Brukerveiledning Avbryt

Oversikt over Send samlet

 

Veiledning for Adobe Acrobat Sign

Nyheter

Kom i gang

Administrer

Sende, signere og behandle avtaler

Avanserte avtalefunksjoner og arbeidsflyter

Integrere med andre produkter

Acrobat Sign-utvikler

Kundestøtte og feilsøking

Oversikt over Send samlet 

Send samlet(Send in Bulk, SiB)-funksjonen lar brukere opprette en «overordnet» mal til engangsbruk for en avtale og levere en liste over mottakere. En «underordnet» avtale genereres for hver mottakerpost når Send samlet-transaksjonen er sendt. Opptil 1000 underordnede transaksjoner kan utføres. Alle underordnede avtaler er diskrete avtaler og autonome i forhold til de andre avtalene som genereres.

Fordi alle de underordnede avtalene er opprettet fra den samme overordnede malen, kan imidlertid brukere se gjennom den overordnede Send samlet-transaksjonen på Behandle -siden og gjennomgå den generelle statusen til de underordnede avtalene.

Det er to metoder for å legge til listen over mottakeroppføringer i malen:

  • Manuelt – i dette tilfellet skriver avsenderen manuelt inn (eller limer inn) brukerens e-postadresser. 
    • Dette alternativet begrenser antall mottakere til én ekstern mottaker.
    • Avsenderen kan inkluderes som en valgfri mottaker etter at den eksterne mottakeren har signert. 
  • Filopplasting med kommadelt verdi (CSV) – CSV-filen er et regneark der hver rad er en mottakeroppføring og de ulike kolonnene definerer egenskaper for avtalen, som hver kan tilpasses mottakerne av avtalen. Dette gir avsenderen mye større kontroll over hvordan avtalen kan tilpasses for mottakerne. Fordelene med CSV-filmetoden er:
    • Du kan ha flere mottakere. (Opptil 100 per avtale.)
    • Tilpasning per mottaker:
      • Mottakernavn
      • Rolle
      • Autentiseringsmetode
      • Melding til privat mottaker
    • Tilpasninger på avtalenivå:
      • Avtalenavn
      • Lokalisering
      • Melding om global avtale
      • Tidsfrist for utløp
      • Signaturflyt
    • Egendefinerte flettefelter der CSV-filen setter inn en verdi i et felt i avtalen, slik at mottakerspesifikke detaljer kan legges til i avtalen, for eksempel gateadresse, liste over varer eller tjenester, priser og rabatter.

Tilgjengelighet:

Send samlet er tilgjengelig for Acrobat Pro- og Acrobat Sign Solutions-lisensplaner.

Konfigurasjonsomfang:

Kontrollere for Send samlet kan være aktivert på konto- og gruppenivå.

Rapportering for Send samlet

Det er flere alternativer for å generere rapportdata for avtalene som er inkludert i en Send samlet. Alternativet som brukes avhenger av hvilken type informasjon du vil innhente.

All rapportering eksplisitt knyttet til det overordnede Send samlet-objektet er tilgjengelig på Behandle-siden ved å merke av for Samlede sendinger og deretter åpne den spesifikke overordnede Send samlet-malen du vil gjennomgå.

Hvis du kun ønsker å se gjennom den grunnleggende fullføringsgraden eller gå ned i detalj for å finne en individuell avtale, er avtalesammendragstabellen tilgjengelig i listen med Handlinger.

En utskrivbar tabell over alle underordnede avtaler kan genereres ved hjelp av handlingen Vis aktivitetsrapport.

En CSV-basert definisjon av avtalen, som sammen med fullstendig inndata på feltnivå per mottaker er tilgjengelig ved å bruke handlingen Last ned skjemafeltdata.

Standard rapporteringsmiljø kan produsere utskrivbare diagrammer og grafer og levere feltnivådata i CSV-format.

Last ned alle fullførte underordnede avtaler fra Behandle-siden

Når en Send samlet-transaksjon er sendt og mottakerne har begynt å fullføre de underordnede avtalene, kan avsenderen laste ned alle fullførte avtaler relatert til den overordnede transaksjonen fra Behandle-siden.

Når nedlastingen utløses, er det bare avtaler med statusen Fullført som lastes ned. Det skjer ikke med avbrutte, avviste, utløpte og pågående avtaler.
Opptil 1,5 GB med data kan lastes ned per forespørsel.

Behandle-siden viser en Send samlet-transaksjon med handlingen «Last ned fullførte avtaler» uthevet.

