Konfigurere et eksternt arkiv


Konfigurere det eksterne arkivet

Administratorer kan konfigurere Eksternt arkiv-funksjonen i Adobe Acrobat Sign til å automatisk levere en kopi av den Signerte og arkiverte e-posten for hver vellykket fullført avtale til en ekstra e-postadresse. Denne automatiske kopien vil alltid inneholde den signerte avtalen PDF, revisjonsrapporten PDF og feltdata CSV (hvis en finnes), uavhengig av konto/gruppeinnstillingene som styrer om/når disse dokumentene skal legges ved.

Det eksterne arkivet kan konfigureres på to steder for innstillinger på både konto- og gruppenivå:

  • Fanen Eksternt arkiv i menyen for konto/gruppeadministrator.
  • Fanen for globale innstillinger på kontonivå; fanen for gruppeinnstillinger på gruppenivå.

Begge grensesnittene deler samme egenskapsverdier, så redigering av det ene oppdaterer det andre automatisk.

Innstillinger på gruppenivå arver i utgangspunktet innstillingene på kontonivå og kan konfigureres til å fjerne eller legge til den arvede egenskapen. Kontoer som benytter Brukere i flere grupper, kan effektivt bruke gruppenivåkonfigurasjonen når grupper brukes til å definere bestemte dokumentararbeidsflyter. (En juridisk gruppe kan for eksempel inkludere sin juridiske avdeling i alle fullførte avtaler og fjerne alle generelle arkivadresser som kan være konfigurert på kontonivå.)

Enhver gyldig e-postadresse kan brukes, inkludert programmer fra tredjepart som godtar en innkommende e-post. 

Fanen Eksternt arkiv inneholder instruksjoner for å finne den innkommende e-postadressen for Box- og Evernote-programmene. Enhver annen e-postadresse fungerer helt likt.

Legg til en e-post til det eksterne arkivgrensesnittet

Merk:

Prosessen nedenfor viser det globale/gruppe-innstillinger-grensesnittet.  Det eksterne arkiv-grensesnittet fungerer nøyaktig på samme måte.

  1. Logg inn som administrator og naviger til Kontoinnstillinger > Globale innstillinger > Send en ekstra kopi av hver undertegnet avtale til følgende e-postadresser

  2. Velg Legg til e-postadresse knappen.

    Gå til de eksterne arkivkontrollene

  3. Et overlegg åpnes for å godta e-postadressen for arkivet.

    Oppgi e-postadressen to ganger (for å sikre at verdien er riktig).

    Skriv inn e-posten til arkivet

    Pass på at e-postadressen til arkivet er riktig. Du vil ikke automatisk sende en kopi av hver avtale til feil person.

  4. Klikk på Lagre.

  5. E-postadressen lagres som et diskret objekt i e-postfeltet.

    • Flere adresser kan lagres.
    • Hvis du velger X til høyre for en e-postadresse, slettes e-postadressen fra feltet.

    Legg til alle e-postadresser som du vil motta den signerte avtaledokumentasjonen automatisk.

    Konfigurerte arkiv-e-post

  6. Velg Lagre nederst til høyre i vinduet når alle e-postmeldinger er lagt til for å lagre konfigurasjonen.

    Lagre konfigurasjon

Adobe-logoen

Logg på kontoen din