Dele en konto med en annen bruker

Oversikt over deling av brukerinnhold

Standarden i Adobe Acrobat Sign er å sikre en brukers innhold så alle andre brukere som ikke eksplisitt er invitert kan å vise eller samhandle med det innholdet.

Avtaler inkluderer implisitt alle mottakerne.  Biblioteksdokumenter deles eksplisitt i malegenskapene.

I de fleste organisasjoner er det imidlertid roller som krever oversikt over transaksjoner uten at den som observerer, er direkte involvert, eller grupper av agenter som trenger generell oppmerksomhet vedrørende alle transaksjoner innenfor deres gruppe.

Deling av brukerinnhold lar en bruker eller gruppe dele innholdet sitt med en annen bruker eller gruppe.

Det er to typer deling av brukerinnhold:

• Grunnleggende – Bare brukervisning
  • Når BrukerA deler innholdet sitt med BrukerX:
    • BrukerX kan vise (og bare vise) alt innholdet som er synlig på BrukerAs Behandle-side.
• Avansert – Gruppe- og brukervisning med alternativer for å endre og sende
  • Når BrukerA deler innholdet sitt med BrukerX:
    • BrukerX kan vise alt innholdet på BrukerAs Behandle-side.
    • BrukerX kan endre en avtale som er under behandling (hvis aktivert).
    • BrukerX kan sende en avtale på vegne av brukeren (hvis aktivert).
      • Historikken og revisjonsloggen vil vise at BrukerX sender på vegne av BrukerA.
      • Avtalen eies og administreres av BrukerA.
  • Gruppedeling er aktivert
    • Når BrukerA deler innholdet sitt med GruppeN:
      • Alle medlemmer i GruppeN kan vise alt innholdet på BrukerAs Behandle-side.
      • Alle medlemmer av GruppeN har autorisasjon til å sende og/eller dele for BrukerA.
    • Når GruppeN er delt med BrukerA:
      • BrukerA kan se alt innholdet for alle brukerne i GruppeN.
      • BrukerA har autorisasjon til å sende og/eller endre avtaler (som konfigurert) for alle medlemmer i GruppeN.

Avansert deling er for øyeblikket bare tilgjengelig for kontoer på Enterprise-nivå. Administratorer som vil aktivere avansert deling, bør sende inn en forespørsel til kundestøtteteamet.

Tilgjengelighet

Grunnleggende deling er tilgjengelig for alle lite firma-, virksomhet- og bedriftspakker.

• Grunnleggende deling har en grense på 100 "delt ut"-kontoer og 100 "delt med meg"-kontoer.

Avansert deling er tilgjengelig bare for Enterprise-kunder.

• Avansert deling har en standardverdi på 500 kontoer som kan "deles ut", og 500 kontoer som kan være "delt med meg".
  • Hvis du trenger å dele mer enn 500 kontoer, kontakter du din kundeansvarlige.

Acrobat Pro for lag og alle enkeltbrukerplaner støtter ikke deling av en brukers konto.

• Acrobat Pro for lag og enkeltbrukerkontoer kan bare dele individuelle objekter fra siden Behandling.

Brukergrensesnitt

Grunnleggende deling

Brukere som har modellen med grunnleggende deling, kan etablere, gjennomgå og kansellere delinger under Personlige preferanser. Alle brukere (også administratorer) har samme brukeropplevelse.

Det er to sider, en for innkommende delinger (Se andre kontoer) og en for utgående delinger (Del min konto):

Brukere ber om delinger ved å klikke på plussikonet og skrive inn e-postadressen til brukeren de ønsker å etablere delingen med.

Når delingen er forespurt, finnes den i en "ventende" status til brukeren som blir forespurt, enten godtar eller avslår invitasjonen.

Avansert kontodeling

Avansert kontodeling er bare tilgjengelig for Enterprise-tjenestenivået, og må aktiveres ved å sende inn en sak til brukerstøtteteamet.

Når en konto konverteres til avansert deling, endres brukergrensesnittet fra to sider til én faneinndelt side kalt Delingsstatus:

De to fanene tilsvarer de to sidene som brukes under grunnleggende delingsregler:

• Min konto delt med > Del min konto
• Delt med meg > Se andre kontoer

Brukere etablerer delinger ved å klikke på plussikonet, som åpner et popup-vindu der brukeren kan skrive inn en e-postadresse eller velge brukere eller grupper fra en liste over kontoens nåværende bruker- og gruppeobjekter.

• Pilen til høyre for gruppenavnene utvider gruppene slik at de viser brukerne.
• Plussikonet legger til brukeren/gruppen i delingsforespørselen (i det øverste inndatafeltet).