Nedlastingen leverer en zip-fil til det lokale systemet til brukeren som ber om det. Filnavnet er basert på navnet påSend samlet-transaksjonen, med et transaksjonsnummer tilføyd på slutten.

De fullførte avtalene er inne i zip-filen. Hver fil får navn basert på transaksjons-ID-en til den individuelle underordnede avtalen. Revisjonsrapporter legges ikke ved når de lastes ned fra Behandle-siden, men kan forespørres hvis nedlastingen startes via API.

Et eksempel på zip-filen som uthever navnet og en innfelling av de faktiske PDF-filene i zip-filen.

Merk:
  • Ikke naviger bort fra skjermen eller utfør andre handlinger i løpet av nedlastingsprosessen, siden dette avbryter nedlastingen.
  • Nedlastinger som tar mer enn seks minutter, avbrytes automatisk. Prøv å starte nedlastingen på nytt minst én gang. Dersom feilen vedvarer, er løsningen å laste ned hvert element enkeltvis.
  • Det er for øyeblikket ingen rapportering for de nedlastede avtalene. Hvis du oppdager at noen avtaler ikke er lastet ned, kan du prøve nedlastingsprosessen på nytt.

Beste praksis

Bruk godt testede maler for grunndokumentene dine. Dette er spesielt viktig hvis du har flere mottakere. Noen runder med testing på feltnivå for å sikre at feltene er riktig tilordnet, og registrering av riktig innhold med nyttige valideringer tar betydelig kortere tid enn kansellering av hundrevis av enkeltavtaler.

Når du bygger malene bruker du relevante feltnavn, slik at rapporteringen returnerer meningsfulle kolonneoverskrifter. 

Konfigurasjonshensyn med hensyn til Datastyring

Send samlet har en egenskap kalt «opprulling» som dikterer hvor mange varsler avsenderen mottar med hensyn til antall underordnede avtaler opprettet av SiB-malen. Standardverdien er tre, noe som betyr at avsenderen bare varsles når tre eller færre underordnede avtaler genereres. Opprullingsinnstillingen vises ikke for kunder og kan bare endres av kundestøtteteamet for Acrobat Sign.

Datastyring angir hvor snart en avtale slettes fra Acrobat Sign-systemet etter at den når en terminalstatus (fullført, kansellert eller utløpt).

Kunder som må samhandle med fullførte avtaler sendt gjennom en Send samlet-prosess kan utvide opprullingsnummeret (eventuelt til en «ubegrenset» verdi) for å sikre at de mottar de «fullført»-varslene om underordnede avtaler før de slettes automatisk fra systemet av datastyring.

Tips:

Det kan være verdt å undersøke Power Automate-integreringen for å automatisere all virksomhet etter fullførelse, for å redusere både brukernes manuelle arbeid og beskytte mot mangler når en avtale kan gå tapt i henhold til datastyringsregler.

Ting du bør vite

  • Det nye Send samlet-grensesnittet er fortsatt under utvikling, og flere alternativer forventes i fremtidige utgivelser (f.eks. ekstra godkjenningsmetoder, avtaledefinerte kopi-parter, avtaledefinerte påminnelser).
  • Alternativet for Avsender signerer først funnet i den klassiske versjonen av Send samlet er for øyeblikket ikke i den nye versjonen, men forventes i en fremtidig utgivelse for den manuelle prosessen. Kunder som bruker CSV-opplastingsmetoden, må legge til avsenderen i CSV-filen som mottaker i hver oppføring der avsenderen må signere.
  • Hvis du endrer gruppevelgeren, endres ikke logoen på avsendersiden. Den påfølgende e-postmeldingen og signeringsopplevelsen bruker riktig logo for gruppen som avtalen sendes fra.
  • Kansellering av alle underordnede avtaler av en Send samlet-transaksjon på (overordnet) malnivå, er bare mulig hvis ingen underordnede avtaler er signert. Hvis eventuelle underordnede avtaler signeres, fjernes Avbryt-aktiviteten fra malens grensesnitt, og eksisterende avtaler må avbrytes på avtalenivå. 
  • CSV-filalternativet har mange valgfrie felt, men det kreves bare en e-post. Ved å bli kjent med CSV-prosessen, blir de mer avanserte feltalternativene (som flettefelter) mindre skremmende og åpner opp de mer verdifulle mulighetene som CSV tilbyr.

Få hjelp raskere og enklere

Ny bruker?