Send samlet er en prosess som bruker en «overordnet» avtalemal opprettet av avsenderen til å generere flere underordnede avtaler for én eller flere mottakere

Den overordnede malen konfigureres i tre trinn:

Definerer Avtaledetaljer – Navnet, den globale meldingen og grunnfilene for avtalen.
Definere avtaleinnstillingene – Støttekonfigurasjonene for avtalen, for eksempel påminnelsen, utløpsdatoen, passordet, lokaliseringen og så videre.
Legg til mottakere – Listen over mottakere som brukes til å generere de underordnede avtalene, oppgitt enten:
- Manuelt, der hver mottaker skrives inn (eller limes inn) i tekstfeltet.
- Lastet opp med en CSV-fil.

Metode for å legge til mottakere

Definering av Avtaledetaljene og innstillingene er den samme prosessen uavhengig av hvordan du legger til mottakerne. Hvordan du har tenkt å legge til mottakere, har imidlertid vidtrekkende implikasjoner for omfanget og alternativene som er brukt på de underordnede avtalene.
Før du begynner å konfigurere en overordnet mal for Send samlet, må du vite og forstå hvilken metode du vil bruke for å legge til mottakerne. Hvis du vil benytte deg av CSV-importalternativene, kan du definere CSV-en før du begynner å bygge malen.

Det manuelle inndatagrensesnittet tillater:

Bare én mottaker per underordnede avtale, med en valgfri motsignatur fra avsenderen. Det er ikke et alternativ å legge til flere eksterne mottakere, tilordne en annen motunderskriver eller flytte motsignaturen til den første signaturposisjonen.
Opptil 50 individuelle mottakere kan legges til gjennom den manuelle prosessen som genererer opptil 50 underordnede avtaler.

I tillegg gjelder alle konfigurerte avtaledetaljer og innstillinger for overordnet mal for alle underordnede avtaler. Dette inkluderer følgende:

mottakerens rolle
mottakerens autentiseringsmetode og -verdi
tidsfristen for utløp av underordnede avtaler
den globale meldingen som er inkludert i e-postvarselet
den nasjonale innstillingen som brukes for mottakeropplevelsen

CSV-importmetoden gir flere praktiske forbedringer i forhold til den manuelle prosessen, slik som:

Opptil 1000 underordnede avtaler kan konfigureres gjennom én Send samlet-transaksjon.
Opptil 100 mottakere kan inkluderes i hver underordnede avtale. Hver mottaker kan ha sin egen:
- Rolle
- Autentiseringstype (inkludert e-post (ingen), Acrobat Sign-autentisering, telefon (SMS), passord og kunnskapsbasert autentisering)
- Autentiseringsverdi
- Privat melding (opptil 1000 tegn)
Hver underordnede avtale kan konfigureres til å inkludere:
- Egendefinert avtalenavn
- Egendefinert «global melding» i e-posten (opptil 1000 tegn)
- Egendefinert lokalitet
- Egendefinert utløpsdato
- Komplekse arbeidsflytstrukturer (sekvensielle, parallelle og hybride signaturflyter)

Merk:

Det nye Send samlet-miljøet støtter for øyeblikket ikke konfigurasjon av avsender for å signere først ved hjelp av alternativet for å legge til mottakere manuelt.

Konfigurer den overordnede malen

Definer avtaledetaljene

Logg på med en bruker som har tilgang til Send samlet-funksjonen aktivert i den primære gruppen, og gå til Start-siden.
Velg flisen Send samlet.

Hvis flisen ikke finnes, har ikke brukerens primærgruppe Send samlet aktivert.

Kontakt Acrobat Sign-administratoren for å gi tilgang til Send samlet-funksjonen for brukerens primærgruppe.

Hvis en feil genereres som hevder at du ikke har tilstrekkelig tilgang, så er ikke brukerens primærgruppe konfigurert til å tillate tilgang Send samlet, men brukeren er medlem av en gruppe med tilgang.

