblikket).

I Acrobat Sign-redigeringsmiljøet gjøres dette ved å velge en Deltaker og plassere feltene for den deltakeren.

Hver deltaker er fargekodet for å ha et visuelt skille mellom hvilke felt som tildeles hver deltaker.

Hvis du bruker tekstkoder, gir koden selv et argument (f.eks. :signer1) som utpeker feltet til signeringsindeksen.

For selv å ha muligheten til å konfigurere arbeidsflyter, må funksjonen være aktivert.

Naviger til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Tilpassede arbeidsflyter for sending og aktiver Aktiver arbeidsflytutformer for administratorer.

Når den er aktivert, vil alle konto- og gruppenivåadministratorer ha tilgang til arbeidsflytdesigneren i deres administratormeny.

Administratorer på gruppenivå kan opprette arbeidsflyter for gruppene de har administrativ kontroll over.
Administratorer på kontonivå kan opprette en arbeidsflyt for en vilkårlig gruppe, i tillegg til organisasjonsomfattende arbeidsflyter.

Konfigurer arbeidsflyter som skal eksponeres for kontoen

Når innstillingen er aktivert, er alternativet for Tilpassede arbeidsflyter tilgjengelig etter at du har valgt fanen Arbeidsflyt.
Når innstillingen er deaktivert, er alternativet Tilpassede arbeidsflyter ikke tilgjengelig.

Hvis du vil aktivere alternativet for å opprette arbeidsflyter med et «Bare meg»-omfang, må arbeidsflytdesigner være aktivert for alle brukere. Hvis alle brukere ikke er aktivert, kan arbeidsflyter bare knyttes til grupper eller hele organisasjonen.

Gå til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Tilpasset arbeidsflyt for sending og aktiver Aktiver tilgang til arbeidsflytdesigner for alle brukere.

Når innstillingen er aktivert, er alternativet for Tilpasset arbeidsflyt tilgjengelig etter at du har valgt fanen Arbeidsflyt.
Når innstillingen er deaktivert, er alternativet Tilpasset arbeidsflyt ikke tilgjengelig.

Som standard kan brukere som ikke er administratorer bare opprette arbeidsflyter for seg selv, de har ikke myndighet til å dele en arbeidsflyt med gruppen sin.

Imidlertid kan autoritet for brukere til å dele arbeidsflyten til sine grupper aktiveres på konto- eller gruppenivå.

Gå til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Tilpassede arbeidsflytsending og aktiver Tillat deling av brukeropprettede arbeidsflyter til alle gruppene deres.

Tillat brukere å dele arbeidsflyter til gruppen deres

Når innstillingen er aktivert, ser brukerne nedtrekksmenyen for gruppevelger som et alternativ for hvem som kan bruke arbeidsflyten.
Når innstillingen er deaktivert, vises ikke nedtrekksmenyen for gruppevelger i grensesnittet.

Kontoer som ønsker å håndheve bestemte arbeidsflyter for alle dokumentene sine og effektivisere sendeprosessen til minimum mengde inndata fra brukeren, kan fullt ut definere alle dokumentararbeidsflytene sine og begrense brukerne fra ad hoc-sending helt og holdent.

Kontoer som utnytter brukere i flere grupper, kan utvide de konfigurerbare alternativene på gruppenivåinnstillingene, og dermed sikre at de riktige signaturalternativene og varslingsprosessene håndheves strengt.

For å begrense brukere til bare å sende med godkjente arbeidsflyter, navigerer du til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Tilpassede arbeidsflyter for sending og merker av Aktiver sending av avtaler bare ved bruk av arbeidsflyter.

Konfigurer arbeidsflyter som eneste metode for å sende avtaler

Feilrapportering for vanlige problemer

Noen elementer i den gamle arbeidsflytopplevelsen vil produsere feil under det nye grensesnittet som et resultat av forbedret kontroll og sikkerhet i den nyeste funksjonaliteten. Ekstra feilhåndtering er iverksatt for å vise og forklare disse feilene når de oppstår.

Hvis kontoen er konfigurert for å bruke den moderne sendeopplevelsen og det startes en problematisk arbeidsflyt, presenteres brukeren for et rødt banner som angir feilen:

Hvis kontoen fremdeles er konfigurert for å bruke den klassiske opplevelsen som standard, kan arbeidsflyten fortsette å fungere under de reglene.

Den moderne funksjonaliteten viser feil når de oppdages.

Hvis det oppdages mer enn ett problem, vil alle feilene være oppført.

For å gjøre arbeidsflyten gyldig under regelsettet i det nye grensesnittet må en administrator redigere arbeidsflyten og rette feilene som ble oppdaget:

Under det klassiske regelsettet kunne e-postadresser være feilformatert eller feil atskilt (for eksempel med mellomrom i stedet for kommaer).

Når denne feilen vises, må administratoren kontrollere:

Om Kopi til-adressene er riktig atskilt

Alle definerte mottaker-e-postadresser for å sikre at de har riktig format
- (f.eks. navn@domene.tld)
- Den moderne funksjonaliteten godtar kommaer eller semikolon

Den moderne opplevelsen krever unike verdier for alle dokumenttitler på Dokumenter-siden i Workflow Designer.

Flere detaljer om denne feilen finnes her

Ved utforming av en arbeidsflyt er det mulig for en administrator å legge ved en dokumentmal som har et begrenset tilgangsomfang.

Når en bruker utenfor dette omfanget prøver å laste inn arbeidsflyten, kan ikke dokumentet legges ved og det utløses et sikkerhetsbrudd.

En administrator kan for eksempel opprette en ny dokumentmal med egenskaper som begrenser tilgang til bare eieren. Administratoren kan legge ved dokumentet i arbeidsflyten fordi han/hun er eieren.

Andre brukere i systemet er ikke eier og er derfor utenfor dokumentets tilgangsomfang.

Når denne feilen vises, må administratoren justere egenskapene til den vedlagte dokumentmalen.

Fremgangsmåte for å gjennomgå og justere malegenskaper er her

Tilleggsinnhold som er relevant for tilpassede arbeidsflyter for sending:

Adobe

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?

Adobe MAX
Kreativitetskonferansen

14.–16. oktober, Miami Beach og på nettet

Registrer deg nå

Adobe MAX

Kreativitetskonferansen

14.–16. oktober, Miami Beach og på nettet

Registrer deg nå

Adobe MAX
Kreativitetskonferansen

14.–16. oktober, Miami Beach og på nettet

Registrer deg nå

Adobe MAX

Kreativitetskonferansen

14.–16. oktober, Miami Beach og på nettet

Registrer deg nå

Oversikt og konfigurasjon for tilpassede arbeidsflyter for sending

Oversikt over tilpassede arbeidsflyter

Signering/godkjenning og administrasjon av en arbeidsflytgenerert avtale

Konfigurasjon

Tilgjengelighet:

Konfigurasjonsomfang:

Verifisering av premiumidentitet

Mottakergrupper

Filvedlegg

Maldefinert felttilordning

Forstå relasjonene mellom mottakere og felt

Feilrapportering for vanlige problemer

Tilleggsinnhold som er relevant for tilpassede arbeidsflyter for sending:

Få hjelp raskere og enklere

Spør fellesskapet

Kontakt oss