Kontoadministratorer kan fullt ut etablere en deling mellom brukeren og en hvilken som helst annen bruker innenfor Acrobat Sign-kontoen uten godkjenning.

Gruppeadministratorer kan fullt ut etablere en deling mellom brukeren og en hvilken som helst annen bruker i gruppen uten godkjenning.

En gruppeadministrator som forsøker å etablere en deling med en bruker eller gruppe utenfor gruppen sin, oppretter en "ventende" deling.  Den andre brukeren må eksplisitt godkjenne (godta) delingsforespørselen før delingen etableres.

• Forespørsler om å dele med en gruppe genererer e-post til gruppeadministratoren, som godtar eller avslår ventende delinger.

Brukere som ikke er administratorer, kan be om en deling (basert på de konfigurerte kontrollene), som forblir "ventende" til den andre parten godtar eller avslår delingsforespørselen.

Gruppedeling

Administratorer (under regler for avansert deling) kan dele gruppen de er administrator for, og administrere delingene som er knyttet til gruppen (vs. deres bruker).

Gruppedeling fungerer mekanisk på samme måte som brukerdeling bortsett fra at gruppen er en større beholder, og ved å dele med en gruppe får brukeren tilgang til alt innhold fra alle brukere i den gruppen.

Hvis en bruker fjernes fra gruppen, er ikke den brukerens innhold i gruppen lenger og blir derfor ikke synlig.

Slik får du tilgang til deling på gruppenivå som gruppeadministrator:

• Logg på som gruppeadministrator.
• Gå til Gruppe > Min brukergruppe > Delingsstatus.

Kontoadministratorer kan administrere delingene for alle grupper i kontoen og kan fullt ut etablere delinger mellom grupper uten at det kreves godkjenning fra en annen bruker.

Slik får du tilgang til gruppedeling som kontoadministrator:

• Gå til Konto > Grupper > {velg gruppen du vil dele}.

Når Gruppe-menyen vises, klikker du på Delingsstatus.

Tilleggskontroller for å administrere delinger mellom kontoer

Vise delt innhold

Innholdet som er delt med din bruker, vises på Behandle-fanen.

Øverst til venstre på Behandle-siden ser du en nedtrekkspil ved siden av Dine avtaler.

• Klikk på pilen for å vise listen over brukere/grupper som er delt med deg.
• Velg brukeren/gruppen du vil vise.
• Det er også et alternativ for å velge Alle delte avtaler, som returnerer alt delt innhold.

Siden oppdateres for å vise innholdet på Behandle-siden for den valgte brukeren/gruppen:

Avanserte delingskontroller

Kontroller

De administrative kontrollene for brukerdeling finnes i Kontoinnstillinger > Sikkerhetsinnstillinger > Kontodeling.

• Deling kan konfigureres på kontonivå og forplante innstillingene ned til alle grupper.
• Deling kan også konfigureres på gruppenivå og overstyre de nedarvede verdiene fra kontonivå.

Kontroller for grunnleggende deling definerer om deling er tillatt, og hvilken metode delingen startes med:

• Ikke tillat kontodeling – Grensesnittet for kontodeling fjernes fra brukergrensesnittet for den konfigurerte kontoen/gruppen.
• Tillat forespørsel om å dele konto – Tillater at brukere i den konfigurerte kontoen/gruppen ber om å få vise innholdet til en annen bruker.
• Tillat deling av egen konto – Tillater at brukerne i den konfigurerte kontoen/gruppen deler kontoen med en annen bruker.
• Begge – Brukeren kan både be om og tilby deling. 

Avansert deling tilfører et ekstra sett med tillatelser:

• Med eksterne kontoer – Når dette er aktivert, vil brukere kunne dele sitt kontoinnhold med brukere i andre Acrobat Sign-kontoer.
  • Deling til en ekstern konto etablerer et skrivebeskyttet forhold.
• Med interne kontoer – Når aktivert vil brukere kunne dele sitt innhold med andre brukere i samme Acrobat Sign-konto.
  • Aktivering av deling med interne kontoer tillater to tilleggsalternativer:
    • Sending – Tillater at «delt med»-parten sender nye avtaler på vegne av parten som deler.
      • Historikken og revisjonssporet vil tydelig angi at avtalen ble sendt av «delt med»-parten på vegne av parten som delte.
      • Avtalen eies og administreres av parten som deler, som om denne hadde sendt avtalen selv.
    • Endre eksisterende transaksjoner – Tillater at «delt med»-parten endrer avtaler som er under behandling.