Tilgang til Send samlet-grensesnittet krever at brukeren har funksjonen aktivert i sin primærgruppe.
Når Send samlet grensesnittbelastninger:
1. Velg gruppen som avtalene skal sendes fra. Hvis gruppevelgeren ikke er tilgjengelig, har du bare tilgang til én gruppe. Gruppen definerer:
  
  malene som er tilgjengelige for transaksjonen
  
  signaturalternativer og krav
  
  sikkerheten som er anvendt på avtalene
2. Velg knappen med Velg fil for å velge filen som skal brukes som basisdokument for avtalen. Du kan velge en fil fra:
  
  Min datamaskin. Når du velger en fil fra datamaskinen, utføres konfigurasjonsprosessen umiddelbart. Hvis du må bruke flere filer, kan du velge flere filer etter at siden er oppdatert.
  
  Malbibliotek. Ved å velge fra alternativet for Mal, kan du velge flere filer fra biblioteket ved å merke av i boksen i listen. Når alle filene er merket, klikker du på Bekreft -knappen for å legge dem til i transaksjonen. Malbiblioteket har to faner:
  
  Maler. Dette er en liste over alle maler som er tilgjengelige for brukeren gjennom gruppens malbibliotek.
  
  Nylige maler. Dette er en liste over de sist brukte malene i gruppens malbibliotek.
En lenke kan være aktivert i øvre høyre hjørne av vinduet, slik at brukere kan bytte til den klassiske versjonen av Send samlet-funksjonen.

Merk:

Når du bruker maler, er det viktig at du tester og bekrefter at malfeltene er riktig tildelt og fungerer som forventet, før du oppretter hundrevis av avtaler.
Siden oppdateres for å vise Avtaledetaljer.

Det er tre deler å gå gjennom og redigere etter behov:
- Avtalefiler – de valgte filene eller malene er allerede vedlagt. Hvis du vil legge ved flere filer, velger du knappen Velg flere filer og legger til filer fra den lokale datamaskinen eller malbiblioteket.
  
  Filer kan legges til fra begge kildene etter behov.
  
  Filer som velges fra det lokale systemet, kan bare legges til én om gangen. Flere maler kan velges.
- Avtalenavn – navnet på avtalen vises på emnelinjen i mottakerens e-post og vises tydelig på Behandle -siden.
  
  Standard avtalenavn importeres fra den første vedlagte filen.
  
  Avtalenavnet kan redigeres ved å klikke i feltet og skrive.
- Melding – Meldingsfeltet inneholder den standard globale meldingen som settes inn i meldingsteksten for alle mottakerne. Hvis du vil redigere meldingsfeltet, klikker du i feltet og begynner å skrive.

Konfigurer eller juster avtaleinnstillingene

Standardverdiene for Avtaleinnstillingene arves fra gruppeinnstillingene. Hver innstilling kan justeres for å imøtekomme formålet med malen.
Ulike alternativer kan inkluderes basert på innstillingene for tjenestenivå og gruppenivå. Nedenfor er de vanligste:

Bekreft eller konfigurer Tidsfrist for fullføring.

Avhengig av avtalenes natur kan du bruke eller ikke bruke en tidsfrist for avtalen.
Dersom det brukes:

Standard levetid for avtaler defineres på gruppenivå. Hvis du må redigere denne verdien ofte, kan du snakke med administratoren din for å se om standardverdien kan justeres.
Avsenderen kan endre denne tidsfristen under avtalesammensetningen (hvis gruppeinnstillingene tillater det).
Tidsfrister kan endres på Behandle-siden av den opprinnelige avsenderen (hvis gruppeinnstillingene tillater det).
Interne underskrivere kan ekskluderes fra kanselleringen av tidsfristen (hvis konfigurert til å gjøre dette i gruppeinnstillingene).
Avtalen utløper automatisk når tidsfristen er overskredet og ikke kan signeres eller fullføres. En ny avtale må opprettes.

Rediger Tidsfrist for fullføring ved å velge Avtaleinnstillinger-redigeringsikonet og velge en ny tidsfrist fra kalenderen.

