Send samlet(Send in Bulk, SiB)-funksjonen lar brukere opprette en «overordnet» mal til engangsbruk for en avtale og levere en liste over mottakere. En «underordnet» avtale genereres for hver mottakerpost når Send samlet-transaksjonen er sendt. Opptil 1000 underordnede transaksjoner kan utføres. Alle underordnede avtaler er diskrete avtaler og autonome i forhold til de andre avtalene som genereres.

Fordi alle de underordnede avtalene er opprettet fra den samme overordnede malen, kan imidlertid brukere se gjennom den overordnede Send samlet-transaksjonen på Behandle -siden og gjennomgå den generelle statusen til de underordnede avtalene.

Det er to metoder for å legge til listen over mottakeroppføringer i malen:

Manuelt – i dette tilfellet skriver avsenderen manuelt inn (eller limer inn) brukerens e-postadresser.
- Dette alternativet begrenser antall mottakere til én ekstern mottaker.
- Avsenderen kan inkluderes som en valgfri mottaker etter at den eksterne mottakeren har signert.
Filopplasting med kommadelt verdi (CSV) – CSV-filen er et regneark der hver rad er en mottakeroppføring og de ulike kolonnene definerer egenskaper for avtalen, som hver kan tilpasses mottakerne av avtalen. Dette gir avsenderen mye større kontroll over hvordan avtalen kan tilpasses for mottakerne. Fordelene med CSV-filmetoden er:
- Du kan ha flere mottakere. (Opptil 100 per avtale.)
- Tilpasning per mottaker:
  - Mottakernavn
  - Rolle
  - Autentiseringsmetode
  - Melding til privat mottaker
- Tilpasninger på avtalenivå:
  - Avtalenavn
  - Lokalisering
  - Melding om global avtale
  - Tidsfrist for utløp
  - Signaturflyt
- Egendefinerte flettefelter der CSV-filen setter inn en verdi i et felt i avtalen, slik at mottakerspesifikke detaljer kan legges til i avtalen, for eksempel gateadresse, liste over varer eller tjenester, priser og rabatter.

Tilgjengelighet:

Send samlet er tilgjengelig for Acrobat Pro- og Acrobat Sign Solutions-lisensplaner.

Konfigurasjonsomfang:

Kontrollere for Send samlet kan være aktivert på konto- og gruppenivå.

Rapportering for Send samlet

Det er flere alternativer for å generere rapportdata for avtalene som er inkludert i en Send samlet. Alternativet som brukes avhenger av hvilken type informasjon du vil innhente.

All rapportering eksplisitt knyttet til det overordnede Send samlet-objektet er tilgjengelig på Behandle-siden ved å merke av for Samlede sendinger og deretter åpne den spesifikke overordnede Send samlet-malen du vil gjennomgå.

Hvis du kun ønsker å se gjennom den grunnleggende fullføringsgraden eller gå ned i detalj for å finne en individuell avtale, er avtalesammendragstabellen tilgjengelig i listen med Handlinger.

En utskrivbar tabell over alle underordnede avtaler kan genereres ved hjelp av handlingen Vis aktivitetsrapport.

En CSV-basert definisjon av avtalen, som sammen med fullstendig inndata på feltnivå per mottaker er tilgjengelig ved å bruke handlingen Last ned skjemafeltdata.

Standard rapporteringsmiljø kan produsere utskrivbare diagrammer og grafer og levere feltnivådata i CSV-format.

Når du i utgangspunktet laster opp en CSV for å importere mottakerne, vil alle formateringsfeil for elementer som administreres av Acrobat Sign, utløse en feilkobling på malkonfigurasjonssiden.

Velg feilkoblingen for å vise listen over feil etter radnummeret til CSV-filen:

Eksempel på feilrapport fra genererte underordnede avtaler i den overordnede malen

Merk:

Alle CSV-formateringsfeil må korrigeres før Send samlet-transaksjonen kan sendes, og generering av underordnede avtaler kan begynne.

Noen feil oppdages ikke som problemer under CSV-opplastingsprosessen, men de oppdages mens de underordnede avtalene genereres. Tilordne en rolle eller godkjenningsmetode til en mottaker som er i konflikt med gruppeinnstillingene. Disse kjøretidsfeilene logges i en feilrapport som du kan laste ned fra siden med Behandle, ved å velge handlingen Last ned feilrapport for den overordnede malen:

Eksempel på feilrapport fra genererte underordnede avtaler lastet ned fra Behandle-siden

Systemet legger til en linje i feilloggen som inneholder mottakerens radinformasjon når det oppdages feil.

Behandling av CSV-filen gjenopptas og genererer en underordnet avtale for hver rad i CSV-en som ikke utløser en feil.

Mottakere identifisert i feilrapporten må få avtalen sendt på nytt til dem i en ny transaksjon.

Varsel:

Avsenderen får ingen varsler om kjøretidsfeil.

Avsendere bør alltid kontrollere den nedlastbare rapporten for den overordnede malen etter at genereringen av underordnede avtaler er fullført.

Den overordnede malen inkluderer en sammendragstabell i listen Handlinger for alle underordnede avtaler. Tabellen identifiserer antall avtaler i hver status.

Hvis du klikker i sammendragstabellen, åpnes en sorterbar visning av de individuelle underordnede avtalene. Oppføringene i oversiktstabellen er aktive koblinger til avtalene, noe som gjør det enkelt å manipulere enkeltavtaler ved behov.

Behandle-siden uthever avtalesammendraget

Alternativet Vis aktivitetsrapport i listen Handlinger inneholder en Dokumentutføringsrapport. Denne rapporten gir et mer detaljert (og utskrivbart) sammendrag av de underordnede avtalene etter status.

Behandle-siden med handlingen Vis aktivitetsrapport uthevet og et eksempel på Aktivitetsrapport — Dokumentutføringsrapporten gir et fullstendig sammendrag av hele listen over underordnede avtaler med et generelt sammendrag øverst.

Aktiviteten Last ned skjemafeltdata laster ned feltdataene for alle underordnede avtaler som er opprettet av den overordnede malen.

Hver rad i CSV-en representerer én mottakeroppføring. Oppføringen er strukturert for å gi:

All mottakerinformasjon først:
- Mottakers navn (registreres når signaturen påføres)
- E-postmelding til mottaker
- Mottakerrolle
- Metode og verdi for mottakergodkjenning
- Privat melding til mottakeren
Avtaleinformasjonen etter mottakerinformasjonen:
- Kopierte e-poster
- Lokal
- Påminnelsesinformasjon
- Utløpsinformasjon
- Avtalenavn
- Global avtalemelding
- Signaturrekkefølge
Egendefinerte feltdata vises etter avtalefeltene. Dette inkluderer alle felt som er inkludert i dokumentmalen eller skrevet inn i dokumentene.
- Egendefinerte felt vises alfabetisk basert på feltnavnet.
Avtale-ID-en er det siste feltet.

Behandle-siden viser et eksempel på CSV-datafeltene — Alle underordnede avtaler er representert. Feltene fylles ut når avtalene er fullført

Rapportering av standardavtaler fanger opp de underordnede avtalene, men forstår dem bare som vanlige avtaler. Ingen bredere relasjon forstås med hensyn til noen avtaler som er relatert gjennom en overordnet avtalemal.

Ved å bruke navnefilteret kan du generere rapportering basert på den verdien hvis du bruker unike navnekonvensjoner i Send samlet-kampanjer.

Kunder med mye bruk av Send samlet, kan velge å dedikere en gruppe til formålet. Dette tillater finere justering av mottakeropplevelsen og lar rapportering filtrere avtaler basert på gruppen.

Visning av rapporteringsgrensesnittet med Avtalenavn-filteret eksponert og en eksempelrapport vises — Alle de samme filtrene kan også brukes på dataeksport.

Beste praksis

Bruk godt testede maler for grunndokumentene dine. Dette er spesielt viktig hvis du har flere mottakere. Noen runder med testing på feltnivå for å sikre at feltene er riktig tilordnet, og registrering av riktig innhold med nyttige valideringer tar betydelig kortere tid enn kansellering av hundrevis av enkeltavtaler.

Når du bygger malene bruker du relevante feltnavn, slik at rapporteringen returnerer meningsfulle kolonneoverskrifter.

Konfigurasjonshensyn med hensyn til Datastyring

Send samlet har en egenskap kalt «opprulling» som dikterer hvor mange varsler avsenderen mottar med hensyn til antall underordnede avtaler opprettet av SiB-malen. Standardverdien er tre, noe som betyr at avsenderen bare varsles når tre eller færre underordnede avtaler genereres. Opprullingsinnstillingen vises ikke for kunder og kan bare endres av kundestøtteteamet for Acrobat Sign.

Datastyring angir hvor snart en avtale slettes fra Acrobat Sign-systemet etter at den når en terminalstatus (fullført, kansellert eller utløpt).

Kunder som må samhandle med fullførte avtaler sendt gjennom en Send samlet-prosess kan utvide opprullingsnummeret (eventuelt til en «ubegrenset» verdi) for å sikre at de mottar de «fullført»-varslene om underordnede avtaler før de slettes automatisk fra systemet av datastyring.

Tips:

Det kan være verdt å undersøke Power Automate-integreringen for å automatisere all virksomhet etter fullførelse, for å redusere både brukernes manuelle arbeid og beskytte mot mangler når en avtale kan gå tapt i henhold til datastyringsregler.

Ting du bør vite

Det nye Send samlet-grensesnittet er fortsatt under utvikling, og flere alternativer forventes i fremtidige utgivelser (f.eks. ekstra godkjenningsmetoder, avtaledefinerte kopi-parter, avtaledefinerte påminnelser).
Alternativet for Avsender signerer først funnet i den klassiske versjonen av Send samlet er for øyeblikket ikke i den nye versjonen, men forventes i en fremtidig utgivelse for den manuelle prosessen. Kunder som bruker CSV-opplastingsmetoden, må legge til avsenderen i CSV-filen som mottaker i hver oppføring der avsenderen må signere.
Hvis du endrer gruppevelgeren, endres ikke logoen på avsendersiden. Den påfølgende e-postmeldingen og signeringsopplevelsen bruker riktig logo for gruppen som avtalen sendes fra.
Kansellering av alle underordnede avtaler av en Send samlet-transaksjon på (overordnet) malnivå, er bare mulig hvis ingen underordnede avtaler er signert. Hvis eventuelle underordnede avtaler signeres, fjernes Avbryt-aktiviteten fra malens grensesnitt, og eksisterende avtaler må avbrytes på avtalenivå.
CSV-filalternativet har mange valgfrie felt, men det kreves bare en e-post. Ved å bli kjent med CSV-prosessen, blir de mer avanserte feltalternativene (som flettefelter) mindre skremmende og åpner opp de mer verdifulle mulighetene som CSV tilbyr.

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?

Oversikt over Send samlet