Panelet for avtaleinnstillinger med tidsfristkalenderen uthevet

Merk:

Alle avtaler utløper etter å ha pågått i 365 dager hvis de ikke fullføres. Denne utløpsfristen kan ikke endres eller undertrykkes.

Bekreft eller endre Hyppighet for påminnelser.

Påminnelseshyppigheten definerer syklusen når påminnelser sendes til gjeldende aktive mottakere for avtalen.

Standard påminnelsesgjentakelse defineres i gruppeinnstillingene.
En standardpåminnelse kan konfigureres i gruppeinnstillingene.
Standardpåminnelsen kan redigeres under avtalesammensetning (hvis det er tillatt i gruppeinnstillingene).
Påminnelser som utløses hver dag, har en livssyklus på 10 dager. Alle andre påminnelser har en livssyklus på 60 dager. Påminnelseslevetiden kan ikke endres.
Påminnelser sendes på samme tidspunkt på dagen avtalen sendes.
Utløpsdatoer kan endres på Behandle-siden etter at avtalen er sendt.
Mottakere varsles bare når de er de aktive deltakerne i avtalen. De varsles ikke før eller etter (med unntak av det endelige varselet som inneholder den fullførte PDF-avtalen).

Rediger Hyppighet for påminnelser ved å velge Avtaleinnstillinger-redigeringsikonet og velg en ny frekvens fra nedtrekksmenyen.

Avtaleinnstillinger-panelet med påminnelsesvelgeren uthevet

Legg til et passord for å vise den endelige PDF-filen.

Passordet som angis i dette feltet, er bare for visning av PDF-en.

Passordet for å vise den endelige PDF-en med avtalen kan konfigureres som et obligatorisk felt, et valgfritt felt eller et avslått felt i gruppeinnstillingene.
Passordstyrken (antall tegn og kompleksitet) defineres i gruppeinnstillingene.
En standard passordverdi kan ikke defineres. Den må angis av avsenderen under avtalesammensetningen.
Når passordet legges til, bygges det inn i PDF-en som en sikkerhetsparameter og kan ikke fjernes uten passordet.
Passordet lagres ikke i Acrobat Sign-systemet, og kan ikke gjenopprettes av kundestøtten.

Hvis du vil angi passordsikkerhet ved visning av PDF-avtalen, velger du Avtaleinnstillinger-redigeringsikonet og skriv inn et passord i feltet.

Avtaleinnstillinger-panelet med passordfeltet uthevet

Konfigurer Innholdsbeskyttelse.

Innholdsbeskyttelse installerer sikkerhet for å vise avtaleavtalen etter at den er fullført. Avtalen krever den samme autentiseringsmetoden for visning som er konfigurert til først å signere avtalen.

Avtaleinnstillinger-panelet med innholdsbeskyttelsesfeltene uthevet

Verifiser eller velg et nytt lokaliseringsspråk for mottakerens e-postadresse.

Språk-verdien angir lokaliseringen for alle Acrobat Sign-malelementer som etiketter og instruksjoner, i mottaker-e-posten og på e-signeringssiden.

Standardlokaliseringen defineres i gruppeinnstillingene.
Standardverdien kan redigeres (hvis gruppeinnstillingene tillater det)
Lokaliseringsspråket er en annen innstilling enn brukerens innstillinger for brukergrensesnittet. Det er mulig å angi gruppens brukergrensesnittspråk til amerikansk engelsk og gruppens standard signeringsspråk til japansk.

Rediger Språk for mottaker ved å velge Avtaleinnstillinger-redigeringsikonet og velg et nytt språk fra nedtrekksmenyen.

Avtaleinnstillinger-panelet med språkvelgeren uthevet

Legg til mottakere

Som nevnt tidligere, er måten du forventer å legge til mottakerne dine på avgjørende for å oppnå de beste resultatene.
Som standard presenteres den manuelle prosessen når malkonfigurasjonen startes.

Velg metoden du vil bruke for å legge til mottakere:

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?

Send samlet ved å bruke en overordnet mal